Điều phối viên là gì? Các kỹ năng cần có của một điều phối viên là gì?

Điều phối viên là gì? Ai mới được gọi là điều phối viên?

Điều phối viên là công việc sắp xếp lịch làm việc, điều hướng công việc, lập danh sách công việc cần làm để mọi việc diễn ra đúng quy trình và thuận lợi. Nhờ có điều phối viên, công việc trở nên trật tự, có trước có sau và dễ dàng quản lý các khâu trong công việc hơn.

Để trở thành một điều phối viên giỏi bạn cần rạch ròi giữa việc công và việc tư. Điều phối viên tốt có cho họ cái nhìn khách quan nhất về phần chia công việc. Đây là công việc đòi hỏi sự nỗ lực và khả năng thích ứng cao.

Công việc cụ thể của điều phối viên là gì?

Nhiệm vụ đối ngoại

Điều phối viên là người đầu tiên thực hiện những liên hệ, kết nối với đối tác để thực hiện các dự án hợp tác giữa hai bên. Cụ thể công việc như sau:

• Xây dựng kế hoạch, chính sách và kết hợp nhiều hoạt động giữa hai công ty.
• Tổ chức công việc nhuẫn nhuyễn, lên lịch các hoạt động giữa hai công ty để triển khai một cách nhịp nhàng.
• Thực hiện liên hệ, yêu cầu hỗ trợ khi gặp vấn đề, thông báo với các bên liên quan dự án hai công ty đang hợp tác. Lên lịch giải quyết các vấn đề còn tồn đọng.
• Xây dựng thương hiệu, triển khai các dự án đầu tư, hợp tác. Tiến hành những kế hoạch đầu tư lâu dài giữa hai bên công ty giúp tạo thêm thị trường tiêu thụ sản phẩm.

Nhiệm vụ đối nội

Ngoài việc hợp tác với các công ty, các doanh nghiệp đầu tư, điều phối viên còn phải quản lý các công việc trong nội bộ công ty, doanh nghiệp như:

• Liên kết các bộ phận lên ý tưởng, bộ phận thiết kế, bộ phận khảo sát thực địa,... Lên lịch hoạt động, họp bàn các nội dung chính để công việc diễn ra đúng như kế hoạch.
• Khi dự án được ban lãnh đạo thông qua, người điều phối có trách nhiệm liên hệ, lên kế hoạch đến các phòng ban liên quan. Họ sắp xếp các công việc rồi chia cho các phòng ban cụ thể thực hiện. Nhờ đó công việc được hoàn thành đúng tiến độ.
• Điều phối viên sẽ là người nhận các phản hồi, các báo cáo về vấn đề phát sinh xảy ra khi tiến hành dự án. Từ đó liên hệ với đơn vị chịu trách nhiệm để kịp thời sửa chữa.
• Làm báo cáo định kỳ nghiệm thu dự án đối với ban lãnh đạo.
• Việc báo cáo là vô cùng quan trọng. Nhờ báo cáo điều phối viên biết được tiến độ công việc, các vấn đề mới phát sinh. Từ đó lên kế hoạch hoặc hỏi ý kiến ban giám đốc để tiến hành xử trí.

Các kỹ năng cần thiết của điều phối viên là gì?

Để trở thành một điều phối viên xuất sắc, cũng như chiếm được sự tin tưởng, đánh giá cao từ nhà tuyển dụng, các bạn cần sở hữu những kỹ năng sau đây.

Kỹ năng điều phối

Dĩ nhiên, kỹ năng đầu tiên và quan trọng nhất của điều phối viên chính là kỹ năng điều phối. Điều phối tức là bạn sẽ lên kế hoạch, chia công việc lớn làm các công việc nhỏ hơn để phân vào các phòng ban tương ứng. Quản lý tiến độ hoàn thành công việc của từng phòng ban. Điều phối, xử lý giải quyết vấn đề khi cần.
 

Kỹ năng lên kế hoạch và quản lý

Kỹ năng lên kế hoạch và điều phối hoạt động cũng là một công cụ bổ trợ vô cùng đắc lực cho một điều phối viên giỏi.

Để có thể thành thào trong việc phân chia công việc, nhiệm vụ rõ ràng liền mạch, bên cạnh các kỹ năng hệ thống công việc, bạn cần phải có khả năng quan sát tinh tế, khả năng phân tích sâu, khả năng nhận biết và giải quyết vấn đề nhanh chóng.

Kỹ năng truyền đạt thông tin

Sẽ thật thiếu sót nếu bạn đã lập một lịch hoạt động, một kế hoạch hoạt động tối ưu cho một dự án, nhưng mọi người trong nhóm lại không hiểu được những sắp xếp ấy.

Khi ấy, kỹ năng truyền đạt thông tin hay kỹ năng thuyết trình sẽ quyết định bạn là một điều phối viên giỏi đến đâu. Khi bạn diễn đạt tốt được ý muốn của mình, cũng như các bước trong kế hoạch để mọi người hiểu và làm theo, điều đó sẽ giúp bạn tránh được những rắc rối phát sinh về sau nếu có một người trong team không theo kịp tiến độ.

Kỹ năng quản lý thời gian

Là một kỹ năng nhỏ trong kỹ năng lập kế hoạch. Để lập kế hoạch tốt, bạn cần biết được mình có trong tay bao nhiêu thời gian.

Nắm rõ được quỹ thời gian hiện có, bạn sẽ dễ dàng định hướng, sắp xếp việc nào trước, việc nào sau, phòng ban nào cần hoàn thành trước, phòng ban nào có thể bắt tay ngay khi dự án bắt đầu. Nhờ kỹ năng này bạn luôn đảm bảo được các khâu, các bước trong dự án đều hoàn thành đúng kế hoạch trơn tru.

Kỹ năng cập nhật về công nghệ

Áp lực lớn nhất đối với điều phối viên là gì? Chính là khối lượng công việc đồ sộ. Một điều phối viên phải xử lý rất nhiều vấn đề khác nhau, vì vậy điều phối viên giỏi luôn biết tích hợp thêm công nghệ để giảm bớt áp lực.

Facebook, Zalo, Skype, Google Meet, Zoom,v.v., và các nền tảng xã hội khác hiện nay đã trở nên quá thông dụng, nếu biết sử dụng chúng đúng mục đích bạn sẽ có trong tay một trợ thủ đắc lực.

Chúng sẽ giúp bạn có thể kết nối, quản lý, lên lịch, thêm nhắc nhở bằng nền tảng công nghệ hiện đại, tiết kiệm được rất nhiều công sức. Ngoài ra các phần mềm nhắc nhở, thông báo khác cũng giúp bạn ghi nhớ các việc cần phải làm tránh tình trạng “nhớ trước quên sau”.

Kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp là một nhu cầu bắt buộc trong nghề điều phối. Bạn không thể quản lý, điều phối công việc nếu không có giao tiếp. Suy cho cùng giao tiếp chính là công việc chính của một điều phối viên chứ không phải công việc giấy tờ.

• Về mặt đối ngoại, một nhân viên điều phối có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ là một lợi thế vô cùng lớn cho công ty. Họ chủ động nắm bắt công việc cũng như các dự án của công ty đối tác và do đó lên lịch giúp mọi việc được tiến hành trơn tru hơn.
• Về mặt đối nội, đây luôn là mặt mà một điều phối viên giỏi luôn phải giao tiếp hằng ngày. Giao tiếp với các thành viên trong nhóm, giao tiếp với các phòng ban khác để lên kế hoạch hoạt động là yêu cầu tất yếu của một điều phối viên

Nếu sở hữu một bộ kỹ năng giao tiếp tốt, bạn sẽ tránh được những rắc rối, hiểu lầm không đáng có nếu mắc sai lầm trong việc truyền đạt. Giao tiếp tốt cũng giúp bạn tạo mối liên kết, quan hệ tốt đẹp với các thành viên, phòng ban khác từ đó việc phối hợp làm việc trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.

Kỹ năng làm việc nhóm

Kỹ năng tối quan trọng cuối cùng mà một điều phối viên phải có là kỹ năng làm việc nhóm. Bởi đơn giản, bạn không thể hoàn thành tất cả mọi việc một mình, bạn đang là một điều phối viên, tất nhiên bạn phải làm việc với rất nhiều nhóm.

Khi đó kỹ năng làm việc nhóm sẽ giúp bạn dễ dàng phối hợp với các thành viên trong team, dễ dàng nhận được sự hỗ trợ từ những thành viên khác.

Lời kết

Qua bài viết, hi vọng bạn đã nắm được phần nào định nghĩa điều phối viên là gì? Các kỹ năng cần trau dồi đối với nghề điều phối viên là gì?. Hiện nay điều phối viên đang là một trong những ngành tiềm năng với một mức lương khá ổn định mà bạn có thể cân nhắc.