QMS là gì? Tìm hiểu về QMS

QMS là gì?

QMS là viết tắt của từ Quality Management System, hiểu theo nghĩa tiếng Việt là hệ thống quản lý chất lượng. QMS được xây dựng trên rất nhiều quy tắc nội bộ, chính sách, quy trình, tài liệu,…Hệ thống này sẽ giúp doanh nghiệp xác định cách thức hoạt động thông qua thao tác của hệ thống là tạo ra các dịch vụ, sản phẩm. Hệ thống này giúp điều phối hoạt động sao cho phù hợp với những yêu cầu từ phía khách hàng.

QMS được thể hiện dưới dạng các mục tiêu và nguyện vọng của tổ chức, các quy trình, chính sách, thông tin dạng văn bản và các nguồn lực cần thiết để thực hiện và duy trì nó. Các hệ thống quản lý chất lượng nhấn mạnh đến các kết quả có thể dự đoán được của dây chuyền sản xuất sản phẩm công nghiệp, sử dụng những phương pháp thống kê đơn giản và lấy mẫu ngẫu nhiên.

Các yếu tố hợp thành QMS là gì?

Hệ thống quản trị chất lượng gồm nhiều yếu tố tạo thành và có mối liên hệ mật thiết với nhau. Một hệ thống quản trị chất lượng gồm những yếu tố sau:

Cơ cấu tổ chức

Cách thức tổ chức vị trí, sắp xếp, vai trò của từng cá nhân, bộ phận thuộc doanh nghiệp. Quy định về trách nhiệm, quyền hạn của từng cá nhân, bộ phận và hệ thống điều hành chung của doanh nghiệp nhằm bảo đảm đạt được mục tiêu.

Quy định cần tuân thủ

Các quy định này bao gồm những tiêu chuẩn, nguyên tắc, yêu cầu mà doanh nghiệp cần tuân thủ theo.

Quá trình

Quá trình là các hoạt động có liên quan đến nhau để biến đầu vào thành đầu ra. Đây được xem là những yếu tố hữu hình như: thiết bị, vật tư, văn bản, nguồn lực,…

Phân loại QMS

Căn cứ vào nội dung, hệ thống quản lý chất lượng QMS được chia như sau:

• Hệ thống quản lý chất lượng theo tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hóa ISO 9000.
• Hệ thống quản lý chất lượng toàn diện (Total Quality Management)
• Hệ thống quản lý chất lượng Q–Base dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
• Các hệ thống tiêu chuẩn về đảm bảo an toàn chất lượng thực phẩm: SQF, GMP, HACCP, ISO 22000.
• Hệ thống quản lý chất lượng dành cho các doanh nghiệp sản xuất, lắp ráp ô tô và các doanh nghiệp sản xuất và lắp ráp linh kiện ô tô: QS 9000.
• Hệ thống quản lý chất lượng cho ngành ô tô: IATF 16949
• Hệ thống quản lý chất lượng dựa trên việc đáp ứng các tiêu chí của giải thưởng chất lượng.
• Hệ thống quản lý chất lượng cho các loại thiết bị y tế ISO 13485

Một số hệ thống quản lí khác không phải là hệ thống quản trị chất lượng nhưng có liên quan đến vấn đề chất lượng: ISO 14001, ISO 26000, SA8000, OSHAS 18000, hệ thống quản trị an toàn thông tin ISO/IEC 27000.

Theo cấp quản lí, hệ thống quản lý chất lượng bao gồm:

• Hệ thống quản lý chất lượng của nhà nước
• Hệ thống quản lý chất lượng của các tổ chức, trong đó có các doanh nghiệp

Lợi ích của QMS là gì?

Hệ thống quản lý chất lượng QMS đem đến nhiều lợi ích, cụ thể là:

• Khiến khách hàng hài lòng về chất lượng của sản phẩm thông qua việc đáp ứng những yêu cầu từ phía khách hàng.
• Đáp ứng được nhu cầu của khách hàng đề ra, trước hết là làm hài lòng khách hàng. Về lâu dài sẽ góp phần làm tăng doanh thu cho doanh nghiệp do lượng khách hàng trung thành ngày càng tăng, sản phẩm bán ra được nhiều hơn.
• Đáp ứng đầy đủ các quy định của doanh nghiệp. tạo ra các sản phẩm dịch vụ, sản phẩm bằng cách tiết kiệm nhất, giảm thiểu tối đa chi phí và nguồn lực góp phần tăng lợi nhuận và thu nhập cho doanh nghiệp.

Các yếu tố và yêu cầu của QMS là gì?

Mỗi một hệ thống quản lý chất lượng QMS lại có một chức năng riêng nhằm đáp ứng các yêu cầu riêng của từng doanh nghiệp. Dù vậy, các yếu tố của QMS đều có những điểm chung sau:

• Các chính sách về mục tiêu và chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp.
• Sổ tay chất lượng.
• Các quy trình về thủ tục, lưu trữ hồ sơ và tài liệu hướng dẫn.
• Quản lý dữ liệu, thông tin.
• Quy trình hoạt động nội bộ.
• Tập trung vào các dịch vụ và sản phẩm nhằm hướng tới sự hài lòng của khách hàng.
• Không ngừng nâng cao cải tiến chất lượng sản phẩm.
• Nghiên cứu, phân tích chất lượng sản phẩm đầu ra

Các bước để tiến hành và triển khai QMS là gì?

Để tiến hành triển khai hệ thống quản lý QMS, các doanh nghiệp cần xác định được mục tiêu của doanh nghiệp là đạt được sự hài lòng từ khách hàng thông qua hệ thống quản lý chất lượng QMS. Doanh nghiệp muốn có một hệ thống QMS chất lượng thì phải có sự phù hợp với nhiệm vụ, chức năng, định hướng, phù hợp với doanh nghiệp. Quy trình tạo nên hệ thống QMS có tên là PDCA, gồm có:

• Plan: Xây dựng kế hoạch, đồng thời xác định được nguồn lực, mục tiêu, phạm vi,…
• Do:Thực hiện các công việc theo kế hoạch đã đề ra.
• Check: Dựa theo kế hoạch để kiểm tra những kết quả đạt được.
• Act: Điều chỉnh sao cho phù hợp dựa theo kết quả thu được.

Thiết kế và xây dựng (plan)

Phục vụ cho việc phát triển hệ thống QMS. Ở bước này, doanh nghiệp cần nghiên cứu, tìm hiểu kỹ lưỡng những nhu cầu của khách hàng sao cho những dịch vụ, sản phẩm sản xuất ra phải mang đến sự hài lòng cho khách hàng. Nhu cầu của khách hàng chính là yếu tố cốt lõi để xây dựng hệ thống quản lý chất lượng QMS. 

Triển khai (do)

Bước triển khai cho cả hệ thống QMS nên những yếu tố trong quá trình triển khai phải thật chi tiết, cụ thể. Vì vậy, để triển khai kế hoạch một cách tốt nhất cần chia nhỏ các quy trình thành những quy trình nhỏ hơn. Đồng thời tiến hành đào tạo đội ngũ nhân viên về từ tài liệu, kiến thức liên quan.

Kiểm soát & đo lường (check)

Đây được xem là giai đoạn quan trọng nhất để thiết lập hệ thống QMS. Những kế hoạch của các doanh nghiệp có thể khác nhau tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp cũng như tác động từ bên ngoài, rủi ro tiềm ẩn trong các hoạt động.

Xem xét và cải tiến (action) 

Đây là giai đoạn được thực hiện cuối cùng để đánh giá, xem xét các kết quả của cuộc kiểm toán. Việc xác định được mức độ hiệu quả và năng suất làm việc của từng quy trình trong chuỗi các quy trình nhằm xác định và tìm ra những phương pháp mới tốt nhất dựa trên những thông tin đã thu nhận được trong quá trình kiểm toán nội bộ.

 Lời kết 

Với những thông tin được chia sẻ trong bài viết trên, hẳn bạn đọc đã hiểu QMS là gì, lợi ích mà QMS đem lại cho doanh nghiệp, các bước để xây dựng hệ thống QMS. Hy vọng đã đem đến cho mọi người cái nhìn khái quát về hệ thống quản lý chất lượng QMS. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết của chúng tôi.