Hộ khẩu là gì? Chức năng của hộ khẩu và thủ tục pháp luật liên quan

1. Hộ khẩu là gì?

Hộ khẩu là phương pháp quản lý dân số chủ yếu dựa vào hộ gia đình. Đây là công cụ và thủ tục hành chính nhằm giúp nhà nước quản lý việc di chuyển nơi sinh sống của công dân Việt Nam. Chế độ hộ khẩu ở Việt Nam được hình thành nhằm mục đích để kiểm soát trật tự xã hội và quản lý kinh tế của đất nước. Nó cũng được sử dụng ở Trung Quốc, Đài Loan, Hàn Quốc, Nhật Bản, Việt Nam và một số các quốc gia khác.

Hệ thống này bắt nguồn một phần từ các hệ thống đăng ký hộ gia đình Trung Quốc thời cổ đại. Hệ thống đăng ký hộ khẩu cũng có ảnh hưởng tới hệ thống quản lý công dân tại các quốc gia khu vực Đông Á láng giềng như hệ thống hành chính công của Nhật Bản hay Hàn Quốc, Việt Nam. Tại nhiều nước khác, Chính phủ của họ cũng có các loại giấy tờ xác định nơi cư trú của công dân (mục đích tương tự hộ khẩu, chỉ khác về tên gọi), như tại Hoa Kỳ quản lý công dân qua các “mã số công dân”, còn các nước EU thì đã thống nhất sử dụng “hộ chiếu EU” là sự hợp nhất bốn loại giấy tờ gồm: hộ khẩu, hộ tịch, CMND, hộ chiếu theo cách gọi của Việt Nam.

Cơ quan Công an là cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp sổ hộ khẩu. Khi có sự thay đổi chỗ ở, nhân sự hay những vấn đề liên quan đến quyền lợi như phân chia ruộng đất, nhà ở, việc làm, giấy tờ, v.v… công dân cần phải tiến hành thay đổi hộ khẩu. Các thủ tục có thể bao gồm như: Tách, nhập, khai báo tạm trú, tạm vắng, v.v…

2. Chức năng của sổ hộ khẩu?

Xác định nơi cư trú

Sổ hộ khẩu thể hiện nơi cư trú của cá nhân sinh sống thường xuyên, ổn định, lâu dài. Trong một số trường hợp, nếu không xác định được nơi ở thì sổ hộ khẩu chính là bằng chứng ghi nơi cư trú của người đó đang sinh sống.

Quyền chuyển nhượng, mua bán hay sở hữu đất

Để thực hiện quyền chuyển nhượng, mua bán đất đai, sổ hộ khẩu là một giấy tờ chứng nhận, là văn bản pháp lý trong trường hợp nhận thừa kế. Nó còn đảm bảo thi hành án cho những trường hợp liên quan đến quyền sử dụng đất, thời hạn sử dụng đất, v.v…

Các thủ tục hành chính và giấy tờ

Sổ hộ khẩu là một giấy tờ có tính pháp lý, vì vậy nó rất cần thiết trong quá trình thực hiện các thủ tục bao gồm: đăng ký thường trú, tạm trú, chuyển tách hộ khẩu, cấp đổi sổ hộ khẩu, xóa hoặc xác nhận đăng ký thường trú, v.v… Ngoài ra, các thủ tục hành chính liên quan như giấy phép kinh doanh, giấy đăng ký kết hôn, hộ chiếu, chứng minh nhân dân, khai sinh, khai tử hay hồ sơ xin việc, v.v… đều cần đến hộ khẩu để làm giấy tờ chứng thực.

Sổ hộ khẩu là công cụ để Nhà nước quản lý nơi cư trú của công dân

Tại Điều 18 Luật cư trú năm 2006 quy định:

“Đăng ký thường trú là việc công dân đăng ký nơi thường trú của mình với cơ quan nhà nước có thẩm quyền và được cơ quan này làm thủ tục đăng ký thường trú, cấp sổ hộ khẩu cho họ.”

Trong khi đó, Điều 24 Luật cư trú 2006 làm rõ vai trò của Sổ hộ khẩu như sau: 

“1. Sổ hộ khẩu được cấp cho hộ gia đình hoặc cá nhân đã đăng ký thường trú và có giá trị xác định nơi thường trú của công dân.”

Ngoài ra, những người đăng ký tạm trú chỉ được cấp Sổ tạm trú thay vì Sổ hộ khẩu.

Thông thường trong Sổ hộ khẩu sẽ có thông tin về chủ hộ và các thành viên khác cùng hộ khẩu, như họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, mối quan hệ với chủ hộ, v.v… Theo đó, sổ hộ khẩu sẽ thể hiện nơi cư trú của cá nhân thường xuyên sinh sống. Trong một số trường hợp, nếu không xác định được nơi ở thì sổ hộ khẩu chính là bằng chứng để ghi nơi cư trú người đó đang sinh sống.

3. Thủ tục xin cấp sổ hộ khẩu

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Căn cứ Khoản 2 Điều 21 Luật cư trú 2006 và được hướng dẫn tại Điều 6 Thông tư 35/2014/TT-BCA về hồ sơ đăng ký thường trú và được cấp sổ hộ khẩu bao gồm các giấy tờ sau:

– Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân/Hộ chiếu (bản sao chứng thực);

– Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu;

– Bản khai nhân khẩu;

– Giấy tờ, tài liệu chứng minh chỗ ở hợp pháp.

Trường hợp với cá nhân, hộ gia đình chuyển hộ khẩu từ địa phương khác nằm ngoài phạm vi của xã, phường, thị trấn đó thì cần phải có giấy chuyển hộ khẩu do cơ quan Công an nơi cư trú trước đó cấp.

Trường hợp sau khi tách khẩu nếu có chỗ ở hợp pháp trong cùng địa xã, thị trấn thuộc huyện, đồng thời công dân có nhu cầu cấp sổ hộ khẩu thì cần phải thêm sổ hộ khẩu gia đình bản gốc.

Với trường hợp tách hộ khẩu có cùng chỗ ở hợp pháp, và công dân có nhu cầu thì được cấp sổ hộ khẩu mà thuộc vào trường hợp bắt buộc phải xem xét ý kiến của chủ hộ thì cần phải thêm văn bản đồng ý của chủ hộ về việc tách hộ khẩu ở cùng chỗ ở hợp pháp.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 21 Luật cư trú năm 2006 và được hướng dẫn tại Điều 9 Thông tư 35/2014/TT-BCA quy định như sau:

1. Công an quận, huyện, thị xã thuộc thành phố trực thuộc Trung ương có thẩm quyền đăng ký thường trú tại quận, huyện, thị xã thuộc thành phố trực thuộc Trung ương.

2. Công an xã, thị trấn thuộc huyện thuộc tỉnh có thẩm quyền đăng ký thường trú tại các xã, thị trấn thuộc huyện thuộc tỉnh. Công an thị xã, thành phố thuộc tỉnh có thẩm quyền đăng ký thường trú tại thị xã, thành phố thuộc tỉnh.

Bước 3: Tiếp nhận hồ sơ

Cán bộ tiếp nhận kiểm tra giấy tờ đã đầy đủ, hợp lệ chưa, nội dung hồ sơ đúng theo quy định pháp luật, người đến nộp hồ sơ cần phải xuất trình các giấy tờ liên quan để đối chiếu (nếu có). Trường hợp hồ sơ đầy đủ và hợp lệ thì tiếp nhận và viết phiếu hẹn giao cho người đến nộp hồ sơ.

Với hồ sơ chưa đầy đủ, không hợp lệ thì cần viết giấy hướng dẫn người đến nộp hồ sơ thực hiện theo quy định của pháp luật. Trường hợp không thuộc thẩm quyền giải quyết, phải hướng dẫn người đến nộp hồ sơ liên hệ với cơ quan có thẩm quyền để giải quyết.

Bước 4: Xử lý hồ sơ và trả kết quả

Trường hợp hồ sơ đăng ký phù hợp với quy định pháp luật, Cán bộ, công chức có trách nhiệm, quyền hạn giải quyết phải tiến hành ngay việc xử lý hồ sơ theo đúng quy định pháp luật hiện hành và cấp sổ hộ khẩu là kết quả việc thực hiện thủ tục hành chính cho người đăng ký thường trú.

Theo quy định Khoản 3 Điều 21 Luật cư trú năm 2006 thì trong thời hạn 15 ngày, tính từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền phải thực hiện cấp sổ hộ khẩu cho người đã nộp hồ sơ đăng ký thường trú. Trường hợp không cấp cần phải trả lời bằng văn bản và trong văn bản nêu rõ lý do về việc không đủ điều kiện để cấp sổ hộ khẩu cho người yêu cầu.

4. Bao giờ thì bỏ sổ hộ khẩu giấy?

Luật cư trú 2020 gồm 7 chương, 38 điều có hiệu lực từ 1-7-2021. Đáng chú ý tại khoản 3, điều 38 có quy định:

“3. Kể từ ngày Luật này có hiệu lực thi hành, Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú đã được cấp vẫn được sử dụng và có giá trị như giấy tờ, tài liệu xác nhận về cư trú theo quy định của Luật này cho đến hết ngày 31 tháng 12 năm 2022.

Trường hợp thông tin trong Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú khác với thông tin trong Cơ sở dữ liệu về cư trú thì sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu về cư trú.”

Kết luận

Hộ khẩu là một trong các phương thức quản lý dân cư của nhà nước. Trước đây đều được thực hiện bằng cách thông qua sổ hộ khẩu giấy. Từ 01/07/2021, Luật Cư trú 2020 có hiệu lực thi hành, khi đó sẽ chuyển đổi sang phương thức quản lý bằng Cơ sở dữ liệu về cư trú, nhằm tạo điều kiện cho cơ quan nhà nước quản về cư trú thuận tiện hơn, dễ dàng truy xuất thông tin khi có yêu cầu. Việc chuyển đổi này là một bước tiến quan trọng, giúp cho nền tư pháp Việt Nam cải tiến và sử dụng thuận lợi hơn.