Best regards là gì? Những lưu ý khi sử dụng Best regards trong viết Email

Best regards là gì? 

Với những người thường xuyên sử dụng Email để viết thư, có lẽ họ cũng đã từng nhìn thấy thuật ngữ Best regards. Tuy nhiên, không phải ai cũng thực sự hiểu rõ được ý nghĩa cũng như cách sử dụng của thuật ngữ này. 

Từ “Regards” mang nghĩa là trân trọng, khi kết hợp với “Best” thì có nghĩa là trân trọng nhất. Cụm từ này thể hiện được sự chuyên nghiệp, lịch thiệp và nghiêm túc nhưng lại thân thiết. Có thể nói, đây là cụm từ khá an toàn vì nó thể hiện được tình cảm ở mức độ vừa phải mà không quá cứng nhắc. 

So với một số từ hay cụm từ có nghĩa tương đồng khác thì cụm từ này chính là thuật ngữ được phổ biến hơn cả. Ngoài ra nó, nó cũng thương được kết hợp với từ “Thanks” để càng tăng thêm h sự biết ơn và trang trọng. 

Thanks and best regards hiểu nôm na sang tiếng Việt là Cảm ơn và trân trọng. Thông thường, cụm từ này sẽ sử dụng trong văn phòng nghiêm túc, có thể là khi gửi cho các đối tác, cho khách hàng và các nhà tuyển dụng,… Cũng tương tự như best regard, thì cụm từ này cũng sẽ được trình bày ở phần ký tên của người viết. 

Cách phân biệt Best regards với Kind regards 

Best regard đã được chúng tôi đề cập ở phần trên. Vậy cụm từ này khác gì với Kind regards và khi nào nên sử dụng hai cụm từ đó? 

Khi nào nên sử dụng Best Regards?

Best regard thường được viết trong phần ký tên cuối thư nhưng mang nghĩa ít trang trọng hơn. Đây là một cụm từ khá an toàn, thân thiện và thể hiện sự tôn trọng đối với khách hàng mà bạn có thể sử dụng trong rất nhiều tình huống khác nhau.

Cụm từ này trung lập và truyền đạt sự tôn trọng mà không nhất thiết là phải có mối quan hệ vượt ra ngoài những gì bạn đã xây dựng với người nhận thư. Dưới đây là các các trường hợp bạn có thể sử dụng cụm từ trên. 

• Khi viết email cho khách hàng hiện tại
• Khi nói chuyện với những nhà cung cấp bạn mà đã làm việc với họ hơn 3 tháng
• Với khách hàng tiềm năng mà bạn trò chuyện thường xuyên, bạn cũng có thể áp dụng cụm từ này
• Trao đổi qua mail với các đồng nghiệp trong tổ chức 
• Trong mọi trường hợp nếu đối phương thiết lập một ngữ điệu bình thường và thoải mái hơn qua email

Một số từ và cụm từ có thể thay thế chính thức hoặc không chính thức cho Best regard đó chính là: 

• Best 
• Respectfully
• All the best
• Thank you
• Thanks again
• Thank you for your time
• Thanks in advance
• Cheers
• Talk soon
• Looking forward to hearing from you
• Have a wonderful day/weekend
• Looking forward to our next conversation
• Happy weekend
• Reach out with questions
• Let me know if you need anything

Khi nào nên dùng Kind Regards? 

“Kind Regards” là một phiên bản khác trang trọng hơn của “Best Regard”. Bạn có thể dùng cụm từ này trong khi viết các email giới thiệu, tiếp cận hay khám phá. Trong thư tín kinh doanh, cụm từ “Kind Regards” là một cụm từ có cách chuyên nghiệp và phù hợp để kết thúc một email.

Một số tình huống mà bạn nên sử dụng “Kind Regards”:

• Sử dụng cụm từ này khi tiến hành tiếp cận một cách ấm áp
• Khi ở trong giai đoạn đầu giao tiếp với khách hàng tiềm năng (đặc biệt là trong trường hợp họ không trả lời email của bạn)
• Khi gửi email cho một giám đốc điều hành tại một công ty vào bất cứ lúc nào
• Khi giới thiệu bản thân với những người bạn quen xã giao hoặc bạn bè quen biết ở đại học
• Khi bạn không biết là mình nên dùng phương thức sign-off nào

Ngoài ra, trong trường hợp bạn đã xây dựng được một mối quan hệ làm việc chặt chẽ hơn với các đối tác kinh doanh, bạn có thể loại bỏ hoàn toàn từ “Kind” và “Best” thay vào đó chỉ dùng “Regards”. Mặc dù điều này khiến một số chuyên gia cảm thấy khá xa cách nhưng đây chính là một lựa chọn thay thế thú vị. Dưới đây là một ví dụ về sự thay thế cho “Kind Regards” trong khi viết email:

• Sincerely thanks 
• Cordially
• Many thanks
• Take care
• Respectfully
• Sending you the best
• Thank you for reading
• With gratitude
• With appreciation

Một số lưu ý khi sử dụng Best regards trong quá trình viết Email 

Trong thời kỳ kinh tế mở cửa hội nhập đa quốc gia như hiện nay, tiếng Anh đang là một trong những yêu cầu then chốt trong tất cả các lĩnh vực. Và dường như việc viết Email bằng tiếng Anh cũng trở nên khá phổ biến trong thời gian gần đây. 

Email là phương tiện liên lạc chính thức được sử dụng để liên lạc với nhau trong quá trình trao đổi về công việc, cuộc sống,... Do đó, các bạn cần bỏ túi cho bản thân mình những kinh nghiệm cũng như bí quyết ngay từ bây giờ để tạo ra được một bức thư Email đầy thuyết phục và chuyên nghiệp. Và các bạn cũng nên tham khảo thêm về cách tạo email, và cách gmail đăng nhập mới nhất tại đây nhé.

Đối với việc kết thúc email, khi bạn sử dụng bất kỳ hay bất kỳ một từ hay cụm từ nào có nghĩa tương đồng thì cũng cần phải lưu ý thật kỹ một số chú ý dưới đây để thể hiện mình là một người chuyên nghiệp và có hiểu biết. 

Không in đậm và viết in hoa

Một lưu ý quan trọng khi viết phần kết này là bạn không được phép in đậm và viết in hoa. Có nhiều người cho rằng việc in hoa hay tô đậm giống như việc đang cố gắng nhấn mạnh được phần thông tin đó và bày tỏ sự tôn trọng, biết ơn lớn với đối phương. Tuy nhiên điều rằng có thể khiến người nhận thư cảm giác như họ đang bị bạn nói to hay hét lên mặt. Tức là họ không hề cảm nhận được sự trân trọng hay biết ơn gì mà chỉ thấy bạn đang thiếu chuyên nghiệp và có thái độ không hòa nhã. 

Thực tế có nhiều nhà tuyển dụng đã chia sẻ nhiều về vấn đề các ứng viên khi gửi thư xin việc cũng thường in đậm hoặc in hoa một cách bừa bãi khiến cho họ cảm thấy phản cảm và không hứng thú gì đến bức thư xin việc đó nữa. Do đó, bạn cần chú ý điều này nhất là trong quá trình xin việc để đạt hiệu quả tốt nhất! 

Không sử dụng biểu tượng cảm xúc

Một điều tối kỵ trong quá trình viết email là sử dụng biểu tượng cảm xúc. Tuy nhiên, đây lại là vấn đề mà nhiều người hay mắc phải. Bạn thử tưởng tượng, trong một bức thư đang bàn về việc làm ăn rất nghiêm túc nhưng cuối thư lại xuất hiện một hình biểu tượng cười cười bên cạnh từ Regards thì sẽ thế nào? 

Điều này thể hiện sự thiếu nghiêm túc đối với đối tác và cho thấy sự thiếu hiểu biết của bạn. Do đó, nếu bạn đang có suy nghĩ sử dụng biểu tượng cảm xúc sẽ thể hiện được sự thân thiện thì hãy bỏ ngay ý định đó đi nếu không muốn bị đánh giá không tốt. 

Tổng kết 

Qua bài viết này, chúng ta đã hiểu thêm về một kiến thức mới trong khi viết thư qua email. Bạn nên sử dụng Best Regards, Kind regards hoặc các từ hay cụm từ tương đồng trong khi viết email để đạt được sự chuyên nghiệp nhất!