Những cách lập kế hoạch làm việc trong tuần hiệu quả nhất

Kế hoạch công việc là gì?

Kế hoạch công việc là bảng biểu được lập nhằm đưa ra những việc cần phải làm trong ngày, tuần hoặc trong tháng với mục đích để mọi công việc được hoàn thành và đảm bảo hiệu quả tích cực nhất. Với những người đảm nhận các vị trí quan trọng như lãnh đạo, quản lý thì việc lập bảng kế hoạch công việc chính là bước không thể thiếu.

Bên cạnh đó, cách lập kế hoạch làm việc trong tuần cho công việc là giai đoạn xây dựng mục tiêu, tìm các hướng thực hiện tối ưu nhất để hoàn thành mục tiêu đã được đề ra. Nếu không có những kế hoạch công việc cụ thể thì cá nhân sẽ mông lung vì không biết mình cần phải làm gì trước làm gì sau và nên bắt đầu từ đâu, từ đó kết quả sẽ không được tốt như mong đợi.

Những bước đơn giản để lên một kế hoạch làm việc

Xác định thời gian

Đầu tiên bạn nên bắt đầu bằng việc tìm kiếm thời gian rảnh rỗi cho những dự định của mình. Đương nhiên bất kỳ ai cũng sẽ luôn phải dành thời gian cho những hoạt động thường ngày, ngoài chúng ra, hãy tận dụng tối đa thời gian còn lại để làm những gì bạn muốn.

Sắp xếp các công việc hợp lý

Kế đến, lấp đầy những hoạt động mà bạn cần làm vào những khoảng thời gian đấy. Song song với quá trình này đó là bạn phải luôn luôn để tâm đến các trình tự ưu tiên của chúng. Sự ưu tiên ấy có thể phụ thuộc vào sở thích của bạn. Ví dụ đơn giản như: “Vâng hôm nay tôi muốn học nấu ăn trước khi làm bài tập” hoặc “tôi phải đi cắt tóc trước khi gặp cô bạn mới”. Sự ưu tiên ấy sẽ phụ thuộc ở chính bạn. Đương nhiên bạn sẽ phải ưu tiên bài kiểm tra cuối khóa trong hai ngày tới hơn là một buổi đi dã ngoại vào cuối tuần.

Trong một số trường hợp bạn cần phải bỏ qua những việc nhỏ để hướng đến những mục tiêu lớn. Và cũng có khi không phải chỉ đơn giản là sự tương quan giữa những việc lớn và nhỏ, có thể bạn sẽ phải hy sinh mơ ước này để đuổi theo một mục tiêu khác.

Bạn biết đấy đó vừa là sự khó khăn vừa là một nét thú vị của cuộc sống. Sẽ luôn có những người phải hy sinh gia đình vì công việc hoặc là ngược lại. Và cho dù bạn có một cách lập kế hoạch làm việc trong tuần hoàn hảo đi chăng nữa, đôi khi bạn cũng sẽ phải mất mát một điều gì đấy. Tuy nhiên, mong rằng sự mất mát này sẽ chỉ là tạm thời vì bạn đã lại đặt ra kế hoạch để lấy lại những gì đã mất!

Dự trù những vấn đề phát sinh ngoài kế hoạch

Bạn nên dành ra những khoảng thời gian cần thiết để giải quyết sự cố. Điều này lại phụ thuộc vào những kinh nghiệm của bạn. Bạn đang trong quá trình thực hiện một công việc có tính rủi ro cao, hãy dành thời gian dự phòng nhiều hơn. Công việc thực tế luôn luôn khác hẳn với lý thuyết và những gì chúng ta trù định. Đó là lý do tại sao chúng ta rất dễ lúng túng với những công việc mới.

Bạn không thể nào biết được những việc sẽ bất ngờ phát sinh và sắp xếp thời gian như thế nào hợp lý để giải quyết chúng. Những người chưa thạo việc đôi khi còn phải lấy ra quỹ thời gian cá nhân để giải quyết công việc. Nhưng khi bạn đã có được kinh nghiệm, hãy luôn dành một khoảng thời gian hợp lý nhất cho những sự cố phát sinh. Một người có trình độ chuyên nghiệp chính là một người lường trước được càng nhiều càng tốt những khả năng có thể sẽ xảy ra, những điều có thể sẽ cản trở công việc của mình. Do đó bạn càng hoàn thiện mình thì  bản kế hoạch của bạn sẽ càng hoàn hảo hơn.

Linh hoạt kế hoạch

Ngoài ra lời khuyên dành cho bạn là nên lập một kế hoạch một cách linh hoạt, tùy từng trường hợp mà có thể bạn sẽ phải thay đổi kế hoạch vào giờ chót. Vâng vì bạn không phải là một cái máy. Nhưng lý do để thay đổi kế hoạch nên được kiểm tra về độ logic của vấn đề, đương nhiên chúng tôi không khuyên bạn đổi kế hoạch đến trường hôm nay bởi vì chẳng may bạn mới nổi cái mụn to và xấu quá.

Sắp đặt một lịch trình làm việc nghĩa là bạn đang lên kế hoạch cho việc sử dụng quỹ thời gian của mình. Có một kế hoạch cụ thể bạn vừa tránh được những căng thẳng trong công việc vừa làm việc một cách hiệu quả hơn.

Kế hoạch làm việc một tuần

Bắt đầu với một bãi rác não

Lọc ra thông tin

Bộ não của bạn đang sắp xếp rất nhiều việc cần phải làm, các dự án cần được  hoàn thành, các dự án cần phải ghi nhớ cho sau này, những người cần theo dõi… Thêm vào đó, bạn cũng có rất nhiều việc phải làm cho cuộc sống mà không phải công việc của mình, ví dụ như ai đó nhờ bạn mua hàng tạp hóa và dọn vệ sinh cho mèo...

Hãy lấy một tờ giấy trắng và viết ra mọi điều bạn nghĩ ra mà bạn cần phải làm trong 1 tuần. Không chỉ những điều bạn cần làm cho công việc mà cả ngay lúc này và mọi thứ. Đưa tất cả ra khỏi đầu bạn và viết vào trang giấy.

Đọc qua danh sách mới của bạn và chỉ ra cụ thể các mục cần được hoàn thành trước và thời gian thực hiện chúng. Bạn cần rất trung thực với bản thân về điều này. Có thể có một số việc bạn nghĩ rằng bạn buộc phải làm vào hôm nay hoặc ngày hôm sau, nhưng hãy tự hỏi bản thân rằng: Chúng có thực sự cần phải làm hay không?

Nếu như có, bạn cần chú ý và thực hiện công việc. Nhưng nếu bạn có nhiều chỗ trống thời gian hơn một chút, đừng gánh nặng bản thân rằng phải làm điều này sớm hơn thời gian bạn phải cần làm. Ngược lại cũng không nên đẩy tất cả mọi thứ đến tận giây cuối cùng mới thực hiện.

Sắp xếp tuần tự

Bạn có thể sẽ bị cám dỗ để đi theo cách này hay cách khác. Hoặc bạn làm tất cả mọi thứ ngay lập tức vì bạn sẽ cảm nhận thấy tốt hơn khi kiểm duyệt nó. Hay bạn nghĩ rằng mình có nhiều thời gian hơn thực tế và cuối cùng lại phải thực hiện công việc một cách vội vàng. Với cả hai tình huống này, bạn chỉ đang chuẩn bị cho mình sự thất bại và gây ra những căng thẳng không cần thiết.

Đối với các dự án dài hạn thì không nhất thiết nên có thời hạn, hãy làm một trong hai điều sau: Gán cho chúng một ngày “bắt đầu trước” lý tưởng để đảm bảo cuối cùng chúng sẽ được thực hiện hoặc chúng ta có thể bắt tay vào làm một danh sách với mức độ ưu tiên thấp.

Đặt nó trên lịch của bạn

Sau khi chúng ta lên danh sách ngày đến hạn cho mỗi ngày, hãy ghi mọi thứ vào lịch. Đó là lúc mà việc có một hệ thống quản lý dự án thực sự trở nên có ích.

Bạn không cần phải lo lắng về các công việc chưa thực hiện trong những ngày sắp tới. Chỉ cần bạn giữ chúng trong danh sách việc cần làm lớn hơn, gồm có tất cả những việc bạn cần làm mà bạn đã đề ra mỗi ngày khi lên cách lập kế hoạch làm việc trong tuần.

Đối với các nhiệm vụ cần phải hoàn tất trong ngày, hãy viết chúng rõ ràng vào đầu ngày, cũng cần lập ra thời gian bạn sẽ cần cho mỗi việc. Việc này sẽ hỗ trợ bạn có thể tính toán cho các công việc khác và bạn có thể bảo đảm rằng hoàn toàn có thể thực hiện được những việc đó trong ngày. Bạn nên nhớ ưu tiên những việc quan trọng cần làm trước, những việc tốn ít thời gian hơn chúng ta có thể sắp xếp vào cuối ngày.

Một mẹo bổ sung khác đó là hãy cân nhắc lượng thời gian bạn cần cho mỗi việc. Ví dụ: Nếu bạn cần hoàn thành bản thiết kế trong vòng 40 phút, hãy thay vào đó là 55 phút. Bạn có thể sẽ bị gián đoạn trong quá trình làm việc vì một lý do nào đó, việc tăng thời gian cho kế hoạch sẽ giúp bạn không bị chồng chéo các công việc với nhau, tránh việc làm kẹt lịch trình của bạn. 

Để lại một số thời gian trống vào mỗi ngày, điều này sẽ giúp bạn có thể linh hoạt trong các trường hợp khẩn cấp, ngày ốm, các rào cản của dự án, v.v.

Làm thế nào để có thể tuân theo kế hoạch hàng tuần?

Mất khoảng hai tháng để chúng ta hình thành một thói quen mới . Phía dưới sẽ  là một số bí kíp sẽ giúp ích cho bạn có thêm động lực thực hiện kế hoạch cho đến khi thói quen mới này biến thành bản chất thứ hai.

Chọn một ngày và giờ bình thường để bắt đầu

Nếu kế hoạch của bạn trong tuần có một công việc đặc biệt nào đó hãy chuẩn bị trước thật kỹ càng và có thể dùng ngày chủ nhật của bạn để tập duyệt trước. Bản chất của cách lập kế hoạch làm việc trong tuần là bạn có thể kiểm soát được những việc cần phải làm và thời gian diễn ra của nó sẽ vào thời gian nào trong tuần.

Ví dụ: Thứ 2 bạn có một cuộc họp quan trọng vào lúc 9 giờ sáng. Hãy dành thời gian nghỉ ngơi của ngày chủ nhật để tập duyệt trước cuộc họp, bạn sẽ tự tin hơn và có thể rèn luyện được các kỹ năng tốt hơn. Cuộc họp của bạn sẽ diễn ra suôn sẻ vì bạn đã có sự chuẩn bị chu đáo.

Đặt lời nhắc hoặc báo thức

Nếu bạn đang đặt kế hoạch trên lịch kỹ thuật số, hãy cài đặt chức năng nhắc nhở hay báo thức, giống như thông báo trên smartphone của bạn hoặc trình kích hoạt email (hoặc cả hai). Khi bạn tạo ra việc này thành một thói quen, hãy dùng công nghệ để nhắc nhở nhiệm vụ cho bạn mỗi ngày. Một lựa chọn tốt khác là bạn có thể đặt lời nhắc định kỳ trên smartphone hoặc mục đáng chú ý nếu như bạn đang dùng kế hoạch giấy.

Nói với người khác rằng bạn đang thực hiện theo kế hoạch

Sau khi bạn nói kết quả trước mắt với ai đó bằng lời nói, mục tiêu đấy sẽ trở nên thực tế hơn và nó thực sự sẽ làm tăng trách nhiệm của chúng ta. Vì vậy, hãy nói với người mà bạn thường xuyên trò chuyện về cách lập kế hoạch làm việc trong tuần của bạn như bạn thân nhất, vợ hoặc chồng của bạn, đồng nghiệp, hay sếp của chúng ta.

Ngay cả khi người bạn nói không quan tâm lắm thì việc bạn nói ra sẽ giúp tăng trách nhiệm và giúp bạn thực hiện tốt hơn kế hoạch đã đề ra. Vì vậy bạn hãy cố gắng tạo ra cho mình những thói quen tốt để có thể thực hiện thành công kế hoạch trong tuần của mình một cách hiệu quả nhất.

Cách lập kế hoạch công việc trong tuần

Với cách lập kế hoạch làm việc trong tuần, trong bảng bạn cần phải lập đầy đủ các nội dung về các công việc cần thực hiện, khung thời gian và người thực hiện cụ thể để đảm bảo cho việc triển khai cũng như theo dõi kế hoạch.

Vì cần có nhiều thông tin hơn nên bảng kế hoạch công việc tuần sẽ phải cập nhật chi tiết, rõ ràng và cụ thể. Nếu là quản lý lập kế hoạch công việc tuần cho nhóm của mình thì nên nhìn nhận vào tính thực tế cũng như khả năng thực hiện kế hoạch để đặt ra các mục tiêu hợp lý. 

Trong bảng kế hoạch công việc tuần cần đảm bảo các nội dung như: Tên của đơn vị, phòng ban, thời gian thực hiện, mục tiêu đề ra, các yêu cầu, cách thức thực hiện, các phương án phòng ngừa rủi ro và các đề xuất hỗ trợ khác,…

Lưu ý với cách lập kế hoạch làm việc trong tuần 

• Mục tiêu đề ra cần phải thực tế, rõ ràng và nhất quán.
• Các phương án dự phòng cần được lên kế hoạch một cách chi tiết, cụ thể.
• Không được chỉ chú trọng vào mục tiêu mà quên đi các quá trình và cách thức thực hiện.
• Thời gian thực hiện cần được phân bố hợp lý và cân đối giữa các nhiệm vụ.

Cách tuân thủ và thực hiện kế hoạch công việc trong tuần  hiệu quả

Sau khi đã có bảng kế hoạch cách lập kế hoạch làm việc trong tuần thì bạn cần phải tuân thủ và cố gắng để hoàn thành đúng mục tiêu đề ra. Với công việc trong ngày, bạn hãy sắp xếp và lựa chọn ra những nhiệm vụ được ưu tiên để thực hiện trước, đồng thời phân chia thời gian dự kiến cụ thể và cân đối cho từng việc làm.

Đối với công kế hoạch theo tuần, bạn có thể thực hiện như sau:

• Xác định khoảng thời gian trong tuần để điền các công việc cụ thể theo trình tự ưu tiên.
• Ngoài thời gian dành cho công việc, bạn cũng cần phải tính trước thời gian cho những sự việc phát sinh .
• Kế hoạch được lập cần phải có sự linh hoạt, có thể thay đổi nếu cần nhưng đặc biệt cần hạn chế thay đổi bởi sẽ ảnh hưởng đến nhiều đầu việc khác.
• Cố gắng thực hiện các công việc theo đúng thời gian dự trù để có thể đảm bảo hoàn thành mục tiêu trong tuần.

Ngoài ra, gợi ý cho bạn để lập kế hoạch công việc theo tháng thì bạn có thể làm các bước như:

• Liệt kê toàn bộ công việc cần phải làm trong tháng.
• Sắp xếp công việc theo thứ tự từ quan trọng, ưu tiên đến các việc phải làm.
• Thực hiện công việc theo thứ tự ưu tiên và phân bổ thời gian phù hợp cho các nhiệm vụ hợp lý.

Kỹ năng về cách lập kế hoạch làm việc trong tuần khoa học

Có thói quen ghi chép

Ghi chép là một kỹ năng cần và rất quan trọng để có thể lập được một bản kế hoạch công việc. Bên cạnh những cuốn sổ ghi chép hàng ngày thì bạn nên có thêm trong đó những trang lịch để ghi chép vào trong đó những lịch dành riêng  trong ngày. Tốt nhất bạn nên chỉ sử dụng một cuốn sổ để không bị nhầm lẫn với các mục đã ghi chép. Ghi chép có thể giúp bạn biết cách lập kế hoạch làm việc trong tuần một cách hiệu quả và khoa học.

Kỹ năng sắp xếp

Sắp xếp công việc sao cho logic và hợp lý là rất quan trọng. Khi bạn ghi chép các công việc thì bạn nên sử dụng bút với các màu khác nhau để phân rõ các công việc. Ví dụ như các công việc cần giải quyết ngay lập tức thì bạn nên dùng màu đỏ, những công việc chưa cần giải quyết sớm thì để mực màu vàng. Việc sử dụng các màu sắc như này sẽ giúp cho bạn hình dung được bạn nên dành thời gian như thế nào.

Lựa chọn công việc ưu tiên

Trong khi làm việc, chắc chắn sẽ có nhiều các công việc bạn cần phải giải quyết nhưng bạn cần phải xác định được công việc nào là quan trọng nhất, cần xong lúc mấy giờ? Hay công việc nào phải thực hiện sớm không thể trì hoãn.

Điều quan trọng để cách lập kế hoạch làm việc trong tuần được thực hiện hiệu quả thì  bạn phải có tính kỷ luật và thái độ nghiêm túc xử lý mọi việc theo đúng quy trình, thứ tự ưu tiên đã đặt ra. Chỉ cần tuân theo những nguyên tắc ngày, mục tiêu công việc của bạn trong ngày, tuần, tháng chắc chắn sẽ được thực hiện một cách nhanh chóng.

Lời kết

Chúng ta vừa tìm hiểu về cách lập kế hoạch làm việc trong tuần, hy vọng qua bài viết này quý bạn đọc có thể xác định và lập ra cho mình một bản kế hoạch làm việc rõ ràng và đạt hiệu quả cao. Đừng quên theo dõi trang để cập nhật những thông tin bổ ích khác.