Quận 4 là quận nằm khá gần khu vực trung tâm của thành phố sở hữu những điều kiện và tiềm năng lớn để phát triển kinh tế, xã hội. Đây cũng là quận được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để thuê văn phòng với mức giá cực kì hợp lý.
Định nghĩa phân loại văn phòng
Văn phòng là gì?
Hiểu theo một cách đơn giản thì văn phòng là khái niệm được dùng để chỉ một khu vực, vị trí hoặc một phòng, tòa nhà được các tổ chức sử dụng để làm trụ sở cho các nhân viên cùng làm việc. Văn phòng sẽ là nơi để tổ chức các cuộc gặp mặt, cuộc họp quan trọng với đối tác hoặc các nhân viên. Đồng thời văn phòng cũng được sử dụng để chỉ một phần của doanh nghiệp, thường gọi là trụ sở đại diện hay chi nhánh văn phòng. Thông thường, mỗi văn phòng sẽ được trang bị đầy đủ các cơ sở vật chất, thiết bị để phục vụ cho công việc. Văn phòng có rất nhiều ý nghĩa nên tùy vào từng trường hợp, hoàn cảnh cụ thể để sử dụng sao cho hợp lý.
Các loại hình văn phòng phổ biến hiện nay
Hiện nay, trên thị trường có nhiều loại hình văn phòng khác nhau để các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân lựa chọn thuê. Một số loại văn phòng phổ biến nhất như:
- Văn phòng truyền thống
Đây là kiểu văn phòng thuộc quyền sở hữu và quản lý riêng của một doanh nghiệp, có vị trí, địa chỉ rõ ràng không chung đụng với các công ty khác. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể kiểm soát văn phòng và các nhân viên một cách có hệ thống. Thông thường các doanh nghiệp lớn rất thích thuê văn phòng truyền thống vì có tính ổn định và lâu dài, đảm bảo sự riêng tư cho nhân viên.
Tuy nhiên văn phòng truyền thống có những hạn chế như chi phí thuê cao, sửa chữa tốn kém nên trong vài năm trở lại đây mô hình văn phòng truyền thống đã trở nên lạc hậu khi không thể kết nối linh hoạt giữa các bộ phận trong và ngoài công ty.
- Văn phòng hiện đại
Mô hình văn phòng hiện đại đang “chiếm lĩnh” thị trường khi nhận được nhiều sự quan tâm các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân. Với những tiện ích mà văn phòng hiện đại mang lại nhiều người đã lựa chọn hình thức này để tận hưởng những ưu điểm. Một số mô hình văn phòng hiện đại được yêu thích nhất như sau:
- Văn phòng ảo Virtual Office
Đây là mô hình văn phòng không cần diện tích thực mà các doanh nghiệp, tổ chức chỉ cần thuê địa chỉ đăng ký thành lập doanh nghiệp và cách thức liên lạc lên trên trang web. Tại Việt Nam, Virtual Office đã được sự cho phép của pháp luật.
Đặc điểm nổi bật của mô hình này là có địa chỉ rõ ràng, cụ thể nhưng không có diện tích thực tế và nhân viên cũng không đến làm. Những địa chỉ này vẫn tiếp nhận văn bản, bưu kiện, khi có đối tác gửi đến, thậm chí, tiếp đón các đoàn khách quan trọng của doanh nghiệp. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm chi phí vì không yêu cần phải có diện tích thật mà vẫn xây dựng văn phòng diện tích lớn mang đến hình ảnh chuyên nghiệp.
- Văn phòng chung Co-working space
Đây là mô hình cung cấp không gian làm việc chung từ trang thiết bị, địa chỉ đến với các doanh nghiệp hoặc cá nhân cùng sử dụng trong một mặt bằng nhất định. Kiểu văn phòng này sẽ giúp các công ty giảm chi phí phù hợp với những doanh nghiệp startup, công ty nhỏ, cá nhân làm việc độc lập. Đặc biệt, khi sử dụng hình thức thuê văn phòng này sẽ mở rộng nhiều mối quan hệ.
Điểm cộng lớn nhất của hình thức Co-working space là hiệu quả công việc và năng suất tăng nhanh, giúp cho sự sáng tạo tăng lên, tuy nhiên đối với mô hình này sẽ có điểm hạn chế là có thể khá chật chội và không giữ được bí mật kinh doanh.
- Văn phòng chia sẻ Shared Office
Một trong các mô hình văn phòng phổ biến tại Việt Nam là văn phòng chia sẻ nghĩa là trên một mặt bằng chung sẽ có một hoặc nhiều công ty cùng làm việc và cùng sử dụng chung một không gian làm việc. Tuy là ngồi chung một văn phòng nhưng nhân viên của mỗi công ty sẽ làm những việc khác nhau của công ty họ, thứ sử dụng chung chỉ là không gian, trang thiết bị. Khác với văn phòng chung thì văn phòng chia sẻ vẫn đảm bảo được tính tuyệt mệnh của thông tin.
- Căn hộ văn phòng
Officetel hay còn gọi là căn hộ văn phòng là sự kết hợp giữa không gian nhà ở và không gian làm việc. Những người thuê căn hộ văn phòng có thể vừa biến nơi đây thành văn phòng làm việc vừa có thể sử dụng như một không gian để ở nhằm tiết kiệm chi phí, tận dụng tối ưu không gian.
- Văn phòng xanh Biophilic Office
Hiện nay, mỗi doanh nghiệp đều chú trọng đến yếu tố không gian xanh để giúp cho các nhân viên trở nên thoải mái hơn trong quá trình làm việc. Do đó, việc lựa chọn văn phòng xanh đã trở thành một hướng mới được nhiều doanh nghiệp yêu thích. Đối với mô hình này sẽ khéo léo đưa thiên nhiên vào các đồ dùng nội thất, bài trí cây xanh xung quanh khu vực làm việc,… Mang đến một không gian tự nhiên, thư giãn giúp cho nhân viên nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc đã trở thành một ưu điểm tuyệt đối của mô hình này.
Văn phòng thông minh
Khi thế giới đang ngày càng phát triển, cuộc cách mạng công nghệ 4.0 đã cho ra đời hàng loạt văn phòng thông minh. Tại những văn phòng kiểu này thì các thiết bị kĩ thuật số sẽ được sử dụng một cách triệt để để mang đến sự tiện lợi, hiện đại và nâng cao năng suất làm việc một cách nhanh nhất khi sức lao động của con người đã được giảm bớt.
Những điều nên biết khi thuê văn phòng quận 4
- Diện tích và thiết kế không gian sống
Đối với mỗi doanh nghiệp, tổ chức khi chọn thuê văn phòng quận 4 thì điều đầu tiên cần phải tính toán chính là diện tích và thiết kế không gian sống. Mỗi văn phòng khi được chủ đầu tư xây đã có sẵn diện tích do họ thiết kế nên người đi thuê không thể đòi hỏi chủ đầu tư phải thay đổi diện tích mà chỉ có thể chọn những văn phòng có diện tích hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Muốn vậy người đi thuê cần phải xác định được những vấn đề sau:
-Mỗi doanh nghiệp cần phải xác định được nhu cầu thuê văn phòng để cho nhân viên nhưng số lượng nhân viên sẽ là bao nhiêu, vì hiện nay xu hướng làm việc online đang lên ngôi nên bộ máy sẽ được tinh giản, gọn nhẹ, quản lý trực tuyến mà không cần phải đến văn phòng nhiều thì có thể thuê văn phòng theo hình thức co-working space hoặc các văn phòng chung để tiết kiệm diện tích. Tuy nhiên, với những doanh nghiệp cần làm việc trực tiếp và có nhu cầu trao đổi trực tiếp thì nên chọn văn phòng kiểu truyền thống để tiện cho công việc và chứa đủ nhân viên.
-Vị trí của văn phòng cũng là điều cần quan tâm khi ảnh hưởng đến không gian sống và sinh hoạt chung của các thành viên. Do đó, các doanh nghiệp thường chọn thuê văn phòng ở những vị trí trung tâm, sầm uất, dễ tìm kiếm và tiết kiệm được thời gian di chuyển đi lại, đồng thời, những vị trí trung tâm cũng thuận lợi cho việc tìm các địa điểm ăn uống vui chơi. Những tiện ích này không chỉ có lợi với nhân viên mà còn thuận tiện cho việc gặp đối tác. Đây cũng được xem như là một trong những yếu tố mà doanh nghiệp quan tâm đến nhân viên với những chế độ phúc lợi tốt nhất giúp họ không phải mất quá nhiều thời gian di chuyển mỗi ngày.
-Bên cạnh đó, các chủ doanh nghiệp cũng cần phải quan tâm đến chi phí thuê văn phòng, một số chi phí khác như giữ xe, internet, tiền điện nước... Đây là những khoản phí tuy nhỏ nhưng cũng là những chi phí trong không gian sống của mỗi doanh nghiệp. Nếu như không tính toán kĩ thì doanh nghiệp cũng sẽ phải trả một khoản tiền khổng lồ cho chi phí này nhưng nếu như quá tiết kiệm không cho nhân viên sử dụng các dịch vụ thì cũng không được vì đó là nhu cầu thiết yếu của họ.
Để chọn được một địa điểm đáp ứng được yêu cầu về diện tích và không gian sống tại quận 4 không phải khó vì ở đây còn rất nhiều văn phòng cho thuê. Tuy nhiên, chủ doanh nghiệp cần phải tính toán kĩ lưỡng để mang đến cho nhân viên một không gian làm việc tốt nhất, thoải mái nhất. Không thể phủ nhận trong khi thị trường có nhiều sản phẩm cho thuê thì mọi sự lựa chọn cũng trở nên khó khăn hơn.
Tiện ích văn phòng đã thuê
Khi chọn thuê một văn phòng thì tiện ích cũng là điều phải được quan tâm vì đây là những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến nếp sinh hoạt của một doanh nghiệp và phục vụ đời sống công sở của nhân viên. Thông thường các văn phòng cho thuê sẽ được trang bị đầy đủ các trang thiết bị cơ bản như điều hòa, phòng họp, bàn ghế, phòng kho, tủ giày... Có những văn phòng còn có quầy bar, khu bếp cực kì đẹp và xịn để mang đến cho người thuê sự thoải mái. Nhưng với những văn phòng đầy đủ tiện ích như vậy thì giá thuê thường sẽ cao hơn bình thường.
Chất lượng văn phòng cũng là một điều cần phải lưu ý vì hiện nay khi thị trường thuê văn phòng mở rộng thì đương nhiên sự cạnh tranh sẽ lớn hơn. Có những văn phòng cũ, dột, ẩm ướt vì đã qua nhiều người sử dụng nhưng cũng có những văn phòng mới xây với chất lượng cao. Đồng thời, cần phải lưu ý chọn những văn phòng có đủ hệ thống phòng cháy chữa cháy, thang thoát hiểm, bãi đỗ xe...
Giá thuê văn phòng so với khu vực
Thị trường thuê văn phòng quận 4 khá ổn định với những giao dịch thường xuyên được thực hiện vì đây là một vị trí khá gần với trung tâm mà giá thuê lại cực kì dễ chịu so với các quận trung tâm như quận 1, quận 2,... Trong đó, yếu tố đi lại thuận tiện và không quá chật chội, đông đúc đã trở thành điểm mạnh khi thuê văn phòng quận 4.
Do đó, đây là một gợi ý rất tốt với những doanh nghiệp, công ty vừa và nhỏ cũng như những ai mong muốn thuê văn phòng với mức giá vừa phải. Thông thường, giá văn phòng tầm thấp ở đây chỉ có giá khoảng 7 - 10 triệu đồng/tháng. Văn phòng tầm trung sẽ dao động từ 10 - 20 triệu/tháng, còn văn phòng cao cấp sẽ có giá từ 20 triệu đồng trở lên. Giá của mỗi văn phòng còn phụ thuộc vào vị trí, diện tích và các tiện ích của văn phòng bạn định thuê.
Trước khi thuê văn phòng quận 4 cũng nên tham khảo giá thị trường để biết được các văn phòng trong khu vực có giá khoảng bao nhiêu. Vì thông thường mỗi bên thuê sẽ đưa ra những mức giá khác nhau nên cần xem cùng phân khúc đó, cùng những tiện ích đó thì giá bạn thuê đã hợp lý hay chưa.
Những lưu ý khi chọn thuê văn phòng quận 4
Hợp đồng thuê văn phòng
Thông thường hợp đồng thuê văn phòng quận 4 sẽ có thời hạn 6 tháng, 1 năm hoặc dài hơn tùy thuộc vào yêu cầu của bên cho thuê. Nhưng hiện tại, thời gian kí hợp đồng phổ biến là 1 năm và có thể thay đổi linh hoạt trong quá trình hai bên làm việc. Trong hợp đồng sẽ có những mục cần phải lưu ý như sau:
Quyền và trách nhiệm của các bên
Đây là điều bắt buộc phải có trong các bản hợp đồng để tránh phát sinh tình huống tranh chấp, cãi vã hay phá bỏ hợp đồng với các điều như:
-Bên thuê có trách nhiệm thanh toán tiền thuê đúng thời gian và số tiền thuê như trong hợp đồng đã ký. Chi phí thuê văn phòng có thể tăng định kì theo năm tùy thuộc vào sự thỏa thuận giữa hai bên.
-Bên cho thuê cần phải đảm bảo văn phòng cho thuê đầy đủ các giấy tờ pháp lý theo quy định của pháp luật.
-Bên cho thuê sẽ có trách nhiệm xử lý các sự cố phát sinh của văn phòng mà không phải lỗi do bên thuê gây ra, bên thuê cũng không phải chịu trách nhiệm chi phí về những lỗi phát sinh này.
Điều khoản chấm dứt hợp đồng
Mặc dù đây là vấn đề không ai mong muốn nhưng trong mỗi bản hợp đồng đều bắt buộc phải có để tránh rủi ro xảy ra cho hai bên và tránh được những thiệt hại lớn nhất. Thông thường, hợp đồng sẽ chấm dứt trong một số trường hợp như:
Hết hạn hợp đồng hai bên không muốn kí tiếp thì có thể dừng lại để chấm dứt.
Trong trường hợp bên thuê chấm dứt hợp đồng trước thời hạn kí vì một lý do phát sinh không có trong hợp động thì bên thuê sẽ phải sử dụng công văn thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng làm việc gửi đến bên cho thuê nhằm tiến hành quy trình giải quyết chi phí cũng như tiền cọc sao cho hợp lý.
Trong trường hợp bên cho thuê muốn chấm dứt hợp đồng trước thời hạn kí vì một lý do phát sinh không có trong hợp đồng thì cũng phải có văn bản thông báo đến bên thuê và thực hiện những điều khoản bồi thường đã được ghi trong hợp đồng trước đó.
Các điều khoản thỏa thuận khác
Bên cạnh những điều khoản cần phải có theo quy định của pháp luật thì hai bên vẫn có thể bổ sung thêm các nội dung khác để phù hợp với nhu cầu của họ, nhưng vẫn phải đảm bảo không vi phạm pháp luật và đúng với các quy định như:
-Thỏa thuận về việc giải quyết tranh chấp trong trường hợp hai bên xảy ra xung đột.
-Thỏa thuận về tiền đặt cọc đóng ra sao hoặc không cần tiền đặt cọc, sau khi hợp đồng kết thúc số tiền đặt cọc đó sẽ giải quyết như thế nào.
-Thỏa thuận về mức bồi thường chi phí khi một trong hai bên vi phạm các điều khoản trong hợp đồng thuê văn phòng.
-Trong quá trình cho thuê có thể thay đổi và bổ sung các điều khoản mới phù hợp với từng thời điểm.
Tìm hiểu thông tin chủ sở hữu
Đây là việc mà bất cứ doanh nghiệp nào muốn thuê văn phòng đều phải tìm hiểu. Hiện nay, khi thị trường có rất nhiều chủ đầu tư cho thuê văn phòng thì người đi thuê cần phải xác định được chủ sở hữu có phải chủ sở hữu chính thức không? Chủ sở hữu có phải là đơn vị hay cá nhân uy tín không? Chủ sở hữu có đủ năng lực, trách nhiệm và hành vi chịu trách nhiệm trước pháp luật hay không?
Tài chính thuê văn phòng
Trước khi chọn thuê văn phòng và ký hợp đồng thuê văn phòng quận 4 thì cần phải xác định rõ giá thuê văn phòng cụ thể là bao nhiêu đã bao gồm các khoản chi phí phát sinh như dọn dẹp, dịch vụ hay chưa.
Đối với doanh nghiệp thuê văn phòng việc thanh toán và hạch toán cần phải hết sức rõ ràng, có giấy tờ, hóa đơn pháp lý đầy đủ chứ không như đi thuê nhà thanh toán không cần hóa đơn. Những khoản chi phí thuê văn phòng đều được các cơ quan chức năng kiểm tra bất cứ lúc nào và còn liên quan đến việc đóng thuế của các bên cho thuê nên không thể gian dối, mập mờ. Quy trình hạch toán chi phí thuê văn phòng cũng phải do bộ phận kế toán là những người có chuyên môn tính toán và làm giấy tờ, hóa đơn chứ không phải ai cũng có thể làm một cách tùy tiện.
Bài viết trên đã cung cấp những thông tin cần thiết và hữu ích cho những ai có nhu cầu tìm thuê văn phòng quận 4. Hi vọng, độc giả sẽ có thêm cơ sở để xem xét kĩ lưỡng và nghiên cứu trước khi chọn thuê được một văn phòng làm việc phù hợp với nhu cầu và tài chính của mình.
