Kỹ năng viết là gì? Tầm quan trọng và cách rèn luyện kỹ năng viết

Kỹ năng viết là gì?

Kỹ năng viết (Writing Skills) chính là khả năng, hay năng lực của một người để thực hiện hành động viết văn bản, giúp đạt được một chủ đích về giao tiếp một cách hiệu quả. Kỹ năng viết được xem là một phần quan trọng hợp thành kỹ năng giao tiếp. Thông qua những văn bản, lá thư, người viết có thể tiếp cận đến một lượng lớn người đọc. Từ đó giúp truyền đạt được ý chí, thông điệp, ý tưởng của bản thân một cách cụ thể và rõ ràng về mặt nội dùng, cùng với đó là tình cảm, tâm ý được gửi gắm trong từng câu chữ. 

Kỹ năng viết được sử dụng nhiều trong công việc khi: lập kế hoạch, viết báo cáo, soạn thảo hợp đồng, đăng tin tuyển dụng, thông cáo báo chí, gửi email hoặc thư đến khách hàng,...Còn đối với những ứng viên tìm việc, kỹ năng viết chính là thước đo để nhà tuyển dụng đánh giá được bạn thông qua nội dung CV mà bạn thế hiện. Vậy nên CV cần trình bày đầy đủ nội dung, rõ ràng, súc tích, đúng ngữ pháp, đúng chính tả.

Vai trò của kỹ năng viết trong công việc

Nếu như lời nói thoảng như gió bay và có thể quên đi sau ngày dài thì nét chữ và nội dung sẽ được lưu giữ một cách chuẩn xác. Thế nên, giao tiếp bằng lời nói đã quan trọng, giao tiếp thông qua kỹ năng viết lại càng quan trọng và đáng để bạn chú ý hơn.

• Kỹ năng sống không thể thiếu

Kỹ năng viết không chỉ đòi hỏi phải có khi đi làm, mà nó đã dần hình thành như là một kỹ năng sống ngay từ những ngày cắp sách đến trường. Nó giúp mọi người trao đổi thông tin, liên lạc và thêm hiểu nhau hơn. Thế nên, kỹ năng viết lâu nay đã có sự gắn kết mật thiết đến chất lượng cuộc sống của mỗi người.

Kỹ năng viết đối với công việc khi áp dụng sẽ tạo thành những văn bản chính thống, mang tính pháp lý và tạo trách nhiệm cao hơn, đòi hỏi người viết phải biết kết hợp kiến thức chuyên môn cùng với kinh nghiệm sống thực tế để hòa quyện nội dung sao cho hợp lý, hợp tình, hướng người đọc có ý thức trách nhiệm với chính công việc mà họ đang làm với tinh thần hợp tác cao nhất.

• Phản chiếu tính cách, cảm xúc của người viết

Khi văn bản được viết ra đến tay của người đọc thì người viết sẽ không có mặt ở đó. Nói một cách dễ hiểu thì nội dung viết chính là văn bản phản ánh tâm tư, tình cảm, chỉ thị, thông điệp, hướng dẫn mà người viết gửi gắm một cách chắc chắn, cụ thể và chuẩn xác nhất.

Chính vai trò này nhắc nhở cho người viết nên chú ý, thận trọng trau chuốt ngôn từ, câu chữ tránh để phát sinh những suy nghĩ lệch hướng với nội dung muốn truyền tải. Văn bản "giấy trắng mực đen" sẽ có giá trị xem như là bằng chứng khi tranh luận, thế nên, cần đọc đi đọc lại, cẩn trọng điều chỉnh là điều nên làm, đặc biệt là những nội dung viết liên quan đến công việc.

• Truyền tải thông điệp đến đông đảo người đọc

Thay vì mất thời gian để tổ chức buổi gặp gỡ nói chuyện, gọi điện hoặc tổ chức hội thảo để trình bày thì chúng ta có thể dùng kỹ năng viết làm công cụ để tạo nên những bản tin thông báo với chính xác và đầy đủ nội dung muốn truyền tải.

Điều đó sẽ có ý nghĩa: số lượng người tiếp cận thông tin sẽ nhiều hơn, thời gian truyền đi thông điệp linh hoạt theo thời gian đọc của mỗi người, người đọc sẽ an tâm hơn về nội dung mà họ được lĩnh hội vì nội dung được thông báo bằng văn bản rõ ràng chính thức, người đọc chú tâm và ghi nhớ kỹ càng nội dung hơn nếu như có thông điệp liên quan đến nhiệm vụ và trách nhiệm của họ.

• Phát triển khả năng tư duy logic

Khi vận dụng càng nhiều kỹ năng viết thì sẽ càng nâng cao khả năng linh hoạt phối hợp nhiều nguồn dữ liệu của người viết. Đây là vai trò rất quan trọng đối với những vị trí công việc đòi hỏi cần chú trọng kỹ năng viết như văn chương, nhà báo, biên kịch, dịch thuật,...

Người có kỹ năng viết trong công việc giỏi đều sẽ phải có kinh nghiệm thực tế công việc, cũng đã trải qua nhiều khó khăn và thách thức. Có như thế thì những gì họ truyền tải qua câu từ mới thực sự hữu ích cho công việc của họ.

Những yếu tố quan trọng của kỹ năng viết

• Sự rõ ràng

Bất kể bằng hình thức nào, thư viết tay, tin nhắn hay email, các thông điệp mà bạn gửi đi cần sử dụng những ngôn từ súc tích, ngắn gọn và nên đi thẳng vào vấn đề sao cho người đọc có thể hiểu hoặc đủ hiểu để hỏi lại những gì mà họ đang thắc mắc.

• Sự ngắn gọn

Trong công việc, giao tiếp là thông qua văn bản chứ không phải là viết văn. Trừ trường hợp bạn đang viết một bức thư hay một lá đơn, nên đi thẳng ngay vào vấn đề mình muốn đề cập ngay trong 3-5 câu đầu tiên thay vì mở bài lê thê, dài dòng.

• Giọng văn

Sẽ là một giọng văn tốt khi biết cách khéo léo sử dụng ngôn từ chuyên nghiệp pha lẫn với sự hài hước và thân thiện. Tránh việc sử dụng ngôn từ quá nặng nề mang tính chất chỉ trích, mà thay vào đó là sử dụng những từ ngữ mang tính chất góp ý nhiều hơn.

• Sử dụng câu chủ động

Câu chủ động được sử dụng sẽ giúp cho người đọc lướt qua nội dung một cách nhanh hơn, giúp họ đọc dễ và rút ngắn thời gian tốt hơn. Bên cạnh đó, các thông tin ở đầu câu sẽ thường đập vào mắt họ đầu tiên và được ghi nhớ tốt hơn.

• Sử dụng chính tả và đúng ngữ pháp

Một email với việc sai nhiều lỗi ngữ pháp, câu cú không rõ ràng, lộn xộn là một email thiếu chuyên nghiệp. Nó sẽ phản ánh tác phong làm việc có chuyên nghiệp hay không của người viết email. Thế nên, trước khi gửi email, bạn cần nhớ đọc kỹ và rà soát lại những lỗi sai không đáng mắc phải nhé.

Cách cải thiện kỹ năng viết trong giao tiếp

• Đưa cho người khác đọc và nhận xét

Dù tác phẩm mà bạn tạo ra khiến cho bạn hài lòng, nhưng nếu như đưa cho ít nhất một người khác đọc thì bài viết của bạn chắc chắn sẽ lộ ra một vài "vấn đề" nhất định mà người trong cuộc không thấy được. Đó không hẳn là lỗi về diễn đạt, cách dùng câu từ, chính tả, ý tưởng,..mà đơn giản là dưới góc nhìn của họ, bạn sẽ có được những phản hồi tốt để khi kiểm tra lại bài viết của mình biết đâu sẽ có những ý tưởng mới hình thành cho bạn.

Biết rằng tâm lý khi bị người khác đánh giá bài viết của mình, đặc biệt là hiểu sai hoặc không hiểu rõ thông điệp mà mình muốn truyền tải sẽ là điều không mấy vui vẻ. Nhưng, lắng nghe ý kiến của những người khác luôn là cơ hội cho mỗi người học hỏi cũng như điều chỉnh nội dung cho phù hợp.

• Tích cực tập luyện và không màng đến lý thuyết

Viết, viết và luôn viết. Hãy viết bất cứ khi nào bạn muốn và bất cứ khi nào bạn có thể. Đừng nghĩ bản thân không có khả năng viết, cũng đừng nghĩ rằng bộ môn này buộc phải có năng khiếu mới làm được. Đừng lắng lo về câu cú, ngữ pháp. Đừng đếm từng câu chữ trong đoạn văn hay phân vân chọn lựa quá nhiều câu chủ đề. Đơn giản chỉ là bạn bắt đầu viết và đừng dừng lại khi đã hoàn thành.

Tiếp đó, bạn sẽ có thời gian để chỉnh sửa và đọc lại cách viết và cấu trúc của câu. Nếu như ngay từ đầu bạn quá đặt nặng và điều này thì việc viết của bạn sẽ bị cản trở. Viết chính là việc đòi hỏi sự sáng tạo và bạn cần để cho tâm trí được thư giãn thì ý tưởng mới dồi dào được.

• Thử sức với nhiều dạng cấu trúc, phong cách viết khác nhau

Đừng để bản thân phải giới hạn trong một thể loại. Mà thay vào đó thì bạn hãy thử thách bản thân bằng những nội dung như hiện thực, châm biếm, ký sự, truyện ngắn, nhật ký, viễn tưởng,...hoặc là thử tạo ra sự hồi hộp, ly kỳ với phong cách kết thúc mở.

Bên cạnh đó, thay vì cứng nhắc quá với phong cách viết học thuật, bạn hãy cởi mở hơn với lối viết hài hước, giản đơn, sử dụng những lời lẽ từ nhiên, câu cú thoải mái, mang đậm chất "teen" để mở rộng phạm vi người đọc, viết xen kẽ câu ngắn, câu dài hoặc thay đổi bố cục bài viết. Bạn nên tìm ra một khía cạnh mới để bản thân được thử sức hoặc nếu không thì ít nhất tạo ra sự vui vẻ cho chính mình thông qua việc thoải mái viết ra những gì mà bản thân muốn, bản thân suy nghĩ.

• Đọc đa dạng các thể loại

Đọc cũng quan trọng như là trải nghiệm. Bạn đọc càng nhiều thì sẽ càng khám phá ra được nhiều điều, không chỉ là nội dung, thể loại mà đó còn là phong cách viết. Đừng sợ hãi khi phải thử một điều mới. Bạn nghĩ mình không thích hợp với thể loại viễn tưởng nhưng đã bao giờ bạn bắt tay vào thử hay chưa? Nếu như không thử thì bạn sẽ mãi mãi không biết mình thích điều gì cũng như điều gì sẽ truyền cho mình được cảm hứng. 

• Cố gắng trải nghiệm nhiều điều

Đọc nhiều là tốt nhưng không nên khép mình ngồi lại một góc mà đọc. Bạn cũng nên cần đi nhiều để tăng lối sống và tăng khả năng sáng tạo. Bạn có thể viết được gì khi ngày ngày khép mình sau cánh cửa chật hẹp?

Hãy mở cửa và đi ra bên ngoài thế giới để khám phá mọi thứ xung quanh, bạn sẽ nhận ra mọi thứ đều có thể trở thành chất liệu làm nên một kiệt tác. Thậm chí một trải nghiệm tồi tệ cũng có thể giúp cho bạn có được những câu chuyện vô cùng tuyệt vời gửi tặng đến độc giả. Hãy mở lòng rộng mở, hân hoan để đón nhận mọi thứ và bạn sẽ nhận ra kỹ năng viết của mình tăng lên nhiều bậc.

• Ngắm nhìn thế giới xung quanh

Trong khi ra ngoài ngắm nhìn và trải nghiệm cuộc sống, bạn hãy để ý và dành mọi giác quan để ngắm nhìn và quan sát thế giới xung quanh mình, hoặc đơn giản chỉ là ra với tự nhiên, ngồi xuống, hít một hơi dài và thả hồn đến với muôn nơi. Ngồi giữa phố phường để quan sát người qua đường đi lại, xem mỗi người có một trạng thái như thế nào. Hãy góp nhặt chất liệu của cuộc sống để làm chất liệu cho bài viết của bạn nhé.

• Tìm cho mình không gian riêng

Sẽ không dễ để viết được nếu như bạn mất đi sự tập trung. Hãy tìm đến một địa điểm có thể viết được và biến nó làm không gian riêng hữu ích phục vụ cho việc viết lách. Để mà hễ cứ khi nào đến chỗ đó, bạn sẽ tự động biết rằng giờ viết đã đến rồi. Ở chỗ đó bạn đừng làm việc khác, đừng đọc báo, đừng tán gẫu hay bị phân tán bởi thông báo điện thoại.

Không gian riêng đó được mặc định là dành cho việc viết lách và đảm bảo rằng nơi đó tốt nhất dành cho bạn. Bạn cần có không gian yên tĩnh phải không? Hãy đóng cửa phòng lại, tìm cho mình một góc trú ẩn để phóng tác tâm hồn.

Viết không chỉ là công cụ để bạn thực hiện việc giao tiếp đạt được hiệu quả mà thông qua viết khả năng và con người bạn cũng được phản ánh nhiều điều. Cuộc sống sẽ thêm sắc màu và ý nghĩa hơn khi bạn rèn luyện kĩ năng viết từng ngày. Hãy dùng ngôn từ và câu chữ để bạn có thể chạm đến trái tim người khác nhé.