Quy trình 7 bước trong kế hoạch truyền thông hiệu quả

Mô hình SWOT chính là một lựa chọn hoàn hảo để phân tích tổng quan môi trường bên ngoài. Nhờ đó, có thể xây dựng kế hoạch truyền thông một cách hợp lý và hiệu quả nhất. 

Lĩnh vực áp dụng của SWOT chính là trong tiếp thị và truyền thông của các công ty cũng như doanh nghiệp. Cho dù là các doanh nghiệp lớn nhỏ thì đều có thể tận dụng SWOT để lập kế hoạch truyền thông marketing tốt nhất. 4 yếu tố trong mô hình SWOT:

• Strengths (Điểm mạnh): Đánh giá sức mạnh có nghĩa là xác định những gì công ty làm đặc biệt tốt so với các đối thủ cạnh tranh. Điểm mạnh của một công ty là cơ sở của lợi thế cạnh tranh. Nhờ đó, định hình các chiến lược sẽ được lựa chọn. 
• Weaknesses (Điểm yếu): Điều này sẽ giúp doanh nghiệp nhận ra những điểm yếu trong hoạt động. Những điều đang ngăn cản công ty đạt được hiệu suất cao nhất và tối đa hóa tiềm năng phát triển. Là một phần của quá trình hoạch định chiến lược, công ty đề ra các phương tiện để loại bỏ những điểm yếu hoặc ít nhất là giảm tác động của chúng. 
• Opportunities (Cơ hội): Bản chất của lập kế hoạch truyền thông là xác định các cơ hội tăng trưởng tốt nhất cho công ty và các hành động cần thiết để tận dụng đầy đủ các cơ hội này. Để xác định các cơ hội, đội ngũ quản lý phải theo dõi thị trường thường xuyên. Cơ hội có thể xuất hiện bất cứ lúc nào - nhưng chúng cũng có thể bị bỏ qua. 
• Threats (Thách thức)Thách thức có thể đến từ điều kiện kinh tế xấu đi, khiến cả người tiêu dùng và doanh nghiệp giảm chi tiêu của họ. Trong quá trình xây dựng một kế hoạch truyền thông, hiểu được những thức thức mà công ty phải đối mặt cho phép chủ doanh nghiệp chuẩn bị một kế hoạch chiến lược thực tế có thể đạt được

Có thể bạn quan tâm: Chiến Lược Marketing – Yếu Tố Quyết Định Sống Còn Của Doanh Nghiệp

Xác định mục tiêu trong kế hoạch truyền thông

Sau khi hoàn tất việc đánh giá và khảo sát tình hình. Bước tiếp theo trong xây dựng kế hoạch truyền thông thương hiệu đó chính là xác định mục tiêu. Đối với bước này, có thể vận dụng mô hình SMART để xác định mục tiêu, đồng thời thực hiện những mục tiêu chính trong kế hoạch truyền thông. Cụ thể như sau:

Vận dụng mô hình SMART để xác định mục tiêu

• Specific – Cụ thể: Các mục tiêu được xác định và vạch ra rõ ràng để cả nhóm hiểu rõ mục tiêu và lý do điều này lại quan trọng.
• Measurable – Có thể đo lường được: Các mục tiêu đi kèm các chỉ số hiệu suất chính (KPI) và điểm chuẩn cho phép bạn đo lường thành công của mình
• Achievable – Có thể đo đạt được: Các mục tiêu nằm trong khả năng của công ty và nhóm hoạt động. Trong khi bạn muốn đặt mục tiêu cao, bạn cũng cần nhớ đặt mục tiêu trong khả năng của mình, để tránh đón nhận thất bại trông thấy
• Realistic – Thực tế: Cân nhắc vào tình hình thực tế của công ty cũng như thị trường để đặt ra mục tiêu phù hợp. 
• Time – focused – Tập trung vào yếu tố thời gian: Các mục tiêu cần có một mốc thời gian cho biết khi nào các mục tiêu bắt đầu và kết thúc

Xác định mục tiêu chính trong kế hoạch truyền thông

Mục tiêu hướng đến của mỗi kế hoạch truyền thông là khác nhau. Tuy nhiên, mục đích chung của chúng đều nhằm mang đến doanh thu lợi nhuận cho doanh nghiệp. 

Đối với việc xác định khách hàng mục tiêu trong kế hoạch truyền thông marketing các doanh nghiệp sẽ cần quan tâm đến một số yếu tố liên quan. Cụ thể như sau: 

Nhân khẩu học: Các thông tin liệu về nhân khẩu học sẽ được tận dụng triệt để. Nắm rõ về thông tin nhân khẩu học sẽ giúp hướng đến chính xác đối tượng khách hàng. 

• Tuổi tác
• Giới tính
• Vị trí địa lý
• Thu nhập
• Nghề nghiệp
• Trình độ học vấn
• Tình trạng hôn nhân

Tâm lý học: Yếu tố tâm lý học sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quyết định mua hàng. Vậy nên, cần xem xét đến cả yếu tố này khi xác định khách hàng mục tiêu trong kế hoạch truyền thông chi tiết. 

• Sở thích
• Hoạt động, thói quen
• Thái độ, ý kiến

Thông điệp cần truyền tải ý nghĩa, hấp dẫn

Một thông điệp có ý nghĩa cần chứa đựng trong đó những điều mà doanh nghiệp muốn truyền tải, có sự mới mẻ, đúng với mục tiêu của chiến dịch và không trùng lặp với nội dung của đối thủ cạnh tranh.

Nhận diện thông điệp truyền thông

Để có được một thông điệp phù hợp và đạt được hiệu quả cao nhất. Việc nhận diện thông điệp ở đây là rất quan trọng. Thông điệp cần thể hiện điều gì? Nhắm tới mục tiêu khách hàng nào? Và được thiết kế ra sao? 

Tất cả cần đảm ứng được hết những yêu cầu của chiến dịch truyền thông sắp tới. Nhờ đó, có thể đảm bảo được sự thành công của các kế hoạch truyền thông. 

Đảm bảo nguyên tắc của thông điệp truyền thông

Thông điệp ở đây sẽ có những nguyên tắc thiết kế riêng. Từ việc xác định ý nghĩa, cách truyền tải cho đến việc lựa chọn hình ảnh, phông chữ,... 

Vậy nên điều quan trọng là cần nắm được những nguyên tắc này. Để có thể thiết kế và xây dựng được những thông điệp phù hợp. Hơn hết là có thể giúp hoàn thiện chiến dịch sắp tới. 

Xác định rõ Insight của khách hàng

Insight của khách hàng là một cách diễn giải được các doanh nghiệp sử dụng để hiểu sâu hơn về cách suy nghĩ và cảm nhận của khách hàng. Phân tích hành vi ở đây cho phép các công ty thực sự hiểu người tiêu dùng của họ muốn gì và cần gì, và quan trọng nhất là tại sao họ lại cảm thấy như vậy.

• Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu: Ứng dụng xen kẽ nhiều hình thức như thăm dò, phỏng vấn chuyên sâu, xin feedback
• Phân tích và tổng hợp Insight
• Test insight 

Xây dựng độ tin tưởng 

Thông điệp cần tạo được sự tin tưởng cũng như đạt được lòng tin của khách hàng.  Như vậy, mới truyền tải được hết những ý nghĩa ẩn trong thông điệp đó. Đồng thời tạo được sự gắn kết chặt chẽ hơn giữa khách hàng và doanh nghiệp. 

Ngôn từ cũng cần phù hợp, giúp giải quyết được những nhu cầu của khách hàng. Thay vì chỉ được dùng để đánh bóng thương hiệu.

Thông điệp cô đọng rõ ràng, hình ảnh hóa 

Thông điệp trong kế hoạch truyền thông cần cô đọng và rõ ràng. Điều này có nghĩa là thông điệp phải ngắn gọn. Đồng thời truyền tải được nội dung mà doanh nghiệp đang hướng đến.  Trong mỗi chiến lược được đưa ra cũng chỉ nên dùng khoảng 1-2 thông điệp. Nhờ đó giúp khách hàng nhận biết được thông điệp chính. Bên cạnh đó, phải cẩn trọng và lựa chọn từ ngữ chính xác. Tránh những từ ngữ ẩn dụ, khó hiểu. 

Một thông điệp thành công sẽ giúp khách hàng dễ nhớ, dễ nắm bắt. Và hơn hết là có thể đoán được nội dung một cách chính xác nhất ngay khi vừa lướt qua. Thông điệp cũng sẽ trở nên thu hút hơn nếu như có hình ảnh minh họa. Hoặc thậm chí là có thể sử dụng video. Đây là cách thức đơn giản và cần thiết để khắc họa rõ nét thông điệp đến với khách hàng. 

Lựa chọn kênh truyền thông hiệu quả

Hiện nay, có rất nhiều kênh truyền thông hiệu quả dành cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách tận dụng tối đa các kênh truyền thông.

Quảng cáo - Advertising

Quảng cáo là quá trình làm cho một sản phẩm và dịch vụ được nhiều khách hàng hơn biết đến. Thường được xem như một phần mô tả được sử dụng để giới thiệu sản phẩm, ý tưởng hoặc dịch vụ của một công ty cụ thể. Các chiến dịch quảng cáo thường được thực hiện trên các phương tiện truyền thông. 

Ưu điểm: 

• Thông điệp rõ ràng và được thiết kế cẩn thận 
• Có rất nhiều phương tiện khác nhau được sử dụng trong quảng cáo
• Dễ nhắm đến khách hàng mục tiêu và thu hút thêm sự quan tâm của khách hàng

Nhược điểm

• Chi phí quảng cáo thường khá cao, nhất là khi quảng cáo trên các phương tiện truyền thông đại chúng.
• Mọi người có xu hướng bỏ qua các quảng cáo khi chúng xuất hiện trên TV, các trang mạng xã hội,... 

Một số nền tảng quảng cáo phổ biến hiện nay

Facebook 

Không chỉ có số lượng người dùng đông đảo. Mà bên cạnh đó, tỷ lệ tương tác trên Facebook cũng tương đối lớn. Tận dụng những điều này, các doanh nghiệp có thể xây dựng một kế hoạch truyền thông phù hợp để quảng cáo trên Facebook. 

Google

Có hàng triệu lượt tìm kiếm tại Google. Vậy nên, ở đây bạn cần biết rõ nhu cầu tìm kiếm của khách hàng. Lượng từ khoá cũng như thông tin liên quan. Nhờ đó, có thể thu hút sự quan tâm của khách hàng đối với các sản phẩm của công ty.  

Truyền hình

Quảng cáo trên các kênh truyền hình vẫn luôn là lựa chọn hàng đầu. Nếu doanh nghiệp biết cách thiết kế những quảng cáo thu hút. Đồng thời chiếu vào những khung giờ vàng. Thì khả năng thu hút được sự quan tâm của khách hàng sẽ rất cao.  

Youtube

Lượng người xem Youtube luôn giữ ở mức cao. Đặc biệt là tại một số video đang thịnh hàng. Vậy nên, doanh nghiệp có thể tận dụng Youtube để đặt quảng cáo. Nhằm thu hút thêm khách hàng.  

Xúc tiến bán - Sales promotion

Trong khi quảng cáo trình bày lý do để mua một sản phẩm, thì Sales promotion cung cấp động cơ mua hàng trong thời gian ngắn.

Đặc biệt là ở những thị trường mà các nhãn hiệu có tính tương đồng cao. Khuyến mại có thể làm tăng doanh số bán hàng trong thời gian ngắn. Tận dụng các chương trình khuyến mãi ra mắt sản phẩm mới cũng là một cách thức truyền thông hiệu quả hơn. 

Ưu điểm: 

• Hỗ trợ tạo ra doanh số bán hàng ngay lập tức và giúp tăng doanh số trong thời gian ngắn
• Có thể đo lường được kết quả 
• Dễ dàng thiết kế và thực hiện

Nhược điểm:

• Đây chỉ là kế hoạch ngắn hạn không thực sự hiệu quả về mặt lâu dài. 
• Việc lạm dụng quá mức cũng có thể gây nên những tổn hại đến giá trị thương hiệu.

Ví dụ: Đối với xúc tiến bán thì có thể cung cấp các mẫu sản phẩm mới đi kèm với các sản phẩm nổi tiếng khác. Đây là một cách để giúp làm tăng doanh số bán sản phẩm hiệu quả. Bên cạnh đó, có thể cung cấp thêm các mã giảm giá cho khách hàng.  

Sự kiện -  Events

Event được đưa ra nhằm tổ chức một sự kiện để xây dựng mối quan hệ bền chặt hơn với khách hàng tiềm năng. Hoặc thậm chí được sử dụng để giới thiệu các sản phẩm và dịch vụ mới đến với khách hàng. Event có thể bao gồm các sự kiện kỹ thuật số như hội thảo trên web hoặc hội thảo phát trực tiếp, các sự kiện giới thiệu sản phẩm,... 

Ưu điểm:

• Dễ dàng tăng cường nhận thức của khách hàng về Thương hiệu 
• Tạo nên những tương tác mạnh mẽ với Truyền thông Xã hội
• Tạo dựng danh tiếng và uy tín của các sản phẩm và dịch vụ
• Mang đến cho khách hàng những trải nghiệm tương tác tốt nhất

Nhược điểm:

• Những thách thức về ngân sách là nhược điểm chính của event 
• Có thể không tiếp cận được với mọi đối tượng khách hàng.

Ví dụ: Công ty có thể tổ chức những sự kiện lớn nhân dịp sinh nhật hoặc khai trương các chi nhánh mới. Trong đó, sẽ két hợp với việc giới thiệu các sản phẩm. Đồng thời cung cấp thêm nhiều sự kiện hấp dẫn mà khách hàng có thể cùng tham gia. 

Quan hệ công chúng - PR 

Quan hệ công chúng thường bao gồm các phương thức giao tiếp ít được thương mại hóa. Một trong những hoạt động chính của của PR là làm việc với tin tức và phương tiện thông tin. Để đảm bảo đưa tin thích hợp về các hoạt động và sản phẩm của công ty.

Ưu điểm:

• Được coi là một hình thức truyền thông đáng tin cậy
• Thông tin về thương hiệu có thể lan truyền nhanh chóng
• Có thể có chi phí thấp hơn các phương pháp truyền thông khác

Nhược điểm:

• Chi phí có thể cao nếu không biết cách kiểm soát các chiến dịch PR. 
• Cần đến các kỹ năng đặc biệt để có được kế hoạch PR hiệu quả
• Khó để có thể tiến hành đo lường hiệu quả của các hoạt động PR

Ví dụ: Tại lễ hội Halloween, Pepsi đã sử dụng công nghệ theo dõi khuôn mặt tại một số rạp hát. Khi mọi người đi đến và họ đã bị sốc khi nhìn thấy khuôn mặt kinh dị của mình trong gương. Khi video lan truyền trên YouTube, hơn 2 triệu người đã xem nó với hashtag #livefornow. Đây được xem là một chiến dịch PR rất hiệu quả. 

Có thể bạn quan tâm: Các loại kênh phân phối và quy trình xây dựng hiệu quả

Đưa ra bản kế hoạch chi tiết và tổng hợp ngân sách

Đây là  bước cần đưa ra chi tiết cụ thể về kế hoạch truyền thống. Tất cả đều được tính toán một cách cẩn thận để phù hợp với ngân sách. Các kế hoạch càng chi tiết thì ngân sách được đưa ra sẽ cụ thể hơn. 

Bên cạnh đó ngân sách cũng cần đảm bảo được sự hợp lý và đạt được kết quả như mong đợi. Nhờ đó có thể hạn chế được những rủi ro không đáng có. 

Theo dõi kết quả trong suốt quá trình thực hiện kế hoạch

Một kế hoạch truyền thông thương hiệu hiệu quả cần đạt được những mục tiêu đã đề ra trước đó. Vậy nên, trong suốt quá trình thực hiện kế hoạch truyền thông, việc theo dõi kết quả đạt được là điều cần thiết. 

Nắm bắt được kết quả sẽ giúp doanh nghiệp biết được mức độ thành công của kế hoạch truyền thông. Đồng thời dễ dàng nhận thấy được những thiếu sót. Nhờ đó có thể hoàn thiện hơn trong thời gian tới. Để có thể đưa ra những đánh giá chính xác nhất, thì nên quan tâm đến các yếu tố sau: 

• Tần suất xuất hiện trên các phương tiện truyền thông báo chí
• Hiệu suất tương tác với thương hiệu liệu tăng hay giảm
• Các phản hồi của khách hàng là như thế nào?

Trên đây là một vài thông tin chia sẻ liên quan đến việc thiết lập và xây dựng được một Kế hoạch truyền thông hiệu quả. Một kế hoạch truyền thông phù hợp sẽ giúp mang về những khoản lợi nhuận lớn. Thúc đẩy doanh số và loại bỏ được những rào cản trong sự phát triển của doanh nghiệp.