Tất tần tật về phương pháp 5s là gì?

Giới thiệu thiệu về 5s

5s là gì? Phương pháp 5S được hiểu đơn giản là cơ sở cơ bản để thực hiện hệ thống đảm bảo chất lượng. Nếu được làm việc trong môi trường trong lành, sạch sẽ, thông thoáng, thuận tiện thì tinh thần của bạn sẽ thoải mái hơn, năng suất làm việc sẽ cao hơn. Phương pháp 5S giải quyết các vấn đề tâm lý, cải thiện điều kiện và bầu không khí làm việc trong tập thể, cải thiện môi trường làm việc.

Ý nghĩa của 5S là gì?

5s là gì? Phương pháp 5S là viết tắt của 5 chữ S trong tiếng nhật gồm Seiri - Seiton - Seiso - Seiketsu - shitsuke. Vậy ý nghĩa của 5 chữ S là gì?

• Seiri (Sàng lọc): Đó là chọn lọc, phân loại, lựa chọn và xóa bỏ những thứ không cần thiết.
• Seiton (Sắp xếp): Gồm lưu trữ, cất giữ sắp xếp mọi thứ gọn gàng theo một trình tự nhất định hợp lý giúp sử dụng dễ dàng, giảm thời gian nghiên cứu, loại bỏ những vấn đề gây lãng phí thời gian.
• Seiso (Sạch sẽ): Là việc giữ cho nơi làm việc, thiết bị và máy móc sạch sẽ để đảm bảo môi trường và mang lại thẩm mỹ tại nơi làm việc.
• Seiketsu (Săn sóc): Là sự duy trì tiếp diễn thường xuyên những việc đã làm, việc cải tiến nâng cao liên tục nơi làm việc để đạt hiệu quả cao hơn là rất quan trọng và cần thiết.
• Shitsuke (Sẵn sàng): Giáo dục nhận viên con người sống có tình có nghĩa, tạo thói quen tự giác thực hiện nghiêm chỉnh nội quy nơi làm việc. 

Vì sao phương pháp 5S ngày càng phổ biến 

5s là gì? Phương pháp 5S có thể áp dụng cho mọi loại hình tổ chức. 5S phù hợp với mọi quy mô và lĩnh vực của doanh nghiệp. Mọi người đều thích sự sạch sẽ, tiện lợi và trật tự ở nơi làm việc. Đó là lý do tại sao phương pháp 5S lại rất phổ biến và được rất nhiều người thực hiện. 

Người Việt Nam thường không có thói quen sắp xếp đồ đạc thường xuyên. Họ thường giữ mọi thứ cần thiết và nhiều thứ không cần thiết. Thói quen này tạo ra nhiều sự lộn xộn và chật chội trong cuộc sống và công việc. 

Các công ty ở Việt Nam nói riêng và ở các nước chậm phát triển thường gặp phải một số vấn đề là lưu trữ quá nhiều thứ không cần thiết trong tổ chức. Mọi thứ không được sắp xếp ngăn nắp, không nhất quán. Ví dụ, khi bạn cần một thứ gì đó, bạn không thể tìm thấy nó, bạn phải mua nó mặc dù đã có gây tốn kém chi phí, mất thời gian hoặc nhiều máy móc không hoạt động bị bám bụi ảnh hưởng đến sức khỏe.

Ngoài ra, nơi làm việc không đảm bảo an toàn, dễ xảy ra sự cố cho nhân viên. Do vậy thực hiện phương pháp 5S, một số công ty đang xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 giúp tiết kiệm chi phí và cải thiện môi trường làm việc một cách hiệu quả nhất.

Quy trình 5S thực hiện ra sao? 

Dưới đây là chi tiết về quy trình 5S được thực hiện ra sao:

Seiri – Sàng lọc

Nguyên tắc đơn giản khi sàng lọc là giữ cái cần - bỏ cái không cần

Bước 1: Quan sát kỹ xung quanh nơi làm việc của bạn với đồng nghiệp. Từ đó sẽ xác định những thứ không cần thiết cho công việc của bạn. Tiếp tục thông báo nếu ai có nhu cầu sử dụng mặt hàng và loại bỏ ngay những thứ không cần thiết đó.

Bước 2: Nếu bạn còn phân vân vật dụng có còn hữu ích cho công việc hay không, vật phẩm có ghi ngày tháng vật dụng sẽ bị hủy. Sau đó để sang một bên.

Bước 3: Sau một thời gian, hãy kiểm tra xem có ai cần không. Nếu không, hãy loại bỏ mục đó. Các tổ chức cần thường xuyên phân loại và sàng lọc các vật dụng theo tần suất chúng được sử dụng. Sàng lọc giúp xác định mức độ hư hỏng, bụi bẩn nhằm tạo ra môi trường làm việc khoa học và an toàn.

Seiton – Sắp xếp 

Sau bước sàng lọc, sắp xếp giúp cho mọi thứ được xếp vào đúng chỗ của nó. Nguyên tắc của sắp xếp là dựa vào tần suất sử dụng của vật dụng. 

Bước 1: Tất cả mọi vật dụng cần sắp xếp đều là những vật dụng cần thiết. Bởi vì những vật dụng cần loại bỏ đã được thực hiện tại bước 1 – sàng lọc. Do vậy, Bạn cần lưu ý về việc đặt vật dụng làm sao cho đẹp mắt, thuận tiện và an toàn. 

Bước 2: Thảo luận về việc sắp xếp, bố trí với đồng nghiệp. Từ đó phác thảo và tìm ra cách sắp xếp thuận tiện nhất để quản lý và làm việc. Các vật dụng được sử dụng càng thường xuyên thì đặt chúng càng với người dùng. Những đồ vật ít sử dụng nên đặt xa hơn, nặng hơn ở dưới cùng và nhẹ hơn ở trên cùng.

Bước 3: Lập danh sách các mục và bản đồ nơi lưu giữ chúng. Cần ghi chú vị trí cụ thể để dễ tìm vật dụng.

Seiso – Sạch sẽ

Môi trường sạch sẽ tạo ra một không gian làm việc chất lượng. Seiso cần được thực hiện hàng ngày, hàng tuần một cách thường xuyên, liên tục. Đừng đợi đến khi bẩn mới dọn. Hãy dành ra 5 phút để lau chùi mỗi ngày để mọi thứ không có cơ hội bị bám bẩn.

Dọn dẹp nơi làm việc của chính bạn nếu bạn muốn có một môi trường sạch đẹp. Việc lau chùi thường xuyên cũng giúp kiểm tra các đồ vật bị hư hỏng, bụi bẩn và tránh hư hỏng.

Seiketsu – Săn sóc 

Săn sóc giúp tạo ra một hệ thống để duy trì và giữ gìn sự sạch sẽ tại nơi làm việc. Bạn cần tạo ra một lịch làm vệ sinh định kỳ và cụ thể. Cần đặt ra các tiêu chuẩn mục tiêu rõ ràng để đánh giá hiệu quả của việc săn sóc. 

Shitsuke – Sẵn sàng 

Sẵn sàng là bước khó khăn và là bước cuối cùng bởi các nhân viên cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định. Đó là cần được thực hiện một cách tự giác mà không cần ai nhắc nhở, ra lệnh. Sẵn sàng thực hiện phương pháp một cách tự giác để trở thành một thói quen. 

Lời kết 

Khi bạn hiểu rõ và thực hiện phương pháp 5S tại nơi làm việc, bạn sẽ cảm nhận được những thay đổi tích cực mà nguyên tắc này mang lại. Bằng cách thực hiện những thay đổi từ những chi tiết nhỏ, 5S sẽ tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh và nâng cao hiệu quả làm việc. Những thông tin trên đã giúp chúng ta hiểu 5S là gì? Hy vọng rằng những thông tin trên sẽ mang đến môi trường làm việc thoải mái cho bạn.