BRD là gì? Tầm quan trọng của BRD trong kinh doanh

Tìm hiểu BRD là gì? 

BRD là từ viết tắt của cụm từ tiếng Anh là Business Requirement Document, một thuật ngữ thường được sử dụng để chỉ một loại tài liệu mô tả yêu cầu kinh doanh. Đây là một loại tài liệu phổ biến và thông dụng đặc biệt với những người học và làm việc trong lĩnh vực kinh doanh hiện nay thường nhắc đến.

BRD là một loại tài liệu được phát triển dựa vào nền tảng phần mềm Business Requirement – yêu cầu về nghiệp vụ trong kinh doanh. Tuy nhiên, BRD thường được phát triển để sử dụng cho việc phân tích kinh doanh của công ty và tài liệu này được dùng để trao đổi với các đối tác kinh doanh hay các bên có liên quan trong dự án nào đó của doanh nghiệp. 

Việc lập một BRD là 1 nghiệp vụ trong kinh doanh mà nhà quản lý đã phân tích được trong quá trình gặp mặt, trao đổi với khách hàng của công ty. So với tài liệu FRD thì BRD được lập nên chưa đi quá sâu về yêu cầu kỹ thuật bởi vì nó là một dạng tài liệu cơ bản và khá dễ đọc cho các bên có liên quan như người quản lý dự án hay khách hàng, các nhà đầu tư cũng có thể dễ dàng đọc hiểu. 

BRD là gì? Nó là một tài liệu được sử dụng rộng rãi và là một loại tài liệu khá tổng quan, đầy đủ thông tin giúp các bên tham gia vào dự hiểu được dễ dàng và đầy đủ, chi tiết.

Một BRD trong kinh doanh thường chứa đựng nội dung gì? 

BRD là một dạng tài liệu mô tả những yêu cầu kinh doanh trong các dự án kinh doanh của doanh nghiệp, đã là tài liệu thì chắc chắn nó sẽ không thể thiếu được nội dung bên trong. Vậy nội dung có trong BRD bao gồm những gì? 

• Đề cập đến bối cách kinh doanh và trình bày về phạm vi của dự án đồng thời đưa ra lý do tổ chức cần sự thay đổi cho dự án. 
• Thông tin về các bên liên quan đến dự án.
• Trình bày cụ thể, chi tiết về các quy tắc kinh doanh của dự án. 
• Đưa ra các mục tiêu cần đạt được của dự án. 
• Phạm vi thực hiện và ảnh hưởng của các dự án cụ thể được đưa ra như thế nào. 
• Cung cấp thông tin về chức năng trong phạm vi dự án 
• Đề cập đến các chức năng nằm ngoài phạm vi dự án và đưa ra các dự báo chức năng có thể xảy ra trong tương lai làm ảnh hưởng nguồn nhân lực hay các vấn đề có liên quan. 
• Xác định những khó khăn có thể gặp phải khi thực hiện dự án kinh doanh. 
• Đề cập đến những rủi ro có thể gặp phải khi triển khai dự án vào thực hiện. 
• Đưa ra các quy trình nghiệp vụ cần được thực hiện cho dự án một cách tổng quan nhất. 

Tầm quan trọng của tài liệu BRD là gì trong kinh doanh 

Chẳng ai muốn mất thời gian để lập tài liệu trong vô nghĩa. Mỗi một tài liệu lập ra đều có “sứ mệnh” riêng của nó và BRD cũng vậy. Trong hoạt động kinh doanh tại các doanh nghiệp hiện nay thì việc lập một tài liệu mô tả yêu cầu kinh doanh là rất quan trọng bởi các lý do như sau:

Lên kế hoạch chi tiết cho một dự án kinh doanh

Thứ nhất, BRD được lập ra để lên kế hoạch chi tiết cho một dự án kinh doanh nào đó, khi đã có một kế hoạch cụ thể thì sẽ giảm bớt những thất bại của dự án khi thực hiện. Thông qua các mô tả đầy đủ các khía cạnh trong việc kinh doanh một dự án nào đó với các quy trình nghiệp vụ và những yêu cầu kinh doanh khác nhau mang đến những cái nhìn tổng quát nhất về độ khả thi của dự án. 

Giúp các nhà phân tích giao tiếp dễ dàng

Thông qua tài liệu BRD, các nhà phân tích kinh doanh có thể giao tiếp dễ dàng hơn với những bên tham gia vào dự án để họ hiểu rõ và hiểu đúng dự án bạn muốn thực hiện. Qua đó cũng giúp việc phát triển dự án tránh được những sai sót không đáng có xảy ra. 

Kết nối các mục tiêu kinh doanh

BRD là tài liệu kết nối những mục tiêu kinh doanh lại với nhau, cách truyền tải để cho người đọc có thể xác định được các mục tiêu dự án và hướng đến mục tiêu kinh doanh như thế nào, từ đó giúp doanh nghiệp có được những chiến lược kinh doanh tốt nhất, việc thực hiện và phát triển những chiến lược kinh doanh cũng trở nên dễ dàng hơn. 

Tăng tính thuyết phục 

Một dự án muốn được chấp thuận và thông qua thì không thể nói không mà phải cần có tài liệu đầy đủ và chi tiết nhằm làm tăng tính thuyết phục cho dự án. Từ đó sẽ giúp bạn có thể nhận được sự đồng thuận của những người tham gia và liên quan đến dự án này để dễ hơn trong quá trình phát triển dự án kinh doanh. 

Tiết kiệm được thời gian, chi phí

Việc lập tài liệu BRD mô tả yêu cầu kinh doanh có đề cập đến các rủi ro có thể gặp phải giúp bạn tiết kiệm được thời gian cũng như chi phí của dự án và biết nên đi hướng nào để tránh rủi ro nhiều nhất.

Tạo tiền đề cho việc phát triển các dự án tiếp theo 

Lập BRD không chỉ giúp bạn quản lý dự án của mình được tốt nhất và chuyên nghiệp mà còn giúp dễ dàng lưu giữ và tìm kiếm thông tin để có thể phát triển các dự án tiếp theo được thuận lợi nhất. 

Qua chia sẻ trên về tầm quan trọng của tài liệu BRD là gì trong kinh doanh, cũng là những lợi ích mà nhà phân tích nhận được khi sử dụng tài liệu này. Từ đó bạn cũng đã tìm cho mình được câu trả lời tại sao cần phải lập tài liệu BRD rồi chứ.

Tìm hiểu về công việc của những người lập tài liệu BRD 

Một chuyên viên phân tích kinh doanh cần phải thực hiện các công việc như thế nào? Dưới đây sẽ là những công việc mà nhân viên phân tích kinh doanh cần thực hiện: 

Thứ nhất là tiếp xúc và làm việc cùng với khách hàng để khai thác các thông tin cần thiết và khơi gợi cho họ để tìm hiểu các yêu cầu trong kinh doanh, từ đó tạo tiền đề để phân tích và đưa ra các đề xuất với những giải pháp phù hợp. 

Thứ hai, thực hiện việc truyền đạt các thông tin thu thập được cho nội bộ nhóm, hay bộ phận phát triển dự án của công ty,.. 

Thứ ba là thực hiện việc quản lý sự thay đổi với những yêu cầu do việc kinh doanh vận động thay đổi không ngừng, nên theo thời gian những yêu cầu có thể thay đổi và bạn cần cập nhật cho phù hợp với thực tế. Từ đó, bạn cũng cần thực hiện việc phân tích các ảnh hưởng đến dự án trong từng phiên bản của tài liệu BRD bạn lập ra. 

Tổng kết

Như vậy, bạn đã hiểu về khái niệm BRD là gì và tầm quan trọng của nó trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hy vọng bài viết trên đã đem đến cho bạn những thông tin bổ ích và áp dụng lập tài liệu BRD cho doanh nghiệp mình.