Chi phí hợp lý là gì? Các khoản chi phí không được coi là hợp lý bạn cần biết

Tìm lời giải cho câu hỏi “Chi phí hợp lý là gì?” 

Khái niệm chi phí hợp lý là gì? 

Chi phí hợp lý được hiểu là loại chi phí được trừ đi khi nhân viên kế toán thực hiện việc tính thuế thu nhập doanh nghiệp của công ty mình. Nói một cách đơn giản thì trong quá trình hoạt động của mình, các doanh nghiệp sẽ phải mất các chi phí như chi phí thuê địa điểm văn phòng, chi phí cho việc mua các vật dụng văn phòng phẩm, máy in, máy tính, thuê nhân viên,... Đây là các chi phí được coi là chi phí hợp lý vì thỏa mãn được các điều kiện theo quy định của pháp luật về chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. 

Với các kế toán viên, đặc biệt nhân viên kế toán doanh nghiệp thì việc làm quen với khái niệm chi phí hợp lý là gì là rất cần thiết vì mỗi loại chi phí khác nhau sẽ ảnh hưởng và tác động khác nhau tới việc thực hiện các nghiệp vụ kế toán cũng như tính toán sổ sách thu , chi của doanh nghiệp. 

Các điều kiện để được coi là chi phí hợp lý là gì? 

Một số điều kiện để được tính là chi phí hợp lý theo quy định của pháp luật theo Thông tư số 96/2015/TT-BTC là: 

• Các khoản chi thực tế có sự phát sinh liên quan tới các hoạt động sản xuất, kinh doanh của chính doanh nghiệp một cách trực tiếp 
• Các khoản chi có đủ các hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định pháp luật 
• Các khoản chi có các hóa đơn mua hàng hay sử dụng dịch vụ có giá trị trên 20 triệu đồng (đã bao gồm cả thuế GTGT), thêm vào đó là các chứng từ dùng để chứng minh cho việc thanh toán nếu không sử dụng tiền mặt. 

Như vậy là ta đã hiểu rõ các điều kiện cơ bản nhất để được coi là chi phí hợp lý. Việc xác định đúng chi phí hợp lý sẽ giúp cho kế toán viên có thể thực hiện được chính xác các nghiệp vụ cơ bản của mình. 

Cách xác định chi phí hợp lý là gì? 

Một cách cụ thể để ta xác định chi phí hợp lý như sau: 

Chi phí hợp lý = Chi phí kế toán trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp (+/-) Các khoản chi phí điều chỉnh do sự khác biệt giữa thuế và kế toán.

Tuy nhiên, bạn cần nắm bắt một số lưu ý khi tính toán chi phí hợp lý như: 

• Khi chi phí hợp lý nhỏ hơn chi phí kế toán thì sẽ cần phải giảm chi phí kế toán để có thể tính chi phí hợp lý. Điều này đồng nghĩa với việc bạn sẽ cần phải điều chỉnh việc tăng về lợi nhuận kế toán trước khi tính thuế. 
• Trường hợp chi phí hợp lý hay chi phí được khấu trừ lớn hơn so với chi phí kế toán thì bạn sẽ cần tăng chi phí kế toán để có thể tính được chi phí hợp lý. Điều này có nghĩa là bạn sẽ cần phải giảm đi chi phí của lợi nhuận kế toán trước thuế. 

Một số khoản chi phí không được coi là chi phí hợp lý 

Ở trên ta có nói đến chi phí hợp lý là gì và 3 điều kiện để xác định được các loại chi phí có phải là chi phí hợp lý hay không. Đó sẽ là thông tin mang tính tiên quyết để bạn biết được một cách chính xác về chi phí hợp lý trong các khoản chi phí mà doanh nghiệp phát sinh.

Tuy nhiên, thực tế không phải ai cũng có thể xác định một cách chính xác nhất về những chi phí có liên quan trực tiếp tới hoạt động sản xuất của doanh nghiệp ra sao. Vì vậy, sự ra đời của danh sách các chi phí không phải là chi phí hợp lý được xem là một điều cần thiết. 

Danh sách các loại chi phí không được xem là chi phí hợp lý này đều được quy định dựa trên Điều số 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC và được sửa đổi theo Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC và Điều 3 của Thông tư số 25/2018/TT-BTC gồm các chi phí dưới dưới đây. 

Chi phí liên quan tới tài sản cố định 

Đối với các loại tài sản cố định, cần phải lưu ý tới 2 điểm sau: 

• Đầu tiên là chỉ những chi phí khấu hao mới được tính vào trong báo cáo tài chính. Vì vậy mà khi thực hiện điều chỉnh các chi phí được trừ thì doanh nghiệp sẽ chỉ được tính với phần chi phí khấu hao mà thôi, không được phép sửa đổi nguyên giá của các loại tài sản cố định.
• Thứ hai là thời gian khấu hao được coi là điểm khác biệt giữa các nghiệp vụ kế toán và thuế. Do vậy, điều này sẽ ảnh hưởng và dẫn tới sự chênh lệch trong việc tính chi phí khấu hao của kỳ giữa kế toán và thuế. 

Các bạn cần cập nhật những thông tin và các quy định liên quan tới việc tính thời gian khấu hao này để việc tính chi phí được chính xác và cụ thể nhất. 

Chi phí liên quan đến tiền lương và tiền công 

Nhân viên là điều kiện bắt buộc cần có ở các công ty, doanh nghiệp. Vì thế, các chi phí liên quan đến tiền lương và tiền công sẽ chỉ là các chi phí phát sinh của tất cả các công ty và doanh nghiệp. 

Với những loại chi phí liên quan tới tiền lương và tiền công không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp có thể xếp vào 3 loại như sau: 

• Loại chi phí về lương, thưởng hoặc phụ cấp,... thường sẽ không được quy định một cách cụ thể, rõ ràng tại hợp đồng lao động hay quy chế về tài chính nào
• Các loại chi phí phát sinh nhưng vẫn chưa được chi trả vào thời điểm thực hiện việc quyết toán
• Các chi phí bị vượt mức khoán được quy định như tiền mua văn phòng phẩm, trợ cấp hay chi phí công tác,... 

Chi phí không được tính là chi phí hợp lý trong trường hợp liên quan tới các loại chi phí lãi vay thường rơi vào các trường hợp như sau:

• Công ty, doanh nghiệp chưa thực hiện đầy đủ việc góp đủ số vốn điều lệ theo tiến độ của thời gian. Vì vậy, chi phí lãi vay trong trường hợp kể trên sẽ không được coi là chi phí hợp lý.  
• Nếu rơi vào trường hợp này, với vai trò là kế toán viên thì bạn cần lưu ý trong quá trình tính ra chi phí lãi vay không được thực hiện việc khấu trừ. 

Chi phí liên quan tới sự chênh lệch về tỷ giá 

Đối với việc chênh lệch tỷ giá thì sẽ được chia thành 2 trường hợp cụ thể như sau: 

• Trường hợp 1 là sự chênh lệch giữa tỷ giá đã được thực hiện ở trong kỳ: với trường hợp này sẽ không có sự chênh lệch trong quy định về cách ghi nhận giữa nghiệp vụ kế toán và thuế. 
• Trường hợp 2 là sự chênh lệch giữa tỷ giá chưa được thực hiện trong kỳ: Với trường hợp này lại được chia thành 2 loại như sau: 
  • Loại 1: Chi phí phát sinh từ khoản phải trả có gốc là ngoại tệ. Với loại này cũng không có những quy định về cách ghi nhận giữa kế toán và thuế nên việc phát sinh điều chỉnh cũng không có, lợi nhuận thuế và lợi nhuận kế toán này sẽ có giá trị bằng nhau. 
  • Loại 2: Chi phí từ các mục tiền tệ và các khoản thu có gốc ngoại tệ. Dựa trên các quy định về thuế của lãi/lỗ thì sẽ không cần phải chịu thuế vì vậy sẽ có sự chênh lệch lớn cũng như khác biệt trong kế toán và thuế. Do vậy, điều chỉnh là điều rất cần thiết.

Các loại chi phí khác 

Ngoài ra còn có các loại chi phí có thể kể đến như: 

• Các loại chi phí dịch vụ nhưng không có hóa đơn, chứng từ cụ thể. 
• Các chi phí mua đồ dùng cho văn phòng nhưng không có hóa đơn hợp lệ 
• Các khoản chi phí về dự phòng tổn thất tài sản, khoản nợ khó đòi và không được trích lập theo quy định. 
• Các loại chi phí dùng cho việc tài trợ không đúng với quy định. 

Trên đây là 5 loại chi phí không được xem là chi phí hợp lý. Các bạn cần nắm rõ để có thể thực hiện việc tính toán một cách chính xác nhất trong quá trình tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Tổng kết

Như vậy, chúng tôi đã giúp bạn tìm hiểu chi phí hợp lý là gì và một số loại chi phí không được coi là hợp lý. Việc xác định rõ loại chi phí này giúp bạn quản lý dòng tiền của doanh nghiệp hiệu quả, dễ dàng hơn. Chúc bạn có thể quản lý dòng tiền doanh nghiệp một cách tốt nhất.