Hướng dẫn cách viết mail xin nghỉ học cho sinh viên

1. Đơn xin nghỉ học là gì?

Đơn xin nghỉ học là một văn bản mà phụ huynh hoặc chính bản thân học sinh, sinh viên đó tự tay viết để xin phép giáo viên được nghỉ học một hoặc nhiều ngày. Đơn xin phép nghỉ học có thể viết tay hoặc soạn thành email để gửi trực tuyến. Người nhận đơn là các giáo viên bộ môn, giáo viên chủ nhiệm hoặc Ban giám hiệu nhà trường nơi học sinh, sinh viên đó đang theo học.

2. Khi nào cần phải viết đơn xin nghỉ học

Trong quá trình đi học chắc hẳn không ai muốn nghỉ học. Bởi khi nghỉ một buổi học sẽ làm mất đi kiến thức. Vì vậy khi gặp tình trạng huy hữu như: bị ốm, công việc cá nhân mà bản thân, gia đình không thể sắp xếp được thì bạn cần viết đơn xin phép nghỉ học và được sự đồng ý của giáo viên.

Đối với sinh viên khi viết đơn xin phép nghỉ học mà được sự đồng ý của giáo viên thì bạn sẽ không bị trừ điểm chuyên cần. Trước đây khi muốn xin phép nghỉ học bạn cần viết đơn bằng tay hoặc đánh máy và gửi trực tiếp cho giáo viên.

Nhưng hiện nay, đa số các trường đã áp dụng hình thức xin nghỉ học online bằng cách gửi mail. Vậy bạn đã biết cách viết mail xin nghỉ học chưa, nếu chưa biết hãy tham khảo nội dung bên dưới nhé.

3. Các lý do thường dùng để xin phép nghỉ học

Điều kiện tiên quyết để đơn xin phép nghỉ học được các giáo viên/giảng viên thông qua đó là lý do mà sinh viên xin nghỉ. Nếu lý do chính đáng thì đơn sẽ được duyệt, ngược lại thì sẽ không được duyệt và sinh viên đó sẽ bị tính là nghỉ học không xin phép. Dưới đây là một số lý do hợp lý thường sử dụng trong mail xin phép nghỉ học:

Ốm đau, bệnh tật: Đây là lý do thường thấy trong các lá đơn xin nghỉ và cũng là lý do dễ được chấp nhận nhất. Khi bản thân chúng ta gặp phải các vấn đề về sức khỏe như: sốt cao, tiêu chảy, đau đầu hay đau bụng… mà bạn không thể đến trường được. Nếu cố ép bản thân quá đà thì có thể bạn vừa tăng thêm sự mệt mỏi cho mình mà vẫn không thể tập trung học hành hay nghe giảng.

Có lịch khám chữa bệnh ở bệnh viện: Lý do này cũng tương tự lý do ốm đau, nó thường được giáo viên chấp thuận ngay mà không thắc mắc quá nhiều. Có thể khi đó bạn không đau hay khó chịu nhưng bác sĩ đã lên lịch hẹn thăm khám cho bạn vào hôm đó thì bạn nên tạm nghỉ học để đến bệnh viện để kiểm tra sức khỏe bản thân.

Gia đình có việc quan trọng cần giải quyết: Bạn cũng nên xin phép nghỉ học khi gia đình bạn có việc quan trọng mà bạn không thể vắng mặt như: chuyện hiếu, chuyện hỉ, giỗ lạt, cải táng/sang cát cho người thân trong gia đình đã mất, trong gia đình đang có người ốm nặng cần người chăm sóc hoặc túc trực ngày đêm…

Du lịch hoặc đi chơi dài ngày cùng người thân: Các thầy cô thường không thích lý do xin nghỉ này của sinh viên vì họ quan niệm rằng việc học vẫn quan trọng hơn. Tuy nhiên, lý do này vẫn được giáo viên cân nhắc xem xét để cho sinh viên nghỉ học hay không.

Một số ví dụ: Nếu là đơn xin phép nghỉ học vì bị ốm thì không có gì để nói, nhưng nếu bạn có lý do không tiện thì có thể tham khảo một số lý do xin phép nghỉ học thuyết phục sau đây:

– Gia đình em ngày mai làm lễ mừng thọ cho bà nội, em không thể vắng mặt. Vậy em xin phép thầy được nghỉ học một ngày và sẽ đi học ngay hôm sau.

– Do bố em bị tai nạn phải nhập viện mà chưa thu xếp được người chăm sóc nên em phải vào viện một ngày với bố. Nay em viết đơn này xin được nghỉ học một ngày. Em hứa sẽ chép bài, làm đầy đủ.

– Gia đình em có chương trình đi du lịch vào cuối tuần này. Nên hôm nay em viết đơn xin phép thầy cô cho em được nghỉ học 2 ngày cuối tuần. Em xin hứa sẽ cố gắng học, chép bài đầy đủ.

4. Cách viết mail xin nghỉ học cho sinh viên chuẩn nhất

Tiêu đề thư

Việc đặt tiêu đề email giúp giáo viên dễ chú ý và giải quyết yêu cầu của bạn nhanh chóng hơn. Nếu lớp hoặc trường không có quy định riêng về việc đặt tên thư, bạn có thể soạn theo mẫu sau:

Ví dụ: ĐƠN XIN PHÉP NGHỈ HỌC_Nguyễn Ngọc Anh_Lớp Y3_Tổ 4

Phần mở đầu

Email xin nghỉ học gửi trực tiếp đến giáo viên nên bạn cần ghi rõ họ tên của thầy cô đó. Ngoài ra, bạn cũng cần chú ý sử dụng từ ngữ lịch sự, hàm súc và đúng mực. Vì điều này sẽ thể hiện sự tôn trọng của bạn dành cho giáo viên.

Nội dung thư

Đây là phần chính yếu cùng là quan trọng nhất của email xin nghỉ học. Trong mục này, bạn cần nêu rõ ràng và ngắn gọn lý do cùng thời gian xin nghỉ học.

Cuối cùng, bạn đừng quên để lại thông tin liên hệ đề phòng cho những trường hợp giáo viên cần liên hệ gấp.

Cụ thể như sau:

+ Thông tin của sinh viên xin nghỉ học như họ và tên, lớp, trường, khoa, mã sv,…

+ Thời gian xin phép nghỉ học từ ngày…. đến ngày….

+ Lý do xin nghỉ học cần trình bày lý do tại sao cần nghỉ học ví dụ: ốm, việc bận, tai nạn, nhập viện theo dõi, v.v…

+ Lời cam đoan thực hiện đầy đủ trách nhiệm đối với môn học.

Lời cảm ơn

Trước khi kết thúc email, bạn đừng quên gửi lời cảm ơn chân thành đến giáo viên. Đồng thời bày tỏ mong muốn nhận được sự phản hồi trong thời gian sớm nhất. Các bạn cần tìm hiểu và thông thao cách đăng ký, cũng như các đăng nhập gmail trên mọi thiết bị để có thể viết email xin nghỉ học vào bất cứ lúc nào.

Chữ ký

Đây là phần không thể thiếu khi gửi bất kỳ email nào.

Đính kèm giấy tờ liên quan

Trong một số trường hợp như đau ốm, chăm sóc bố mẹ,... bạn nên đính kèm phiếu khám bệnh, đơn thuốc hoặc các loại giấy tờ có liên quan khác. Điều này sẽ chứng minh lý do xin nghỉ học của bạn là chính đáng và hoàn toàn trung thực. 

Ví dụ:

“Kính gửi: Cô giáo Mai Thu Hà - Giáo viên phụ trách môn học Tài chính doanh nghiệp

Em tên là: Trần Giang Anh, Mã số sinh viên: 145890167

Hiện đang học lớp: K15 Khóa: 18

Hệ đào tạo: Chính quy tại Trường: Đại học Ngoại Thương

Hôm nay em viết mail này kính mong Cô cho phép em được nghỉ học từ ngày 18/07/2022 đến 21/07/2022

Lý do: Em xin phép cô cho em nghỉ học để điều trị bệnh dạ dày, tại Khoa tiêu hoá của Bệnh viện Bạch mai.

Em xin cam đoan sẽ thực hiện đầy đủ trách nhiệm đối với môn học.

Em xin chân thành cảm ơn và mong sớm nhận được phản hồi từ cô.

Trân trọng!”

5. Những lưu ý khi viết mail xin nghỉ học

Mail xin nghỉ học thường không phức tạp tuy nhiên để đảm bảo đơn nghỉ học có tính thuyết phục và đạt được hiệu quả cao nhất, bạn cần lưu ý đến các vấn đề sau:

+ Sử dụng tài khoản học tập của bạn để gửi mail

Các giáo viên thường nhận được rất nhiều email mỗi ngày, bằng cách sử dụng tài khoản của nhà trường, lá thư của bạn sẽ ít đi vào hộp thư rác hơn.

+ Nội dung của mail

Cần đáp ứng các nội dung thiết yếu như: Thông tin người viết đơn, lý do xin nghỉ học, thời gian nghỉ học, thời gian đi học lại, cam kết về việc hoàn thành bài vở…

+ Lý do xin phép nghỉ học phải chính đáng

+ Xin phép càng sớm càng tốt

Để thể hiện sự tôn trọng của bạn với giáo viên, bạn nên xin nghỉ học càng sớm càng tốt, trừ những trường hợp bất ngờ.

+ Để lại thông tin liên hệ khi nghỉ học

+ Trình bày rõ ràng, cụ thể

Trên đây là bài viết tổng hợp cách viết mail xin nghỉ học cho sinh viên. Để thể hiện sự tôn trọng của mình với giáo viên, trách nhiệm với việc học tập và không bị trừ điểm chuyên cần khi muốn nghỉ học bạn nên viết mail xin phép giáo viên nhé.