Workflow là gì? Những lợi ích mà Workflow đem đến cho doanh nghiệp
BÀI LIÊN QUAN
Workshop là gì? Các bước tổ chức một buổi Workshop thành côngWorkplace là gì? Tại sao Workplace lại phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏCo worker là gì? Các kiểu co woker bạn nên có trong công việcWorkflow là gì?
Nếu ta tách nghĩa ra thì “Work” ở đây có nghĩa là công việc còn “flow” là dòng chảy. Hai từ này khi ghép lại được hiểu như một luồng công việc hay quy trình công việc bao gồm chi tiết những nhiệm vụ được sắp xếp theo một trật tự có hệ thống chuẩn hóa. Từ đây, mọi người có thể theo dõi và nắm bắt được vai trò của mình.
Việc sử dụng quy trình công việc sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thành công việc một cách nhanh chóng theo đúng trật tự đã được đưa ra trước đó từ đó làm tăng hiệu suất hoạt động và giảm thiểu tối đa tình trạng sai sót, tiết kiệm nhiều thời gian cũng như nâng cao chất lượng toàn diện.
Một ví dụ về Workflow được cài đặt sẵn trong quy trình bán hàng: Hệ thống sẽ tự động gửi email kèm hóa đơn mua hàng đến cho khách. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian đáng kể đồng thời còn mang tính chính xác cao, giảm thiểu tình trạng sai đơn hàng.
Một ví dụ khác về Workflow được thiết lập vào bộ phận Telesale: Đối với các vấn đề khó khăn mà các nhân viên chăm sóc khách hàng không có khả năng giải quyết, hệ thống sẽ tự động gửi email bàn giao cho các phòng ban liên quan, chẳng hạn như Marketing, kế toán hay kỹ thuật,...
Lợi ích của Workflow là gì đối với doanh nghiệp
Việc hiểu rõ về Work flow là gì và áp dụng vào công việc sẽ đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Nó giúp tối giản hóa quy trình đồng thời đem lại hiệu quả cao nhất. Cùng chúng tôi đi tìm hiểu về lợi ích của Workflow dưới đây nhé!
Thiết lập quy trình công việc trực quan nhất
Lợi ích đầu tiên mà Workflow chính là cung cấp cho các doanh nghiệp một bản sơ đồ quy trình làm việc logic, trực quan. Mọi nhiệm vụ sẽ được sắp xếp một cách rõ ràng. Việc áp dụng theo phương pháp này cũng nhằm tránh tối đa tình trạng sai sót trong các trường hợp công việc bị quá tải.
Vận dụng Workflow để truyền tải theo sơ đồ trực quan còn giúp kích thích trí nhớ người dùng, từ đó cũng giúp ghi nhận nhiệm vụ nhanh chóng và áp dụng làm việc dễ dàng hơn.
Loại bỏ các nhiệm vụ dư thừa
Đối với những doanh nghiệp quy mô lớn, lượng công việc rất nhiều, do đó các khâu hoạt động sẽ vô cùng dày đặc và phức tạp. Một khi nhà lãnh đạo cần nắm bắt kỹ càng về Workflow để áp dụng vẽ sơ đồ quy trình làm việc cho công ty. Điều này sẽ giúp mọi thứ được đơn giản hóa và kiểm soát vận hành dễ dàng hơn.
Tăng cường trách nhiệm
Doanh nghiệp cũng cần nắm bắt rõ khái niệm “Workflow là gì?” và vận hành vào công việc theo mô hình qua đó giúp nâng cao tinh thần tự giác và trách nhiệm của toàn thể nhân viên. Mỗi người sẽ xác định rõ vai trò cũng như nhiệm vụ của mình để có thể hoàn thành đúng tiến độ quy trình đã đặt ra.
Đưa công việc vào trật tự
Với Workflow, bạn sẽ dễ dàng đưa công việc của mình vào một cách trật tự. Bạn nên đặt ra những câu hỏi cụ thể như sau:
- Cách bắt đầu một công việc thế nào?
- Cách thực hiện công việc đó thế nào?
- Những mục tiêu quan trọng cần nắm được?
- Cách tránh tối đa những lỗi sai trong quá trình làm việc?
Giảm chi phí vận hành
Việc áp dụng sơ đồ Workflow hỗ trợ doanh nghiệp nhận biết đâu là những phương án tốt nhất và hợp lý để phát triển các công việc kinh doanh. Từ đó, trật tự những quy trình cũng được đơn giản hóa để có thể đẩy nhanh tiến độ hoàn thành. Điều này còn giúp cho các tổ chức giảm chi phí tối đa và tăng lợi nhuận.
Các bước xây dựng một Workflow là gì?
Dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết từng thao tác để xây dựng một Workflow.
Xác định nguồn dữ liệu
Để xây dựng nên một Workflow, bạn cần nắm bắt rõ cách thức hoạt động của nó này diễn ra như thế nào? Đồng thời, Workflow cũng phải thể hiện cụ thể từng cá nhân với những nhiệm vụ nào và ai là người phê duyệt chúng?
Tất cả nguồn dữ liệu sẽ hình thành nên một trình tự công việc và thiết lập giới hạn người tham gia. Quan trọng hơn, trước khi tạo Workflow, bạn cần thảo luận với những người đóng góp vào quy trình này và tìm ra những khó khăn họ đang mắc phải khi vận hành phương pháp hiện tại.
Liệt kê nhiệm vụ cần làm
Sau khi hoàn thành bước xác định nguồn dữ liệu thì bạn bắt đầu lên một list những nhiệm vụ cần thực hiện nối tiếp nhau. Nếu Workflow quá phức tạp thì sẽ có dạng một biểu đồ kèm theo là chuỗi công việc liên kết song song. Chính vì vậy, người dùng cũng cần xác định rõ mục tiêu, cấu trúc dữ liệu để có thể thiết kế nên một quy trình tương ứng.
Phân công người chịu trách nhiệm cho từng bước
Bạn cần xem xét những cá nhân nào phù hợp nhất để lựa chọn tham gia vào quy trình Workflow. Một số công việc sẽ tự động chuyển sang các thao tác tiếp theo mà không cần cho phép và một số ít thì phải có người phê duyệt mới được tiếp tục vận hành.
Thiết kế sơ đồ Workflow
Bước tiếp theo là bạn cần lên ý tưởng thiết kế sơ đồ Workflow sao cho phù hợp với quy trình làm việc. Sơ đồ này sẽ giúp mọi người hình dung một cách trực quan các nhiệm vụ để dễ dàng thực hiện hơn. Đồng thời, bạn cũng có thể theo dõi chi tiết thời gian thực để có thể hoàn thành đúng tiến độ.
Bạn cũng có thể lựa chọn một công cụ tạo workflow trong trường hợp không giỏi trong việc vẽ mô hình này bằng tay. Phần mềm Workflow có sẵn những tính năng tiện ích, cho phép người dùng có thể thiết kế sơ đồ tùy ý bất kể quy trình có phức tạp đến đâu.
Kiểm tra Workflow đã tạo
Đây là khâu cực kỳ quan trọng để nhận xét cũng như kiểm tra workflow mà bạn tạo có đi vào vận hành tốt hay không? Việc này cần sự hợp tác của các thành viên cùng tham gia trong quá trình vận hành. Một chương trình chạy thử sẽ giúp cho mọi người đánh giá chi tiết hơn trong việc tìm ra những điểm dư thừa để có thể loại bỏ cũng như giữ lại những bước cần thiết.
Hướng dẫn tổ chức áp dụng quy trình làm việc mới
Việc mở ra một buổi đào tạo Workflow để mọi người áp dụng mô hình này vào quy trình làm việc sẽ giúp họ trở nên tự tin hơn. Bên cạnh đó, bước này cũng cần bạn chia sẻ cách tạo lập một Workflow hoàn chỉnh để các học viên có thể nắm bắt rõ ràng, trực quan.
Triển khai quy trình công việc mới
Cuối cùng, bạn cần phải chạy thử nghiệm một lần nữa quy trình Workflow để chắc chắn không xảy ra sai sót khi vận hành. Việc làm này nên chọn ra một nhóm nhỏ để áp dụng trong khoảng thời gian nhất định. Khi đó, bạn sẽ có được một kết quả đánh giá chính xác nhằm tiếp tục duy trì Workflow hay rút lại để điều chỉnh nó hoàn hảo hơn.
