Giải thích “BPO là gì?” Cơ hội tương lai sáng lạng của BPO đối với người lao động

Giải thích Business Process Outsourcing - BPO

Tên tiếng Anh đầy đủ của BPO là Business Process Outsourcing có thể hiểu nôm na là gia công quy trình nghiệp vụ. Đây là một hoạt động thỏa thuận trong kinh doanh do một công ty thuê một công ty khác chịu trách nhiệm về hoạt động được lên kế hoạch được thực hiện trong nội bộ hoặc liên quan đến việc chuyển tài sản - nhân viên từ công ty này sang công ty khác. Nguồn gốc của BPO là từ ngành công nghiệp sản xuất. Các nhà sản xuất thuê các công ty khác có thể xử lý các quy trình cụ thể.

Mảng hoạt động nào của doanh nghiệp sẽ cần tới BPO?

Trong nhiều thập kỷ qua, ngành công nghiệp BPO đã mở rộng để cung cấp tới các tổ chức một loạt các chức năng và dịch vụ cực kỳ rộng rãi. Ngày nay, những nhiệm vụ văn phòng thông thường như kế toán, xử lý dữ liệu, xử lý bảng lương hay như các dịch vụ kỹ thuật số gồm tiếp thị truyền thông xã hội và trực tổng đài hỗ trợ khách hàng cũng có thể thuê ngoài. Qua đó, chúng ta thấy rằng độ mở rộng của các chức năng có thể thuê ngoài là rất lớn.

Mặc dù đối với các chức năng phi lõi, các tổ chức vẫn thường thuê ngoài, nhưng thực tế cho thấy họ thuê cả những nhiệm vụ quan trọng. Ví dụ như dịch vụ khách hàng, dịch vụ Ngân hàng - Tài chính và cả những hoạt động liên quan đến công nghệ thông tin. Các tổ chức cũng thuê ngoài đối với những nhiệm vụ chiến lược như việc khai thác dữ liệu và việc phân tích dữ liệu. Đây cũng là hai hoạt động nổi lên như các yếu tố thiết yếu khác trong kinh doanh để chuyển đổi kỹ thuật số và xây dựng lợi thế cạnh tranh trong nền kinh tế kỹ thuật số hiện nay.

Cách thức hoạt động BPO như thế nào?

BPO là công việc được mở rộng đến mọi thể loại doanh nghiệp từ thu lợi nhuận, phi lợi nhuận tới cả văn phòng và cơ quan chính phủ. Vậy bạn đã hiểu BPO là gì rồi chứ? BPO là dịch vụ có chức năng của văn phòng hỗ trợ tới các chức năng kinh doanh nội bộ bao gồm: Công nghệ thông tin, kế toán, nhân sự, xử lý thanh toán, đảm bảo chất lượng.

Ngoài ra còn bao gồm các dịch vụ quan hệ, tiếp thị và bán hàng tới khách hàng. Mặc dù các tổ chức thường thuê ngoài các chức năng nội bộ kể trên, nhưng thực tế họ vẫn thuê cả những nhiệm vụ quan trọng như khai thác và phân tích dữ liệu.

Một CEO của một doanh nghiệp sẽ quyết định việc thuê ngoài một quy trình kinh doanh hay không thông qua nhiều con đường. Ví dụ như các công ty khởi nghiệp thường thuê các chức năng văn phòng vì họ không đủ nguồn lực xây dựng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp. Hoặc cũng thể là thuê các chức năng liên quan hỗ trợ đào tạo.

Đối với một công ty lâu năm, họ có thể thuê ngoài một dịch vụ sau khi đã phân tích và thấy nhà cung cấp thuê ngoài có thể thực hiện nhiệm vụ đó tốt hơn với chi phí cũng thấp hơn. Các chuyên gia quản lý doanh nghiệp xác định và đánh giá chức năng thuê ngoài dựa trên các ưu nhược điểm của việc thuê ngoài để xác định có nên chuyển nhiệm vụ sang cho các nhà cung cấp thuê ngoài hay không?

Một số những lưu ý về BPO

“BPO là gì?” và cơ chế hoạt động của nó đã nằm trong lòng bàn tay của bạn. Vậy tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu một số lưu ý về BPO như sau:

• Các tổ chức thuê ngoài cần có sự tham gia của các nhà điều hành công nghệ thông tin, bảo mật hay pháp lý, tài chính để đảm bảo an ninh và quy định.
• Giám đốc điều hành cần xác định phạm vi công việc được chuyển từ nhân viên nội bộ sang một nhà cung cấp BPO.
• Nắm bắt ba loại BPO phổ biến (KPO, LPO, RPO): KPO là khả năng thực hiện chức năng kinh tế cụ thể hoặc cung cấp kiến thức xung quanh một quy trình. LPO là gia công quy trình pháp lý với các dịch vụ từ soạn thảo pháp lý tới việc thực hiện và ra lời khuyên. RPO đề cập đến chức năng nghiên cứu và phân tích các dịch vụ.

Lợi ích của BPO là gì?

Những lợi ích đem lại của BPO là gì? Chúng ta có thể nhắc đến lợi ích từ dịch vụ BPO như sau:

• Lợi ích tài chính đối với các tổ chức doanh nghiệp sử dụng các dịch vụ từ nhà cung cấp BPO.
• Tính linh hoạt trong hợp đồng BPO cho phép các nhà tổ chức phản ứng tốt hơn với các thay đổi trong thị trường.
• BPO đem lại lợi thế cạnh tranh cho các tổ chức thuê ngoài.
• BPO đem lại chất lượng cao hơn và hiệu suất hoạt động kinh doanh tốt hơn.
• BPO giúp các doanh nghiệp mở rộng phạm vi hoạt động theo cách có hiệu quả về chi phí.

Vấn đề rủi ro tiềm năng của BPO là gì?

Ngoài những lợi ích tích cực mà BPO đem lại cho các nhà doanh nghiệp thì song song cạnh đó vẫn có những vấn đề rủi ro tiềm năng như sau:

• Đối với vi phạm an ninh: Việc tạo kết nối công nghệ là việc cần có giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp dịch vụ. Vì thế các dữ liệu nhạy cảm có thể bị khai thác bởi các tác nhân xấu.
• Doanh nghiệp không dự đoán được chi phí cao hơn: Vì các tổ chức có thể đánh giá thấp số lượng công việc vì thế họ không thể tính toán toàn bộ chi phí của hợp đồng với nhà cung cấp BPO.
• Đối với vấn đề thách thức về mối quan hệ: Các tổ chức có thể thấy những rào cản về văn hóa để có mối quan hệ đối tác kinh doanh mạnh mẽ cũng như các vấn đề cản trở các tổ chức tuyển dụng nhìn nhận lợi ích trong hợp đồng BPO. 
• Đối với vấn đề phụ thuộc quá nhiều BPO: Một tổ chức thuê ngoài sẽ bị ràng buộc chức năng hoặc dịch vụ đối với công việc cụ thể mà họ được giao.

BPO và tiềm năng tương lai cho người lao động

Các ngành nghề BPO diễn ra mạnh mẽ và cũng cho thấy mức tăng trưởng trong lĩnh vực này ở những năm sắp tới. Nhiều công ty đang tìm cách bắt đầu và mở rộng hoạt động hiện tại của họ. BPO có khá nhiều lựa chọn vị trí công việc cho bạn. Và để có thể là một BPO có uy tín, bạn cũng cần những kỹ năng quan trọng kể ngay sau đây trước khi bước chân vào nghề này. Những kỹ năng đó có thể nói đến: 

• Kỹ năng duy trì kiến thức.
• Tinh thần chú ý đến chi tiết.
• Kỹ năng tổ chức công việc tốt.
• Có kỹ năng mềm linh hoạt và thân thiện.
• Khả năng bình tĩnh trước áp lực công việc.
• Có kỹ năng giao tiếp đạt hiệu quả.
• Kỹ năng thực hiện tiến độ công việc tốc độ.
• Khả năng sáng tạo cao.

Tổng kết

Với những thông tin chúng tôi đưa ra liên quan tới câu hỏi “BPO là gì?”, hy vọng có thể giúp bạn đọc nắm bắt được về BPO. Từ đó có được định hướng cho bản thân mình trong công việc, nghề nghiệp muốn theo đuổi ở tương lai.