Hướng dẫn cách viết email gửi CV cho nhà tuyển dụng đúng chuẩn

Lợi ích của việc viết email gửi nhà tuyển dụng

So với gửi hồ sơ xin việc theo cách truyền thống, thì hiện nay, phần lớn mọi người lựa chọn việc gửi CV qua mail. Với hình thức này, ứng viên vừa có thể dễ dàng trao đổi với tuyển dụng, vừa thuận tiện trong việc gửi CV xin việc mà lại tiết kiệm được nhiều thời gian hơn.

Ngoài ra khi gửi CV qua email, ứng viên có thể tạo được ấn tượng với nhà tuyển dụng qua nhiều thông tin nổi bật hơn. Nhà tuyển dụng cũng có thể sàng lọc được các ứng viên phù hợp nhanh hơn và vừa kiểm tra được khả năng tin học văn phòng của họ qua cách trình bày email. Vì vậy, hãy nhanh chóng tìm hiểu cách viết email gửi CV cho nhà tuyển dụng để có thể thuận tiện hơn trong việc nộp hồ sơ xin việc nhé!

Những điều cần lưu ý trước khi gửi CV qua email

Cách đặt tên file CV và các tài liệu liên quan

Việc đặt tên file CV cũng như các tài liệu đính kèm trong email sẽ giúp cho nhà tuyển dụng biết được đâu là hồ sơ của ứng viên, đâu là tài liệu công ty và sẽ thuận tiện hơn trong việc phân loại. Vì thế, bạn nên đặt tên tiêu đề email, tên file CV và các tài liệu liên quan rõ ràng, chỉn chu hơn.

Ngoài ra, điều này cũng giúp cho bạn ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng bởi sự chi tiết, chuyên nghiệp và tinh tế. Nếu bạn chưa biết cách đặt tên rõ ràng, hãy tham khảo theo các cách đặt tên sau đây nhé!

Cách 1: “CV – Họ và tên ứng viên – Vị trí ứng tuyển”

Cách 2: “ CV – Vị trí ứng tuyển – Họ và tên ứng viên”

Ví dụ: “CV - Nguyễn Văn C - Kỹ thuật viên” hoặc “CV - Nhân viên tư vấn - Trương Thị A”.

Kiểm tra địa chỉ, tên hiển thị email cá nhân

Có thể bạn có rất nhiều địa chỉ email, với nhiều tên gọi và nickname khác nhau hay chỉ đơn giản là vài ký tự bạn yêu thích. Tuy nhiên khi gửi email xin việc đến nhà tuyển dụng, bạn nên lựa chọn địa chỉ email có tính nghiêm túc và lịch sự. Có thể địa chỉ và tên hiển thị email chỉ là họ tên và năm sinh của bạn nhưng nó thể hiện được đầy đủ sự tôn trọng đến người nhận đấy!

Ngoài ra, qua địa chỉ email, nhà tuyển dụng cũng có thể đánh giá bạn là một con người chuyên nghiệp trong công việc. Vậy nên, hãy chắc chắn bạn đã chọn một địa chỉ email nghiêm túc, đơn giản và chỉ hướng đến mục đích sử dụng cho công việc.

Tìm hiểu kỹ về địa chỉ email của bộ phận nhận mail ứng tuyển

Để đảm rằng mail xin việc của bạn có thể đến được tay nhà tuyển dụng một cách nhanh chóng, chính xác, bạn nên tìm hiểu thật kỹ về địa chỉ email của bộ phận nhận mail ứng tuyển trên website công ty, hoặc trên trang đăng tin tuyển dụng. Và yên tâm rằng, khi email được gửi đi với địa chỉ chính xác thì thời gian đợi phản hồi sẽ không quá lâu đâu. Vì thế, hãy tìm hiểu thật kỹ trước gửi mail bạn nhé!

Cách viết email gửi cv cho nhà tuyển dụng để gây chú ý

Đầu tư chỉn chu vào email xin việc

Một email xin việc không bắt buộc quá dài, tuy nhiên cần phải đảm bảo đầy đủ các thông tin mà nhà tuyển dụng muốn thấy. Cũng như những yếu tố cơ bản của một email xin việc như: chủ đề email, nội dung chính, lời kết, chữ ký email, đính kèm CV và có lời chào hỏi rõ ràng.

Đối với một số mục, bạn cần đáp ứng những yêu cầu để có thể trình bày được một email xin việc hoàn chỉnh:

• Chủ đề email: Nên đặt tiêu đề ngắn gọn, súc tích và nêu lên được nội dung chính của thư. Hãy cho nhà tuyển dụng thấy được tên ứng viên và vị trí muốn ứng tuyển trong phần chủ đề của email.
• Nội dung chính: Cần đảm bảo đáp ứng đủ ba phần gồm: mục đích gửi email hay lý do ứng tuyển; thông tin về kỹ năng và kinh nghiệm việc làm; cuối cúng là gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng, thông báo bạn có đính kèm bản CV và mong nhận được phản hồi sớm. Nên trình bày ngắn gọn và nêu được ý chính, tránh dài dòng lan man gây khó hiểu cho người đọc.
• Chào hỏi - lời kết: Mở đầu thư, bạn nên chào hỏi với câu như: “Kính gửi: Phòng nhân sự - Công ty...”. Đến cuối thư, bạn cần gửi lời kết với một trong các câu như: Tôi xin chân thành cảm ơn, trân trọng, kính chúc anh/chị sức khỏe và chúc quý công ty ngày càng thành công,...
• Chữ ký email: Đừng quên việc để lại chữ ký để cung cấp thông tin liên hệ của bạn cho nhà tuyển dụng. Chữ ký email cần có tên, chức vụ, số điện thoại, có thể kèm tài khoản mạng xã hội của bạn,...
• Đính kèm CV: Đây là yếu tố rất quan trọng để nhà tuyển dụng nắm các thông tin về kỹ năng và trình độ học vấn,... của bạn rõ nhất. Bạn cần nhớ rõ và không nên bỏ sót nha!

Bạn cần nắm rõ các yếu tố cơ bản cần có trong email và chuẩn bị một email xin việc theo hướng dẫn của nhà tuyển dụng để đảm bảo đầy đủ các thông tin và trình bày được những mong muốn khi xin việc của bạn. Vì vậy các bạn nên tìm hiểu thêm về cách tạo email cũng như cách đăng ký đăng nhập email, điển hình như cách gmail đăng nhập,...

Cân nhắc vị trí đính kèm CV

Đối với việc tải CV lên mail bạn có thể lựa chọn một trong 2 hình thức sau đây:

• Tải tệp CV lên mail, đối với hình thức này, bạn không thể điều chỉnh vị trí của tệp, đồng nghĩa với việc tệp CV của bạn sẽ hiển thị cuối email. Nếu nội dung email của bạn không thu hút được sự chú ý của nhà tuyển dụng thì khả năng cao là CV của bạn cũng sẽ bị bỏ qua.
• Với hình thức gắn link CV trong mail, bạn có thể gắn vào vị trí nào mà bạn thấy phù hợp. Cũng như khi đọc mail, nhà tuyển dụng cũng có thể vô tình lướt qua và bấm vào xem. Ngoài ra, khi gắn link bạn cần phải chắc chắn rằng file CV của bạn đã được cấp quyền được xem để nhà tuyển dụng xem được CV của bạn ngay khi bấm vào.

Hình thức nào cũng sẽ có những ưu và nhược điểm, vì thế, bạn có thể xem xét và cân nhắc về vị trí đính kèm CV trong email với 2 cách là gắn link CV và tải tệp CV nhé!

Định dạng file CV 

Một trong những  cách viết email gửi cv cho nhà tuyển dụng mà ứng viên cần lưu tâm nên là để định dạng PDF. Hiện nay, định dạng file PDF được nhiều người ưa chuộng và sử dụng hơn so với các định dạng khác. Bởi nó có thể giảm thiểu được nhiều lỗi khi nhà tuyển dụng mở file xem. Bạn hãy tưởng tượng, khi mình đã dành rất nhiều thời gian, công sức để căn chỉnh, thiết kế 1 bản CV xin việc chuyên nghiệp, “xịn sò” để rồi khi gửi đi file bị lỗi, thông tin bị thiếu hay bố cục lệch,… Điều tồi tệ hơn là nhà tuyển dụng sẽ đánh giá không cao và nhanh chóng loại bạn vì sự thiếu cẩn trọng này.

Tuy nhiên, nếu sử dụng file CV dạng PDF, bạn có thể yên tâm về vấn đề này. Dù là trên máy tính hay điện thoại di động, nhà tuyển dụng vẫn có thể xem đầy đủ CV mà không lo bị lỗi.  Bên cạnh đó, file PDF cũng có lợi thế hơn về hình thức và cách trình bày thông tin. Điều này sẽ giúp các bạn dễ dàng chinh phục nhà tuyển dụng khi ứng tuyển việc làm.

Lựa chọn đính kèm các tài liệu liên quan

Trong thông tin tuyển dụng, các doanh nghiệp sẽ có yêu cầu bạn đính kèm CV cùng những tài liệu liên quan khi gửi email. Bạn cần nắm rõ các thông tin cần cung cấp cho doanh nghiệp và những giấy tờ cần thiết trong hồ sơ xin việc để gửi email đầy đủ và chính xác nhất. Thông thường, các tài liệu trong CV xin việc qua email gồm:

• Sơ yếu lý lịch.
• Bằng tốt nghiệp (nếu có).
• Các chứng chỉ, chứng nhận kỹ năng phục vụ cho công việc.

Tùy vào yêu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp mà bạn đính kèm những tài liệu liên quan phù hợp. Và bạn hãy nhớ các file này cũng nên scan và gửi ở dạng file PDF nhé. Đồng thời, đừng quên đính kèm CV của bạn vì đây cùng là một yếu tố quan trọng giúp hồ sơ của bạn thu hút nhà tuyển dụng hơn đấy!

Tổng kết

Viết email xin việc là một trong những xu hướng tất yếu của cuộc sống công nghệ ngày nay thay vì lá đơn xin việc nộp trực tiếp như trước đây. Chắc hẳn bài viết này đã ít nhiều cung cấp cho bạn thêm kiến thức bổ ích liên quan tới việc viết mail xin việc, cách viết email gửi cv cho nhà tuyển dụng. Chúc bạn thành công.