Bí quyết lập bảng thời gian biểu cá nhân hiệu quả

Trong thời địa hiện nay việc lập thời gian biểu là một điều vôc ùng cần thiết khi con người đang bị cuốn vào guồng quay của công việc, song, để lập một thời gian biểu hiệu quả để thực hiện theo lại là một vấn đề không hề đơn giản.

Thông thường để xây dựng được một thời gian biểu tốt thì cần phải nắm rõ được những việc mình sẽ làm vào khoảng thời gian nào thì mới có thể hệ thống hóa được các việc cần làm.

Thời gian biểu là gì?

Thời gian biểu là một danh sách các công việc cần làm hàng ngày bao gồm tất cả các hoạt động ăn, chơi, ngủ, nghỉ... Những việc này được sắp xếp theo thứ tự thực hiện phụ thuộc vào chủ thể lập ra thời gian biểu.

Đây không chỉ là cách sắp xếp lại cuộc sống theo một trật tự mà đây còn là cách để mọi người có thể chủ động trong công việc và học tập. Nếu xây dựng được một thời gian biểu hợp lý thì mọi người sẽ kiểm soát được công việc một cách hoàn hảo và tốt nhất, đồng thời, việc thiết lập được một lộ trình cũng sẽ giúp cho mọi việc được thực hiện trơn tru và luôn luôn suôn sẻ.

Một lợi ích nữa của việc xây dựng thời gian biểu chính là giúp người sử dụng thời gian giảm thiểu căng thẳng, tăng cường hiệu suất công việc. Đây cũng là một công cụ quản lý thời gian hiệu quả nhất để một ngày trôi qua không bị vô nghĩa.  

Tầm quan trọng của hời gian biểu không nên bỏ qua

Chỉ những ai đã lập ra thời gian biểu mới hiểu được tầm quan trọng của việc này vì sẽ sắp xếp được mọi việc theo thứ tự. Một số lợi ích của thời gian biểu cụ thể như sau:

- Thời gian là một nguồn tiềm lực để bạn không lãng phí thời gian trong khi khoảng thời gian của mỗi người đều giống nhau.

- Mọi người thường có xu hướng đổ lỗi không làm kịp một việc gì đó vì không đủ thời gian, vì thế việc lập thời gian biểu sẽ mang đến cuộc sống ổn định và kịp thời. 

- Nếu biết cách lập thời gian biểu khôn khéo thì đương nhiên bạn sẽ có thêm rất nhiều thời gian để làm những việc khác ngoài công việc đã được hoạch định sẵn. 

Cách để lập thời gian biểu một cách hợp lý

Việc lập thời gian biểu không hề khó nhưng để lập được một thời gian biểu hợp lý và áp dụng được lại không phải dễ. Hiện nay, có nhiều mẫu thời gian biểu khác nhau phụ thuộc vào mục đích và công việc của từng người.

Ví dụ như người đi học và người đang đi làm sẽ có những mẫu thời gian biểu khác nhau. Song, một số quy tắc nhất định bắt buộc phải tuân thủ theo như thời gian nghỉ ngơi thời gian ăn uống, vệ sinh cá nhân…

Bước 1: Liệt kê những việc cần làm trong ngày và trong tuần

Hãy liệt kê tất cả những việc bạn sẽ phải làm trong một ngày khi đã làm xong việc gì thì bạn có thể dùng một quyển sổ tay để ghi lại và xem đâu là việc bạn đã làm tốt nhất và cần phải ưu tiên trong ngày đó. 

Bước 2: Phân chia thời gian hợp lý

Khi đã biết được những việc cần phải làm thì bạn chỉ cần phân chia thời gian và sắp xếp hợp lý để biết được việc nào quan trọng cần ưu tiên và dành thời gian nhiều hơn. Việc phân chia thời gian sẽ khó hơn vì bạn sẽ không thể tính toán được chính xác khoảng thời gian để thực hiện được một việc đó, một mẹo nhỏ chính là đặt những việc quan trọng lên trước và dành thời gian nhiều hơn. 

Còn khi lên thời gian biểu cho một tuần thì sẽ không cần quá chi tiết mà chỉ cần liệt kê những đầu việc cần làm như sau: 

Tổng thời gian một tuần là 168 giờ/ tuần Tổng: 24h/ ngày

- Ngủ: 49 giờ

- Giờ làm việc: 40 giờ

- Thời gian nghỉ ngơi, đi chơi: 21 giờ

-Thời gian ăn uống: 14 giờ

-Thời gian dành cho gia đình: 14 giờ

Sau khi đã có những mục chung thì bạn có thể chia thành các khuynh hướng hoạt động riêng theo sở thích. Không phải ai cũng có chung những sở thích và cách chia thời gian làm việc giống nhau nên cần phải phân bổ mọi việc sao cho hợp lý và phù hợp với từng thời điểm cũng như nếp sống, sinh hoạt riêng của mỗi người.  

Bước 3: Ghi tất cả việc cần làm và nhớ nó một cách chính xác

Ngoài việc lập một thời gian biểu thì bạn cần ghi danh sách các việc đó vào giấy để dễ theo dõi, sau này có thể kiểm tra lịch trình cũng như thời gian thực hiện các công việc đã hợp lý chưa để tổng hợp đánh giá bổ sung, chia lại những mục tiêu mới cho bản thân nhằm thực hiện hiệu quả những việc đã được hoạch định sẵn. 

Ví dụ trong thời gian biểu của bạn nên chia rõ việc như sau: Nếu có buổi họp vào thứ Hai đầu tuần, bạn nên ghi cụ thể thời gian, địa điểm và những người tham dự bằng cách gạch đầu dòng cũng như những đồ dùng cần chuẩn bị.

Nếu như muốn lập một thời gian biểu hiệu quả và có dễ thực hiện thì trước tiên bạn phải nắm bắt được những đầu công việc mà mình cần làm, sau đó, sẽ xem xét những việc cần ưu tiên để sắp xếp một cách cụ thể và phân chia thời gian hợp lý. Đồng thời, mỗi người cũng cần học một số kĩ năng mềm để hiểu được về những việc mình sẽ phải làm và quản lý thời gian một cách hiệu quả. 

Một số lưu ý khi lập thời gian biểu cá nhân cho bạn 

Bên cạnh những mặt tích cực khi lập thời gian biểu thì bạn cũng cần phải lưu ý đến một số điều để giúp cho thời gian biểu trở nên hoàn hảo và tiện lợi có thể áp dụng thoải mái trong cuộc sống chứ không mang đến cảm giác gò bó.

1. Vận dụng một cách linh hoạt thời gian biểu

Thông thường chúng ta vẫn nghĩ nên thực hiện nghiêm chỉnh tuyệt đối theo thời gian biểu dù có bất cứ chuyện gì xảy ra. Nhưng đây là điều hoàn toàn sai vì như vậy dễ sinh ra cảm giác áp lực nên hãy dành ra một khoảng thời gian nhỏ đề phòng trường hợp xảy ra sự cố phát sinh khiến cho hoạt động nào đó phải tốn thêm thời gian hơn so với dự kiến.

Việc xoay chuyển linh hoạt các hoạt động khi có sự cố cũng sẽ giúp bạn hoàn thành công việc tốt hơn mà không gây ra cảm giác khó chịu, áp lực. 

2. Tránh xao nhãng khi làm việc

Khi đã lập một bảng thời gian biểu thì hãy tập trung vào làm việc để hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định, sự xao nhãng sẽ khiến cho việc thực hiện công việc trở nên chậm tiến độ. Vì thế, khi đã có dự định làm việc gì thì bạn cần phải tính toán xem cần chuẩn bị những gì nhằm tiết kiệm tối đa thời gian.

Việc tập trung cao độ là điều cần nhưng cũng không hề dễ dàng thực hiện mà cần phải thường xuyên nhắc nhở bản thân. 

3. Tập thể dục sau khi hoàn thành công việc

Đây là bài vận động hết sức cần thiết để bạn được thoải mái, thư giãn đầu óc và cơ thể, nếu có điều kiện sau khi hoàn thành một việc gì hãy đứng dậy để tập thể dục nhằm tạo ra nguồn năng lượng tích cực và nghỉ ngơi.

Thời gian này có thể nghe một bài nhạc nhẹ hoặc thưởng thức những ly trà nóng để xua tan mệt mỏi và mang lại sự tập trung để sẵn sàng làm những công việc tiếp theo trong ngày mà không hề uể oải hay cảm thấy bị quá tải. Nếu như không muốn tập thể dục bạn cũng có thể tham gia một số hoạt động như tập nhảy, tập gym sau giờ làm để cho cơ thể được khỏe mạnh hơn. 

4. Kiểm tra, đánh giá lại thời khoá biểu cá nhân của mình

Đây là việc nhất định bạn phải làm khi đã thực hiện được những việc đã hoạch định ra trong thời gian biểu. Hãy xem xét lại mình đã thực hiện hiệu quả chưa, thời gian để thực hiện mỗi việc là bao lâu có đúng như hoạch định không hay chỉ là thời gian tương đối.

Đồng thời, hãy xem việc gì bạn làm tốt nhất và thích nhất để tiếp tục phát huy những thế mạnh của bản thân.  Việc này cũng sẽ giúp bạn tìm ra những điểm còn thiếu và bổ sung những điều cần để thời khoá biểu khoa học hơn, logic hơn và thích hợp hơn.

Bạn cũng tuyệt đối không được chủ quan nếu như đã thường xuyên đánh giá những bảng thời gian biểu của mình vì việc xảy ra sai sót là điều không thể tránh khỏi khi bạn thực hiện một thời gian biểu mới.

Có thể thấy cuộc sống bận rộn thường ngày đang cuốn con người theo guồng quay của công việc mà không thể phân bổ thời gian hợp lý cho gia đình cũng như bản thân. Vì thế, việc lập thời gian biểu là điều hết sức cần thiết để sắp xếp lại cuộc sống của bạn cho đúng với nhịp đồng hồ sinh học.