3 cách kiểm tra lỗi chính tả trong Word nhanh – chính xác nhất

Lỗi chính tả trong Word

Lỗi chính tả khi viết tay hoặc khi đánh máy đều khiến người đọc có cảm giác không thoải mái, nhất là với người nắm chắc chính tả, ít viết sai, gõ sai. Nếu bạn cần có một văn bản chuyên nghiệp thì điều đầu tiên cần chú ý là phải đọc đi đọc lại văn bản của mình để không bỏ sót các lỗi chính tả.

Một lỗi mà nhiều người cũng hay mắc phải chính là vi phạm quy tắc sử dụng dấu trong văn bản. Các dấu câu như dấu chấm, dấu hai chấm, dấu phẩy, dấu chấm phẩy, dấu hỏi, dấu chấm than, các dấu đóng như dấu ngoặc kép đóng, dấu ngoặc đơn đóng, dấu nháy đơn đóng luôn phải đi liền với ký tự đứng đằng trước nó và không có dấu cách giữa ký tự với dấu. Các dấu mở như là dấu ngoặc đơn mở, dấu ngoặc kép mở hay dấu nháy kép mở sẽ đi liền với ký tự ngay sau nó. Quy tắc bỏ dấu này sẽ giúp tránh tình được trạng dấu bị "rơi" một mình xuống dòng, đảm bảo tính đúng đắn của dấu cũng như văn bản chứa dấu.

Nếu bạn thường xuyên phải soạn thảo văn bản và lo về việc mắc lỗi chính tả hoặc ngữ pháp khi đánh máy, phần mềm Microsoft Word luôn có sẵn tính năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp, giúp bạn dễ dàng xác định lỗi và sửa ngay khi đang soạn thảo. Vậy cách sử dụng tính năng kiểm tra lỗi chính tả trong Word như thế nào và nếu bạn muốn tắt tính năng này đi thì cần thao tác gì?

Sử dụng tính năng kiểm tra tự động trong word

Word luôn mặc định bật tính năng tự động kiểm tra chính tả và ngữ pháp cho các văn bản mới để giúp người dùng có thể theo dõi và phát hiện ra lỗi ngay khi đang soạn thảo. Các lỗi về chính tả hoặc ngữ pháp sẽ được đánh dấu đặc biệt như sau:

+ Những từ được gạch chân bằng đường màu đỏ là những từ sai chính tả (đánh vần sai)
+ Các câu được gạch chân bằng đường màu xanh lá là các câu mắc lỗi ngữ pháp.

+ Các từ được gạch chân bằng đường màu xanh dương là các từ sai về văn cảnh. Tính năng này theo mặc định là luôn tắt.

Lưu ý: lỗi sai về văn cảnh là lỗi sai xảy ra khi một từ tuy được đánh vần đúng nhưng dùng sai.

Ví dụ, nếu bạn viết “Deer Mr. Michael” ở đầu một bức thư, từ “Deer” sẽ là một lỗi sai văn cảnh vì từ “Dear” mới là từ đúng. “Deer” tuy đúng về mặt chính tả nhưng về mặt ngữ nghĩa thì sai.

Các bước để sử dụng tính năng tự động kiểm tra lỗi chính tả trong Word:

Bước 1: Nếu có từ sai chính tả được gạch chân, bạn nhấn chuột phải vào từ đó.

Bước 2: Trong menu nhỏ hiện ra, Word sẽ cung cấp các từ gợi ý được viết đúng chính tả. Nhấp chuột vào từ bạn cần và Word sẽ thay thế từ sai bằng từ đúng.

Các bước để sử dụng tính năng tự động kiểm tra ngữ pháp trong Word:

Bước 1: Nếu có từ hay câu sai được gạch chân, nhấn chuột phải vào từ hoặc câu đó.

Bước 2: Chọn những gợi ý sửa được hiển thị trong menu. Word sẽ tự động thay thế lỗi sai với gợi ý được chọn.

Lưu ý: Bạn có thể mở hộp thoại Grammar hay nhấn vào About This Sentence để biết thêm các thông tin về luật ngữ pháp liên quan đến lỗi sai và nhiều gợi ý sửa hơn.

Cài đặt tùy chỉnh cho tính năng tự động kiểm tra chính tả và ngữ pháp trong Word:

Bước 1: Bạn mở tab File để vào giao diện Backstage. Ở góc dưới bên trái, bạn chọn Options và hộp thoại Word Options sẽ hiện ra.

Bước 2: Trong hộp thoại Word Options, bạn chọn Proofing. Bạn có thể tùy chỉnh rất nhiều tính năng liên quan đến kiểm tra chính tả ở trong mục này.

Nếu muốn tắt tính năng tự động kiểm tra chính tả, bạn bỏ chọn ô Check spelling as you type. Nếu bạn không muốn những lỗi ngữ pháp được đánh dấu, bỏ chọn ô Mark grammar errors as you type.

Để bật tính năng tự động kiểm tra và đánh dấu lỗi văn cảnh, bạn đánh dấu tích vào ô Use contextual spelling.

Kiểm tra lỗi chính tả trong Word theo cách thủ công 

Nếu bạn không muốn quá trình soạn thảo văn bản bị gián đoạn vì phải sửa các lỗi chính tả và ngữ pháp, bạn có thể tắt tính năng tự động kiểm tra lỗi và sau khi đã hoàn thành văn bản, bạn kiểm tra và sửa lại tất cả các lỗi chính tả và ngữ pháp với tính năng kiểm tra lỗi thủ công.

Các bước kiểm tra chính tả trong Word bằng phương pháp thủ công bao gồm:

Bước 1: Mở tab Review. Trong nhóm Proofing, bạn chọn Spelling & Grammar.

Bước 2: Khi hộp thoại Spelling & Grammar mở ra, tất cả các lỗi chính tả và ngữ pháp trong văn bản sẽ được hiển thị trong ô Not in Dictionary.

Bước 3: Word sẽ đưa ra các gợi ý chỉnh sửa cho các lỗi có trong văn bản. Bạn có thể chọn gợi ý mà Word cho sẵn hay tự sửa bằng cách nhập từ hoặc câu đúng. Nhấn Change để áp dụng việc thay đổi nhé.

Kiểm tra lỗi chính tả bằng Google tài liệu

Google tài liệu hiện nay đang trở nên khá phổ biến và thông dụng. Bạn cũng có thể kiểm tra lỗi chính tả nhanh chóng và thuận lợi với công cụ này. Tuy nhiên để ứng dụng cách này bạn cần được kết nối với Internet. Cách thực hiện như sau:

Bước 1: Truy cập vào Google tài liệu, chọn Trống để mở một file mới

Bước 2: Copy đoạn văn bản bạn cần kiểm pha và dán vào trang Google tài liệu. Các từ viết sai chính tả sẽ được gạch đỏ ở dưới. Dựa vào đó bạn tìm và sửa các lỗi sai. Bạn cũng có thể xem gợi ý sửa lỗi của Google bằng cách nhấn vào từ được gạch chân.

Một số lưu ý khác khi soạn thảo văn bản

Chọn phông chữ phù hợp ngữ cảnh

Sử dụng font chữ Times New Roman trong bản CV chẳng khác nào “mặc quần thể thao” đi xin việc.

Khi trình bày một văn bản, điều tạo ấn tượng đầu tiên với người đọc đó không phải nội dung văn bản mà chính là phông chữ. Chọn được phông chữ phù hợp với nội dung mà bạn đang trình bày sẽ là điểm cộng rất lớn giúp bạn được đánh giá cao hơn.

Phông chữ trong Word rất đa dạng, chính vì vậy ở mỗi phông chữ lại có những ý nghĩa khác nhau. Do đó, khi chọn phông chữ trong Work bạn cần lưu ý, bởi có các loại sẽ phù hợp và chỉ hiển thị tốt khi được in ra giấy, nhưng có loại lại sẽ xem tốt trực tiếp trên bản in, như: Garamond, Hoefler Text, Georgia và Palatino... và cũng có những loại thì chỉ phù hợp với thiết bị kỹ thuật số (Arial, Gill Sans, Helvetica và Lucida Sans...).

Vậy nên, để đem lại hiệu quả tốt nhất, thì cho dù là vấn đề nhỏ như sử dụng font chữ tiếng Việt nào cũng là cả một vấn đề.

Sử dụng phông chữ, kích thước, màu sắc đúng tiêu chuẩn

Có thể thấy, hầu hết các văn bản được trình bày trên sách báo hay mạng, người viết sẽ sử dụng nhiều hơn một phông chữ, thậm chí để giúp cho người dùng chú ý hơn về các nội dung cần nhấn mạnh, người ta còn sử dụng thêm màu sắc và chữ in đậm để tạo sức hút cho người đọc.

Tuy nhiên, việc sử dụng màu sắc trên văn bản để nhấn mạnh và gây chú ý cho người đọc chỉ có tác dụng trên các thiết bị kỹ thuật số, còn lại nếu đem văn bản đó đi in trên những loại máy in bình thường bạn cũng chỉ nhận được 01 văn bản toàn màu đen. Chưa kể đến việc tốn thời gian, mà sử dụng màu đôi khi còn gây tốn kém chi phí hay làm rối mắt người đọc (nếu có quá nhiều). Nếu muốn người đọc chú ý vào đó, bạn có thể sử dụng các định dạng như chữ in đậm, in nghiêng hoặc thậm chí là gạch chân hoặc viết hoa nếu muốn.

Trên đây là 3 cách kiểm tra lỗi chính tả trong Word nhanh, chính xác dành cho bạn. Hãy sử dụng chúng để soát các lỗi chính tả và giúp văn bản Word của mình đẹp và chuẩn form hơn nhé!