Những điều cần biết về chi phí thuê nhà cho nhân viên

Chi phí thuê nhà cho nhân viên có được khấu trừ thuế Thu nhập doanh nghiệp? Đối với nhân viên là người nước ngoài thì chi phí này tính ra sao? Cách hạch toán chính xác dành hạch toán chính xác dành cho kế toán doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc về chi phí thuê nhà cho nhân viên. 

Điều kiện để chi phí thuê nhà cho nhân viên là chi phí hợp lý 

Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 95/2015/TT-BTC sửa đổi bổ sung điều 6 tại Thông tư 78/2014/TT-BTC, chi phí thuê nhà cho nhân viên là chi phí hợp lý được quy định như sau:

“2.9. Chi phụ cấp xe đi nghỉ mát không đúng quy định của Bộ luật Lao động.

Các khoản phụ cấp cho người lao động đi công tác, tiền đi lại, tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đủ hóa đơn chứng từ sẽ được tính vào chi phí được trừ khi tính thu nhập chịu thuế.

Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, ăn ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng quy chế tài chính, quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ. đi lại, ăn ở, phụ cấp. "

Như vậy, doanh nghiệp cần đảm bảo các yêu cầu sau để chi phí thuê nhà cho nhân viên là chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp,:

• Được quy định cụ thể tại một trong các văn bản: Hợp đồng lao động, Hợp đồng lao động tập thể, Quy chế trong chi tiêu nội bộ, Quy chế khen thưởng….
• Có đầy đủ hóa đơn chứng từ chứng minh theo quy định.

Quy định về tiền thuế GTGT của hợp đồng thuê nhà cho nhân viên 

Theo quy định tại Điều 14, Khoản 15, Thông tư 219/2013 / TT-BTC

“15. Cơ sở kinh doanh không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào trong các trường hợp sau:

• Hóa đơn GTGT được sử dụng không đúng quy định của pháp luật như: Hóa đơn GTGT chưa có thuế GTGT (trừ trường hợp đặc biệt được sử dụng hóa đơn GTGT với giá thanh toán là giá đã có thuế GTGT);
• Hóa đơn không ghi hoặc ghi sai một trong các chỉ tiêu như tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán nên không xác định được người bán;
• Hóa đơn không ghi hoặc ghi sai một trong các chỉ tiêu như tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua không thể xác định được người mua (trừ trường hợp được hướng dẫn tại khoản 12 Điều này);
• Giả mạo hóa đơn, chứng từ GTGT, hóa đơn bị tẩy xóa, hóa đơn giả (không có hàng hóa, dịch vụ kèm theo);
• Hóa đơn không đúng giá trị hàng hóa, dịch vụ mua, bán, trao đổi."

Như vậy, đối với hóa đơn GTGT của hợp đồng cho thuê nhà ở cho người lao động, để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào thì hóa đơn phải đứng tên Doanh nghiệp cho thuê nhà ở cho cá nhân, cán bộ, công nhân viên và phải đảm bảo đáp ứng các điều kiện về hình thức và nội dung.

Trường hợp hóa đơn thuê nhà đứng tên người lao động và phục vụ sinh hoạt cho người lao động thì doanh nghiệp không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Quy định về tiền thuế TNCN của hợp đồng thuê nhà cho nhân viên 

Theo quy định tại Khoản 2, Điều 11, Thông tư 92/2015 / TT-BTC, khoản chi tiền thuê nhà mà doanh nghiệp trả cho người lao động là khoản thu nhập chịu thuế TNCN nhưng không vượt quá 15% tổng thu nhập thực tế phát sinh không bao gồm tiền thuê nhà.

Ví dụ: Lương của anh Nam tại một doanh nghiệp là 30 triệu đồng / tháng, anh Nam không có người phụ thuộc. Hàng tháng, anh Nam được công ty ABC trả tiền thuê nhà là 5 triệu đồng / tháng.

Vậy, tiền thuê nhà được tính vào thu nhập chịu thuế của ông Nam là:

30 triệu x 15% = 4,5 triệu đồng

Tổng thu nhập chịu thuế của Nam là: (30 triệu - 10 triệu) + 4,5 triệu = 24,5 triệu

Tiền thuê thừa: 5 triệu - 4,5 triệu = 500 nghìn đồng không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.

Cách hạch toán chi phí thuê nhà cho nhân viên  

Tìm hiểu về cách hoạch toán chi phí thuê nhà cho nhân viên sẽ có lợi trong việc tính toán thu nhập cũng như giúp cải thiện tốt hơn cho đời sống.

Khi thanh toán tiền nhà

Khi tiến hành trả tiền nhà:

• Nợ TK 334: 4,5 triệu đồng
• Nợ TK 642: 0,5 triệu đồng
• Có TK 111, 112: 5 triệu đồng

Khi trích quỹ tính lương cho nhân viên

Khi trích quỹ để tính lương cho người lao động

• Nợ TK 642: 4,5 triệu đồng
• Có TK 334: 4,5 triệu đồng

Như vậy thì chúng ta đã có thể hiểu hết về chi phí thuê nhà cho nhân viên. Điểm đặc biệt của bài viết là có hướng dẫn cụ thể cách thức thực hiện hạch toán chính xác nhất. Hãy cùng chia sẻ bài viết để tất cả mọi người có cái nhìn tổng quát hơn về chi phí này. Từ đó doanh nghiệp cũng như người lao động tận dụng hết được những lợi ích từ đó.