Bí quyết để người môi giới áp dụng kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả

Tại sao cần kỹ năng làm việc nhóm?

Nhóm là một tập hợp những cá nhân có cùng mục đích, định hướng và có sự chia sẻ mối quan tâm chung nhất. Một nhóm sẽ có số lượng từ 2 người trở lên, họ có thể sử dụng các hình thức giao tiếp trực tiếp hoặc gián tiếp.

Những người trong nhóm sẽ cùng làm việc nhằm trao đổi một vấn đề trong kế hoạch chung. Các nhiệm vụ sẽ được phân công rõ ràng theo thời gian cụ thể cho từng thành viên trong nhóm để cùng nhau tương tác và hỗ trợ sao cho đạt được kết quả như mong muốn.

Kỹ năng làm việc nhóm là việc mọi người sử dụng những khả năng mà mình có để làm việc cùng nhau nhằm đạt được kết quả chung. Làm việc nhóm sẽ mang tới nhiều lợi ích cho tập thể và mỗi các nhân. Trong khi làm việc nhóm (teamwork), cá nhân có thể giảm thiểu những áp lực của công việc và có thể san sẻ với mọi người trong nhóm. Bên cạnh đó, từng người sẽ được phát huy khả năng của mình và có thể bù đắp, khắc phục những thiếu sót của người khác. Ngoài ra, làm việc nhóm giúp bạn có thêm cảm hứng, sự sáng tạo, tăng hiệu quả làm việc,...

Với kỹ năng làm việc nhóm, điểm quan trọng nhất chính là sự tương tác, được đưa ra ý kiến và quan điểm của mình để cùng nhau thực hiện những kế hoạch chung. Đối với các bạn mới ra trường, chắc chắn sẽ không có nhiều kinh nghiệm. Còn những người đi làm đã có kinh nghiệm nhưng nhiều người chưa hiểu rõ và chưa thực sự làm việc nhóm hiệu quả. Đối với người làm môi giới, làm việc độc lập là kỹ năng bắt buộc, còn làm việc nhóm là kỹ năng thiết yếu. 

Thực tế, nhiều trường hợp trong nhóm sẽ cử một người làm leader hoặc một người có chuyên môn cao nhất để ôm việc, điều này khiến công việc bị quá tải và trì trệ. Vì vậy, hãy phân chia đều công việc cho từng thành viên, còn leader sẽ chỉ thêm việc bao quát tình hình của nhóm. Với người yếu chuyên môn hơn cũng sẽ được những người khác hỗ trợ, nâng cao kỹ năng nghề nghiệp.

Có thể thấy vai trò của kỹ năng làm việc nhóm là rất quan trọng đối với cả công việc và cuộc sống. Nó cũng được thể hiện với 4 lợi ích dưới đây:

• Rèn luyện tính kỷ luật: Có thể nhiều người sẽ cảm thấy thoải mái, tự do hơn khi làm việc độc lập. Còn làm việc nhóm, bạn phải tôn trọng và đáp ứng những quy định chung và hoàn thành công việc đúng yêu cầu, thời hạn mà nhóm đặt ra. Tuy nhiên, đây là cách rèn luyện tốt cho chính bạn vì khi làm việc nhóm, bạn sẽ được rèn tính kỷ luật và thái độ làm việc nghiêm túc, chuyên nghiệp.
• Giải quyết vấn đề và tăng hiệu quả công việc: “Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao”, đây là câu tục ngữ thể hiện tinh thần, ý chí và kết quả khi thực hiện công việc của một nhóm. Mỗi người sẽ sở hữu những điểm mạnh, điểm yếu riêng và cách nhìn nhận khác nhau. Khi được kết hợp lại với nhau để cùng làm chung một nhiệm vụ thì vấn đề sẽ được nhìn nhận khách quan dưới nhiều góc độ và sâu sắc hơn. Nhờ vậy, áp lực công việc được giảm bớt, mọi người sẽ cảm thấy đơn giản hơn khi đưa ra những giải pháp giải quyết vấn đề. Bên cạnh đó, khi công việc được chia làm nhiều phần, mỗi người sẽ nhận nhiệm vụ phù hợp với thế mạnh của mình thì năng suất công việc sẽ tăng đáng kể so với khi làm việc độc lập.
• Cải thiện khả năng giao tiếp giữa những thành viên: Trong khi làm việc nhóm, phải chú ý đến sự giao tiếp của các thành viên với nhau và đây là điều không thể thiếu trong một nhóm. Hầu hết mọi người sẽ có nhiều thời gian hơn để giao tiếp với nhau thông qua các cuộc họp, những buổi brainstorm... Qua những cuộc trao đổi đó, mỗi thành viên sẽ tự cải thiện được kỹ năng giao tiếp của mình. Hơn nữa, đây cũng là cơ hội để những người trong nhóm tìm hiểu sâu hơn về đối phương, cũng như chia sẻ, giúp đỡ nhau nếu có khó khăn, vướng mắc khi thực hiện nhiệm vụ của mình.
• Thúc đẩy sự sáng tạo và lựa chọn quyết định tối ưu: Nếu suy nghĩ một mình, bạn chỉ có thể nêu lên một vài ý tưởng. Những nếu có nhiều người cùng suy nghĩ sẽ nảy sinh thêm rất nhiều ý tưởng hay. Đây chính là kết quả của sự đóng góp, nhận xét, thu thập ý kiến từ những người trong nhóm. Khi một vấn đề được đặt ra, chắc chắn có nhiều vấn đề khác mà một người không thể hình dung hết. Vì vậy, lúc này cần đến những thành viên trong nhóm cùng nhau nhìn nhận vấn đề đó và đưa ra những góc nhìn, quan điểm của mình nhằm đạt được kết quả tối ưu nhất. Những ý kiến đóng góp của mỗi cá nhân sẽ giúp cả nhóm loại bỏ được những ý kiến chưa tốt và giữ được ý kiến phù hợp nhất để đưa ra quyết định đúng đắn cho công việc chung.

Kỹ năng làm việc nhóm hữu ích cho người môi giới

Trong hoạt động môi giới bất động sản, để có sự hỗ trợ tốt thì bạn cần phải có đồng đội. Những người đồng đội, đồng nghiệp sẽ tạo nên một nhóm cùng làm việc. Vì vậy, bạn phải biết cách phối hợp và sử dụng sức mạnh của nhóm làm việc, nhất là với người làm trưởng nhóm (Team Leader) bắt buộc phải có kỹ năng làm việc nhóm. Kỹ năng này không chỉ giúp bạn quản lý được nhóm hoạt động theo đúng hướng mà còn giúp cả nhóm làm việc hiệu quả hơn.

1. Kỹ năng giao tiếp

Trong bất kỳ ngành nghề nào thì kỹ năng giao tiếp cũng rất cần thiết và là nền tảng của làm việc nhóm hiệu quả. Khi giao tiếp, bạn sẽ tương tác được với mọi người để đi đến một ý kiến, quan điểm hay cách làm thống nhất. Kỹ năng giao tiếp cũng chính là cây cầu kết nối giúp mọi người hiểu nhau hơn, phối hợp trơn tru để thực hiện mục tiêu chung, giảm thiểu những mâu thuẫn khi cùng hoạt động trong nhóm.

Cách giao tiếp hiệu quả cũng sẽ biểu hiện sự tôn trọng của bạn đến những ý kiến, quan điểm, phong cách làm việc hay bất kỳ vấn đề gì của các thành viên khác. Đồng thời, khi giao tiếp tốt bạn sẽ biết cách để điều chỉnh bản thân sao cho hòa hợp với những người cùng nhóm. Hoặc trong trường hợp có mâu thuẫn xảy ra khi giao tiếp thì sự tôn trọng và thẳng thắn của bạn cũng giúp vấn đề được giải quyết nhanh chóng. 

Để giao tiếp trong khi làm việc nhóm bạn có thể thể hiện trên rất nhiều phương diện như: Giao tiếp bằng ngôn ngữ, giao tiếp bằng cơ thể, cử chỉ, hành động, ánh mắt,... Việc bạn nêu ra vấn đề, truyền đạt thông tin, chia sẻ, thảo luận, phản biện hay chỉ đạo như thế nào sẽ phụ thuộc vào vị trí của bạn trong nhóm. Ngoài việc trao đổi trực tiếp thì những người trong nhóm có thể trao đổi với nhau thông qua các kênh mạng xã hội, tin nhắn, email,... Đây cũng là nhóm kỹ năng giao tiếp mà mọi người phải luôn rèn luyện.

2. Kỹ năng quản lý thời gian

Kỹ năng này đóng vai trò rất quan trọng đối với sự nghiệp cũng như cuộc sống của mỗi người. Có thể thấy, kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả sẽ gắn liền với cả làm việc độc lập và làm việc nhóm.

Trong khi hoạt động nhóm, đòi hỏi bạn phải tập trung vào mục tiêu và thời hạn hoàn thành mà nhóm đề ra dành cho phần công việc của mình. Trong trường hợp, công việc của các thành viên đều hoàn thành chậm trễ sẽ khiến tiến độ chung của cả nhóm bị ảnh hưởng. Vậy, để quản lý thời gian một cách tối ưu nhất, bạn phải học kỹ năng sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên và khả năng triển khai công việc theo kế hoạch đã đề ra thật nghiêm túc.

3. Kỹ năng giải quyết vấn đề

Những người sở hữu kỹ năng giải quyết vấn đề hiệu quả có thể đưa ra những suy tính thấu đáo khi có vấn đề hay thách thức nảy sinh. Không nhìn vào các kết quả tiêu cực mà họ sẽ bình tĩnh để tìm ra giải pháp tốt nhất cho nhóm mình. Những người giải quyết vấn đề một cách thành thạo, chuyên nghiệp sẽ không dành thời gian trách móc, đổ lỗi cho người khác mà họ nhanh chóng tìm cách giải quyết và khắc phục mọi chuyện trở nên tốt hơn.

Việc tiếp cận vấn đề như trên sẽ giúp bạn phát hiện ra những vướng mắc hoặc cách làm kém hiệu quả làm kìm hãm thành công của nhóm. Vì vậy, hãy rèn luyện thêm kỹ năng giải quyết vấn đề của mình, chắc chắn sẽ mang lại nhiều lợi ích khi ứng dụng để làm việc nhóm.

4. Kỹ năng lắng nghe

Trong cuộc sống, không chỉ có việc nói mà lắng nghe cũng là điều rất cần thiết. Khi lắng nghe, bạn có thể tiếp nhận được nhiều thông tin hữu ích từ đối phương và cũng thấu hiểu họ hơn. Việc này nếu đưa vào lúc làm việc nhóm thì trước tiên hãy giữ một tinh thần cởi mở. Bởi, bạn sẽ thấy rằng các thành viên trong nhóm có thể nhìn nhận vấn đề ở góc độ khác nhau và hãy lắng nghe chúng. 

Lắng nghe nhiều quan điểm có thể giúp bạn nhìn nhận vấn đề theo nhiều khía cạnh, bao gồm cả các quan điểm mà bạn chưa từng nghĩ tới trước đó. Điều này sẽ thúc đẩy suy nghĩ sáng tạo trong bạn hay đơn giản là thay đổi những ý tưởng theo chiều hướng tốt đẹp hơn.

5. Kỹ năng tư duy phản biện

Mục tiêu chung của một nhóm thông thường đã được xác định trước đó. Tuy nhiên cách thức nhóm hoạt động để đi đến kết quả lại rất đa dạng. Thế nhưng, hầu như các thành viên trong nhóm lại bị hấp dẫn bởi những gì trưởng nhóm hoặc cả nhóm đã quyết định chứ hiếm khi hoặc không đưa ra những ý kiến cá nhân để phản biện lại nhằm chọn lựa được phương án tối ưu hơn. 

Việc có được kỹ năng phản biện sẽ giúp bạn đưa ra những quyết định tốt, sáng suốt hơn. Bởi, khi có thêm những cách tiếp cận hay một ý tưởng khác đều giúp cả nhóm đạt được kết quả một cách thuận lợi hơn. Bằng cách tập trung về tình huống, suy nghĩ chín chắn, xem xét nhiều mặt của vấn đề, hồi ức lại những kinh nghiệm có được trong quá khứ kết hợp với ý kiến của mọi người. Như vậy, bạn có thể đưa ra một ý tưởng, phương thức hiệu quả phù hợp, đưa cả nhóm hoạt động theo những cách mới mẻ, tối ưu nhất.

6. Khả năng thuyết phục

Để được đối phương chấp nhận những ý kiến đóng góp, quan điểm của bạn thì hãy cố gắng thuyết phục họ. Tuy nhiên nên nhớ rằng, để thay đổi suy nghĩ của người khác là rất khó. Vì vậy, bạn cần rèn luyện được kỹ năng thuyết phục một cách thành thạo nhất. Kỹ năng thuyết phục bằng lời nói, hành động hay thái độ đều có thể thay đổi cách nhìn nhận hay quan điểm của người khác. Từ đó khiến họ chấp thuận và đồng với ý kiến của bạn.

7. Rèn luyện tinh thần hợp tác

Tinh thần hợp tác trong khi làm việc nhóm là yếu tố mang lại sự thành công chung. Việt mọi người đồng lòng, chung sức giúp đỡ hay hỗ trợ nhau trong khi làm việc đều bất kỳ trưởng nhóm nào cũng mong muốn hướng tới cho mục đích chung của nhóm. Mỗi các nhân đều có thế mạnh và khả năng riêng nên có được tinh thần hợp tác sẽ giúp các thành viên bổ trợ những thiếu sót, hạn chế của nhau và đem tới sức mạnh chung cho một đội nhóm. Việc hợp tác luôn là điều cần thiết để hoạt động nhóm đạt được những kết quả tốt nhất đối với các dự án lớn có nhiều vấn đề và khía cạnh phức tạp.

8. Tính trách nhiệm và kỷ luật

Để làm việc nhóm một cách tối ưu nhất thì các công việc phải được phân chia sao cho phù hợp với khả năng của mỗi thành viên và gắn với trách nhiệm của họ. Nếu có một thành viên làm chậm tiến độ hay sao nhãng trong công việc cũng làm ảnh hưởng đến kết quả của cả tổ chức. 

Vì vậy, nhóm làm việc cần đòi hỏi ở mỗi cá nhân phải chủ động nâng cao ý thức trách nhiệm của mình và đừng ỷ nại hay phụ thuộc vào người khác. Tự có trách nhiệm từ những việc nhỏ nhất cũng giúp bạn gây dựng được uy tín cá nhân, tăng sự tin tưởng từ bạn bè và đồng nghiệp.

9. Suy nghĩ tích cực, chủ động khen ngợi, động viên đối phương

Không có công việc nào có thể diễn ra trơn tru, thuận lợi từ đầu đến cuối. Vì vậy, hãy rèn luyện cho mình sự lạc quan, suy nghĩ tích cực để vượt qua những trở ngại, khó khăn của công việc và trong khi làm việc nhóm. Bên cạnh đó, luôn giữ sự tích cực và hướng về mục tiêu cuối cùng của cả quá trình hoạt động nhóm để tìm được những động lực giúp bạn vượt qua mọi rào cản trước mắt.

Hơn nữa, trong quá trình làm việc với người khác, hãy chủ động dành những lời khen ngợi, động viên cho họ mỗi khi họ làm tốt hoặc cả khi công việc không được thuận lợi. Bởi, điều này có thể khẳng định giá trị và thúc đẩy sự cống hiến của mỗi thành viên đối với nhóm của mình. Từ đó vực dậy tinh thần làm việc của cả nhóm.

Làm sao để phát triển kỹ năng làm việc nhóm đúng cách?

Để trau dồi, rèn luyện, cải thiện kỹ năng làm việc nhóm thì chính bản thân bạn phải trải nghiệm trực tiếp quá trình hoạt động trong nhóm. Có rất nhiều cơ hội làm việc nhóm mà bạn có thể tham gia như tại các câu lạc bộ, làm bài tập nhóm,... khi còn đang đi học. Hoặc có thể tham gia các dự án làm việc phục vụ cộng đồng, các chuyến đi từ thiện nguyện,... Hay là thực hiện một dự án kinh doanh khởi nghiệp cùng với những người bạn hoặc đơn giản là làm việc nhóm tại công ty. Đối với những người môi giới, quá trình làm việc nhóm có thể diễn ra ở rất nhiều thời điểm. Có thể là việc cùng các đồng nghiệp, thậm chí khi làm việc với khách hàng cũng phải có kỹ năng làm việc nhóm.

Trong quá trình này, hãy lưu ý và quan sát những người xung quanh để luôn trả lời được những câu hỏi sau khi tiếp cận với công việc nhằm cải thiện các kỹ năng làm việc nhóm của chính mình:

• Với các nhiệm vụ được giao cho bạn khi làm việc nhóm, bạn có nhìn nhận được song song những mặt tích cực và mặt tiêu cực không?
• Nếu có thành viên trong nhóm gặp khó khăn, bạn có sẵn lòng giúp đỡ và chia sẻ vấn đề với họ không?
• Trường hợp xảy ra mâu thuẫn trong nhóm, bạn có thể sử dụng những kỹ năng giao tiếp của mình một cách thân thiện và tôn trọng không?
• Bạn có chủ động sử dụng kỹ năng giải quyết vấn đề của mình để chia sẻ và hỗ trợ nhóm khắc phục sự cố không?
• Trong khi họp nhóm, bạn có lắng nghe và hiểu những ý kiến của người khác trước khi phản bác, tranh biện không?
• Bạn có thường xuyên đưa ra câu hỏi và nhìn nhận vấn đề trên nhiều góc độ không?
• Bạn sẽ nhận mọi nhiệm vụ, mọi việc được chỉ định hay sẵn sàng từ chối những việc quá khả năng?
• Bạn cảm nhận như thế nào với kết quả chung mà nhóm đạt được so với những sự nỗ lực của các thành viên?

Tổng quan lại, điều quan trọng nhất trong khi làm việc nhóm là mọi thành viên phải tạo ra được sự thân thiện, đoàn kết, công bằng, hỗ trợ lẫn nhau. Nếu bạn duy trì được những giá trị này thì hoạt động nhóm của bạn sẽ rất hiệu quả và thành công. Hy vọng rằng, bài viết này phần nào có thể giúp người môi giới hiểu thêm về những lợi ích của kỹ năng làm việc nhóm để có thể điều chỉnh bản thân cho phù hợp hơn, đạt được những kết quả tốt nhất.