Cách để viết một tiêu đề email xin việc ấn tượng
Tiêu đề email là gì?
Tiêu đề email hay chính là phần đầu khi soạn thảo email mới để gửi đi. Tiêu đề email chính là ấn tượng đầu tiên với nhà tuyển dụng để họ có thể tạm thời hình dung trước về nội dung và mục đích của email gửi tới. Đây là một phần rất quan trọng và sẽ một phần tác động đến quyết định của nhà tuyển dụng có cho ứng viên cơ hội để đến phỏng vấn tại công ty hay không vì thế cần phải hết sức để ý đến tiêu đề email.
Vì sao tiêu đề email lại quan trọng?
Mọi người vẫn thường nghĩa tiêu đề email không quan trọng nhưng trên thực tế đây là một phần không thể thiếu đối với các email xin việc và cần phải hết sức chú trọng đến phần tiêu đề này. Một số vai trò của tiêu đề email như sau:
Giúp email đến đúng địa chỉ, không bị vào thùng rác: Thông thường những email không có tiêu đề thường có nguy cơ bị chuyển thẳng vào mục thư rác mà nhà tuyển dụng sẽ không thể thấy và đọc được.
Quyết định việc nhà tuyển dụng có mở email hay không: Đối với hộp thư của nhà tuyển dụng sẽ có rất nhiều thư đến và đi nếu không muốn cho thư của bạn bị trôi mất thì tiêu đề email rất quan trọng. Vì họ sẽ lướt một lượt và chú ý đến những tiêu đề email chứ không click vào từng email để đọc nội dung. Họ sẽ xem tiêu đề rồi mới đến phần đọc nội dung tránh để sót những thông tin quan trọng.
Thể hiện sự chuyên nghiệp của ứng viên: Nếu là một ứng viên chuyên nghiệp thì bạn cần phải ghi rõ tiêu đề email, vì hiện nay những cuộc trao đổi, thảo luận, đàm phán diễn ra qua email cũng đề có tiêu đề chứ không phải gửi mỗi nội dung không. Nếu bạn có tiêu đề email thì chắc chắn nhà tuyển dụng sẽ đánh giá cao sự cẩn trọng của bạn.
Tạo ấn tượng tích cực đầu tiên: Chưa cần phải mở CV để đọc chi tiết mà chỉ cần đọc qua tiêu đề và lướt phần nội dung là nhà tuyển dụng đã có thể đánh giá phần nào về khả năng của bạn đối với vị trí ứng tuyển. Một tiêu đề chỉn chu chắc chắn sẽ được “chấm điểm” cao hơn so với những email không có tiêu đề, tiêu đề sai hoặc có sự nhầm lẫn.
Độ dài tiêu đề email như thế nào là lý tưởng?
Tiêu đề email vẫn thường được ví như "trang bìa" của cuốn sách và thể hiện đúng trách nhiệm để nhà tuyển dụng nắm bắt được những thông tin cơ bản như: ai gửi email, gửi để làm gì, ứng tuyển vị trí nào. Tiêu đề email xin việc không thể viết dài lê thê mà cần giới hạn độ dài để khi kiểm tra trên điện thoại hay máy tính thì giao diện cũng sẽ nhìn thấy được hết nội dung của email thay vì thông tin bị mất phía sau: Một tiêu đề email xin việc lý tưởng là không nên quá dài, chỉ giới hạn tối đa 10 chữ trừ các vị trí ứng tuyển có tên dài thì có thể dùng cách viết tắt hoặc lược bỏ một cách phù hợp. Lưu ý đối với những trường hợp viết tắt thì có thể xem cách nhà tuyển dụng viết trong JD, tin đăng tuyển hoặc cách viết tắt được công nhận rộng rãi.
Cách viết tiêu đề email ấn tượng
1. Bắt đầu bằng những từ quan trọng nhất
Theo số liệu thống kê, hiện nay, một lượng lớn khoảng 50% email được đọc trên điện thoại di động nên bạn không thể tính toán được chuyên viên tuyển dụng sẽ đọc được tổng cộng bao nhiêu từ của tiêu đề trên điện thoại thông minh của họ và cũng không thể biết họ có nhấn vào đọc nội dung hay không vì thế hãy đưa thông tin quan trọng nhất vào đầu tiêu đề email.
2. Rõ ràng và cụ thể
Các chuyên viên tuyển dụng chỉ mất khoảng 6 giây để lướt xem một email được gửi tới vì vậy họ dành sẽ có rất ít thời gian để duyệt email của người tìm việc. Vì thế, dòng tiêu đề được cho là phần để bạn giới thiệu bạn là ai và đang tìm kiếm gì mà nhà tuyển dụng không cần mở email cũng nắm bắt được. Đừng viết những tiêu đề mơ hồ như “Thư ngỏ tìm việc” mà hãy trực tiếp vào thẳng vấn đề bạn đang muốn ứng tuyển vào vị trí nào.
3. Sử dụng từ khóa chuẩn chỉnh
Các chuyên viên tuyển dụng thường thiết lập các bộ lọc và thư mục để quản lý email một cách khoa học vì hàng ngày họ phải nhận hàng trăm email đi và đến. Đó là lý do vì sao bạn nên sử dụng những từ khóa chuẩn như “Thư ứng tuyển”, “Hồ sơ xin việc” để bộ lọc tự làm việc và sẽ giúp cho email của bạn sớm được tìm thấy dù đọc sau.
4. Tiêu đề bao gồm chức danh và tên của bạn
Đối với hồ sơ xin việc tiêu chuẩn thì yêu cầu tiêu chuẩn và quan trọng nhất cần phải đưa vào tiêu đề email chính là tên của bạn và vị trí ứng tuyển công việc. Nếu như thiếu những thông tin này thì nhà tuyển dụng có thể sẽ phải bỏ thêm thời gian để ấn vào xem nội dung của email để hiểu được.
5. Liệt kê chứng nhận cho thấy bạn đủ tiêu chuẩn
Tiêu đề nên là nơi để ứng viên làm nổi bật bản thân và nhanh chóng thu hút ánh mắt nhà tuyển dụng nên nếu như có các chữ viết tắt để thể hiện trình độ học vị của bạn thì cũng nên thể hiện ở phần tiêu đề của email, như vậy nhà tuyển dụng cũng sẽ cảm thấy bị thu hút và tò mò về những chứng chỉ của bạn.
6. Nhớ thêm tên của người đề cử giới thiệu bạn
Phần tiêu đề rất quan trọng nhưng trong tiêu đề sẽ có một số thông tin không thể đưa vào tiêu đề nên trong phần nội dung bạn nhớ thêm tên của người giới thiệu bạn vào vị trí ứng tuyển đó, hoặc cũng có thể đặt tên người đó ngay trong phần tiêu đề để nhà tuyển dụng nhận ra.
8. Không dùng toàn CHỮ IN HOA
Nhiều người vẫn nghĩ dùng toàn chữ in hoa sẽ thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng nhưng trên thực tế đấy lại là sai quy cách. Nếu như in hoa toàn bộ sẽ khiến nhà tuyển dụng cảm thấy lo lắng, mệt mỏi và bồi hồi vì nghĩ đó là một email gì cấp bách lắm. Nên đừng sử dụng toàn bộ chữ in hoa trong tiêu đề.
Tiêu đều của email là phần rất quan trọng không thể thiếu và sẽ gây ấn tượng đối với nhà tuyển dụng ngay từ khi đọc email. Vì thế, cần phải hết sức tỉ mỉ, chăm chút đến tiêu đề email thì sẽ tạo được ấn tượng ban đầu với nhà tuyển dụng.