Top 10+ nguyên tắc nâng cao kỹ năng viết Email chuyên nghiệp

Tầm quan trọng của kỹ năng viết email

Trong thời đại công nghệ 4.0, khi Internet được phổ cập rộng rãi và chiếm sóng mọi phương diện thì email trở thành phương tiện giao tiếp không thể thiếu, là "chuyện thường ngày". Từ đó đặt ra đòi hỏi về việc viết email như thế nào cho "văn hóa" là vấn đề ai cũng quan tâm. Cũng như những phương tiện giao tiếp truyền thống khác, email cũng có cho mình những điểm khác biệt riêng, nên đòi hỏi những kỹ năng cần phải đáp ứng nếu như muốn đạt được mục đích giao tiếp. 

Do tính chất đặc thù của email mà văn được sử dụng cho nó là văn viết chứ không phải là văn nói. Những lỗi khi nói có thể bỏ qua, chứ riêng khi đã đặt tay vào viết email rồi mà vẫn mắc lỗi thì đó là những lỗi "không chấp nhận được". Tiếp nữa, do giao tiếp qua màn hình và không thể gặp mặt được trực tiếp nên những hiểu lầm phát sinh sẽ không được khắc phục liền ngay được, thế nên chúng ta cần hạn chế mức thấp nhất những lỗi sai khi viết email.

Các nguyên tắc viết email cơ bản

Để tránh việc mắc phải những lỗi không đáng có gây "mất điểm" cho người nhận email, thì bạn cần phải nằm lòng những nguyên tắc viết email cơ bản sau:

• Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp

Mỗi chúng ta khi làm việc đều sử dụng email của công ty, điều này thể hiện sự chuyên nghiệp và tạo nên cảm giác tin cậy. Song nếu như làm việc độc lập (freelancer) hay sử dụng email cá nhân thì bạn nên cân nhắc lựa chọn cho mình một tên email nghiêm túc, lịch sự và chuyên nghiệp. Tuyệt đối tránh các email có chứa những biệt danh "teen" như "co_nang_bang_gia", "hoang_tu_lanh_lung",... Các bạn hãy xem ngay các đăng nhập gmail trên PC và mobile mới nhất tại đây nhé.

• Tên tiêu đề đặt rõ ràng, dễ hiểu

Cách thu hút sự tò mò và hấp dẫn để người đọc có thể bị hấp dẫn bởi email của bạn đấy chính là tên tiêu đề. Đây là phần có nhiệm vụ tóm tắt nội dung chính mà trong email triển khai. Đặc biệt, với những trường hợp gửi email đi xin việc thì ứng viên cần triển khai đúng với thông tin tuyển dụng và cú pháp cụ thể được yêu cầu. Nếu như không yêu cầu thì bạn nên trình bày với đầy đủ 3 yếu tố: Họ tên _ Vị trí ứng tuyển_Ngày tháng.

• Chú ý khi đính kèm File

Bạn nên gửi những file có định dạng chung dễ mở cho tất cả các loại máy tính. Sử dụng PDF, Doc hoặc Jpeg (đối với file ảnh). Nếu như có nhiều file và bạn muốn nén lại thì dùng .zip chứ không nên dùng .rar.

Hoàn thiện đầy đủ những nội dung file mới gửi kèm, không nên đã đính kèm rồi mà vẫn chỉnh sửa. Chú ý khi đặt tên file đính kèm: Việc đặt tên file cũng phải đảm bảo sự ngắn gọn, rõ ràng. Không nên sử dụng tiếng Việt có dấu khi đặt tên file.

• Tận dụng mục chữ ký email (email signature) 

Thực tế là sự tin tưởng của người nhận sẽ được tăng lên khi đọc một bản email có kết thúc bằng phần chữ ký cụ thể, rõ ràng. Nội dung chữ ký đầy đủ sẽ cung cấp các thông tin cơ bản như họ tên, tên cơ quan công tác, thông tin liên hệ,...giúp cho người đọc dễ dàng "định vị" được bạn là ai và đến từ đâu. Chữ ký email chuyên nghiệp khi được tạo thì bạn có thể dùng màu sắc, phông chữ, kích cỡ, hình ảnh đính kèm...giúp cho email chuyên nghiệp và chỉn chu hơn.

• Sử dụng ngôn từ và lời chào phù hợp

Không sử dụng những lời chào quá thân mật, sử dụng trong ngôn ngữ giao tiếp hằng ngay để đặt trong một email như "Hey", "Này", "Chào anh bạn",...Điều này thể hiện sự thiếu tôn trọng nếu như người nhận mail có mối quan hệ không quá thân thiết với bạn. Trong trường hợp email được gửi đi cho một tổ chức, cho một đối tác, hãy sử dụng kính ngữ để thể hiện sự tôn trọng. Tóm lại là, sẽ tùy vào nội dung muốn truyền tải và vai vế của đối phương để mà bạn linh hoạt sử dụng ngôn từ và lời chào sao cho phù hợp. 

• Hài hước đúng chỗ

Nếu như văn nói có những chỗ chúng ta thấy buồn cười và biểu lộ nó trong văn nói thường ngày thì văn viết sẽ rất dễ gây hiểu lầm nếu như bạn thể hiện "sự cợt nhả" đó. Thế nên, với những trao đổi đòi hỏi sự chuyên nghiệp thì hãy để sự hài hước và bông đùa ra khỏi email trừ khi bạn và người nhận có mối quan hệ thân thiết với nhau.

• Đọc lại email trước khi gửi đi

Soát lại câu từ, lỗi chính tả trước khi nhấn click chuột gửi mail đi. Bởi lẽ một lỗi sai nhỏ có thể khiến cho bạn bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp và cẩu thả. Điều này gây bất lợi cho công việc. Không nên phụ thuộc quá nhiều vào trình kiểm tra sửa lỗi chính tả tự động của máy tính mà thay vào đó là dành thời gian đọc lại một vài lần email trước khi nhấn nút gửi đi.

• Soạn xong email mới nhập địa chỉ 

Đã có rất nhiều trường hợp email bị vô tình gửi đi trong khi nội dung vẫn chưa được viết xong và các lỗi chưa được soát lại. Thế nên, hãy dành thao tác nhập địa chỉ email cho người nhận cho đến khi bạn đã thực sự chắc chắn rằng nội dung soạn thảo đã kỹ càng. Bên cạnh đó, bạn hãy nên rèn luyện thói quen xóa địa chỉ gửi đến khi đang trả lời một email và chỉ khi đã chắc chắn là email đã sẵn sàng thì mới điền địa chỉ người nhận vào.

• Lưu ý về cách trình bày email

Sự chuyên nghiệp của bạn được lột tả rõ ràng thông qua cách trình bày email. Với những email có nội dung quan trọng và thông tin nhiều thì hãy bôi đậm lời chào (kính gửi) để xác nhận rõ đối tượng cần đọc email này, và cũng đừng quên việc dãn cách những dòng trình bày trong email, giúp cho người đọc nắm bắt dễ dàng những ý chính. Bên cạnh đó bạn nên tránh viết dài và chi chít chữ mà không có những đoạn cách dòng, khiến cho người đọc không có cảm tình ngay từ ánh nhìn đầu tiên.

• Giữ cho tinh thần và đầu óc thoải mái khi viết email

Để những sự cố đáng tiếc không xảy ra, thì lời khuyên dành cho bạn đó là giữ tinh thần lạc quan và thoải mái nhẹ nhàng trong vài giờ hay qua hôm sau mới duyệt gửi đối với những email có tính chất quan trọng. Hơn cả, khi đang giận dữ thì bạn không nên phản hồi email vì cơn giận mất kiểm soát sẽ khiến bạn có các ngôn từ và hành động dẫn tới hậu quả khó lường. 

Từ những chia sẻ liên quan đến kỹ năng viết email chuyên nghiệp trên đây, mong rằng sẽ hữu ích đối với bạn trong quá trình học hỏi kiến thức cũng như kinh nghiệm về viết một email ấn tượng, gây thiện cảm với người đọc, nâng cơ hội thành công trong sự nghiệp.