Cách tạo mẫu biên bản bàn giao công việc

Biên bản bàn giao công việc là loại văn bản được sử dụng khá thường xuyên, quen thuộc tại các công ty, doanh nghiệp. Vậy mẫu biên bản bàn giao công việc là gì, có ý nghĩa như thế nào và nội dung mẫu biên bản bàn giao công việc gồm những gì?

Ý nghĩa của mẫu biên bản bàn giao công việc là gì?

Mẫu biên bản bàn giao công việc là văn bản quan trọng mà người lao động phải hoàn tất trước khi nghỉ việc, nghỉ thai sản hay chuyển công tác,… để mọi việc được diễn ra nhanh chóng mà không gặp bất cứ khó khăn nào trong quá trình bàn giao.

Bằng biên bản này, người bàn giao có thể thống kê lại toàn bộ các tài liệu, công cụ, dụng cụ làm việc của mình cũng như các công việc đã làm, đang làm dở hoặc đã lên kế hoạch.

Người nhận bàn giao sẽ tiếp tục chịu trách nhiệm về những công việc, hồ sơ và các tài sản khi được nhận bàn giao.

Có thể thấy rõ ý nghĩa của mẫu biên bản bàn giao công việc trên một số phương diện dưới đây:

- Bảo vệ quyền lợi của các bên sau khi bàn giao.

Vì một lý do nào đó, trước khi không thể tiếp tục công việc, người lao động cần phải bàn giao rõ ràng để tránh việc:

+ Bồi thường khi có thất thoát tài liệu, tài sản.

+ Văn bản hoặc tài liệu quan trọng có liên quan đến công việc bị xóa bỏ.

+ Công cụ, dụng cụ hay tài sản chung bị chiếm dụng thành của riêng.

+ Bí mật kinh doanh hoặc bí mật công nghệ có thể bị phát tán/rò rỉ ra bên ngoài gây tổn thất cho doanh nghiệp.

…

- Thể hiện trách nhiệm với công việc của người bàn giao

Trước khi nghỉ hoặc chuyển công tác, việc lập biên bản bàn giao công việc đầy đủ, chi tiết sẽ thể hiện bạn là người có tinh thần trách nhiệm đối với chính công việc và doanh nghiệp của mình.

Điều này sẽ để lại ấn tượng tốt đẹp trong mắt lãnh đạo cũng như đồng nghiệp. Việc này khá có lợi với những người xin nghỉ để tìm một công việc mới.

Ngoài ra, không phải trường hợp nào người tiếp nhận cũng có thể dễ dàng thực hiện công việc mới, chưa nói sẽ mất nhiều thời gian và gặp phải khó khăn trong việc tiếp nhận. Chính vì thế, biên bản bàn giao công việc với các mục chi tiết cùng sự hướng dẫn của người bàn giao sẽ hỗ trợ rất nhiều cho người tiếp nhận để biết rõ hơn về công việc và cách giải quyết công việc.

- Thực hiện đúng quy trình

Việc bàn giao công việc và hướng dẫn người tiếp nhận không chỉ thể hiện trách nhiệm của người lao động mà đó còn là yêu cầu cần thiết trong quy trình làm việc tại các công ty, doanh nghiệp.

Quy trình này cần phải được thực hiện nghiêm túc và có sự tham gia đầy đủ của người bàn giao và người tiếp nhận bàn giao.

Nội dung mẫu biên bản bàn giao công việc có gì?

Hiện nay tuỳ theo từng lý do, mục đích của bàn giao công việc, mà từ đó mỗi doanh nghiệp, tổ chức sẽ soạn thảo các mẫu biên bản bàn giao công việc khác nhau để phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị. Song mẫu biên bản bàn giao công việc khi nghỉ việc, chuyển công tác luôn phải đảm bảo những thông tin cơ bản sau:

– Đảm bảo chi tiết, rõ ràng thông tin về ngày tháng, năm và địa điểm thực hiện quy trình bàn giao công việc.

– Thông tin đầy đủ và chính xác về người bàn giao và người nhận bàn giao công việc, cần cụ thể chi tiết về họ và tên, mã số nhân viên, chức vụ và bộ phận làm việc của người đó.

– Lý do cần phải thực hiện bàn giao công việc: Khi bàn giao công việc thì đừng quên viết phần lý do khiến cá nhân người lao động phải làm biên bản bàn giao công việc. Chú ý tại phần này người lao động cần ghi rõ lý do bàn giao như nghỉ việc, nghỉ chế độ thai sản hoặc luân chuyển bộ phận/đơn vị công tác…

– Nội dung bàn giao công việc: Phần này sẽ gồm các nội dung quan trọng, để xem các công việc bàn giao và tình hình thực hiện công việc đó, đã hoàn thành hay chưa hoàn thành. Công việc đó dạng như thế nào và có các con số, số liệu cụ thể nào về công việc đó…

– Ký tên: Cả người bàn giao và người được bàn giao cũng như người đại diện phòng hành chính và nhân sự sẽ ký tên vào cuối biên bản.

Lưu ý, sau khi hoàn thành xong biên bản thì thông thường biên bản công việc sẽ được in thành 03 bản khác nhau và mỗi bên sẽ giữ lại một bản để làm bằng chứng, cơ sở sau này nên người lao động cần phải giữ biên bản về và giữ gìn cẩn thận tránh trường hợp sau này có phát sinh tranh chấp lao động.

Các mẫu biên bản bàn giao công việc

Dưới đây là một số mấu biên bản bàn giao công việc bạn có thể tham khảo:

Mẫu biên bản bàn giao công việc cơ bản

Biên bản bàn giao công việc cơ bản cần có các nội dung như nêu trên:

Mẫu biên bản bàn giao công việc của kế toán

Với mẫu biên bản bàn giao công việc của kế toán thì cần chú ý trong nội dung bàn giao các mục công việc, ví dụ:

– Báo cáo tài chính của doanh nghiệp các năm

– Quyết toán thuế TNDN các năm

– Quyết toán thuế TNCN cho người lao động các năm

– Hợp đồng lao động, hồ sơ lương, nhân công: hợp đồng lao động, bảng lương cần phải có chữ ký đầy đủ.

– Các quyết định bổ nhiệm, điều chuyển công tác, tăng lương và các văn bản liên quan đến lao động tiền lương.

Mẫu biên bản bàn giao công việc của lãnh đạo

Tương tự như vậy, khi đi thực hiện các công việc bàn giao của lãnh đạo, ngoài các nội dung cần có, bạn cần chú ý các vấn đề sau:

– Lý do bàn giao: Lãnh đạo cần ghi rõ bàn giao công việc để làm gì và thực hiện như thế nào?

– Nội dung bàn giao: Liệt kê các công việc, thiết bị cần bàn giao và tình hình hoạt động cho đến thời điểm hiện tại.

– Ký tên: Có 3 người cần xác nhận trong biên bản là lãnh đạo, người nhận bàn giao và cấp Quản lý có liên quan.

Mẫu biên bản bàn giao công việc nghỉ thai sản

Biên bản bàn giao công việc khi nghỉ thai sản được thực hiện tương tự mẫu bàn giao công việc nói chung, song khi thực hiện người lao động cần phải chú ý đến lý do nghỉ chính là nghỉ chế độ thai sản và ghi cụ thể thời gian nghỉ thai sản của mình cùng với các nội dung công việc bàn giao.

Mẫu biên bản bàn giao công việc để chuyển công tác

Mẫu biên bản bàn giao công việc khi chuyển công tác được hoàn thành giống mẫu biên bản bàn giao công việc nói chung. Tuy nhiên khi thực hiện bàn giao công việc với mục đích chuyển công tác thì người bàn giao cần được thể hiện rõ trong lý do cũng như những công việc bàn giao hoàn toàn đến thời điểm cá nhân không còn làm việc ở vị trí đó nữa.

Những lưu ý khi tiến hành bàn giao công việc

Chuẩn bị bản mô tả công việc

Mẫu biên bản bàn giao nào cũng sẽ có mục “Bàn giao công việc”, nhiệm vụ của bạn là điền đầy đủ những việc bạn đã làm được cũng như đang làm dở. Hãy mô tả kỹ càng những công việc mà người mới đảm nhiệm thay cho bạn. Bên cạnh đó, hãy nhớ để danh sách các liên hệ liên quan đến công việc đồng thời đừng quên liệt kê thông tin kê khai tài sản, dữ liệu và tài khoản đăng nhập, v.v…

Hướng dẫn người kế nhiệm

Việc hướng dẫn cho người kế nhiệm có một ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Người mới sẽ không nắm rõ công việc như bạn, vì thế bạn cần phải hướng dẫn họ để họ hiểu được quy trình làm việc và những điều họ cần làm. Nhờ sự dẫn dắt của bạn, người kế nhiệm sẽ dễ dàng thích nghi với công việc, môi trường và làm việc sẽ suôn sẻ, thuận lợi hơn.

Còn một điều vô cùng quan trọng nữa đó là bạn có thể được nghỉ sớm mà vẫn nhận được lương đầy đủ. Và điều ấy chỉ xảy ra khi người kế nhiệm của bạn lên tiếng xác nhận rằng quá trình bàn giao công việc hoàn tất mà thôi.

Qua bài viết trên, hy vọng bạn đọc đã hiểu được cách tạo mẫu biên bản bàn giao công việc. Hãy theo dõi các bài viết khác trên website Meeyland.com để cập nhật thêm những thông tin hữu ích nhé!