Sổ hộ khẩu là gì? Các thủ tục liên quan đến sổ hộ khẩu

Nguyễn Thị Huyền Trang

Sổ hộ khẩu là gì? Sổ hộ khẩu là loại giấy tờ cần thiết và quan trọng đối với mọi công dân. Hầu hết tất cả các thủ tục hành chính cũng như các giao dịch trong đời sống thường nhật đều cần đến sự có mặt của sổ hộ khẩu.

Sổ hộ khẩu là gì?

so-ho-khau-1-1647615798.jpg
Sổ hộ khẩu là gì?

Tại  Khoản 1 Điều 24 Luật cư trú 2006 đã quy định:

“Điều 24. Sổ hộ khẩu

1. Sổ hộ khẩu được cấp cho hộ gia đình hoặc cá nhân đã đăng ký thường trú và có giá trị xác định nơi thường trú của công dân.”

Qua đó có thể thấy, sổ hộ khẩu là một hình thức quản lý nhân khẩu trong các hộ gia đình với chức năng xác định nơi thường trú hợp pháp của công dân. Đây là công cụ, thủ tục hành chính giúp nhà nước quản lý việc di chuyển sinh sống của công dân Việt Nam. Sổ hộ khẩu còn là căn cứ để nhà nước phân định thẩm quyền xử lý các vấn đề pháp lý có liên quan tới cá nhân đó.

Giá trị pháp lý của Sổ hộ khẩu 

Sổ hộ khẩu là một công cụ để Nhà nước quản lý nơi cư trú của công dân, có giá trị để xác định nơi thường trú của công dân.

Theo Điều 18 Luật cư trú 2006:

“Điều 18. Đăng ký thường trú

Đăng ký thường trú là việc công dân đăng ký nơi thường trú của mình với cơ quan nhà nước có thẩm quyền và được cơ quan này làm thủ tục đăng ký thường trú, cấp sổ hộ khẩu cho họ.”

Trong Sổ hộ khẩu có thông tin về chủ hộ và các thành viên khác cùng hộ khẩu gồm: họ tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, mối quan hệ với chủ hộ,… Do đó, sổ hộ khẩu thể hiện nơi cư trú của cá nhân thường xuyên sinh sống. Trong một vài trường hợp, nếu không xác định được nơi ở thì sổ hộ khẩu chính là bằng chứng để ghi nơi cư trú người đó đang sinh sống.

Sổ hộ khẩu còn được xem là một loại giấy tờ quan trọng để thực hiện các giao dịch dân sự. Chẳng hạn trong việc thực hiện quyền chuyển nhượng, mua bán đất, sổ hộ khẩu là một giấy tờ chứng nhận, là văn bản pháp lý trong trường hợp nhận thừa kế. 

Sổ hộ khẩu còn đảm bảo thi hành án trong các trường hợp liên quan đến quyền sử dụng đất, thời hạn sử dụng đất, đăng ký tạm trú, thường trú, cấp đổi sổ hộ khẩu, chuyển tách hộ khẩu, xóa hay xác nhận đăng ký thường trú… Ngoài ra, các thủ tục hành chính liên quan đăng ký kết hôn, hộ chiếu, chứng minh nhân dân, khai sinh, hồ sơ xin việc,… đều cần đến sổ hộ khẩu làm giấy tờ chứng thực.

Thủ tục cấp sổ hộ khẩu

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Theo Khoản 2 Điều 21 Luật cư trú 2006 có hướng dẫn về hồ sơ đăng ký thường trú (cấp sổ hộ khẩu) như sau:

“2. Hồ sơ đăng ký thường trú bao gồm:

a) Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu; bản khai nhân khẩu;

b) Giấy chuyển hộ khẩu theo quy định tại Điều 28 của Luật này;

c) Giấy tờ và tài liệu chứng minh chỗ ở hợp pháp. Đối với trường hợp chuyển đến thành phố trực thuộc trung ương phải có thêm tài liệu chứng minh thuộc một trong các trường hợp quy định tại Điều 20 của Luật này.”

Bước 2: Nộp hồ sơ 

Tại Khoản 1 Điều 21 Luật cư trú 2006 có quy định như sau:

“1. Người đăng ký thường trú nộp hồ sơ đăng ký thường trú tại cơ quan công an sau đây:

a) Đối với thành phố trực thuộc trung ương thì nộp hồ sơ tại Công an huyện, quận, thị xã;

 b) Đối với tỉnh thì nộp hồ sơ tại Công an xã, thị trấn thuộc huyện, Công an thị xã, thành phố thuộc tỉnh.”

Bước 3: Tiếp nhận hồ sơ

Cán bộ tiếp nhận sẽ tiến hành kiểm tra giấy tờ về sự đầy đủ, tính hợp lệ và nội dung hồ sơ theo quy định pháp luật, người đến nộp hồ sơ phải xuất trình để đối chiếu (nếu có). Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ thì cán bộ tiếp nhận và viết phiếu hẹn trả kết quả cho người đến nộp hồ sơ.

Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không hợp lệ thì viết giấy hướng dẫn người đến nộp hồ sơ thực hiện theo quy định pháp luật. Trong trường hợp không thuộc thẩm quyền giải quyết, cán bộ hướng dẫn người đến nộp hồ sơ liên hệ với cơ quan có thẩm quyền để giải quyết.

Bước 4:  Xử lý hồ sơ & trả kết quả

Trong trường hợp nội dung hồ sơ phù hợp với quy định của pháp luật thì Cán bộ có trách nhiệm, quyền hạn giải quyết sẽ tiến hành ngay việc xử lý hồ sơ theo đúng pháp luật quy định hiện hành và cấp sổ hộ khẩu cho người đã nộp hồ sơ đăng ký.

Căn cư theo quy định tại Khoản 3 Điều 21 Luật cư trú năm 2006 thì trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền phải cấp sổ hộ khẩu cho người nộp hồ sơ đăng ký thường trú. Với trường hợp không cấp thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do về việc không đủ điều kiện để cấp sổ hộ khẩu cho người yêu cầu.

so-ho-khau-2-1647615799.jpg
Thủ tục cấp sổ hộ khẩu

Những lưu ý khi điều chỉnh những thay đổi trong sổ hộ khẩu

Sổ hộ khẩu là gì? Cần lưu ý những gì khi thay đổi sổ hộ khẩu. Tại Điều 29 Luật cư trú 2006 có nêu rõ các trường hợp điều chỉnh thay đổi trong sổ hộ khẩu:

“Điều 29. Điều chỉnh những thay đổi trong sổ hộ khẩu

1. Trường hợp có thay đổi chủ hộ thì hộ gia đình phải làm thủ tục thay đổi chủ hộ. Người đến làm thủ tục phải xuất trình sổ hộ khẩu; phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu; ý kiến của chủ hộ hoặc người khác trong gia đình về việc thay đổi chủ hộ.

2. Trường hợp có thay đổi về họ, tên, chữ đệm, ngày, tháng, năm sinh hoặc các thay đổi khác về hộ tịch của người có tên trong sổ hộ khẩu thì chủ hộ hoặc người có thay đổi hoặc người được uỷ quyền phải làm thủ tục điều chỉnh. Người đến làm thủ tục phải xuất trình sổ hộ khẩu, giấy khai sinh hoặc quyết định đ­ược phép thay đổi của cơ quan có thẩm quyền về đăng ký hộ tịch; nộp phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu.

3. Trường hợp có thay đổi địa giới hành chính, đơn vị hành chính, đường phố, số nhà thì cơ quan quản lý cư trú có thẩm quyền căn cứ vào quyết định thay đổi địa giới hành chính, đơn vị hành chính, đường phố, số nhà của cơ quan nhà nước có thẩm quyền để đính chính trong sổ hộ khẩu.

4. Trường hợp chuyển đến chỗ ở hợp pháp mới trong phạm vi xã, thị trấn của huyện thuộc tỉnh; chuyển đi trong cùng một huyện, quận, thị xã của thành phố trực thuộc trung ương; chuyển đi trong cùng một thị xã, thành phố thuộc tỉnh thì chủ hộ hoặc người trong hộ hoặc người được uỷ quyền phải làm thủ tục điều chỉnh. Người đến làm thủ tục điều chỉnh phải nộp phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu; xuất trình sổ hộ khẩu; giấy tờ chứng minh chỗ ở hợp pháp mới.

5. Trong thời hạn ba ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền quy định tại khoản 1 Điều 21 của Luật này phải điều chỉnh, bổ sung các thay đổi trong sổ hộ khẩu.

6. Trường hợp làm thủ tục điều chỉnh thay đổi trong sổ hộ khẩu thì người đến làm thủ tục phải là người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ; đối với người chưa thành niên thì việc làm thủ tục phải thông qua người giám hộ hoặc người đại diện hợp pháp theo quy định của pháp luật về dân sự.”

Tuy nhiên, hiện nay luật Cư trú năm 2020 có hiệu lực từ 01/07/2021, tại Điều 38 có quy định như sau:

“3. Kể từ ngày Luật này có hiệu lực thi hành, Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú đã được cấp vẫn được sử dụng và có giá trị như giấy tờ, tài liệu xác nhận về cư trú theo quy định của Luật này cho đến hết ngày 31 tháng 12 năm 2022.

Trường hợp thông tin trong Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú khác với thông tin trong Cơ sở dữ liệu về cư trú thì sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu về cư trú.

Khi công dân thực hiện các thủ tục đăng ký cư trú dẫn đến thay đổi thông tin trong Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú thì cơ quan đăng ký cư trú có trách nhiệm thu hồi Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú đã cấp, thực hiện điều chỉnh, cập nhật thông tin trong Cơ sở dữ liệu về cư trú theo quy định của Luật này và không cấp mới, cấp lại Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú.”

Như vậy, hiện nay cơ quan nhà nước sẽ không thực hiện cấp Sổ hộ khẩu, sổ tạm trú nữa mà chuyển sang quản lý cư trú trên cơ sở dữ liệu quốc gia về cư trú.

Lời kết

Trên đây là bài viết về sổ hộ khẩu là gì và các thông tin liên quan. Hy vọng bài viết đã mang đến những thông tin cần thiết và hữu ích đến quý bạn đọc.