Hướng dẫn cách gửi hồ sơ xin việc qua email hiệu quả nhất  

Gửi email xin việc cần có những gì? 

Cũng giống như một bộ hồ sơ xin việc thông thường, hồ sơ xin việc qua email bạn sẽ cần có những thông tin sau:

CV xin việc 

CV xin việc là file quan trọng nhất phải có mà mỗi khi đi xin việc đều cần. Nhưng vẫn có rất nhiều trượt ngay từ vòng gửi xe với lý do lãng xẹt là quên đính kèm đặc biệt là gửi qua email.

Lưu ý: Các bạn thường làm file CV xin việc dạng word hoặc Power Point nhưng khi gửi qua emai thì phải chuyển sang PDF để tránh lỗi Font chữ và định dạng. Nên lưu ý kích cỡ của file vì khi nộp qua hệ thống sẽ thường nhận file dưới 1-2Mb.

Đơn xin việc (Cover Letter)

Đơn xin việc thì thường sẽ xuất hiện dưới dạng nội dung trong email nên các bạn không cần đính kèm. Nếu các bạn muốn có thư xin việc trang trọng hơn hoặc nhà tuyển dụng có yêu cầu rõ thì cũng đính kèm dạng PDF.

Lưu ý: Nếu tải hồ sơ xin việc trên mạng về bạn cũng cần chú ý trau chuốt lại nội dung. Hoàn thiện trên các mẫu cv online hoặc chỉnh sửa đơn xin việc online với những thông tin phù hợp theo nhu cầu tuyển dụng đồng thời thể hiện được giá trị của bạn đối với vị trí công việc mà mình ứng tuyển.

Sản phẩm cá nhân

Đây thường là các file thiết kế, hình sản phẩm, bài viết hoặc portfolio.

Nếu bạn ứng tuyển vào các vị trí nhân viên thiết kế đồ họa, nhân viên Content hay nhân viên Marketing thì các nhà tuyển dụng thường yêu cầu ban đính kèm sản phẩm bạn đã thực hiện vào trong bộ hồ sơ xin việc online để nhà tuyển dụng có thể đánh giá được khả năng và trình độ chuyên môn trong đơn xin việc của bạn. Bạn nhớ chuyển sang định dạng JPG, PDF hoặc PNG để file nhẹ hơn trước khi gửi qua email hay qua hệ thống tuyển dụng. 

Khi gửi kèm các sản phẩm cá nhân là bạn đã có dẫn chứng xác thực để minh chứng cho khả năng của chính bản thân mình, khiến nhà tuyển dụng bị thuyết phục, đánh giá bạn là ứng viên tiềm năng hơn hẳn các ứng viên khác. Do đó đừng quên các thành tích mà mình đã đạt được qua quá trình nỗ lực cố gắng và bằng chính khả năng của mình, hãy phô chúng ra để chứng tỏ bản thân một cách tốt nhất.

Hình cá nhân

Thỉnh thoảng một số nhà tuyển dụng cũng muốn chiêm ngưỡng nên các bạn luôn chuẩn bị sẵn cho mình. Một bức hình phù hợp thường là thấy rõ mặt, chất lượng tốt và tốt nhất trong hình không nên xuất hiện người khác.

Bạn cần lưu ý đến vị trí ứng tuyển để gửi hình có nội dung và bối cảnh phù hợp. Nếu bạn nộp vị trí viết quảng cáo, nhân viên sáng tạo hay thiết kế đồ họa thì có thể chấp nhận hình ảnh phá cách. Mách bạn không nên photoshop quá mức không thì nhà tuyển dụng nhận không ra khi phỏng vấn.

Tài liệu khác

Ngoài ra các bạn sẽ được yêu cầu gửi bằng khen, chứng chỉ hoặc bảng điểm của mình để xác nhận thông tin. Phần này các bạn cũng nên scan thành file mềm nhé.

Cách gửi hồ sơ xin việc qua email

Địa chỉ  email gửi hồ sơ xin việc

• Địa chỉ email của bạn cũng vô cùng quan trọng vì nó sẽ giúp hồ sơ của bạn gây ấn tượng ban đầu với nhà tuyển dụng.
• Địa chỉ email của bạn không nên đặt theo kiểu như meocontinhnghich@gmail.com sẽ làm cho nhà tuyển dụng có cảm giác bạn chưa chín chắn.
• Bạn có thể lấy một số địa chỉ email có tên của bạn như thutrang12@gmail.com chắc chắn email của bạn sẽ được nhà tuyển dụng quan tâm hơn.

Tham khảo thêm cách đăng nhập gmail trên máy tính, và mobile chuẩn nhất ngay tại đây nhé.

Tiêu đề email xin việc

Nhiều một công ty thường sẽ yêu cầu các ứng viên gửi email với tiêu đề theo nguyên tắc của họ, chẳng hạn như: “Vị trí ứng tuyển – Họ Tên – Năm kinh nghiệm” vào địa chỉ Email kiểu “abc@gmail.com”. Bạn hãy làm theo đúng yêu cầu thông tin tuyển dụng đó là được.

Ví dụ: Ứng tuyển vị trí nhân viên bán hàng – Nguyễn Văn A – Có 2 năm kinh nghiệm

Hoặc trong trường hợp bài tuyển dụng đó chỉ có địa chỉ email của nhà tuyển dụng thì bạn có thể viết tiêu đề email đơn giản như “Họ và Tên – Vị trí ứng tuyển” là đã đạt yêu cầu rồi nhé.

Ví dụ: Trần Hồng A – Ứng tuyển vị trí nhân viên kinh doanh

Nội dung email

Trong nội dung thư bạn cần thể hiện được mình là ai, mình mong muốn được ứng tuyển vào vị trí nào, và khả năng phù hợp với vị trí đó như thế nào, mình sẽ làm gì để thực hiện tốt vị trí đó,... 

• Bắt đầu thư là một lời chào: Kính gửi...(người nhận email)... Nếu có thể, bạn hãy viết rõ tên và chức vụ người mà bạn muốn gửi email tới.  Điều này sẽ giúp bạn tạo thiện cảm với nhà tuyển dụng thay vì cách gửi mail xin việc chung chung không để lại nhiều ấn tượng như "Kính gửi Quý công ty hay "Kính gửi ông/bà"... Phần giới thiệu bản thân: 5 thông tin quan trọng mà bạn không được bỏ sót là họ tên; ngày, tháng, năm sinh; số điện thoại; email và nơi ở hiện nay
• Sử dụng 2- 3 câu ngắn gọn cho biết từ đâu mà biết thông tin tuyển dụng này.
• Nêu rõ mục đích và mong muốn, quyết tâm xin việc của mình. Đây cũng chính là cơ hội để bạn thể hiện sự chuyên nghiệp trong cách viết email và thu hút nhà tuyển dụng bằng các ưu điểm, kinh nghiệm làm việc của mình. 

Nhiều ứng viên có thể biến đơn xin việc của mình thành nội dung email để gửi đến nhà tuyển dụng cũng là một cách làm hợp lý, khi đó bạn sẽ không phải đính kèm file riêng, tránh sợ quên, hoặc nhầm lẫn mà hiệu quả thì vẫn không đổi. 

Cuối thư bạn nên khẳng định bản thân mình phù hợp với vị trí công việc ứng tuyển ra sao và mong muốn được tham gia buổi phỏng vấn vào một ngày gần nhất. Đừng quên gửi lời cảm ơn cho nhà tuyển dụng đã đọc email của mình.

Định dạng file

Các file đính kèm thường bao gồm: CV xin việc, đơn xin việc,... các bạn nên chú ý định dạng file PDF, tránh trường hợp để file Word khi truyền tải qua máy tính khác có thể sẽ bị lỗi font chữ khiến bạn bị mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Bên cạnh đó với các tài liệu theo yêu cầu của từng nhà tuyển dụng như: bằng cấp, bằng điểm hay hộ khẩu gia đình,... các bạn chú ý scan cẩn thận, lưu dưới định dạng PDF rõ ràng và sắc nét đảm bảo hình hiển thị không bị mờ, thể hiện được sự chỉn chu cẩn thận trong quá trình chuẩn bị hồ sơ xin việc. 

Chữ ký trong email

Một chữ ký chuẩn nên có các thông tin cá nhân của bạn gồm: họ và tên, số điện thoại cá nhân, một vài thông tin khác có thể cung cấp như skype hay website riêng,... Những thông tin này sẽ giúp nhà tuyển dụng tìm hiểu và lưu trữ thêm các thông tin về bạn, khi cần họ có thể dễ dàng tìm lại và liên hệ với bạn nhanh nhất.

Những lưu ý khi gửi hồ sơ xin việc qua email

Một số điều bạn cần lưu ý trong cách email xin việc đó là:

• Bạn có thể gắn thêm các đường link liên quan đến công việc như blog cá nhân, hồ sơ cá nhân trực tuyến của bạn để nhà tuyển dụng có thể trực tiếp vào tìm hiểu thêm thông tin của bạn. Từ đó có các cơ sở đánh giá sự phù hợp đối với công việc.
• Đảm bảo là bạn dùng email cá nhân chứ không phải của một tổ chức hoặc công ty cũ. Bởi vì nhiều bạn rất hay có sự nhầm lẫn đáng tiếc này.
• Tham khảo các mẫu email xin việc khác nhau để có sự lựa chọn tối ưu nhất.
• Kiểm tra xem email đã gửi cho đúng người và đúng địa chỉ cần đến chưa.
• Các tệp đính kèm cũng cần được lưu với tên rõ ràng có với đầy đủ các thông tin ngắn gọn theo công thức: “(tên file) _(tên ứng viên)”. Ví dụ “CVXINVIEC_NGUYENTHUHA”,...

Tổng kết

Trên đây là bài viết chia sẻ cách gửi hồ sơ xin việc qua email được đúc kết từ các ứng viên giàu kinh nghiệm và luôn thành công trong lần đầu tiên gửi. Hy vọng những điều này sẽ giúp ích cho bạn để tìm được một công việc phù hợp.