Cách lập bảng chấm công theo ca đơn giản nhất

Bất cứ công ty nào cũng sẽ phải quản lý nhân viên theo giờ giấc quy định đưa ra nhưng việc quản lý thủ công như ngày trước đã không còn được áp dụng, mà thay vào đó các công ty sẽ sử dụng máy chấm công và tổng hợp thành bảng chấm công vào mỗi cuối tháng để kiểm soát giờ giấc của nhân viên.

Hiện nay, có rất nhiều cách để lập mẫu bảng chấm công theo ca nhưng để có được một bảng chấm công dễ hiểu, đơn giản và ai cũng hiểu được thì không phải là điều dễ dàng vì muốn làm được điều này cần phải có kiến thức chuyên môn.

Chấm công là gì? Mục đích của việc lập bảng chấm công

Chấm công là việc phía người sử dụng lao động sẽ theo dõi và ghi nhận thời  gian làm việc, nghỉ ngơi của người lao động trong quá trình họ làm việc theo hợp đồng. Hiện nay, việc theo dõi và tổng hợp kết quả chấm công phần lớn đều được giao cho bộ phận hành chính nhân sự của các công ty. 

Bảng chấm công là một việc rất quan trọng cần phải tổng hợp vào mỗi cuối tháng vì đó là tài liệu hành chính pháp lý về lao động doanh nghiệp, căn cứ vào đó để người đứng đầu doanh nghiệp có thể nắm bắt hoạt động của người lao động và trả lương theo đúng quy định.

Doanh nghiệp bắt buộc phải xây dựng bảng chấm công và đã được quy định trong Bộ luật lao động cũng như những văn bản hướng dẫn cụ thể để doanh nghiệp làm theo.

Để có thể cho ra kết quả chính xác nhất đối với việc chấm công thì người sử dụng lao động và người lao động cần có sự thống nhất về các quy định của công ty, việc sử dụng thiết bị máy móc hỗ trợ ra sao. Như vậy có thể thấy việc chấm công và lập bảng chấm công để đáp ứng các mục đích với ý nghĩa như sau: 

- Đầu tiên, dựa vào bảng chấm công để ghi nhận ngày công thực tế của người lao động qua đó sẽ tính lương được chính xác.

- Thứ hai, đây cũng là cơ sở pháp lý để phía công ty có thể đánh giá về ý thức kỷ luật lao động đối của từng cá nhân nếu như vi phạm quá nhiều thì có thể xử lý theo đúng quy định đã được thống nhất trước đó giữa hai bên.

- Cuối cùng, dựa vào bảng chấm công cũng sẽ bảo vệ quyền lợi cho người lao động liên quan đến các chế độ nghỉ ngơi theo đúng quy định của pháp luật. Trong quá trình làm bảng chấm công không thể tránh khỏi những sai sót, vì thế, đây là cách để người lao động có thể đối chiếu với người sử dụng lao động về thời gian họ đi làm. 

Việc chấm công đã có máy chấm công thực hiện nhưng việc lập bảng chấm công phải do con người tổng hợp và thực hiện đây chính là vấn đề nan giải đối với rất nhiều nhân sự. Vì thế, khi lập mẫu bảng chấm công theo ca hay bảng chấm công cả tháng phải có những kiến thức về Excel cũng như chuyên môn tin học văn phòng chứ không thể lập bừa theo không cần khuôn mẫu.

Yêu cầu khi lập mẫu bảng chấm công theo ca và làm thêm giờ trên Excel 

Trên thực tế, những công việc trong ngành sản xuất – dịch vụ là những ngành thường chấm công theo ca. Các công việc này sẽ có đặc thù riêng mà cần phải nắm bắt như: 

Nhân viên sẽ không làm việc cả ngày theo giờ hành chính mà mỗi ngày sẽ làm theo ca được chia vào buổi sáng, buổi chiều hoặc buổi tối với thời gian khoảng 8 tiếng/1 ca.

Nhân viên khi có việc sẽ được thay đổi ca làm theo tuần hoặc theo tháng nếu báo trước với quản lý. 

Đối với mỗi ca làm việc sẽ có thêm thời gian làm ngoài giờ hay còn gọi là tăng ca nếu như có yêu cầu từ phía công ty. 

Thông thường, mỗi ngày sẽ có một ca chính thức những thời gian nằm ngoài ca đã được giao đều sẽ được tính là làm thêm giờ về mức chi phí làm thêm giờ sẽ tùy thuộc riêng vào mỗi doanh nghiệp.

Như vậy khi lập bảng tính công theo ca trên Excel thì phải có những thông tin như sau để người sử dụng lao động và người lao động có thể nắm được thời gian làm việc của mình:

- Những ngày nhân sự làm việc trong tháng

- Trong ngày làm nhân sự làm những ca nào và làm bao nhiêu giờ trong 1 ca. 

- Những ngày nhân sự làm việc thêm giờ và cụ thể số giờ là bao nhiêu. 

- Tổng số giờ làm việc chính thức của nhân sự trong ngày làm việc

- Tổng số giờ làm việc ngoài giờ của nhân sự trong ngày

- Bên cạnh đó cũng cần liệt kê ra những ngày nghỉ phép trong tháng, nghỉ không phép, nghỉ chế độ... 

Đây là những tiêu chí cơ bản để xác định được một mẫu bảng chấm công theo ca của doanh nghiệp. Tuy nhiên, cũng phải dựa vào một số tiêu chí thay đổi linh hoạt của từng doanh nghiệp riêng nên đây không phải là khuôn mẫu cố định để áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp. 

Cách lập mẫu bảng chấm công theo ca và làm thêm giờ trên Excel

Hướng dẫn xây dựng bố cục bảng chấm công

Để tiện cho việc theo dõi chấm công theo ca thì cần phải đưa ra các tiêu chí cụ thể. Trong đó, mỗi nhân viên đều được đánh giá chấm công theo bảng mẫu dưới đây thì các bạn có thể xây dựng bảng chấm theo mẫu như trong hình ảnh dưới đây:

Trong đó, 3 dòng đầu sẽ tương ứng với 3 ca làm việc trong một ngày, đây là các cột được dùng để theo dõi số công của từng ca. 1 dòng cuối của bảng chấm công sẽ tương ứng với thời gian nhân sự làm tăng ca của từng ngày.

Đối với bảng tính Excel phía dưới đang được chia thành 31 cột tương ứng với 31 ngày công làm việc trong một tháng, nếu muốn biết hôm đó là thứ mấy ngày mùng mấy thì có thể thực hiện thao tác đơn giản như sau:

-Trước tiên click chuột vào ô cần xác định ngày sau đó dùng hàm DATE dựa theo năm hiện tại với tháng là số tại ô B2 và ngày là số tại ô D3 theo như mẫu bảng tính. 

-Tiếp theo, bấm vào ô muốn định dạng ngày về dạng thứ trong tiếng Anh thì các bạn bấm vào ô muốn định dạng => mở hộp thoại Format Cells bằng cách bấm tổ hợp phím tắt trong Excel là Ctrl + 1 => chọn Custom => nhập vào mục Type là là "ddd".

Thực hiện các bước trên sẽ giúp cho bạn xem được ngày tháng cụ thể của từng cột và sau khi hoàn thành chỉ cần trang trí tô màu kĩ cho từng cột, hàng để dễ dàng phân biệt trong khi làm bảng chấm công. 

Cách dùng bảng chấm công trên Excel

Bảng chấm công này có thể sử dụng trong từng ca nhưng để dễ nhận diện thì bạn nên chọn các kí hiệu hoặc theo số giờ để điền vào từng ô cụ thể. Cách này sẽ áp dụng cho những ca làm việc chính thức còn đối với những ca làm việc thêm giờ thì không nên dùng ksi hiệu mà có thể dùng số để ghi số giờ làm thêm.

Bên cạnh đó, bạn cần phải chú ý để chấm đúng giờ làm thêm theo đúng ngày thì mới được tính công.

Cách dùng bảng chấm công để tính công cuối tháng

Việc tính công cho cả một tháng cũng là một vấn đề nan giải và rất thường hay nhầm lẫn nếu những ai không nắm chắc về các kiến thức Excel cũng như dùng hàm trong Excel. Thông thường khi tính bảng chấm công cuối tháng sẽ dùng hàm COUNTIF để đếm số công trong từng ca. Công thức cụ thể sẽ là:

- Số ca làm (ký hiệu X): =COUNTIF([Vùng chấm công], “X”)

- Số ngày nghỉ phép (ký hiệu P): =COUNTIF([Vùng chấm công], “P”)

- Số ngày nghỉ không phép (ký hiệu K): =COUNTIF([Vùng chấm công], “K”)

Đối với những nhân sự làm thêm giờ ghi bằng số giờ thì bạn có thể dùng hàm SUM để tính tổng số công làm tăng ca trong một tháng theo công thức =SUM([Vùng chấm công]).

Việc thực tính toán và lập bảng chấm công theo ca hay theo tháng không phải ai cũng có thể làm được mà cần phải có chuyên môn tin học văn phòng. Hi vọng bài viết trên đây đã cung cấp cho bạn đọc những thông tin bổ ích để có thể đơn giản hóa trong quá trình tính toán bảng chấm công nhân sự đối với doanh nghiệp.