8 kỹ năng văn phòng quan trọng đối với dân công sở
Kỹ năng văn phòng là gì?
Kỹ năng văn phòng là những kỹ năng có liên quan đến các công việc tại doanh nghiệp hoặc là các tổ chức văn phòng, và nó cần thiết cho nhiều công việc khác nhau, từ trợ lý văn phòng cho đến thư ký và cả quản lý văn phòng.
Hầu hết tất cả nhân viên trong mọi ngành công nghiệp và doanh nghiệp đều cần bắt buộc phải có những kỹ năng hành chính văn phòng thật tốt. Ứng viên có kỹ năng hành chính tốt đang có nhu cầu về việc làm rất cao ở trong hầu hết mọi ngành công nghiệp hiện nay.
Những người có kỹ năng hành chính văn phòng tốt giúp duy trì được một văn phòng hoạt động trơn tru hơn nhiều. Hãy chú trọng phát triển các kỹ năng hành chính đặc biệt để có thể mở ra cho bạn nhiều hơn những cơ hội mới trong công việc của mình.
Những kỹ năng văn phòng cần phải có
Hầu hết các kỹ năng này đều thuộc vào nhóm kỹ năng mềm, không yêu cầu cao về kiến thức chuyên sâu nhưng nó đòi hỏi về sự tinh tế và kinh nghiệm trong việc giải quyết hiệu quả các vấn đề. Dưới đây là 8 kỹ năng cơ bản cần thiết cho nhân viên văn phòng.
Kỹ năng giao tiếp hiệu quả
Giao tiếp là 1 trong những kỹ năng đóng vai trò rất quan trọng trong kinh doanh và nhiều khi nó mang tính quyết định của sự thành công. Kỹ năng thông tin chính là khả năng giao tiếp hiệu quả suy nghĩ, ý tưởng của bạn trong giao tiếp, trên giấy tờ và qua điện thoại.
Giao tiếp hiệu quả chính là điều đầu tiên giúp bạn gây ấn tượng tốt đối với người đối diện. Hãy nhớ rằng giao tiếp không phải là hùng biện, có thể bạn là một người hùng biện rất khả quan nhưng không có nghĩa là bạn sẽ giao tiếp tốt. Giao tiếp còn là cách bạn lắng nghe và thuyết phục đối phương như thế nào, kết quả ra sao?
Bạn cũng không cần phải thể hiện bản thân mình quá nhiều trước đám đông, việc này có thể sẽ dễ gây ra tác dụng ngược, khiến cho hình ảnh của bạn trở nên “khó ưa” với phần đông người. Kỹ năng giao tiếp còn nằm ở cách mà bạn quan sát, kiên nhẫn để lắng nghe, bình tâm và đáp ứng với mọi người.
Kỹ năng tin học
Ở thời đại 4..0 như hiện nay thì kỹ năng tin học là một trong những kỹ năng văn phòng quan trọng và cần phải có khi bạn muốn làm việc tại văn phòng. Bao gồm: Kỹ năng gõ bàn phím nhanh, sử dụng thành thạo các phần mềm Word – Excel, dùng mail hiệu quả, cách sao lưu các dữ liệu và bảo vệ thiết bị của bạn khỏi phần mềm độc hại.
Bởi trong thời buổi công nghệ thông tin phát triển như hiện nay thì việc học hỏi rèn luyện các kỹ năng trên máy tính và điều rất cần thiết. Ngoài ra nếu như có thể thì bạn hãy nên trang bị cho mình những kỹ năng xử lý một số vấn đề về lỗi kỹ thuật đơn giản đối với máy tính.
Thông thạo tin học sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều trong công việc hằng ngày, giúp bạn xử lý các hoạt động của công ty trở nên gọn gàng và nhanh chóng hơn.
Tính sáng tạo trong công việc
Trên thực tế không ai có thể dạy bạn cách sáng tạo ở trong công việc, nếu có thì cũng chỉ là những hướng dẫn bạn nên làm ra sao để công việc đạt được hiệu quả cao nhất. Chính vì vậy mà kỹ năng sáng tạo ở trong công việc là do chính bạn nắm bắt, khơi nguồn và phát triển nó.
Với một công việc quen thuộc, làm hàng ngày theo một cách dập khuôn thì chỉ mang lại cho bạn được kết quả hệt như những lần trước mà thôi. Hãy thử tìm ra 1 cách khác để thực hiện công việc đó nhanh hơn, sáng tạo hơn và cho ra được 1 kết quả tốt hơn trước.
Kỹ năng phối hợp làm việc nhóm
Kỹ năng này hầu như mọi người đều đã được luyện tập nhiều ngay khi còn ngồi trên ghế của nhà trường. Ông Lynne Sarikas, giám đốc của trung tâm sự nghiệp MBA Đại học Northeastern, Mỹ đã từng có chia sẻ: “Các nhà quản lý luôn mong muốn nhân viên của họ có mối quan hệ tốt với nhau vì điều này sẽ làm tăng hiệu quả công việc, chính vì vậy một trong những kỹ năng mềm cần thiết mà “dân” công sở nên rèn luyện đó là kỹ năng hợp tác và làm việc nhóm. Để hợp tác và làm việc nhóm thành công cần dựa trên nguyên tắc bình đẳng, tôn trọng và thống nhất”.
Kỹ năng quan sát
Năng lực quan sát và phân tích là một trong những kỹ năng văn phòng quan trọng giúp cho bạn có thể học được nhiều điều hơn ở trong cuộc sống. Đặc biệt là các luật “bất thành văn” trong các đơn vị hoặc là có những thứ ở trong công việc mà không phải ai cũng chia sẻ hay chỉ dạy bạn cả. Cách duy nhất để bạn có thể biết được đó là cần phải chịu khó quan sát, phân tích và giải thích được tất cả mọi thứ xung quanh mình.
Kỹ năng lãnh đạo và chịu trách nhiệm
Nếu mục tiêu lớn của bạn là thăng tiến hơn trong sự nghiệp thì lãnh đạo chính là 1 kỹ năng không thể thiếu được. Trong quá trình làm việc, hãy luôn chắc chắn là bạn điều hành được mọi việc thật trơn tru, hiểu rõ được mục đích và không đi quá xa với mục đích ban đầu đề ra.
Ngoài ra, bạn còn cần phải có được tinh thần chịu trách nhiệm thật cao trong công việc, làm tròn được mọi nghĩa vụ công việc theo đúng cương vị, chức trách của mình.
Biết xử lý và giải quyết hiệu quả các vấn đề
Không phải lúc nào cuộc sống, công việc cũng luôn được thuận lợi và suôn sẻ. Sẽ có những vấn đề phát sinh mà chúng ta không thể nào lường trước được. Những lúc như thế này bắt buộc bạn phải tìm ra được cách giải quyết vấn đề một cách khoa học và nhanh chóng để không làm ảnh hưởng đến thành quả công việc, đó chính là kỹ năng giải quyết vấn đề mà bạn cần phải rèn luyện và thường xuyên củng cố.
Có kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả
Kỹ năng lập kế hoạch là kỹ năng văn phòng giúp nhân viên hoàn thành được tất cả các công việc theo đúng với kế hoạch dự kiến. Hãy liệt kê ra danh sách các công việc mà bạn cần phải làm trong một ngày theo thứ tự ưu tiên công việc quan trọng nhất và cấp thiết lên hàng đầu để thực hiện trước, những công việc ít quan trọng hơn thì sẽ có mức độ ưu tiên thấp hơn.
Mỗi công việc bạn hãy dự kiến được thời gian chính xác hoàn thành chúng và cố gắng tuân thủ đúng theo thời gian đã hoạch định trước. Với kỹ năng lập kế hoạch thì bạn sẽ không sợ bị rơi phải vào các tình huống việc gối việc, deadline dí sát chân.
Biết lắng nghe, chấp nhận và chỉnh sửa
Dĩ nhiên thì ai trong chúng ta cũng biết nghe và lắng nghe, nhưng nghe làm sao cho đạt được hiệu quả thì thực tế không phải ai cũng có thể làm được. Vì vậy nếu muốn thành công, bạn cần phải trau dồi được kỹ biết lắng nghe người khác nói.
Và cũng không phải lúc nào trong cuộc sống bạn cũng sẽ luôn đạt được những điều mà mình mong muốn. Đôi khi mình còn phải biết chấp nhận thử thách mà vươn lên.
Ham học hỏi và cầu tiến
Xã hội vẫn đang ngày càng phát triển kèm theo đó là với những phát minh mới giúp cho công việc của con người càng trở nên hiệu quả và dễ dàng hơn bao giờ hết. Vì thế, đã là một nhân viên văn phòng chuyên nghiệp thì phải không ngừng nỗ lực học hỏi, cập nhật những kiến thức mới để có thể áp dụng vào trong công việc.
Ham học hỏi sẽ giúp cho nhân viên văn phòng ngày càng có thêm được nhiều kiến thức và kỹ năng mới để trở nên hoàn thiện hơn, tự tin hơn trong công việc. Từ đó công việc của bạn sẽ được thăng tiến hơn.
Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả
Thời gian là vàng, và cũng không ai có thể lấy lại được thời gian đã trôi qua. Thế nên việc bạn cần làm là hãy sắp xếp một lịch trình làm việc thật khoa học, theo thứ tự ưu tiên và thời gian cụ thể cho mỗi công việc. Có những công việc đòi hỏi thời gian rất nhiều, có thể lên đến vài ngày, tuy nhiên có những việc thì chỉ cần giải quyết trong vài giờ đồng hồ thôi. Quản lý thời gian chính là cách tiết kiệm tốt nhất.
Những tính chất mà 1 nhân viên văn phòng cần có
Ngoài các kỹ năng mềm đã kể ra thì tính chất nhân viên văn phòng cũng là một trong những nội dung quan trọng của kỹ năng văn phòng. Những tính chất này đó là sự chuyên nghiệp trong công việc và môi trường làm việc năng động.
Cho nên cũng không hẳn là bạn cần phải bắt buộc có ngay từ khi ứng tuyển việc làm mà bạn có thể dần dần xây dựng, rèn luyện, tích lũy trong khoảng thời gian thực hiện công việc.
Do vậy những tính chất này là các tiêu chí đủ chứ chẳng phải là tiêu chí cần cho sự hoàn thiện toàn bộ các kỹ năng văn phòng. Những tính chất đó là:
- Năng động
- Linh động
- Duy trì được sự tập trung
- Tính kiên nhẫn
- Tính chuyên nghiệp
- Tháo vát
- Tự tạo động lực
- Chủ động trong công việc
Kết luận
Bài viết trên đã cung cấp đến cho quý bạn đọc các kỹ năng văn phòng cần thiết. Hãy dần thay đổi và áp dụng các kỹ năng này để có được cho mình một công việc thật thành công bạn nhé!