Hướng dẫn làm hồ sơ xin việc đúng chuẩn, đơn giản từ A đến Z

Hồ sơ xin việc là gì?

Hồ sơ xin việc là một tập văn bản và tài liệu tóm tắt về bản thân cũng như quá trình được giáo dục, đào tạo và liệt kê kinh nghiệm làm việc dùng để xin việc làm.

Hồ sơ xin việc thường tồn tại dưới hai hình thức, một là hồ sơ giấy, hai là hồ sơ trực tuyến (online). Các nhà tuyển dụng ở Việt Nam thường tiếp nhận hồ sơ trực tuyến, sau đó nhận bản hồ giấy phô tô. Khi đã trở thành nhân viên công ty bạn cần phải nộp bản hồ sơ có chứng nhận của chính quyền địa phương.

Đối với hồ sơ online: Bạn có thể nộp hồ sơ qua thư điện tử hoặc ứng dụng phần mềm website.

Đối với hồ sơ giấy: Bạn ra cửa hàng văn phòng phẩm mua bộ hồ sơ xin việc mẫu, sau đó tham khảo cách viết hồ sơ xin việc, điền đầy đủ các thông tin theo yêu cầu. Cuối cùng là xin xác nhận của chính quyền địa phương và nộp trực tiếp đến nhà tuyển dụng.

Hồ sơ xin việc gồm những giấy tờ gì?

Bộ hồ sơ xin việc phổ biến tại Việt Nam sẽ bao gồm những giấy tờ sau:

• 01 sơ yếu lý lịch tự thuật có xác nhận của chính quyền địa phương nơi đăng ký hộ khẩu;
• 01 mẫu đơn xin việc (viết tay/đánh máy);
• 01 CV xin việc;
• 01 giấy khám sức khoẻ (trong vòng 06 tháng);
• Các loại bằng cấp, chứng chỉ liên quan (nếu có);
• Bản photo chứng minh thư/CCCD, sổ hộ khẩu có công chứng;
• 04 ảnh 4×6.

Hướng dẫn làm hồ sơ xin việc đúng chuẩn

Để thuận tiện cho việc tham khảo và điền các thông tin cần trong hồ sơ xin việc, dưới đây là hướng dẫn làm hồ sơ xin việc chi tiết theo từng mẫu tương ứng:

Sơ yếu lý lịch:

Sơ yếu lý lịch tự thuật là văn bản có sẵn trong bộ hồ sơ xin việc, ứng viên xin việc phải điền toàn bộ các thông tin cá nhân, gia đình và quá trình công tác theo mẫu. Trong sơ yếu lý lịch cần được dán ảnh thẻ 4x6.

Nội dung sơ yếu lý lịch gồm có 03 phần: thông tin về bản thân, quan hệ gia đình và cuối cùng là tóm tắt quá trình đào tạo/công tác. Bạn lấy thông tin trong sổ hộ khẩu gia đình và tiến hành điền lần lượt theo các đề mục.

Lưu ý khi viết sơ yếu lý lịch tự thuật là các thông tin cung cấp cần phải đầy đủ, chính xác vì sẽ được chính quyền địa phương xác nhận; đặc biệt khi ứng viên ứng tuyển vào các vị trí công việc cơ quan nhà nước thì đây sẽ là một trong những yếu tố bắt buộc cần kê khai chính xác.

Đơn xin việc:

Trong bộ hồ sơ xin việc thường sẽ có sẵn mẫu đơn xin việc tuy nhiên hiện nay ứng viên thường sử dụng mẫu đơn tự viết tay hoặc đánh máy. Trong đơn xin việc bạn cần thể hiện mong muốn được làm việc ở vị trí đó cũng như thể hiện rằng bạn là ứng viên phù hợp. Nội dung cơ bản của một đơn xin việc cần có đó là:

+ Tiêu ngữ “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM,...” tiếp đến là tiêu đề “ đơn xin việc làm hoặc thư xin việc”;

+ Kính gửi: Ghi rõ cá nhân/bộ phận tiếp nhận hồ sơ/tên Công ty, doanh nghiệp bạn ứng tuyển;

+ Tôi tên: Viết đầy đủ họ và tên bằng chữ in hoa;

+ Ngày tháng năm sinh: điền đầy đủ ngày tháng năm sinh theo đúng trên CMND hoặc CCCD;

+ Chứng minh thư nhân dân số: Điền số CMND/CCCD của mình, ngày cấp và nơi cấp;

+ Hiện cư ngụ tại: địa chỉ nơi bạn đang sinh sống;

+ Phần giới thiệu ngắn gọn nhưng cần đầy đủ lý do xin việc - thế mạnh và sự phù hợp của bản thân nhằm khẳng định tiềm năng của bản thân, nổi bật so với vô vàn hồ sơ xin việc khác.

+ Cảm ơn và ký tên.

CV xin việc:

CV xin việc là một yếu tố giúp bạn có tạo được ấn tượng đối với nhà tuyển dụng hay không. Một bản CV xin việc đầy đủ sẽ làm tăng thêm cơ hội trúng tuyển cũng như thể hiện được sự chuyên nghiệp của ứng viên.

Thường thì ứng viên sẽ tự tạo CV theo mẫu riêng, nhưng về cơ bản sẽ gồm các thông tin sau đây:

+ Ảnh chân dung: nên là ảnh rõ mặt với biểu cảm thân thiện và trang phục lịch sự;

+ Vị trí ứng tuyển: ghi theo tin tuyển dụng của công ty;

+ Thông tin cá nhân: họ và tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ thường trú, điện thoại và email;

+ Mục tiêu nghề nghiệp: bạn có thể phân thành mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài hạn trong công việc của bản thân;

+ Trình độ học vấn: điền cấp bậc học cao nhất (Đại học, Cao đẳng) của bạn với thông tin về thời gian học, tên trường, tên ngành và xếp loại kết quả tốt nghiệp;

+ Kinh nghiệm làm việc: thông tin về các vị trí công việc đã từng đảm nhận (thời gian, vị trí và công việc chính);

+ Kỹ năng: thông tin về những kỹ năng phục vụ cho công việc - phân theo mức độ từ 1 đến 5 sao (Giao tiếp tiếng Anh, Tin học văn phòng, Lập kế hoạch, Làm việc nhóm, quản lý thời gian, v.v…);

+ Bằng cấp, chứng chỉ: liệt kê các bằng cấp, chứng chỉ nhận được của bạn;

+ Sở thích: nên đưa vào những sở thích liên quan đến công việc;

+ Thông tin tham khảo: địa chỉ trang web, link về giải thưởng hoặc sản phẩm đạt được hoặc công ty bạn đã từng làm. Bên cạnh đó cung cấp đầy đủ: tên, số điện thoại, địa chỉ, email và vị trí chức vụ của người tham khảo (Thầy/cô hoặc sếp cũ) để giúp nhà tuyển dụng kiểm chứng thông tin nếu cần.

Với các vị trí chuyên môn, cần thiết nên đầu tư CV dạng Video, Infographic hoặc PDF... vừa thể hiện được sự chuyên nghiệp, chỉn chu, nghiêm túc và vừa như một sản phẩm tự giới thiệu bản thân hiệu quả đến nhà tuyển dụng.

Giấy khám sức khỏe:

Giấy khám sức khỏe là giấy xác nhận về tình trạng sức khỏe và khả năng lao động của ứng viên. Giấy khám sức khỏe phải có dấu xác nhận của bệnh viện/cơ quan y tế có thẩm quyền cùng con dấu và chữ ký bác sĩ trực tiếp khám. Giấy khám sức khỏe chỉ có hiệu lực trong vòng 06 tháng. 

Dù trong bộ hồ sơ xin việc mua ở nhà sách đã có sẵn mẫu giấy khám sức khỏe, tuy nhiên mẫu giấy này lại ít khi được dùng đến. Thường các ứng viên sẽ sử dụng mẫu giấy của cơ quan y tế trực tiếp khám sức khỏe xin việc.

Về cách điền thông tin vào giấy khám sức khỏe cơ bản giống với như sơ yếu lý lịch hay đơn xin việc. Với phần lý do khám sức khỏe, ứng viên cần ghi rõ “Xin việc làm”. Tại phần tiền sử bệnh, ứng viên cần khai báo chính xác tiền sử bệnh của bản thân và các thành viên trong gia đình, có thì ghi có, không thì ghi không.

Các giấy tờ khác trong bộ hồ sơ xin việc như sổ hộ khẩu, giấy khai sinh, chứng minh nhân dân /căn cước công dân, bằng cấp, chứng chỉ liên quan cần được photo và công chứng đầy đủ. Ngoài ra các ứng viên nên chuẩn bị thêm ảnh 3x4 hay 4x6, để dùng làm thẻ nhân viên, bảo hiểm… sau khi trúng tuyển.

Một số lưu ý khi làm hồ sơ xin việc

Trung thực: Toàn bộ thông tin trong hồ sơ xin việc phải ghi đầy đủ và chính xác, tránh nói dối, giả mạo, nói không đúng về bản thân.

Tránh lỗi câu, lỗi chính tả: Rà soát lại toàn bộ hồ sơ để tránh lỗi chính tả, lỗi câu.

Sử dụng một loại bút, một loại mực với hồ sơ viết tay: Bạn nên dùng loại mực đen/xanh truyền thống, không trang trí hồ sơ với nhiều màu sắc.

Đối với hồ sơ đánh máy: Nên sử dụng phông chữ chuẩn (Arial, Times New Roman), định dạng chuẩn đơn giản và không trang trí màu mè (trừ CV bạn có thể cá nhân hóa).

Không trình bày quá nhiều: Trình bày nhiều đôi khi phản tác dụng, viết ngắn gọn đầy đủ nhất.

Hồ sơ dự phòng: Các nhà tuyển dụng thường không trả lại hồ sơ, vì thế, khi viết hồ sơ xin việc bạn nên làm nhiều bản để tránh mất công và mất thời gian.

Bài viết vừa chia sẻ với các bạn cách viết hồ sơ xin việc giúp bạn có được công việc trong mơ. Tạo hồ sơ xin việc ấn tượng là bước đầu tiên để ứng viên ghi điểm với nhà tuyển dụng nơi bạn muốn làm việc. Bên cạnh đó, các bạn trẻ nên tích cực học hỏi, xây dựng kỹ năng chuyên môn và kiến thức mỗi ngày hoàn thiện hơn.