Biên bản bàn giao công việc có những nội dung gì?

Biên bản bàn giao công việc là gì?

Biên bản bàn giao công việc là một trong các hồ sơ thủ tục bắt buộc mà người lao động cần thực hiện trước khi nghỉ việc hay chuyển công tác. Đây là bản danh sách thống kê các đầu mục công việc một cách chi tiết nhất mà người bàn giao đã và đang làm để người nhận bàn giao dễ dàng hình dung, tiếp nhận và thực hiện đầy đủ, hiệu quả.

Trong văn bản này, người tiến hành bàn giao sẽ rà soát lại tất cả các công việc mình đã và đang làm dở cũng như thống kê các loại tài liệu, công cụ, dụng cụ, thiết bị… mà họ đã sử dụng trong quá trình làm việc tại doanh nghiệp.

Người nhận bàn giao sẽ đóng vai trò là người thay thế, người kế nhiệm và tiếp tục làm các công việc mà người đi để lại cũng như tiếp nhận các loại tài sản, công cụ, dụng cụ… của người cũ để sử dụng cho công việc.

Tầm quan trọng của việc thực hiện biên bản bàn giao công việc

Việc thực hiện biên bản bàn giao công việc sẽ giúp cho doanh nghiệp và người lao động trong quá trình xử lý, hồ sơ, tiếp tục quá trình làm việc nhanh chóng , đơn giản nhất, cụ thể nó giúp:

+ Doanh nghiệp thống kê lại toàn bộ các giấy tờ, công văn, sở sách, tài liệu các công cụ, dụng cụ làm việc liên quan đến chức vụ của người sắp nghỉ việc. Đồng thời thống kê lại toàn bộ những công việc mà nhân viên đã làm, đang làm dở hoặc đã liên kế hoạch.

+ Biên bản bàn giao công việc sẽ phân rõ trách nhiệm của người bàn giao đối với người nhận bàn giao, trong đó người bàn giao sẽ chịu trách nhiệm về các số liệu, công việc đã làm hoặc đang làm đến thời điểm bàn giao. Người nhận bàn giao sẽ tiếp tục chịu trách nhiệm về công việc, các hồ sơ, sổ sách khi được nhận bàn giao.

+ Việc bàn giao công việc đúng quy định và trình tự còn thể hiện trách nhiệm với công việc của người lao động, dù sắp nghỉ việc nhưng vẫn làm hết trách nhiệm của bản thân và giao lại công việc cho người kế nhiệm một cách cẩn thận, chu đáo để không làm ảnh hưởng đến công ty.

+ Việc bàn giao, hướng dẫn người tiếp nhận không chỉ thể hiện trách nhiệm của người lao động mà còn là yêu cầu cần thiết trong quy trình làm việc tại doanh nghiệp. Quy trình này cần phải được thực hiện nghiêm túc và có sự tham gia đầy đủ của người bàn giao và người nhận bàn giao.

+ Bảo vệ quyền lợi cho người nhận bàn giao và người bàn giao, tránh một số trường hợp rắc rối có thể phát sinh trong quá trình nghỉ việc…

Ngoài ra, vì một lý do nào đó, trước khi không thể tiếp tục công việc, người lao động phải bàn giao rõ ràng để tránh việc:

– Bồi thường khi thất thoát tài liệu và tài sản;

– Văn bản, tài liệu quan trọng có liên quan đến công việc bị xóa bỏ;

– Công cụ, dụng cụ và tài sản chung bị chiếm dụng thành của riêng;

– Bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ có thể bị phát tán hay rò rỉ ra bên ngoài gây tổn thất cho doanh nghiệp;

 Trường hợp nào cần làm biên bản bàn giao công việc

 Dưới đây là một số trường hợp cần làm biên bản bàn giao công việc:

– Biên bản bàn giao công việc cần được hoàn thành trước khi người lao động nghỉ việc tại công ty.

– Khi các bên bàn giao tài sản, ví dụ bàn giao tài sản khi cho thuê nhà, bàn giao cho đơn vị chuyển nhà thuê…;

– Khi các bên bàn giao hàng hóa trong quá trình mua bán, giao nhận hàng hóa và ký gửi hàng hóa…

Tuy nhiên trong nội dung bài viết, chúng tôi tập trung khai thác về biên bản bàn giao công việc trong quá trình tham gia lao động. Vì thế, khi có ý định nghỉ việc, bản thân người nghỉ hẳn hay nghỉ tạm thời cần tìm hiểu về mẫu biên bản bàn giao công việc khi nghỉ việc và hoàn thành đúng thời hạn theo quy định công ty.

Việc thực hiện làm biên bản bàn giao công việc không chỉ thể hiện trách nhiệm của cá nhân người nghỉ với công việc mà còn là quy định bạn cần phải thực hiện theo hợp đồng lao động, đồng thời biên bản này cũng đảm bảo các quyền lợi cho đôi bên.

Phía công ty sẽ được đền bù thiệt hại nếu có và phía người lao động thì sẽ không phải chịu trách nhiệm cho các thiệt hại nếu lỗi là do người tiếp nhận sau gây ra.

Yêu cầu cần thiết khi lập mẫu biên bản bàn giao công việc

Biên bản bàn giao công việc phải đảm bảo được 04 thông tin cơ bản sau đây:

– Thời gian và địa điểm tiến hành bàn giao công việc;

– Thông tin về người bàn giao và người nhận bàn giao;

– Nội dung bàn giao công việc: công cụ, dụng cụ, tài khoản, tài liệu đã được cấp và tình hình thực hiện công việc (số liệu, hồ sơ, sổ sách, tình trạng và mức độ hoàn thành,…)

– Chữ ký của cả 02 bên (nếu cần thiết có thể thêm chữ ký của người làm chứng).

Ngoài ra, để thực hiện bàn giao công việc một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn, người bàn giao cũng nên soạn sẵn những nội dung mình cần bàn giao và lập kế hoạch nhằm để hướng dẫn người kế nhiệm theo một quy trình chuẩn.

Một số mẫu biên bản bàn giao công việc phổ biến

- Mẫu biên bản bàn giao công việc và các hồ sơ tài liệu:

- Mẫu biên bản bàn giao công việc để nghỉ thai sản:

- Mẫu biên bản bàn giao công việc của nhân viên kế toán:

Những điều cần phải chú ý khi bàn giao công việc

Chuẩn bị bản mô tả công việc

Biên bản bàn giao nào cũng sẽ có mục “Bàn giao công việc”, nhiệm vụ của bạn là phải điền đầy đủ những việc bạn đã làm được cũng như đang làm dở. Hãy mô tả kỹ càng các công việc mà người mới cần phải đảm nhiệm thay cho bạn.

Bên cạnh đó, hãy để list các liên hệ liên quan đến công việc đồng thời đừng quên liệt kê thông tin như kê khai tài sản, dữ liệu và tài khoản đăng nhập…

Hướng dẫn cho người kế nhiệm

Việc hướng dẫn người kế nhiệm có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Người mới sẽ không nắm rõ các công việc như bạn đã làm, vì thế bạn cần hướng dẫn họ để họ hiểu được quy trình làm việc và những điều họ cần phải làm. Nhờ sự dẫn dắt của bạn, người kế nhiệm sẽ dễ thích nghi với môi trường, làm việc suôn sẻ và thuận lợi hơn.

Còn một điều vô cùng quan trọng nữa để bạn có thể được nghỉ sớm mà vẫn nhận được lương đầy đủ. Và điều ấy chỉ xảy ra khi người kế nhiệm của bạn lên tiếng xác nhận rằng quá trình bàn giao đã hoàn tất mà thôi.

Chia sẻ thông tin đội nhóm

Chia sẻ các thông tin liên quan đến đội nhóm, người cùng “chiến đấu” trong suốt quá trình gắn bó của bạn. Từ đó tạo sự gắn kết, việc xử lý công việc cũng trơn tru hơn, nhanh chóng và sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Và việc này cũng giúp cho quá trình bàn giao công việc của bạn thuận lợi hơn.

Trên đây là những điều cần lưu ý khi thực hiện biên bản bàn giao công việc và các mẫu biên bản bàn giao công việc đang sử dụng phổ biến với các nội dung rõ ràng, đầy đủ, giúp người giao thuận lợi trong việc bàn giao, cũng như người nhận không bị lúng túng, khó khăn trong quá trình làm việc sau này. Bạn cũng có thể sử dụng các mẫu này và thay đổi một số nội dung cho phù hợp với mục đích và nội dung bàn giao của mình. Chúc bạn thành công.