Coordinator là gì? Những gì trí làm việc của một coordinator

Tìm hiểu về thuật ngữ coordinator

Coordinator có nghĩa là điều phối viên. Họ là những người điều phối chủ yếu trong các nhà hàng - khách sạn và là người chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý và phối hợp các bộ phận nhằm hoàn thành công việc chung của doanh nghiệp một cách hoàn hảo nhất.

Coordinator là thuật ngữ vô cùng phổ biến đối với những người làm việc tại những nhà hàng, khách sạn và là vị trí làm việc đáng mơ ước của biết bao bạn trẻ hiện nay.

Coordinator có thể làm ở những vị trí nào

Một coordinator có thể là ở nhiều vị trí khác nhau. Trong môi trường nhà hàng – khách sạn, Coordinator thường là tại 3 vị trí đó là:

• Sales Coordinator - nhân viên điều phối kinh doanh, thuộc bộ phận Sales & Marketing. Tại đây họ sẽ có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng tiềm năng, góp mặt vào các hoạt động quảng cáo, bán hàng và chăm sóc khách hàng.
• Event Coordinator - nhân viên điều phối tổ chức sự kiện. Event Coordinator có nhiệm vụ là lên kế hoạch, quản lý và điều hành một sự kiện chung.
• F&B Coordinator - thư ký cho Giám đốc bộ phận F&B (bộ phận ẩm thực). F&B Coordinator sẽ có nhiệm vụ là hỗ trợ giám đốc trong các hoạt động, công việc liên quan tới bộ phận cung cấp dịch vụ về ẩm thực.

Nhiệm vụ của Coordinator là gì

Nhiệm vụ của một coordinator đã được đề cập ở bên trên bài viết. Tuy nhiên hãy đọc phần dưới đây để biết nhiệm vụ cụ thể của một coordinator là gì nhé.

Sales Coordinator - điều phối viên kinh doanh

Một Sales Coordinator sẽ đảm nhận các nhiệm vụ cụ thể như sau:

• Tìm hiểu nhu cầu của thị trường và khách hàng nhằm thu hút, chủ động tiếp cận và chăm sóc những khách hàng tiềm năng. Đồng thời tạo dựng và mở rộng mối quan hệ kinh doanh nhằm giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng.
• Tư vấn, giải đáp thắc mắc và khiếu nại của khách hàng trước, trong và sau khi sử dụng các sản phẩm, dịch vụ.
• Chuẩn bị các tài liệu cần thiết và phù hợp với yêu cầu của đội ngũ bán hàng trong khách sạn. 
• Quản lý những tài liệu về khách hàng và cung cấp khi được yêu cầu.
• Phản hồi điện thoại, email, fax của bộ phận bán hàng, marketing.
• Sắp xếp lịch làm việc đồng thời quản lý các cuộc hẹn hàng ngày cho trưởng bộ phận Sales & Marketing.
• Hỗ trợ chuẩn bị các chương trình quảng cáo, bán hàng.
• Tham gia lập kế hoạch và lên ý tưởng cho các hoạt động quảng cáo marketing, bán hàng.

Event Coordinator – điều phối viên sự kiện

Điều phối viên sự kiện sẽ đảm nhận các nhiệm vụ cụ thể như sau:

• Lên ý tưởng và lập kế hoạch cho các hoạt động của nhà hàng, khách sạn và phụ trách các sự kiện được tạo dựng bởi bộ phận Sales & Marketing, phụ trách team – building,...
• Sản xuất và phân phối các tài liệu marketing cho bộ phận Sales & Marketing và sắp xếp các phương tiện vận chuyển cho những tài liệu này.
• Tổ chức và triển khai sự kiện và chịu trách nhiệm chính giải quyết các vấn đề phát sinh khác trong sự kiện. Đảm bảo rằng sự kiện diễn ra suôn sẻ, thuận lợi và đạt hiệu quả tối đa.

F&B Coordinator - thư ký Giám đốc bộ phận ẩm thực

Thư ký Giám đốc bộ phận ẩm thực sẽ đảm nhận các nhiệm vụ cụ thể như sau:

• Hỗ trợ Giám đốc bộ phận F&B trong việc thiết lập hệ thống hồ sơ, vận hành các hoạt động của các bộ phận hàng ngày.
• Truyền đạt nội dung và báo cáo cho Giám đốc bộ phận ẩm thực một cách cụ thể và chính xác từ các bộ phận và ngược lại.
• Theo dõi và giám sát các kế hoạch của bộ phận F&B. Đồng thời giải quyết các vấn đề liên quan tới đơn hàng, chương trình khuyến mãi/ưu đãi, đào tạo nhân viên,…
• Chịu trách nhiệm về các cuộc gọi tại văn phòng bộ phận F&B.
• Đảm bảo các hồ sơ thực phẩm đúng tiêu chuẩn và yêu cầu.
• Đóng góp ý tưởng cho các loại menu, chương trình dành cho khách hàng và các cuộc họp.
• Giám sát quá trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng và giải quyết các phản hồi, đóng góp của khách hàng dưới sự chỉ dẫn của FBM
• Bảo mật các hồ sơ thông tin, tài liệu được giao quản lý và phối hợp với bộ phận tài chính của nhà hàng, khách sạn về ngân quỹ.

Đặc điểm môi trường làm việc của Coordinator là gì

Những môi trường làm việc khác nhau sẽ có những đặc điểm khác nhau. Hãy tìm hiểu những đặc điểm môi trường làm việc tại nhà hàng và khách sạn để có thể tìm được môi trường phù hợp với mình nhé.

Môi trường làm việc tại khách sạn

Khách sạn là môi trường làm việc hàng đầu và thuận lợi của một điều phối viên bởi khách sạn có những đặc điểm sau:

• Đây là môi trường chăm sóc và phục vụ các khách hàng với một số lượng lớn mỗi ngày đặc biệt là các dịp lễ tết. Do đó, các khách sạn luôn phải có ý tưởng và kế hoạch nhằm thu hút khách hàng tiềm năng và các điều phối viên cần có trách nhiệm về vấn đề này.
• Khách sạn có một hệ thống nhân sự tương đối đa dạng do đó cần phải có một điều phối viên có thể kết nối và quản lý được các bộ phận với nhau.
• Khách sạn cho phép tổ chức các sự kiện dựa trên nhu cầu của khách hàng do đó một điều phối viên sự kiện là rất cần thiết và bắt buộc đối với khách sạn.

Môi trường làm việc tại nhà hàng

Nhà hàng cũng là một môi trường làm việc thích hợp cho điều phối viên với những đặc điểm thuận lợi sau:

• Đây là môi trường cung cấp các dịch vụ chủ yếu là ẩm thực cho hàng trăm, hàng nghìn khách hàng mỗi ngày dưới nhiều hình thức khác nhau. Chính vì thế, nhà hàng cần một đội ngũ điều phối viên để điều hành tốt hệ thống nhà hàng, đặc biệt là F&B Coordinator.
• Nhà hàng cũng có một hệ thống nhân sự tương đối đa dạng và phong phú do đó họ luôn cần những điều phối viên có chuyên môn tốt, có thể đáp ứng được các nhiệm vụ tại nhà hàng.
• Nhà hàng còn là nơi tổ chức các sự kiện do đó những Event Coordinator và Sales Coordinator là những vị trí rất quan trọng và hưởng những mức lương khá hậu hĩnh.

Những điều kiện tối thiểu cần có đối với một Coordinator là gì

Để có thể trở thành một điều phối viên bạn cần trang bị cho bản thân những điều kiện tối thiểu để có thể bắt đầu công việc này. Những điều kiện không thể thiếu đối với một coordinator là:

Bằng cấp và chứng chỉ

Bằng cấp và chứng chỉ là một trong những điều kiện rất quan trọng để có thể trở thành một điều phối viên. Bạn có thể học những ngành về quản lý nhà hàng – khách sạn, ẩm thực, các ngành học liên quan như sự kiện, dịch vụ,… Tuy nhiên bạn cần trau dồi các kiến thức chuyên sâu liên quan tới vị trí mình làm việc để làm tốt công việc của mình. Ngoài ra, những chứng chỉ liên quan tới việc làm Coordinator cũng là một lợi thế rất lớn đấy nhé.

Chứng chỉ tin học văn phòng và ngoại ngữ

Chứng chỉ tin học văn phòng và ngoại ngữ cũng là những điều kiện quan trọng đối với một điều phối viên.

Các ứng viên phải thành thạo sử dụng các kĩ năng tin học như Word, Excel, Powerpoint và Outlook. Bên cạnh đó kỹ năng đánh máy nhanh và cẩn thận cũng rất cần thiết. Về ngoại ngữ, tiếng Anh là bắt buộc cho các ứng viên ứng tuyển vào vị trí Coordinator. Các ứng viên phải thành thạo trong việc giao tiếp tiếng Anh và cần trau dồi một vài ngôn ngữ phổ biến khác bởi nhà hàng, khách sạn là không chỉ có người Việt mà còn cả những khách hàng ngoại quốc.

Các kiến thức chuyên môn

Các điều phối viên Coordinator cần phải trau dồi thêm các kỹ năng, kiến thức chuyên môn khác để làm tốt vị trí của mình. Một Sales Coordinator cần phải trang bị những kiến thức liên quan tới bán hàng, tiếp thị, tư vấn cho khách hàng và các kiến thức bổ trợ cho marketing. Một Event Coordinator cần phải trang bị thêm những kiến thức liên quan tới việc tổ chức, triển khai sự kiện. Một F&B Coordinator cần trang bị thêm những kiến thức về ẩm thực và các kỹ năng về giấy tờ, hồ sơ,… 

Khả năng điều phối công việc

Một điều phối viên bắt buộc phải có kỹ năng điều phối công việc tốt với tất cả các bộ phận trong nhà hàng, khách sạn. Đây là điều kiện giúp nhà hàng, khách sạn tìm kiếm khách hàng tiềm năng và phát triển. Để có được các kỹ năng này các điều phối viên cần phải học tập thật tốt đồng thời tham gia tích cực vào các hoạt động cộng đồng.

Các kỹ năng khác

Ngoài những kỹ năng kể trên thì một Coordinator phải có một số các kỹ năng và thái độ bên lề khác.

• Khả năng chịu áp lực công việc tốt bởi một Coordinator chuyên nghiệp đứng trên biết bao nhân sự và có ảnh hưởng trực tiếp tới các bộ phận nên có rất nhiều những khó khăn, vất vả trong công việc.
• Điều phối viên cần phải có bộ óc sáng tạo, đặc biệt là những Sales Coordinator và Event Coordinator. 
• Các Coordinator cần phải luôn chu đáo, cẩn thận và chăm chỉ.
• Khả năng chăm sóc khách hàng chu đáo, nhiệt tình và luôn có thái độ lạc quan, tự tin và thân thiện.

Lời kết

Trên đây là những thông tin trả lời cho câu hỏi coordinator là gì. Bên cạnh đó bài viết còn cung cấp những thông tin liên quan đến một coordinator như: đặc điểm môi trường làm việc, những điều kiện để trở thành một coordinator là gì,... Hy vọng những thông tin trên có thể giúp ích cho bạn.