Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả cho sinh viên và người mới đi làm
Thế nào là quản lý thời gian hiệu quả?
1. Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Quản lý thời gian là một trong những kỹ năng mềm không thể thiếu trong quá trình học tập và làm việc của con người. Đây là một quá trình từ khi bạn lên kế hoạch, xác định thời gian đến hoàn thành những việc đã đề ra theo kế hoạch một cách tối ưu và đem lại hiệu quả nhất. Một bản kế hoạch chi tiết, cụ thể về thời gian và từng hoạt động rõ ràng và những bước phân công công việc hợp lý sẽ là một bản kế hoạch quản lý thời gian chất lượng. Trong những bài giảng về kỹ năng quản lý thời gian, để đánh giá được tiêu chuẩn và hiệu quả của kỹ năng thì giảng viên sẽ dựa trên kết quả đạt được trong một quỹ thời gian nhất định chứ không dựa trên thời gian hoàn thành công việc sớm hay muộn.
Thực tế, mỗi người sẽ có cách điều chỉnh thời gian khác nhau. Cùng một khối lượng công việc, có người hoàn thành trong một ngày nhưng cũng có người phải mất hai ngày để hoàn thành với một kết quả tương đương. Cũng có trường hợp trong cùng một thời gian và khối lượng công việc nhưng có người dành cả ngày để làm nhưng có người vẫn sắp xếp được thời gian vừa làm việc vừa nghỉ ngơi rất hợp lý… Do vậy, kỹ năng quản lý thời gian là rất cần thiết để tổ chức công việc một cách phù hợp nhất và là yếu tố đem đến thành công và sự thăng tiến cho bạn.
2. Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian trong cuộc sống và công việc
Giống như ví dụ về việc quản lý thời gian như trên, trong trường hợp được vận dụng vào quản lý doanh nghiệp như chiến lược cá voi xanh, chiến lược 5s,... nếu quỹ thời gian không được giới hạn thì sự khác biệt sẽ như thế nào?
Tăng năng suất làm việc
Đối với những người có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả thì những công việc, nhiệm vụ của họ sẽ được sắp xếp một cách hợp lý. Ví dụ như, họ biết cách đưa những công việc được ưu tiên lên đầu và đặt mục tiêu hoàn thành trong một khoảng thời gian cụ thể. Nhờ việc quản lý như vậy, lúc nào bạn cũng có thể biết và chú tâm thực hiện các công việc theo thứ tự và theo thời gian đã định sẵn. Từ đó giảm thiểu bớt áp lực và tăng thêm hiệu suất làm việc so với người không biết cách quản lý công việc.
Trong cuộc sống cũng tương tự như vậy, những người luôn đề ra kế hoạch hoạt động cụ thể cho một ngày sẽ thực hiện được rất nhiều công việc và đem lại nhiều kết quả, cảm thấy một ngày trôi qua có giá trị hơn. Ngược lại, những người không biết hôm nay phải làm gì thì công việc của họ luôn bị trì hoãn, thời gian bị bỏ phí và họ sẽ cảm thấy rằng 24 giờ một ngày là không đủ để giải quyết công việc của bản thân.
Giảm thiểu áp lực và rèn khả năng tự ra quyết định
Khi bạn có kỹ năng quản lý thời gian, chủ động tổ chức công việc thì bạn sẽ biết bắt đầu một ngày sẽ thực hiện công việc gì trước tiên và kết quả dự kiến sẽ đi đến đâu. Như vậy, bạn không bị căng thẳng so với những người không biết phải bắt đầu làm gì. Hơn nữa, những người không chuẩn bị trước cho các công việc của mình sẽ luôn làm lãng phí thời gian vào những việc vô ích. Việc này là nguyên nhân dẫn đến những sai lầm trong một quyết định nào đó do thiếu thời gian để xem xét, đánh giá sự việc.
Tạo động lực làm việc, tăng cường thói quen tốt
Khi có một bản kế hoạch công việc chi tiết và rõ ràng, bạn sẽ giảm được những áp lực từ deadline và có thể chủ động trong từng hành động, việc làm của mình. Ví dụ, bạn đặt ra mục tiêu 800 Toeic, loay hoay tìm những lớp luyện thi, mua cả đống sách vở ôn tập nhưng lại không biết bắt đầu từ đâu, động lực bị giảm dần và sau đó từ bỏ trong vòng chưa đến 3 tháng học. Nếu cứ theo đà này, mục tiêu của bạn sẽ không bao giờ hoàn thành được.
Trái lại, nếu bạn cụ thể hóa mục tiêu đạt 800 Toeic bằng cách xác định rõ ràng các mốc ôn luyện, từng kỹ năng sẽ được học trong mỗi tuần và chỉ tập trung thực hiện theo bảng kế hoạch đó. Như vậy, kết quả đạt được sẽ trong tầm với của bạn và may mắn có thể hoàn thành sớm hơn dự kiến. Do đó, việc rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc là rất cần thiết và đóng vai trò quan trọng trong việc loại bỏ những thói quen lười biếng, trì hoãn của con người và thúc đẩy động lực làm việc trong bạn.
Những phương pháp giúp bạn rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả
1. Lập danh sách những công việc cần thực hiện trong ngày
Việc lập danh sách công việc trong ngày sẽ giúp bạn loại bỏ những cám dỗ không liên quan. Giúp bạn hoàn toàn tập trung vào những công việc đang phải thực hiện. Ví dụ, bạn lên danh sách mua đồ trước khi đi siêu thị; Lên danh sách những bài tập quan trọng cần nộp sớm; Lên danh sách những công việc đang cần hoàn thiện để kịp deadline… Hãy bắt đầu một ngày mới bằng việc lập ra một list các công việc, tự hình dung ra những hoạt động hay nhiệm vụ phải thực hiện trong ngày và sắp xếp chúng một cách chi tiết, tỉ mỉ. Việc làm này không những giúp tiến độ công việc được trơn tru hơn mà còn giúp rèn luyện thói quen và kỹ năng tổ chức công việc, thời gian hiệu quả.
Một bản danh sách cũng như chiếc định vị GPS, có thể giúp bạn xác định được đường đi và điểm đến. Bản kế hoạch này có thể viết ra tay hoặc ra giấy hay note trong điện thoại,... ở bất kỳ đâu miễn là có thể mang theo bên mình để bạn dễ dàng theo dõi công việc mọi lúc. Và cảm giác được lần lượt gạch bỏ những công việc đã hoàn thành rất tuyệt vời và đó như một phần thưởng nhỏ trong ngày.
2. Chú tâm vào những công việc quan trọng, ưu tiên
Một kỹ năng cũng quan trọng không kém đó là sắp xếp thứ tự ưu tiên của công việc để quản lý thời gian dành cho chúng. Việc này cũng không hề đơn giản như bạn nghĩ vì rất nhiều trường hợp xác định sai tính chất và mức độ ưu tiên. Hãy cân nhắc đến mức độ quan trọng, độ khó cũng như giá trị công việc, kết quả đạt được. Nếu bạn hoàn thành xong công việc khó và quan trọng trước thì những công việc sau sẽ giảm bớt áp lực và sự thoải mái sẽ theo bạn những thời gian còn lại.
3. Học tập thói quen sống tối giản
Chắc chắn, bạn sẽ gặp nhiều trường hợp khi định bắt tay vào công việc nhưng lại không tìm thấy những tài liệu cần dùng. Bạn dành cả cả tiếng đồng hồ chỉ để tìm cảm hứng làm việc nhưng sau đó lại không đạt kết quả gì. Vì vậy, hãy bắt đầu hoặc kết thúc một ngày bằng việc dọn dẹp và sắp thếp đồ dùng trong phòng thật gọn gàng. Bỏ bớt những tài liệu không quan trọng, sắp xếp dữ liệu trong máy tính một cách đơn giản nhưng logic.
Một ví dụ đơn giản là, nếu bạn tốn quá nhiều thời gian để nghĩ xem mai nên mặc gì thì hãy mua những bộ đồ thật đơn giản, dễ phối như áo phông và quần jean. Đây là cách thức để bạn đơn giản hóa cuộc sống của mình. Điều này sẽ giúp bạn rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian, sắp xếp công việc và loại bỏ những thứ ảnh hưởng tới suy nghĩ của bạn để có thể giành sự tập trung cho những việc cần làm.
4. Tận dụng tối đa thời gian trong ngày
“Thời gian là vàng là bạc”, mỗi giây qua đi bạn sẽ không thể lấy lại, vì vậy hãy để thời gian trôi qua một cách có ích. Với những khoảng trống trong danh sách công việc của bạn như thời gian đang di chuyển trên xe bus, khi ngồi chờ đối phương, khi đi làm về sớm,... đều có thể thực hiện thêm những công việc khác. Ví dụ, trong quá trình di chuyển trên xe bus, bạn có thể xem tin tức thời sự hoặc nghe thêm một bài học tiếng anh; Nếu một cuộc họp kết thúc sớm hơn dự kiến, bạn có thể tận dụng thời gian kiểm tra lại to-do-list hoặc email, tin nhắn của mình… Đừng để phí bất kỳ giây phút nào để một ngày trôi qua thật có ích.
5. Không trì hoãn
Người ta thường nói rằng “người thành công sẽ có 7 ngày trong tuần còn người thất bại chỉ có 7 ngày mai”. Vì vậy hãy loại bỏ câu nói “để mai tính”, “để mai làm”, đừng đợi có hứng, đừng đợi đến sát hạn deadline và càng không thể để sếp phải nhắc nhở thì mới làm. Hãy thật nghiêm túc và cứng rắn với bản thân, việc chần chừ của bạn chỉ khiến cho năng suất làm việc dần thụt lùi và khiến cho bản thân luôn trong trạng thái nơm nớp lo sợ.
Bởi vậy, hãy làm chậm mà làm chắc, làm từng chút một mỗi ngày nhưng chắc chắn đem lại hiệu quả cao hơn là bạn dành hết thời gian để nhanh chóng hoàn thiện công việc. Sau khi hoàn thiện và đạt được kết quả như kỳ vọng, bạn sẽ có thêm động lực để tiếp tục lập kế hoạch và đặt mục tiêu mới. Từ đó kỹ năng quản lý thời gian sẽ được mài dũa và ngày càng hiệu quả.
6. Thiết lập quỹ thời gian phù hợp với bản thân
Thời gian là giống nhau nhưng nhịp sống sinh học mỗi người là khác nhau. Có những người sẽ thu về hiệu quả khi làm việc vào buổi sáng những có người lại làm việc tốt hơn vào buổi tối. Vì vậy bạn phải biết được nhu cầu làm việc của bản thân để lựa chọn thời gian hợp lý cho từng công việc. Đặc biệt, với những người có công việc làm từ xa mà không phải tới công ty làm 8 tiếng mỗi ngày, họ sẽ có lợi thế hơn khi được chủ động sắp xếp công việc và thời gian cho mình. Điều quan trọng là bạn phải hiểu rõ bản thân đang cần gì và có thể làm được những gì.
7. Lập kế hoạch dài hạn
Đối với những công việc làm từ xa, freelancer, có lẽ bạn nghĩ rằng mình có thể làm việc theo ý thích, muốn thì làm, không muốn thì thôi? Điều này không sai nhưng chưa đủ, bởi thực tế nếu làm theo cách này bạn sẽ lãng phí rất nhiều thời gian và không đạt được kết quả nào như mong đợi.
Không chỉ việc lập kế hoạch làm việc quan trọng mà việc xây dựng khoảng thời gian nghỉ ngơi cũng rất cần thiết đối với kỹ năng quản lý thời gian. Vì vậy hãy sắp xếp xen kẽ giữa công việc và thời gian nghỉ phù hợp. Cùng với đó là thiết lập những bảng kế hoạch theo tuần, theo tháng để chủ động trong công việc mà không bỏ lỡ một deadline nào.
8. Rèn luyện sự tập trung
Trong trường hợp làm việc tại nhà, bạn có thể cảm thấy thoải mái hơn nhưng cũng dễ gây ra sự sao nhãng, không tập trung cho công việc. Một số thói quen xấu là vừa xem tivi, lướt facebook hay vừa nói chuyện với người khác vừa làm việc… Điều này sẽ khiến bạn mất tập trung, làm giảm hiệu quả, bạn sẽ không thể tính toán hay soạn thảo văn bản một cách trơn tru được.
Như vậy, để rèn luyện khả năng quản lý thời gian thì trước hết hãy nghiêm túc với công việc của mình. Tập thói quen làm việc trong không gian yên tĩnh, tắt hết thông báo điện thoại và tivi. Hãy rèn luyện sự tập trung trong khi làm việc và loại bỏ hết những yếu tố gây sao nhãng.
9. Từ chối một cách hợp lý
Thời gian là thứ mà ai cũng có nhưng không thể chia sẻ hết cho người khác. Bạn sẽ không có quá nhiều thời gian để đem về kết quả công việc như mong muốn. Bởi vậy, đừng đưa mình vào tình thế phải chia sẻ thời gian cho những người khác. Khi bạn ôm quá nhiều việc một lúc sẽ không giúp bạn có thêm thiện cảm từ những người xung quanh mà chỉ gây thêm sự mệt mỏi và phiền phức cho bạn.
Vì vậy, bạn có quyền từ chối những cuộc hẹn vô nghĩa hãy những công việc vượt quá khả năng của mình hoặc những việc người khác nhờ trong khi bạn còn rất nhiều thứ phải làm,... Hãy chủ động quản lý thời gian, kiến thức, kỹ năng của bạn và sử dụng chúng vào những công việc mang lại giá trị cho bản thân.
10. Rèn luyện việc quản lý thời gian mỗi ngày
Quản lý thời gian là một kỹ năng và ai cũng có thể học và rèn luyện thành thạo nó. Vì vậy, đừng nghĩ rằng đây là kỹ năng cho những người bận rộn hay những người thành công mà đây chính là kỹ năng cần thiết cho một sinh viên hay những người mới đi làm. Bởi vậy, hãy bắt đầu ngay bằng việc thực hiện các mẹo nhỏ trong bài viết này và nhiều phương pháp miễn phí có sẵn trên mạng. Sau những lần áp dụng dù thành công hay không thì bạn cũng thu về kinh nghiệm và biết được phương pháp nào là hiệu quả cho bản thân. Thử và rút kinh nghiệm, đây chính là cách học hiệu quả nhất cho mọi kỹ năng hay một kiến thức bất kỳ nào đó.
Kỹ năng quản lý thời gian là kỹ năng cần thiết đối với mỗi người dù trong công việc, học tập hay đời sống. Hy vọng những thông tin trên đây sẽ mang lại cho bạn những phương pháp rèn luyện hợp lý và hiệu quả nhất. Hãy tích cực học hỏi và rèn luyện bản thân mỗi ngày để đạt được những thành công như kỳ vọng.