Kick off là gì? Những điều cần biết về Kickoff Meeting

Định nghĩa Kick off là gì?

Kickoff là gì? Kickoff có nguồn gốc từ cú đá mang tính chất quyết định bàn thắng cho bộ môn bóng bầu dục ở Mỹ. Trong kinh doanh, kick off có nghĩa là khởi động dự án, hay hiểu theo cách đơn giản hơn chính là khai trương. Kick off là sự khởi đầu cho một dự án khi các bên chính thức liên quan đến nhau cùng hợp tác, kinh doanh.

Mục đích chính của Kick off đó là tạo một khởi động ban đầu ấn tượng để thể hiện thiện chí tích cực cũng những ấn tượng lâu dài trong lòng đối tác. Thông qua việc khởi động này, những người đồng hành với nhau sẽ cùng đưa ra các phương án, dự định và nhiệm vụ cùng nhau thực hiện.

Kickoff có lẽ là thời điểm quan trọng để bắt đầu khởi động toàn bộ quá trình hoạt động một dự án. Có thể nhiều cuộc họp đã được tổ chức trước đó, nhưng một cuộc họp Kickoff vẫn có vai trò quan trọng hơn bao giờ hết. Trước khi dự án được khởi động, các bên tham gia phải biết mục đích mà chủ dự án đang hướng tới liệu có hoàn thành hay không.

Việc khởi động dự án có vai trò vô cùng quan trọng trong việc xây dựng đội ngũ và sự đồng lòng. Vì có lẽ, nếu không có đội ngũ chỉ đạo hay các bên đông lòng, dự án đó sẽ không thể thành công. Đặc biệt, đối với những kế hoạch có vốn đầu tư lớn như vậy, việc khởi động để tạo sự thấu hiểu cùng nhau đi đến thành công, hoàn thành các mục tiêu đề ra.

Kickoff meeting - cuộc họp “chìa khóa” thành công

Kickoff meeting là cuộc họp khởi động dự án đầu tiên giữa một nhóm cùng thực hiện dự án, hay giữa nhóm khách hàng và nhà tài trợ trước khi một dự án mới được bắt đầu.

Thông thường, Kickoff meeting sẽ diễn ra sau khi hợp đồng được ký kết và có những thỏa thuận liên quan đến công việc, chính sách hợp đồng. Để hiểu rõ hơn về cuộc họp Kick off là gì, hãy tham khảo những thông tin ngay sau đây:

Mục đích chính của Kick off meeting

Mục đích của một cuộc họp khởi động dự án chính là để giới thiệu nhóm, hiểu sâu hơn về nền tảng dự án. Đồng thời giúp cả hai bên đối tác nắm được rõ hơn những nguồn lợi sẽ đến khi dự án thành công, cách thức cùng làm việc.

Đối với nhóm lớn được giao nhiệm vụ dự án, Kickoff meeting là cơ hội để họ có được thông tin cần làm gì để thành công, để hiểu biết hết về dự án. Thông qua những biểu hiện trong cuộc họp, họ có thể đưa ra lựa chọn những người cộng tác với mình.

Một cuộc họp khởi động dự án có thể được thiết lập tiến trình và những hoạt động còn lại cần thực hiện. Vì vậy, nếu tiến hành đúng quy trình, Kickoff meeting có thể đóng góp rất lớn cho sự thành công của dự án. Ngược lại, nếu cuộc họp mở đầu không tốt sẽ phá hủy mọi cơ hội thành công trước khi bắt đầu dự án đó.

Những lưu ý để có một cuộc họp khởi động dự án thành công

Có thể thấy, vai trò của cuộc họp Kick off là gì tác động rất lớn đến sự thành công hay thất bại của dự án. Vậy cần lưu ý gì để Kickoff meeting được thực hiện thành công nhất?

Chuẩn bị trước các cuộc họp Kickoff mang tính chất nội bộ

Lưu ý đầu tiên nên thực hiện đó là hãy chuẩn bị trước một cuộc họp Kick off nội bộ với những dự định, kế hoạch mà sẽ đưa ra. Khởi động dự án nội bộ không chỉ là tiền thân của cuộc họp khởi động khách hàng. Đây còn là bước đi thử nghiệm đầu tiên giúp đơn vị quản lý thiết lập chương trình cho cuộc họp chính thức, đồng thời đưa ra những phương án dự phòng.

Kickoff meeting ở mức độ nội bộ được xem là cơ hội để người quản lý dự án truyền đạt lại những tư tưởng, thông tin chính xác nhất đến với những nhân viên cấp dưới. Mục đích cuối cùng của các cuộc họp nội bộ khởi động dự án chính là để bên đứng ra điều khiển khẳng định họ hoàn toàn làm được.

Lập kế hoạch Kickoff meeting đúng cách

Một lưu ý giúp tạo sự thành công cho cuộc họp Kick off là gì tiếp theo đó chính là lập kế hoạch cho cuộc họp thật cẩn thận và đúng cách. Đơn vị quản lý phải thật am hiểu về dự án, có thể trả lời bất kỳ câu hỏi nào từ khách hàng. Đồng thời phải đảm bảo được đó là những câu trả lời chính xác và thông minh nhất.

Bên cạnh đó, người quản lý đứng ra bắt đầu Kickoff Meeting cần phải lập một kế hoạch thật vững chắc. Điều đó sẽ thúc đẩy niềm tin từ khách hàng vào dự án đó. 

Chọn thời điểm bắt đầu Kickoff meeting hợp lý

Có thể đơn vị quản lý cần tổ chức nhiều cuộc họp nội bộ trước khi bắt đầu cuộc họp chính thức. Tuy nhiên, Kickoff meeting chính thức giữa các bên cần được lựa chọn thời điểm tổ chức thích hợp nhất.

Mặc dù thời gian của bất kỳ sự kiện nào cũng sẽ thay đổi dựa vào quy mô, mức độ phức tạp và các trường hợp liên quan đến dự án. Nhưng với cương vị là người bắt đầu, hãy cố gắng hạn chế tối đa những yếu tố tác động đến thời gian khởi động dự án.

Nhân tố quyết định đến sự thành công của cuộc họp Kick off là gì?

Trên thực tế, mặc dù rất nhiều đơn vị tổ chức cuộc họp dự án theo đúng yêu cầu nhưng lại không mang lại hiệu quả như mong đợi. Có thể là do họ đã phạm phải một số sai lầm trong Kickoff meeting của mình. Vậy những nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công của cuộc họp Kick off là gì?

Giai đoạn tổ chức Kickoff meeting

Mỗi giai đoạn tổ chức cuộc họp khởi động dự án đều tiềm ẩn rất nhiều thách thức. Nếu có thể vượt qua thành công, chắc chắn nguồn lợi thu lại là rất lớn, nhưng ngược lại thì sẽ gặp hậu quả khôn lường.

Chính vì thế, những giai đoạn hoàn hảo để tổ chức Kickoff meeting là vô cùng quan trọng. Những giai đoạn này được xem là động lực cho sự phát triển và thành công của toàn bộ dự án.

Vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường

Nhóm kinh doanh quản lý có vị thế như thế nào trên thị trường là một trong những yếu tố ảnh hưởng rất lớn đến cuộc họp Kick off là gì. Trên thực tế, chỉ có 33% người tham gia cuộc họp khởi động dự án thích các thương hiệu uy tín, nổi tiếng với chi phí và chức năng cao nhất.

Nhưng bên cạnh đó lại có đến 63% lựa chọn thương hiệu khá nổi và 5% chọn một thương hiệu mới và xa lạ với chính họ. Do vậy, vị thế của doanh nghiệp quản lý tổ chức cuộc họp có ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công của Kickoff meeting.

Lời kết

Thông qua bài viết trên đây đã giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về Kick off là gì và những yếu tố ảnh hưởng đến cuộc họp khởi động dự án. Hãy lưu ý những thông tin trên để có tổ chức những Kickoff meeting của mình thành công nhất nhé!