Project Coordinator là gì? Nhiệm vụ của nhân viên điều phối dự án bạn cần biết

Những thông tin tổng quát về vị trí Project Coordinator

Project Coordinator là một cụm từ tiếng anh mô tả nghề nghiệp điều phối viên dự án, đây được xem là những người sẽ làm những công việc cùng với người quản lý dự án, những điều phối viên dự án sẽ là người chịu trách nhiệm giám sát và quản lý những giai đoạn cụ thể của một dự án đầu tư rộng lớn hơn cùng với việc quản lý dự án - Project Management.

Những người quản lý dự án sẽ giám sát toàn bộ dự án nhưng điều phối dự án có thể làm việc trên nhiều phương diện khác nhau của một dự án và tùy thuộc vào phạm vi cũng như bản chất của nó. Người điều phối viên dự án làm một nhiệm vụ quan trọng của nhóm tổ chức dự án - OPM.

Được biết những người chuyên gia này làm việc dưới một người quản lý dự án cũng như giúp đảm bảo được những dự án này được hoàn thành một cách đúng hạn và trong những ngân sách đã được dự trù trước. Một công việc điều phối viên dự án chính là một công việc lý tưởng dành cho những ai yêu thích môi trường làm việc có nhịp độ nhanh chóng và tràn đầy thách thức. Chức vụ công việc này còn liên quan tới đa tác vụ và người điều phối nhiều khía cạnh đa dạng khác nhau thuộc dự án đó cùng một lúc.

Điều phối viên dự án làm việc trong một số những ngành công nghiệp gồm công nghệ thông tin, nông lâm ngư nghiệp, viễn thông, kỹ thuật, y tế và xây dựng. Dù cho công việc điều phối viên dự án chủ yếu gồm những dự án điều phối nhưng có nhiệm vụ chi tiết nhất có thể được thay đổi tùy thuộc vào những nhu cầu của những người quản lý tổ chức và dự án.

Hiện những công việc quản lý dự án hiện đang có những nhu cầu cao và được xem là một số công việc cấp cao được quảng bá phổ biến nhất trong nhiều ngành, khi nhu cầu về những nhà quản lý dự án tiếp tục tăng cao lên và nhu cầu về điều phối viên của dự án hỗ trợ họ cũng sẽ tăng cao lên.

Công việc chính của một người điều phối viên dự án chính là trợ giúp người quản lý dự án, mặc dù người quản lý dự án chịu toàn bộ những trách nhiệm cuối cùng trong dự án của doanh nghiệp, nhưng người điều phối viên của dự án chính là người đảm bảo toàn bộ những khía cạnh của dự án được vận hành trơn tru và có hiệu quả hơn.

Điều phối viên dự án làm việc cùng những thành viên khác nhau của nhóm dự án và những khách hàng để phát triển được timeline, tạo nên lịch trình và có thể giám sát được tiến độ, từ đó đảm bảo được những mục tiêu được đáp ứng đúng hạn nhất.

Những người điều phối viên của dự án sử dụng những bảng tính để theo dõi sát sao ngân sách, những thông tin khác và ngày tháng. Họ phải thực hiện những nhiệm vụ hành chính như đặt hàng vật tư của văn phòng, những sổ sách kế toán và thanh toán cho nó.

Những chuyên gia này cũng là người chịu toàn bộ những trách nhiệm điều phối, tham gia vào những cuộc họp và phát triển, xây dựng chiến lược của dự án, kế hoạch đã được lên sẵn dựa trên những phương pháp mang tên Gantt chart và dùng những công cụ quản lý dự án như basecamp, redmine… để có một quá trình giám sát được diễn ra chính xác và nhanh chóng hơn.

Mô tả những công việc của người điều phối viên dự án

Điều phối viên dự án là một vị trí vô cùng quan trọng vì vậy những công việc và nhiệm vụ hàng ngày mà vị trí này phải làm cũng rất quan trọng.

Tổng quát những nhiệm vụ và công việc của điều phối viên dự án

Một người điều phối viên dự án về cơ bản sẽ phải thực hiện những công việc đó là:

• Điều phối viên dự án có vai trò và công việc quan trọng trong những hoạt động bổ trợ cho trưởng ban quản lý của dự án.

• Lập ra kế hoạch và những đề án nhằm xây dựng, triển khai thêm những thủ tục theo yêu cầu công việc, song song với nó là lập hồ sơ điều phối, hồ sơ mời thầu, dự thầu hoặc lựa chọn nhà thầu phù hợp nhất.

• Định hình lại những khó khăn và đưa ra được những giải pháp quản lý rủi ro và vấn đề.

• Lập báo cáo định kỳ theo những yêu cầu của cấp trên.

Chi tiết hóa những mô tả của công việc điều phối viên của dự án

Những người điều phối viên của dự án nên có khả năng xử lý được những nhiệm vụ linh hoạt để đạt được những hiệu quả tốt nhất còn bao gồm tổ chức, lập kế hoạch, theo dõi tiến độ, lưu trữ hồ sơ, cập nhật những thành viên các đối tác và trong nhóm, theo dõi giấy tờ, quản lý luồng thông tin.

Điều phối viên dự án phải đa nhiệm vì họ thường sẽ được yêu cầu thực hiện những nhiệm vụ khác nhau mỗi ngày, dựa theo những vai trò cụ thể khác nhau giữa những công ty mà người điều phối viên dự án sẽ có được những nhiệm vụ khác nhau.

Thông thường thì những người Project Coordinator dự kiến một lịch trình đã được thiết kế sẵn để có thể đáp ứng những thời gian và trao đổi với những thành viên trong nhóm về lịch trình đó và theo dõi công việc để có thể đảm bảo được điều này đang đi đúng tiến độ.

Khi có thêm vấn đề phát sinh ra hoặc nếu như công việc bị chậm tiến độ cũng như điều phối viên dự án có được trách nhiệm là thực hiện được những điều chỉnh thiết thực và quan trọng từ đó có thể liên lạc với người quản lý dự án cũng như những thành viên trong nhóm về vấn đề này.

Trách nhiệm của những người điều phối viên dự án gồm làm việc phối hợp chặt chẽ với người quản lý dự án để có thể chuẩn bị thêm những kế hoạch hành động toàn diện nhất gồm những nguồn lực, ngân sách, khung thời gian cho những dự án. Bạn sẽ thực hiện những nhiệm vụ phối hợp không giống nhau, như sự quản lý những rủi ro và lịch trình, cùng với những nhiệm vụ hành chính cũng như duy trì được tài liệu dự án cũng như xử lý những truy vấn tài chính.

Để có thể thành công được với vai trò này bạn nên trang bị đủ những kỹ năng quản lý thời gian cũng như giao tiếp tuyệt vời nhất, khi bạn cộng tác cùng khách hàng cũng như những nhóm nội bộ để có thể đưa ra được kết quả đúng hạn nhất, trong phạm vi ngân sách và có thể đáp ứng được những tiêu chuẩn chất lượng cao nhất, cụ thể là những trách nhiệm mà một người điều phối viên của dự án sẽ phải chịu toàn bộ những trách nhiệm.

• Chắc chắn nhu cầu của khách hàng được đáp ứng đủ nhất khi phát triển những dự án.

• Giảm thiểu những rủi ro.

• Phát hành toàn bộ những thủ tục giấy tờ pháp lý thích hợp.

• Đảm bảo những yêu cầu và tiêu chuẩn đã được đáp ứng thông qua việc tiến hành những thử nghiệm để đảm bảo được chất lượng.

Những vị trí điều phối dự án cũng như những điều mà bạn cần biết

Những điều kiện và yêu cầu trong vị trí Project Coordinator

• Về bằng cấp

Dù cho thường không có quá nhiều yêu cầu về bằng cấp cụ thể nhưng bằng cử nhân của chương trình cử nhân cũng có thể giúp cho ứng viên tìm việc được dễ dàng hơn nhiều. Bằng cấp về kinh doanh, truyền thông, quản lý kinh doanh hoặc những lĩnh vực tương tự khác có thể cung cấp thêm được những kỹ năng cần thiết. Ngoài ra nhà tuyển dụng tìm kiếm được chuyên môn trong phần mềm được sử dụng bởi những chuyên gia giỏi trong lĩnh vực này, bạn còn có thể có được những chứng chỉ quản lý dự án PMP để có thể dễ dàng ứng tuyển vào những vị trí này và những chứng chỉ thể hiện được năng lực trình độ chuyên môn của bạn.

Để có thể thành công trong công việc điều phối viên dự án thì điều quan trọng là phải có được những phẩm chất cũng như những kỹ năng nhất định có thể sẽ đảm bảo được sự thành công của bạn, bởi vì những điều phối viên dự án đã được dự kiến là đa nhiệm vụ, họ còn phải có được những kỹ năng tổ chức cũng như giao tiếp được tuyệt vời. Những đặc điểm mong muốn khác còn bao gồm tự động viên, chu đáo, thích nghi và đáng tin cậy.

Hầu như những nhà tuyển dụng yêu cầu một số lượng giáo dục hoặc có kinh nghiệm làm việc nhất định nhất để có thể được xem xét làm vị trí điều phối viên dự án, để có thể hoàn thành những nhiệm vụ hành chính thì điều phối viên của dự án cần có được những kỹ năng kế toán, kĩ năng toán học, bảng tính cơ bản, xử lý văn bản. Một số những nhà tuyển dụng đòi hỏi chuyên môn cao và kiến thức chuyên sâu cụ thể là tốt.

• Về năng lực và kỹ năng

Để đảm nhiệm được vai trò này thì một điều phối viên của dự án, chuyên môn bằng cấp là một chuyện mà bạn cần phải có thêm một số những năng lực và kỹ năng khác, một số những kỹ năng cụ thể cần thiết cho dòng công việc này gồm:

Truyền thông: Để duy trì và phát triển lịch trình, điều phối viên dự án nên nhận thức được những thách thức cũng như trở ngại mà những thành viên trong nhóm có thể gặp phải và những thành viên trong nhóm nên nhận thức được những kỳ vọng của những điều phối viên dự án.

Giải quyết được những vấn đề: Những dự án hiếm khi đi đúng được kế hoạch và những nhà quản lý dự án tốt nhất kết hợp vào kế hoạch dự phòng, trước khi phát sinh vấn đề họ có kế hoạch sẵn sàng để thực hiện những chiến lược phù hợp.

Hy vọng với những kiến thức trong bài đã đem tới được cho bạn những thông tin quan trọng nhất xoay quanh thuật ngữ này nhé.