Hồ sơ xin việc online là gì? Những lưu ý khi tạo hồ sơ xin việc online

Hồ sơ xin việc online sẽ cung cấp những thông tin cơ bản của ứng viên bao gồm thông tin cá nhân, trình độ chuyên ngành, kỹ năng và kinh nghiệm thực hiện các công việc. Qua đó, nhà tuyển dụng sẽ xem xét và nhận xét mức độ phù hợp của ứng viên để mời tham gia phỏng vấn. Như vậy, hồ sơ xin việc online cũng tương tự hồ sơ xin việc bản giấy nộp trực tiếp.

Hồ sơ xin việc online gồm những gì?

Để có một bộ hồ sơ xin việc chuyên nghiệp, đầy đủ thông tin, ứng viên cần phải chuẩn bị các văn bản, tài liệu cơ bản bắt buộc phải có như:

CV xin việc

CV xin việc chính là thứ bạn cần phải có, đây là phần quan trọng để nhà tuyển dụng dựa vào các thông tin nắm được năng lực của bạn. Trong nội dung của CV xin việc được chia thành 05 phần rõ ràng như:

+ Thông tin cá nhân

+ Mục tiêu nghề nghiệp

+ Trình độ học vấn

+ Kinh nghiệm làm việc

+ Kỹ năng làm việc

Ngoài ra, bạn còn có thêm một số thông tin về điểm mạnh, điểm yếu trong CV, sở thích và các loại bằng cấp, chứng chỉ liên quan mà bạn đạt được trong quá trình học tập, làm việc.

Đơn xin việc

Đơn xin việc giống như một lá thư bạn gửi đến nhà tuyển dụng, nhằm bày tỏ mong muốn được làm việc tại công ty bằng cách cho họ biết bạn đã tìm hiểu rất kỹ về thông tin việc làm cho vị trí ứng tuyển cũng như về công ty, doanh nghiệp. Ngoài ra, bạn cũng nên liệt kê những khả năng, kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với vị trí ứng tuyển.

Các sản phẩm cá nhân

Nếu bạn ứng tuyển những vị trí trong các ngành nghề như: Marketing, quảng cáo, báo chí, thiết kế,… bạn nên đính kèm file sản phẩm mà bạn đã làm để chứng tỏ khả năng và năng lực của bản thân trước nhà tuyển dụng, tạo điểm nổi bật trong tất cả ứng viên.

Hình ảnh cá nhân

Với các công việc đòi hỏi về ngoại hình thì bạn cần phải có thêm file ảnh toàn thân và chân dung theo đúng yêu cầu của nhà tuyển dụng.

Tài liệu khác

Một số những công việc đòi hỏi bổ sung thêm các tài liệu khác như: chứng chỉ hành nghề, giấy khen, bảng điểm… Với những loại giấy tờ này, bạn nên scan ảnh và gửi file đính kèm cùng với CV xin việc, đơn xin việc để giúp nhà tuyển dụng có thể hiểu rõ hơn về bạn.

Những lưu ý khi viết hồ sơ xin việc online

Sau đây là những lưu ý khi viết hồ sơ xin việc online giúp bạn ghi điểm với nhà tuyển dụng:

• Thông tin chính xác: Luôn lựa chọn sử dụng từ ngữ mang tính chuyên môn của ngành nghề khi viết đơn xin việc và CV online vì điều này thể hiện bạn hiểu rõ về công việc mà bạn đang ứng tuyển. Hãy trung thực, chính xác những gì bạn có và những gì bạn mong muốn qua hồ sơ xin việc của bạn. Tránh dài dòng, lan man và đi quá xa trọng tâm mà hãy luôn ghi nhớ sử dụng văn phong súc tích, ngắn gọn nhất để thể hiện chính xác những gì mà nhà tuyển dụng cần và quan tâm ở bạn liên quan đến vị trí đang tuyển dụng.
• Sự trung thực: Đừng nghĩ rằng bạn có thể viết bất kỳ điều gì trong hồ sơ xin việc mà sẽ không ai biết nhé. Nhà tuyển dụng có thể check lại tất cả thông tin của bạn. Hơn thế nữa, sự nói quá, thiếu trung thực về kỹ năng hoặc kinh nghiệm làm việc còn có thể khiến bạn được tuyển dụng vào vị trí công việc không đúng với chuyên môn và bạn sẽ dễ gặp thất bại khi bước vào môi trường làm việc thực tế.
• Trình bày chuyên nghiệp, nổi bật: Hồ sơ xin việc online sẽ được xem thông qua màn hình máy tính nên thường khó nhìn hơn trên bản giấy. Tuy nhiên, với các thuộc tính trình bày văn bản trên máy tính sẽ giúp bạn sử dụng từ in đậm, từ gạch dưới hoặc đánh số các đề mục trên văn bản để làm nổi bật những điểm chính trong CV hay đơn xin việc của mình. Ngoài ra, khi viết email xin việc thì bạn nên trình bày ngắn gọn, chia thành từng đoạn ngắn để nhà tuyển dụng dễ đọc và không bị "ngán" khi xem hồ sơ nhé.
• Luôn làm theo hướng dẫn: Nhiều nhà tuyển dụng muốn ứng viên thực hiện theo những gì họ yêu cầu và sẵn sàng loại bỏ các hồ sơ không hợp lệ. Vì thế, trước khi viết hồ sơ xin việc online, bạn hãy đọc kỹ yêu cầu, hướng dẫn của nhà tuyển dụng để làm theo. Ví dụ: Nếu như đơn vị tuyển dụng yêu cầu các file đính kèm phải được gửi dưới định dạng file pdf thì bạn đừng gửi file Word mà nên chuyển đổi theo đúng định dạng.

Nộp hồ sơ xin việc online

Hiện nay, có ba cách nộp CV online thường được sử dụng nhất, đó là ứng tuyển qua email, ứng tuyển trên các website hoặc app tuyển dụng và ứng tuyển trực tiếp trên hệ thống công ty.

Ứng tuyển qua email

Đây là hình thức thường thấy nhất trong ứng tuyển online, hãy lưu ý một số thông tin sau để có thể ứng tuyển một cách hoàn hảo nhất:

- Hãy chú ý tới địa chỉ email của bạn:

Bạn cần một địa chỉ email nghiêm túc khi gửi mail ứng tuyển. Cần đặc biệt tránh những tên email không phù hợp như hoangtugio@gmail.com. Tốt nhất, bạn nên sử dụng tên email là họ và tên của bạn như tranmai12@gmail.com.

- Hãy chú ý tới địa chỉ email của người nhận:

Copy và paste nếu bạn nghi ngờ mình gõ sai địa chỉ của người nhận. Hãy kiểm tra thật kỹ, vì nếu gửi sai email, cơ hội của bạn sẽ hoàn toàn bằng 0.

- Hãy điền tiêu đề email:

Đây là yếu tố phải có trong một email ứng tuyển. Không có tiêu đề email sẽ khiến mail của bạn có nguy cơ xuất hiện trong tin nhắn rác. 

Bạn nên sử dụng công thức: Họ và tên_Ứng tuyển vị trí …

Trong nhiều trường hợp, các nhà tuyển dụng sẽ có yêu cầu đặc biệt về tiêu đề mail, vì thế hãy đọc kỹ mô tả công việc bạn nhé!

- Hãy viết đầy đủ nội dung email:

Một email ứng tuyển thường gồm 03 phần: Lời mở đầu – Nội dung chính – Lời kết. Bạn cần đảm bảo mình viết đầy đủ thông tin cần thiết. Việc viết nội dung email không cẩn thận sẽ khiến nhà tuyển dụng có ấn tượng không tốt với bạn.

- Đính kèm đầy đủ, chính xác các file:

Các file đính kèm của bạn nên được đặt tên chuẩn xác, công thức thường được sử dụng: Loại file_Họ và tên_Vị trí. Ví dụ file CV xin việc của bạn sẽ được viết: CV_Nguyễn Việt An_Chuyên viên IT.

Bạn cần đảm bảo đã đính kèm đầy đủ các file mà nhà tuyển dụng yêu cầu. Bạn nên lưu ý, kiểm tra rằng tất cả các file đều có thể mở bình thường và không gặp trục trặc hay có lỗi.

- Hãy kiểm tra mọi thứ:

Sau khi đã hoàn thiện email ứng tuyển của mình, bạn hãy rà soát mọi thứ thật kỹ. Cần đảm bảo bạn không sai chính tả, cũng không bỏ quên bất cứ thứ gì quan trọng.

Ứng tuyển qua  các trang tuyển dụng trung gian

Nhiều nhà tuyển dụng hiện nay thường đăng tin tuyển dụng trên các bên tuyển dụng thứ ba, bạn có thể ứng tuyển trực tiếp trên website/app của trang đó.

Đầu tiên, bạn cần phải tạo tài khoản trên ứng dụng/website và đăng nhập. Sau khi tìm kiếm được công việc mong muốn, hãy điền đầy đủ các thông tin và đính kèm đầy đủ các file được yêu cầu bạn nhé!

Ứng tuyển trực tiếp trên hệ thống của công ty

Một số nhà tuyển dụng đăng thông báo và cho phép ứng viên ứng tuyển trực tiếp trên hệ thống của công ty. Bạn hãy làm theo các bước tương tự như ứng tuyển trang trung gian hoặc làm theo các yêu cầu của nhà tuyển dụng (nếu có) nhé.

Với những chia sẻ trên đây chắc chắn các bạn đã nắm được một bộ hồ sơ xin việc cần những gì cũng như cách tạo hồ sơ xin việc online sao cho đúng quy định để có thể tiếp cận gần hơn với nhà tuyển dụng và tìm kiếm được nhiều cơ hội cho bản thân!