Các kỹ năng ứng xử khéo léo trong giao tiếp mà bần cần biết
Hiểu rõ hơn về Kỹ năng giao tiếp ứng xử
Giao tiếp là quá trình thực hiện các hoạt động giao lưu, tiếp xúc, trao đổi thông tin giữa con người với nhau. Trong quá trình này, các bên tham gia sẽ chia sẻ thông tin, cảm xúc hay vấn đề cần giải quyết với nhau nhằm đạt được một kết quả nào đó.
Ứng xử là cách thức con người lựa chọn để thể hiện cho nhau thấy trong khi giao tiếp sao cho phù hợp và hiệu quả. Đây cũng chính là phản ứng của con người khi tiếp nhận cách đối xử của người khác với mình trong những tình huống cụ thể. Nhìn chung trong văn hóa giao tiếp, ứng xử là những hành vi xuất phát từ tâm lý con người, chủ động lựa chọn để giao tiếp với nhau. Sao cho có thể đạt được một hay nhiều mục đích giao tiếp ở một mức độ nhất định, vừa đem đến sự hài lòng cho đôi bên để phù hợp các hoàn cảnh và điều kiện cụ thể.
Kỹ năng giao tiếp ứng xử đã trở thành một cây cầu nối, gắn kết mọi sự việc xung quanh đời sống của con người. Theo đó, giao tiếp gắn liền với sự hình thành và phát triển của xã hội, đời sống và thuộc phạm trù của ngôn ngữ. Kỹ năng giao tiếp là kỹ năng cơ bản nhưng cũng quan trọng nhất và là sự thể hiện của nhiều kỹ năng mềm khác. Cụ thể như kỹ năng lắng nghe, kỹ năng thuyết phục, kỹ năng phản biện, kỹ năng đánh giá vấn đề,... đặc biệt là kỹ năng sử dụng ngôn ngữ.
Phương tiện giao tiếp thường xuyên được sử dụng chính là ngôn từ. Ngôn từ ở đây là tập hợp những hình thái thể hiện của ngôn từ như âm thanh, chữ viết, hình ảnh,... Nó sẽ thể hiện lên tư duy và quan điểm của mỗi người. Quá trình giao tiếp luôn diễn ra trong một mối quan hệ hai chiều. Bao gồm khả năng diễn đạt thông qua ngôn ngữ, cử chỉ, hành động hay còn gọi là quá trình trao đổi thông tin. Điều này cũng thể hiện được khả năng lắng nghe và sự phản hồi của đối tượng tham gia giao tiếp. Mục đích cuối cùng của các bên là đạt được kết quả nhất định về thông tin.
Có nhiều yếu tố sẽ tác động tới kỹ năng giao tiếp của bạn. Cụ thể như, yếu tố nội tại sẽ chịu ảnh hưởng bởi khả năng diễn đạt ngôn ngữ, cảm xúc của người tham gia và những thông tin được truyền đạt… Kỹ năng giao tiếp cũng chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố ngoại cảnh như môi trường, nhiễu, đối tượng giao tiếp,...
Kỹ năng giao tiếp ứng xử giúp bạn ghi điểm với đối phương
1. Trao đổi bằng thái độ cởi mở, chân thành
Bản chất của con người sẽ được thể hiện qua thái độ vì vậy sự chân thành và cởi mở là cách ứng xử giao tiếp cơ bản nhất giúp bạn ghi điểm trong mắt đối phương. Đối với người Việt, tâm lý sợ làm mất lòng nhau luôn hiện hữu vì vậy họ sẽ tránh những câu từ làm phật ý đối phương. Từ đó những hành động và lời nói mà họ thể hiện sẽ trái với lòng mình dẫn đến kết quả là không đạt được mục đích như mong muốn.
Trong công việc, con người rất dễ rơi vào thế cạnh tranh hay xu nịnh lãnh đạo. Thực tế, đây chính là một rào cản vô hình khiến mối quan hệ giữa con người rơi vào tình cảnh bế tắc. Vì vậy, thay vì phải đưa ra những lời nói dối, hãy chủ động góp ý một cách chân thành. Bạn nên thể hiện cho đối phương biết mình chỉ có ý tốt và hãy thật sự cởi mở để họ thấy sự nhiệt thành của bạn.
2. Ứng xử thông minh, khéo léo với cấp trên
Việc ứng xử như thế nào với cấp trên là điều thu hút nhiều sự quan tâm nhất, đặc biệt dành cho những người mới bước chân vào môi trường công sở. Trước hết, hãy chuẩn bị cho mình sự tự tin và thế chủ động để bắt đầu tạo dựng một mối quan hệ tốt đẹp với lãnh đạo. Bạn nên rèn luyện kỹ năng trình bày một vấn đề một cách trực tiếp, thẳng thắn. Trong quá trình giao tiếp, khi đưa ra ý kiến cá nhân cần nói thật rõ ràng, mạch lạc.
Trong trường hợp bị phê bình hay chỉ trích, tuyệt đối không thể hiện thái độ bất thường như cáu giận, lầm lì hay gây tranh cãi. Bởi, điều này sẽ khiến bạn mất điểm trầm trọng và phá vỡ mối quan hệ này. Hãy nhớ rằng, hầu hết những vị lãnh đạo đều muốn có một nhân viên biết cách điều khiển cảm xúc, biết cách lắng nghe và tiếp thu ý kiến từ họ.
3. Tôn trọng đồng nghiệp và cấp dưới
Những người thường xuyên tiếp xúc với bạn là đồng nghiệp và cấp dưới trong công ty. Vì vậy, thể hiện sự tôn trọng họ cũng là một phương thức ứng xử khéo léo mà bạn cần có. Chú ý, đừng quá khoe mẽ bất kỳ điều gì, nhất là việc khoe tiền lương, khoe mối quan hệ với sếp hay tự cho mình là người giỏi giang. Ngược lại, cũng không nên quá tự ti hay thu mình giữa môi trường công sở này.
Đối với cấp dưới, cách tốt nhất để ghi điểm là thường xuyên khích lệ và truyền cảm hứng làm việc cho họ. Như vậy, cấp dưới của bạn sẽ có thêm động lực làm việc và chủ động phát huy khả năng của mình. Điều cần tránh là những ngôn từ xúc phạm hay chỉ trích nặng nề với cấp dưới mắc lỗi. Điều này không chỉ làm xấu đi mối quan hệ giữa bạn và người đó mà còn ảnh hưởng đến mối quan hệ của bạn với toàn bộ cấp dưới. Vì vậy, hãy nhẹ nhàng nhắc nhở và sử dụng những hình phạt công tâm đã được quy định trước đó.
4. Hãy biết cách từ chối với những đề nghị không đúng chuyên môn
Nên tôn trọng và thể hiện sự kính nể đối với người khác một cách phù hợp chứ không nên đáp ứng mọi yêu cầu mà người khác đưa ra cho mình. Bạn có thể trở thành một người giúp việc nơi công sở và trở nên rất thụ động nếu cứ nghe người khác sai bảo. Vì vậy, hãy học các kỹ năng để từ chối một cách khéo léo đối với những yêu cầu vượt ngoài khả năng, quyền hạn hoặc những việc bạn không muốn làm. Đây cũng là một trong những kỹ năng ứng xử khôn khéo trong khi giao tiếp mà bạn nên rèn luyện.
5. Hạn chế tán gẫu quá nhiều
Công sở là môi trường làm việc chứ không phải quán nước để mọi người tới nói chuyện với nhau. Tất nhiên, bạn có thể dành những khoảng thời gian nhỏ để trò chuyện trao đổi công việc nhưng đừng lạm dụng và biến mình thành “bà tám” nơi công sở. Việc nói chuyện quá nhiều trong thời gian làm việc không những khiến bạn mất điểm trong mắt lãnh đạo, đồng nghiệp, cấp dưới mà còn làm giảm hiệu quả việc làm của bản thân cũng như kết quả chung của công ty.
6. Biết kết hợp giữa lắng nghe và tiếp thu
Lắng nghe là kỹ năng mà ai cũng biết khi tham gia vào quá trình giao tiếp. Khi đối phương đang nói, hãy chú ý lắng nghe và cố gắng đừng ngắt lời họ. Tuy nhiên không bạn cũng phải biết cách tiếp thu những gì mình đã nghe được. Lắng nghe và tiếp thu đều rất quan trọng và là kỹ năng ứng xử thông minh mà bạn cần rèn luyện cho mình để sử dụng trong cả công việc và đời sống. Biết cách kết hợp giữa lắng nghe và tiếp thu sẽ giúp bạn chiếm trọn tình cảm của đối phương và thể hiện được bạn là người tinh tế, lịch sự. Điều này cũng chính là chìa khóa mở cánh cổng thành công cho mỗi người.
7. Sử dụng ánh mắt trong giao tiếp
Trong khi giao tiếp, một cách ứng xử thông minh là sử dụng cả lời nói lẫn hành động, cử chỉ và ánh mắt của mình. Đừng nên cúi mặt hay đảo mắt liên tục trong khi nói chuyện vì điều này sẽ khiến người đối diện khó chịu. Hãy nhìn thẳng vào đối phương để thể hiện rằng bạn đang lắng nghe và tôn trọng lời nói của họ. Tuy nhiên cũng đừng nhìn chằm chằm vì ánh mắt sẽ biểu hiện thái độ, cảm xúc của bạn. Hãy nhìn họ bằng một ánh mắt tích cực và thỉnh thoảng nhìn xung quanh để cuộc trò chuyện không bị căng thẳng.
8. Hạn chế làm việc riêng, dùng điện thoại
Sẽ thật khiếm nhã khi tại những cuộc họp hay buổi thảo luận mà điện thoại của bạn liên tục rung chuông ầm ỹ. Tiếng ồn từ điện thoại sẽ gây ảnh hưởng đến những người xung quanh và có thể làm gián đoạn cuộc họp. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng điện thoại của mình đang trong chế độ im lặng trước khi vào buổi họp. Bên cạnh đó, với những cuộc trò chuyện trong cuộc sống hay công việc cũng đừng nên dán mắt vào màn hình điện thoại của mình. Đây được coi là một hành động thiếu sự tôn trọng với người đang nói.
9. Tránh nói xấu, chia bè kết phái trong môi trường công sở
Ở môi trường công sở, có thể bạn sẽ phải nghe thấy những điều tiếng, nói xấu nhau hay gặp những nhóm chia bè kết phái. Tình trạng này là điều tối kỵ và không có doanh nghiệp nào muốn nó xảy ra. Bởi vậy, khi gặp những bất đồng hoặc tranh chấp ở chỗ làm, cách tốt nhất là hãy đối diện và nói thẳng vấn đề với đối phương. Bạn không nên nhẫn nhịn hay nói sau lưng người khác vì nó không giúp giải quyết vấn đề mà còn khiến người xung quanh có ác cảm với bạn.
10. Biết giữ bí mật
Trong quá trình giao tiếp tại công ty, tổ chức hay với khách hàng, đối tác sẽ đem lại cho bạn những mối quan hệ tốt đẹp và hơn thế nữa. Có thể họ sẽ coi bạn là người thân thiết để kể những câu chuyện từ công việc đến đời tư cho bạn. Đây là điều may mắn vì nó thể hiện bạn đang có sự uy tín nhất định và rất được mọi người tin tưởng. Vì vậy, hãy trân trọng những mối quan hệ này bằng cách giữ bí mật tuyệt đối những điều đối phương nói cho mình. Học cách phân biệt những điều nên và không nên kể cho người thứ ba để tránh lan truyền thông tin của người khác.
Có thể thấy, kỹ năng ứng xử là rất thiết yếu mà mỗi người cần rèn luyện để có thể giao tiếp một cách chuyên nghiệp. Sử dụng tốt những kỹ năng được nêu trong bài viết này sẽ giúp bạn nhanh chóng thích ứng với nhiều môi trường mới và góp phần gây dựng những ấn tượng tốt đẹp với mọi người. Hãy cố gắng rèn luyện và học hỏi thêm nhiều kỹ năng hơn nữa để hoàn thiện bản thân một cách chỉnh chu nhất.