Tìm hiểu về Kỹ năng lập kế hoạch và những phương pháp lập kế hoạch hiệu quả nhất

Tại sao phải có kỹ năng lập kế hoạch?

Kế hoạch là tập hợp nhiều hành động được sắp xếp theo một lịch trình, mục tiêu, thời hạn, nguồn lực một cách hợp lý và dự kiến được kết quả cũng như phương án thực hiện một cách tốt nhất,... để đạt được mục tiêu cụ thể.  

Khi bạn đã xây dựng được một bản kế hoạch phù hợp, chi tiết thì việc đạt được kết quả sẽ thuận lợi hơn. Lúc này, bạn đã có sự chuẩn bị trước nên sẽ kết hợp các nguồn lực một cách nhịp nhàng hơn. Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng kiểm tra, rà soát lại hiệu quả thực hiện dự án này.

Như vậy, sở hữu kỹ năng lập kế hoạch nghĩa là bạn có khả năng sắp xếp các công việc theo mức độ gắn với một khoảng thời gian nhất định. Kỹ năng này đóng vai trò quan trọng trong việc giúp cá nhân, tổ chức thuận lợi hơn trong quá trình kiểm soát thời gian và hiệu quả công việc. Đây là một trong số những kỹ năng mềm cần thiết trong cuộc sống và công việc của mỗi người.

Hoạt động lập kế hoạch rất thiết yếu và nằm trong những hoạt động phải thực hiện đầu tiên của mọi tổ chức. Bởi, khi lập ra kế hoạch crox ràng cho tương lai sẽ giúp các tổ chức xác định và đạt được các mục tiêu một cách đơn giản hơn. Vậy, việc lập kế hoạch có lợi ích gì cho công việc:

• Lập kế hoạch cung cấp định hướng: Việc này giúp cá nhân, tổ chức phát triển đúng hướng. Lập kế hoạch sẽ cho người quản lý thấy được phương hướng đúng đắn để quyết định những việc cần hoặc không nên làm. 
• Lập kế hoạch cung cấp cơ sở để kiểm soát: Hoạt động này sẽ cung cấp tiêu chuẩn để đo lường, đánh giá hiệu suất đã thực hiện được. Nếu không có kế hoạch được xây dựng trước đó thì không có gì để kiểm soát, đánh giá các hoạt động đang làm. Vai trò của việc lập kế hoạch chính là thước đo lường hiệu suất.
• Lập kế hoạch tạo điều kiện để đưa ra quyết định: Các mục tiêu được đưa ra trong bảng kế hoạch sẽ là tiêu chí đánh giá các hoạt động. Ngoài ra, kế hoạch sẽ giúp cá nhân, tổ chức đưa ra những phương án, quyết định đúng đắn cho từng công việc cụ thể. Đồng thời tránh được những quyết định vội vàng và những hành động ngẫu nhiên.
• Lập kế hoạch nâng cao hiệu quả làm việc: Một kế hoạch càng chi tiết và bài bản thì hiệu suất làm việc theo đó cũng tăng lên. Bởi, nó giúp tiết kiệm thời gian và chi phí hoạt động, cũng như dự báo trước những khó khăn, rủi ro để đưa ra những phương án khắc phục phù hợp. Nhờ vậy, các tổ chức có thể tự nâng cao sức mạnh cạnh tranh của mình.

Phương pháp xác định nội dung công việc (5W1H2C5M)

1. Xác định - 5W

• Why (Mục tiêu, yêu cầu công việc): Bạn không thể lập kế hoạch khi chưa biết mục tiêu của mình là gì. Vì vậy, trước tiên hãy xác định rõ mục tiêu mà bản thân đang hướng tới. Từ đó, bạn sẽ biết được cả ý nghĩa công việc và những thứ nó sẽ mang lại.
• What (Nội dung công việc): Tiếp theo, hãy liệt kê những việc cần làm để đạt được mục tiêu đó. Trong khi liệt kê thì phải làm rõ vào mỗi vấn đề để cụ thể hóa bản kế hoạch.
• Where (Địa điểm thực hiện công việc): khi đã có nội dung thì cần xác định sẽ thực hiện những công việc này ở đâu. Khi đưa được địa điểm vào kế hoạch thì bạn có thể chuẩn bị tốt và chủ động hơn.
• When (Thời gian thực hiện công việc): Cũng như xác định địa điểm thì xác định thời gian thực hiện cũng rất quan trọng. Sắp xếp mỗi công việc vào từng khoảng thời gian hợp lý sẽ giúp bạn làm việc một cách phù hợp và dễ dàng quản lý kế hoạch hơn.
• Who (Chủ thể chịu trách nhiệm): Việc phân công người sẽ chịu trách nhiệm với công việc sẽ quyết định thành quả, năng suất làm việc. Kể cả với bảng kế hoạch cá nhân, bạn cũng nên liệt kê những người liên quan hoặc có thể hỗ trợ bạn làm việc. 

2. Xác định 1H

How (Cách thức thực hiện): Ở bước này, bạn phải liệt kê được các tài liệu, công cụ hỗ trợ để thực hiện công việc theo kế hoạch. Hãy cụ thể và thật chi tiết để việc tìm kiếm hay thực hành được hiệu quả hơn.

3. Xác định phương pháp 2C

Control (Kiểm soát): Để xác định được cần kiểm tra những công việc nào thì phải dựa vào tính chất công việc. Từ đó tạo ra bảng tiêu chuẩn đánh giá để có thể thuận lợi đo lường kết quả công việc.

Check (Kiểm tra): Phải xác định xem mỗi công việc có cần kiểm tra hàng ngày hay không và những nội dung nào cần kiểm tra. Ngoài ra cũng phải liệt kê những cá nhân chịu trách nhiệm chính trong việc kiểm tra để tránh lãng phí thời gian 

4. Xác định nguồn lực với 5M

Có thể nói, nguồn lực là mục tiêu chính của việc lập kế hoạch. Bởi, một khi đã thỏa mãn được nguồn lực thì bản kế hoạch mới có tính khả thi. Theo đó, nguồn lực sẽ xác định thông qua 5 yếu tố: Man (nguồn nhân lực); Money (tiền bạc); Material (nhiên vật liệu); Machine (công nghệ); Method (cách thức làm việc). 

6 kỹ năng giúp cá nhân, doanh nghiệp lập kế hoạch hiệu quả

1. Xác định mục tiêu

Xác định và thiết lập ra các mục tiêu là hoạt động rất quan trọng trong quá trình lập kế hoạch. Bởi, kế hoạch phải phản ánh được các mục tiêu của các nhân, doanh nghiệp. Với mỗi mục tiêu lại cần xác định rõ ràng về kết quả thông qua các chính sách, quy tắc, thủ tục, chiến lược, chương trình, ngân sách. Kế hoạch tốt sẽ đảm bảo được các hoạt động được tiến hành đều đóng góp vào việc đạt được mục tiêu.

2. Thực hiện quá trình phân tích SWOT

SWOT được viết tắt từ "điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, mối đe dọa". Nó là một công cụ hoạt động mạnh mẽ trong quá trình thiết lập chiến lược. Phân tích SWOT chủ yếu được sử dụng để xác định điểm mạnh, điểm yếu của tổ chức, doanh nghiệp và xác định bất kỳ cơ hội hay mối đe dọa nào có thể phát sinh. Khi đã phân tích và xác định được điểm mạnh, yếu, cơ hội và những đe dọa thì bạn có thể làm việc cùng nhóm để đặt ra mục tiêu mới nhằm giúp tổ chức vượt qua những khả năng này theo hướng tích cực hơn. Phân tích SWOT cũng đưa các bạn đi đúng hướng và thuận lợi đạt kết quả như mong muốn.

Trước hết, để bắt đầu những hoạt động bạn muốn, hãy đảm bảo đáp ứng các tiêu chí SMART cho mục tiêu của mình:

S – Specific : Cụ thể, dễ hiểu.

M – Measurable : Đo lường được

A – Attainable : Có thể đạt được

R – Relevant : Thực tế

T – Time-Bound : Thời gian hoàn thành

Đặc biệt, việc làm cách nào để đưa mục tiêu của bạn trở nên cụ thể là việc quan trọng nhất trong thiết lập mục tiêu SMART. Theo đó, bạn có thể theo dõi chính xác các tiến trình của bản thân và biết được mình có thể đạt được mục tiêu hay không. Như vậy, khi mục tiêu được xác định càng cụ thể thì cơ hội đạt được nó càng cao.

3. Lập kế hoạch chiến lược

Khi vị trí chiến lược đã được xác định và bạn có một mục tiêu cụ thể, phù hợp với sứ mệnh của doanh nghiệp thì bạn đã có thể bắt đầu triển khai kế hoạch chiến lược của mình. Trong khi thực hiện chúng, hãy để ý kỹ sáng kiến nào đang tác động mạnh nhất tới tổ chức và sáng kiến nào giúp cải thiện vị trí của bạn. 

Ngoài ra, cũng cần để ý sáng kiến nào là khẩn cấp nhất để đưa sáng kiến đó lên hàng đầu. Hãy xác định cách thuận lợi và hiệu quả tối ưu để đo lường tiến độ của mình nhằm đảm bảo kế hoạch chiến lược của bạn đang hoạt động tốt. 

4. Tạo dòng thời gian

Bước tạo dòng thời gian là bước không thể bỏ qua trong hoạt động lập kế hoạch. Đây là một phần không thể thiếu của kế hoạch hành động của bạn. Vì vậy, hãy dùng đến công cụ tạo dòng thời gian để giúp bạn dễ dàng hình dung về các nhiệm vụ, vai trò, cột mốc quan trọng và thời gian cụ thể có thể đạt được mục tiêu. 

Khi đã xác định các cột mốc thời gian, hãy cố gắng bám sát chúng. Đặt ra mốc thời gian sẽ đem đến cho bạn cảm giác cấp bách, thôi thúc bạn phải thực hiện đúng tiến độ để hoàn thiện mục tiêu kế hoạch của mình.

5. Thực hiện kế hoạch chiến lược

Khi đã đặt ra kế hoạch chiến lược của bản thân thì bạn nên sẵn sàng thực hiện chúng. Đây là bước thiết yếu trong quá trình hoạch định chiến lược. Bắt đầu bằng việc thu hút mọi người biết và tham gia vào kế hoạch chiến lược của bạn. Việc này sẽ giúp bạn thuận lợi phân chia nhiệm vụ giữa các cá nhân, nhóm, bộ phận khác nhau và ngăn chặn tình trạng quá tải cho một hoặc một nhóm người.

Bên cạnh đó, hãy dành thời gian kiểm tra lại các cá nhân, nhóm này để đảm bảo kế hoạch đang được thực hiện đúng hướng. Nếu bạn nhận thấy quá trình thực hiện sẽ không đạt được mục tiêu thì phải nhanh chóng thay đổi chiến lược cần thiết.

6. Hoàn thiện và đánh giá kết quả

Không chỉ cứ thực hiện và đạt được kết quả là kết thúc công việc. Mà trong quá trình thực hiện kế hoạch, bạn nên cân nhắc việc đánh giá kết quả hàng tuần. Có thể gộp vào hoạt động đo lường tiến trình và kiểm tra lịch trình của bạn. Việc này sẽ giúp bạn theo dõi quá trình về đích, khi bạn nhận thấy vạch đích sắp cận kề thì bạn sẽ càng có động lực để làm việc hơn. Còn nếu nhận thấy tiến độ đang bị chậm thì hãy thực hiện những điều chỉnh phù hợp để cải thiện tốc độ.

Thông qua bài viết này, các bạn có thể hiểu thêm phần nào về các kỹ năng và phương pháp lập kế hoạch cũng như các cách bạn có thể rèn luyện và cải thiện chúng mỗi ngày. Hãy nhớ rằng, mọi công việc đều cần lập kế hoạch, như vậy bạn mới có sự tập trung và quyết tâm cao độ để hướng đến hoàn thành những mục tiêu của mình.