Cách chọn các tập tin thuộc bộ phần mềm ứng dụng văn phòng Microsoft Office

Microsoft Office là gì?

Microsoft Office là bộ phần mềm các ứng dụng văn phòng được tạo ra bởi tập đoàn Microsoft nổi tiếng thế giới. Nó đem đến cho người dùng những công cụ cực kỳ hữu ích như Microsoft Word, Excel, PowerPoint… để hỗ trợ người dùng trong các công việc văn phòng, học tập,…

Với sự trợ giúp của Microsoft Office, bạn có thể soạn thảo văn bản với tốc độ cực nhanh, tính toán trên bảng tính, tạo ra các bài thuyết trình, lưu trữ tài liệu, note các thông tin quan trọng…

Nói chung, Microsoft Office từ lâu đã trở thành công cụ không thể thiếu của các nhân viên văn phòng nói riêng và người dùng máy tính trên khắp thế giới nói chung.

Bạn có thể truy cập vào hầu hết các dịch vụ của Microsoft Office bằng mọi thiết bị, từ laptop đến máy tính để bàn, từ hệ điều hành Windows đến MacOS và cả máy tính bảng.

Chọn các tập tin thuộc bộ phần mềm ứng dụng văn phòng Microsoft Office

Các công cụ của Microsoft Office bao gồm:

Microsoft Word

Microsoft Word (thường được gọi tắt là “Word” hay “Winword”) là phần mềm hỗ trợ soạn thảo văn bản, nó là công cụ soạn thảo văn bản nổi tiếng nhất và cũng được sử dụng nhiều nhất trên thế giới. Nó có các tính năng vô cùng hay ho như cho phép người dùng soạn thảo text đồng thời sử dụng các hiệu ứng đi kèm; thay đổi font, màu sắc và kích cỡ của chữ; thêm hình ảnh, âm thanh theo ý muốn… giúp cho văn bản của bạn sinh động, chuyên nghiệp hơn. Microsoft Word còn cung cấp cho bạn công cụ kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp…

Microsoft Word có nhiều phiên bản khác nhau và thay đổi theo từng năm như Word 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, 2019… Các phiên bản Word thường lưu tên tập tin với đuôi .doc hoặc .docx và có thể mở rộng thêm các định dạng khác như .txt, .html,…

Microsoft Excel

Microsoft Excel là một công cụ được sử dụng để tạo ra bảng tính, nó giúp người dùng tính toán các phép tính từ đơn giản đến phức tạp. Dù tính toán đến hàng triệu ô tính một lúc thì Excel vẫn có thể cho ra kết quả chính xác 100%.  Phần mềm này cũng được sử dụng nhiều chẳng kém gì Microsoft Word, nó được sử dụng trong nhiều ngành nghề khác nhau chẳng hạn: Kế toán, Hành chính văn phòng… Excel có nhiều loại hàm khác nhau để sử dụng cho những mục đích tính toán khác nhau như SUM – hàm tính tổng, AVERAGE – tính trung bình cộng, MIN/MAX – tính giá trị nhỏ nhất/lớn nhất hay COUNT – hàm đếm…

Microsoft PowerPoint

Microsoft PowerPoint (PPT) là chương trình phần mềm đồ họa trình chiếu mạnh mẽ và dễ sử dụng cho phép người dùng tạo những bản trình chiếu chuyên nghiệp. Đó là sự kết hợp của nhiều slide khác nhau mô tả cách diễn giải dữ liệu thông qua hình ảnh và đồ họa, để trình bày thông tin theo cách tương tác, sáng tạo hơn được gọi là bản trình chiếu PowerPoint.

Mặc dù có một số phần mềm trình chiếu miễn phí như Apache OpenOffice, LibreOffice,… Nhưng nếu bạn cần phải cộng tác với những người khác trên một bản trình chiếu, tích hợp với các chương trình của Microsoft khác (như Microsoft Word) hay tạo một bản trình chiếu có khả năng tương thích cao, dễ dàng chia sẻ với mọi người thì nên chọn Microsoft PowerPoint.

Microsoft PowerPoint đi kèm với tất cả các tính năng bạn cần để tạo nên bản trình chiếu. Bạn có thể bắt đầu với một bản trình chiếu trống hoặc có thể chọn từ các bản trình chiếu đã được thiết lập sẵn khác nhau (hay còn gọi là mẫu PowerPoint). Mẫu PowerPoint là bản trình chiếu với các kiểu và thiết kế đã được áp dụng thiết lập sẵn. Tùy chọn này là một cách dễ dàng nhất để giúp người dùng tạo bản trình chiếu PowerPoint nhanh chóng chỉ với một vài cú kích chuột.

Microsoft OneNote

OneNote được biết đến là một trong các phần mềm tiện ích nằm trong bộ sản phẩm Microsoft Office nổi tiếng. Trong khi Word chịu trách nhiệm việc soạn thảo văn bản và Excel lo việc tính toán thống kê thì OneNote cung cấp khả năng ghi chú rất ấn tượng.

Kể từ khi ra mắt, ứng dụng này đã được nhiều người dùng quan tâm sử dụng nhờ những tính năng tiện ích. Để đáp lại sự tin tưởng của người dùng, Microsoft đã tung ra thêm các phiên bản khác là OneNote dành cho Windows 10 và OneNote Online để người dùng có thể sử dụng mọi lúc mọi nơi.

Microsoft OneDrive

Microsoft OneDrive là một dịch vụ lưu trữ đám mây của hãng Microsoft cho phép người dùng lưu trữ các file, folders, video hay lưu trữ các tài liệu quan trọng trực tuyến thay vì lưu trữ trên máy tính thông thường. Bạn có thể truy cập, sử dụng chúng tại bất cứ nơi đâu và bằng bất kỳ thiết bị nào.

Microsoft OneDrive cho phép người dùng đồng bộ các dữ liệu, truy cập chúng từ nhiều trình duyệt web và điện thoại khác nhau. Người dùng sẽ thuận tiện hơn trong việc chia sẻ các tệp tin này với cộng đồng sử dụng mạng internet mà không cần đăng nhập tài khoản.

Ưu điểm của Microsoft OneDrive :

• Người dùng có thể mở, lưu tệp nhanh chóng.
• Được sử dụng miễn phí với dung lượng lớn.
• Có thể truy cập vào các tệp quan trọng khi ngoại tuyến.
• Xem, chỉnh sửa và lưu trữ các tài liệu dễ dàng trên mọi thiết bị kết nối internet.
• Chia sẻ tài liệu dễ dàng mà không lo bị giới hạn dung lượng tệp.
• Được đồng bộ với hầu hết các ứng dụng của Microsoft.

Nhược điểm của Microsoft OneDrive

• Onedrive chỉ thật sự phát huy tốt khi được sử dụng trên hệ điều hành Windows, đối với các hệ điều hành khác sẽ có các hạn chế nhất định.
• Tích hợp nhiều dịch vụ khác của Microsoft như outlook, Xbox,... làm cho nó trở nên phức tạp và gây bất tiện cho người sử dụng.

Microsoft Outlook

Outlook là phần mềm quản lý thông tin cá nhân của Microsoft, gồm các công cụ: email, lịch, công việc quản lý, quản lý liên lạc, ghi chú, tạp chí và duyệt web.

Outlook có thể sử dụng như một ứng dụng độc lập, hoặc có thể làm việc với các ứng dụng kết hợp khác cho nhiều người dùng trong một tổ chức, chẳng hạn như chia sẻ các hộp thư và lịch biểu, trao đổi thư mục công cộng hay danh sách SharePoint và lịch trình cuộc họp.

Microsoft Outlook không phải là một công cụ miễn phí; bạn sẽ phải mua phiên bản hoàn chỉnh hoặc trả cước để có thể sử dụng khi có nhu cầu.

Outlook khá dễ sử dụng nên hầu như phù hợp với mọi đối tượng, từ người đi làm đi học đến những người sử dụng email như một phương tiện liên lạc với bạn bè, gia đình. Ứng dụng này phổ biến nhiều ở các nhóm làm việc chung trong tổ chức và công ty.

Lời kết

Qua bài viết trên, hy vọng bạn đọc đã hiểu được cách chọn các tập tin thuộc bộ phần mềm ứng dụng văn phòng Microsoft Office. Hãy theo dõi các bài viết khác trên website Meeyland.com để cập nhật thêm những thông tin hữu ích nhé!