Edi là gì? Những thông tin cơ bản cần nắm rõ về trao đổi dữ liệu điện tử

Tìm hiểu Edi là gì? 

EDI được viết tắt bởi cụm từ Electronic Data Interchange, được hiểu là sự trao đổi dữ liệu điện tử. Đây được xem là quá trình trao đổi điện tử thông tin doanh nghiệp định dạng chuẩn. Nói một cách đơn giản hơn, EDI là một định dạng điện tử tiêu chuẩn hoàn toàn có thể thay thế được các tài liệu giấy như đơn đặt hàng hay hóa đơn. 

Với việc tự động hóa các giao dịch trên giấy tờ sẽ cho phép các doanh nghiệp, tổ chức có thể tiết kiệm được nhiều thời gian và loại bỏ việc xử lý dữ liệu thủ công.

Trong khi việc xử lý tài liệu trên giấy truyền thống thông thường không thể tránh khỏi tình trạng sai sót, EDI sẽ giúp các doanh nghiệp có thể yên tâm về vấn đề liên quan đến độ chính xác. 

Trong các giao dịch của quá trình trao đổi dữ liệu điện tử, thông tin sẽ được chuyển trực tiếp từ một ứng dụng trong một tổ chức này sang một ứng dụng trong một tổ chức khác. Các tiêu chuẩn EDI được thiết lập với các yêu cầu trong việc bố trí thông tin trong tài liệu.

Môi trường làm việc tự động sẽ đảm bảo các thông tin được trao đổi một cách chính xác và nhanh chóng. Chúng nhanh hơn nhiều so với tài liệu giấy và các hình thức trao đổi tài liệu khác.

Các tổ chức ngày nay sử dụng EDI chủ yếu để tích hợp và chia sẻ nhiều loại tài liệu. Những tài liệu này có thể là đơn đặt hàng, hóa đơn, đơn xin vay, đề xuất thương mại, v.v. Trong hầu hết các trường hợp, các tổ chức này là đối tác trao đổi hàng hóa và dịch vụ, những người nằm trong chuỗi cung ứng và mạng lưới kinh doanh của chính họ.

EDI hoạt động như thế nào? 

Tất cả các giao dịch bởi EDI phải tuân theo các tiêu chuẩn nhắn tin EDI. Một trong những điều quan trọng nhất là phải có các quy trình quản trị tốt để có thể đảm bảo được chất lượng của dữ liệu.

Nếu thông tin bị thiếu, hay không được đặt đúng vị trí thì khả năng tài liệu EDI có thể không chính xác là rất cao. Tiêu chuẩn là trọng tâm của quá trình trao đổi dữ liệu điện tử. 

Các tiêu chuẩn thông báo EDI đang được phát triển bởi một số tổ chức bao gồm ODETTE,GS1, Peppol, TRADACOMS, và Ủy ban tiêu chuẩn được công nhận. Dưới đây là hai hình thức hoạt động truyền thông điệp với EDI:

• Kết nối điểm trực tiếp: Hai máy tính hoặc hai hệ thống được kết nối với nhau qua mạng Internet mà không cần phải qua bất cứ trung gian nào
• Mạng VAN - Đây là mạng của bên thứ ba chịu trách nhiệm quản lý việc truyền dữ liệu

Trong đó, dữ liệu EDI sẽ bao gồm các phần tử như ID người gửi cũng như ID người nhận. Phân đoạn dữ liệu là một nhóm gồm một số phần tử được kết nối với nhau và có ý nghĩa độc lập.

Các công ty phải sẵn sàng xử lý số lượng ngày càng tăng các định dạng tài liệu và các tùy chọn truyền tải. Theo thống kê nhận được, một nhà sản xuất toàn cầu liên tục trao đổi 55 loại tài liệu với gần 2.000 đối tác.

EDI mạng lại những lợi ích gì?

Giao dịch EDI đóng vai trò vô cùng quan trọng trong các quy trình B2B, đây được xem là phương tiện dùng để trao đổi tài liệu và giao dịch ưa thích giữa các công ty lớn và nhỏ.

Dưới đây là những lợi ích kinh doanh tiêu biểu mà công nghệ EDI đã mang lại thông qua tự động hóa và tích hợp B2B:

• Công nghệ EDI tiết kiệm thời gian và tiền bạc với việc tự động hóa các quy trình trước đây thường được thực hiện với các tài liệu giấy
• EDI đưa ra các giải pháp cải thiện hiệu quả và năng suất với việc chuyển và xử lý nhiều tài liệu kinh doanh với độ chính xác cao hơn trong thời gian ngắn hơn
• EDI giảm lỗi thông qua tiêu chuẩn hóa hoàn toàn, đảm bảo rằng thông tin và dữ liệu sẽ được định dạng hoàn toàn chính xác trước khi được đưa vào các quy trình kinh doanh hoặc ứng dụng
• Tích hợp EDI thuận tiện cho quá trình theo dõi và báo cáo vì các tài liệu điện tử có thể được tích hợp với nhiều hệ thống công nghệ thông tin, từ đó nó có thể thu thập, hiển thị và phân tích các dữ liệu
• Tự động hóa EDI để hỗ trợ những trải nghiệm tích cực của khách hàng bằng cách giúp khách hàng đảm bảo được các giao dịch hiệu quả. Đồng thời quá trình tự động hóa EDI vòn góp phần phân phối các sản phẩm và dịch vụ một cách nhanh chóng và đáng tin cậy.

EDI được sử dụng như thế nào? 

Khi công ty và đối tác thương mại của bạn quyết định muốn thực hiện kinh doanh bằng EDI, có một số bước chung mà bạn nên thực hiện để có thể bắt đầu vào quy trình:

• Công ty của bạn nên có sự hướng dẫn triển khai EDI từ đối tác thương mại, điều này sẽ giúp bạn xác định được cách các tài liệu kinh doanh điện tử được lựa chọn, từ đó bạn sẽ dễ dàng nhận ra được câu trúc của nó 
• Bạn và đối tác thương mại nên bắt đầu quá trình trao đổi thử nghiệm sai khi phần mềm EDI đã được thiết lập
• Giao tiếp với đối tác để xác định được cách trao đổi các tài liệu EDI với các phương thức phổ biến như Internet EDI, mạng VAN, hay chuyển trực tiếp tài liệu điện tử
• Sau đó, bạn cần tiến hành một bộ thử nghiệm với nhà cung cấp giải pháp EDI để xác minh được độ chính xác trong hoạt động của phần mềm 
• Thực hiện xử ký các tài liệu song song, trong đó, bạn vẫn gửi và nhận được tài liệu giấy của mình với bên đối tác thương mại
• Bước cuối cùng là tắt trao đổi tài liệu kinh doanh giấy, điều này sẽ giúp bạn có thể bạn giảm đáng kể chi phí xử lý tài liệu, tăng đáng kể độ chính xác của dữ liệu và tốc độ trao đổi các tài liệu kinh doanh. Từ đó, công ty bạn có thể cải thiện được dòng tiền, giảm lỗi xử lý và tăng mức độ dịch vụ khách hàng.

So sánh quy trình giao dịch trên giấy với EDI 

Giao dịch dựa trên giấy: 

• Hệ thống kiểm kê sẽ tự động thông báo cho người mua để có thể đặt hàng hoặc sai khi truy vấn hệ thống kiểm kê, người mua cần xác định rằng đơn hàng đã được tạo
• Người mua tiến hành nhập dữ liệu lên màn hình hệ thống mua hàng để tạo PO, in và tiến hành gửi thư 
• Sau vài ngày, khi nhà cung cấp nhận được PO, họ sẽ tiến hành nhập thủ công vào hệ thống đặt hàng
• Nhà cung cấp in hóa đơn và gửi kèm theo lô hàng, hoặc có thể gửi riêng bằng thư
• Người mua tiến hành tự nhập hóa đơn vào hệ thống Tài khoản phải trả
• Quá trình trao đổi các tài liệu giấy có thể có thêm một tuần vào quy trình, nếu có lỗi xảy ra bởi nhập dữ liệu thủ công thì thời gian có thể bị tăng lên rất nhiều.

Giao dịch với EDI

• Trong hệ thống mua sắm, người mua sẽ sử dụng phần mềm EDI để tự động hóa tạo và gửi PO định dạng EDI khi hàng tồn kho đạt đến mức quan trọng
• Trong khoảng thời gian ngắn vài phút, hệ thống đặt hàng của nhà cung cấp, sử dụng phần mền EDI sẽ nhận được EDI PO
• Sau đó hệ thống sẽ tiến hành thông báo cho bộ phận vận chuyển hàng hóa và tạo hóa đơn EDI được truyển trực tiếp đến hệ thống phải trả của người mua
• Quá trình EDI này có thể được hoàn thành vòng vài giờ đồng hồ

Lời kết

Dưới đây là toàn bộ thông tin quan trọng cần nắm rõ về trao đổi dữ liệu điện tử - EDI. Chúng tôi hy vọng rằng với những thông tin bổ ích trên đây sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về dữ