Cách thức áp dụng kỹ năng lắng nghe tích cực trong giao tiếp cho người thành công

Trần Ngọc Đức

Kỹ năng lắng nghe tích cực mang đến sự hiệu quả và đóng vai trò quan trọng trong quá trình giao tiếp thành công. Vì vậy, rèn luyện kỹ năng mềm này sẽ đem tới cho bạn sự thành công, những mối quan hệ tích cực, bền vững. Thông qua bài viết dưới đây, bạn có thể hiểu thêm về cách thức rèn luyện và cải thiện kỹ năng của chính mình để trở thành một người chuyên nghiệp trong giao tiếp. 

Hiểu về kỹ năng lắng nghe tích cực

Một người giao tiếp tốt không chỉ cần có kỹ năng nói và lắng nghe mà còn rất nhiều phương thức điều chỉnh hành vi và cảm xúc của bản thân. Kỹ năng lắng nghe tích cực là một trong những kỹ năng bắt buộc và quan trọng của kỹ năng giao tiếp. Kỹ năng này bao gồm việc chú trọng lắng nghe một cách tích cực, không phán xét hay dành quyền suy nghĩ cách giải quyết vấn đề trong khi đối phương đang nói. Quá trình này bạn phải lắng nghe bằng một tâm thế thoải mái và không được sử dụng thái độ tiêu cực hay phòng thủ, tự vệ. 

cach-thuc-ap-dung-ky-nang-lang-nghe-tich-cuc-trong-giao-tiep-1-1648648012.jpg

Lắng nghe tích cực sẽ thể hiện sự hợp tác, đáp lại đối phương rằng bạn đang tập trung và hướng tới thông điệp của họ. Lắng nghe tích cực cũng biểu hiện sự quan tâm thực sự của bạn mà không có bất kỳ việc phán xét nào tới những người xung quanh. 

Tầm quan trọng của kỹ năng lắng nghe tích cực trong công việc

Dù ở bất kỳ hoàn cảnh nào, khi bạn đang tìm cơ hội mới, đang phấn đấu để thăng chức hay bạn đang nỗ lực hoàn thiện tốt vai trò hiện tại… thì việc rèn luyện và nâng cao kỹ năng lắng nghe tích cực đều đem đến sự thành công cho bạn. Tương tự như tư duy phản biện và giải quyết xung đột, kỹ năng thú vị này sẽ giúp bạn nâng cao giá trị bản thân và dễ dàng đạt kết quả như kỳ vọng. 

Xây dựng mối quan hệ

Khi thể hiện việc lắng nghe tích cực, những người xung quanh sẽ thoải mái và mong muốn chia sẻ nhiều thông tin hơn với bạn. Việc bạn thể hiện sự chú tâm lắng nghe trong bất kỳ buổi trò chuyện nào thì người khác sẽ có xu hướng tìm tới bạn để chia sẻ thông tin thường xuyên hơn. Như vậy, sẽ có rất nhiều cơ hội mới được mở ra, bạn có thể dựa vào đó để hoàn thành công việc của bản thân một cách đơn giản, nhanh chóng hơn. 

Xây dựng lòng tin của người nói

Khi mọi người hiểu rằng họ có thể nói chuyện với bạn một cách thân thiết, thoải mái, không bị gián đoạn vì bạn không có thói quen ngắt lời hay phán xét người khác thì khả năng họ sẽ dành cho bạn những sự tin tưởng nhất định và tìm đến bạn để tâm sự nhiều hơn. Thói quen này đặc biệt hữu dụng trong trường hợp bạn gặp một khách hàng mới hoặc muốn phát triển mối quan hệ một cách lâu dài. 

Xác định và giải quyết vấn đề.

Trong quá trình giao tiếp, khi lắng nghe một cách tích cực thì bạn cũng dễ dàng nhận thấy những thách thức, khó khăn mà đối phương đang gặp phải hoặc một số vấn đề vướng mắc trong dự án làm việc. Một khi bạn nhanh chóng phát hiện ra những điều này thì việc đưa ra giải pháp sẽ thiết thực và đạt hiệu quả cao hơn trong khi giải quyết sự việc.

cach-thuc-ap-dung-ky-nang-lang-nghe-tich-cuc-trong-giao-tiep-2-1648648085.jpg

Nâng cao kiến ​​thức về những chủ đề khác nhau

Một nhân viên giỏi sẽ luôn cố gắng học hỏi và rèn luyện thêm nhiều kiến thức và kỹ năng mới để bổ sung cho nền tảng vững chắc của họ. Trong đó, kỹ năng lắng nghe tích cực sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các chủ đề mới, ghi nhớ và lưu trữ thông tin một cách tối ưu nhất. Sau đó, bạn hoàn toàn dễ dàng áp dụng những kiến thức đó vào các tình huống trong tương lai. 

Tránh bỏ sót thông điệp quan trọng

Người nghe theo tâm thế tích cực có sự tương tác cao hơn với người nói, giúp họ ghi nhớ tốt hơn các chi tiết cụ thể. Điều này rất quan trọng trong trường hợp đối phương đang cố gắng đào tạo, chứng minh cho bạn thấy về một quy trình mới hoặc đưa ra thông tin nào đó mà bạn chịu trách nhiệm truyền đạt lại cho người khác.  

Các phương pháp rèn luyện kỹ năng lắng nghe tích cực hữu ích nhất 

1. Lắng nghe và chủ động trao đổi

Trong mỗi cuộc hội thoại, điều quan trọng nhất là có người lắng nghe và thấu hiểu một người đang nói. Kỹ năng lắng nghe tích cực đòi hỏi ở bạn sự đồng cảm, thấu hiểu với thông điệp của người nói. Để chủ động đưa ra nhận xét, trao đổi, chia sẻ với họ. Chẳng hạn, nếu người nói đang gặp chuyện không vui thì bạn có thể chọn một chủ đề khác giúp cải thiện tâm trạng của đối phương thay vì cố gắng hỏi nguyên do khiến họ buồn. 

2. Không phán xét thiển cận

Việc bạn quá vội vàng phán xét người khác sẽ khiến sự hiểu lầm tăng lên và có thể đưa ra những kết luận không chính xác do những thành kiến và trải nghiệm xấu mà bạn đã trải qua. Vì vậy, để tránh làm những định kiến xen vào cảm xúc trong khi lắng nghe thì hãy rèn luyện sự kiên nhẫn và học cách thấu hiểu người khác. 

cach-thuc-ap-dung-ky-nang-lang-nghe-tich-cuc-trong-giao-tiep-3-1648648140.jpg

3. Chú tâm vào câu chuyện

Trong khi đối phương đang nói thì bạn hãy duy trì ánh mắt, cơ thể, biểu cảm hướng về họ. Bởi những hành động không lời đó sẽ giúp đối phương cảm nhận được bạn đang lắng nghe và thấu hiểu như thế nào. Ví như những biểu cảm thể hiện trên gương mặt, cái gật đầu đồng tình, cái ôm khích lệ hay nụ cười chia sẻ niềm vui,... đều mang lại sự tích cực và tương tác cho quá trình giao tiếp.  

4. Không ngắt lời người nói

Hãy bỏ thói quen ngắt lời người khác trong khi họ đang nói vì việc này sẽ chỉ mang đến những sự tiêu cực. Ngay cả các câu hỏi hay vấn đề quan trọng cần nói thì bạn cũng nên hạn chế mà hãy để họ kết thúc câu nói của mình trước. Khi bạn học được cách lắng nghe tích cực, bạn sẽ có khả năng kiềm chế những câu hỏi đột ngột của bản thân. Như vậy, bạn cũng trở nên tinh tế hơn trong mắt người khác và đối phương sẽ cảm nhận được sự tôn trọng mà bạn dành cho họ. 

5. Đặt câu hỏi và đưa ra ý kiến cá nhân đúng cách

Một trong những cách rèn luyện kỹ năng lắng nghe tích cực là sử dụng những câu hỏi phù hợp, đúng lúc. Cùng với đó, việc bạn đặt ra những câu hỏi hay quan điểm cá nhân hợp lý cũng giúp bạn đạt được kết quả và mục đích giao tiếp nhanh chóng hơn. Hãy cố gắng kết nối và tương tác nhiều hơn với đối phương bằng những câu hỏi hoặc quan điểm về nội dung cuộc trò chuyện một cách dễ nghe, dễ hiểu.

cach-thuc-ap-dung-ky-nang-lang-nghe-tich-cuc-trong-giao-tiep-5-1648648261.jpg

Kỹ năng nghe tích cực trong giao tiếp ngôn ngữ và phi ngôn ngữ

1. Dấu hiệu ngôn ngữ

Diễn giải và đưa ra tóm tắt

Sau khi đã nghe và hiểu vấn đề, bạn hãy tóm tắt ngắn gọn nội dung một lần nữa cho đối phương. Việc này sẽ giúp bạn nắm bắt trọn vẹn vấn đề, hiểu lại thông điệp của đối phương. Đồng thời, việc bạn tóm tắt lại nội dung cũng giúp người nói có cơ hội giải thích thêm những thông điệp mà họ nghĩ bạn chưa nắm rõ.

Đặt câu hỏi nếu bạn muốn người nói làm rõ hơn về thông tin

Trong quá trình giao tiếp, việc bạn thêm vào một số câu hỏi như “Thật sao?”, “Việc đó quan trọng vậy à?”,... sẽ giúp đối phương cảm thấy bạn đang chú ý và hiểu thông tin của người nói. Hoặc bạn cũng có thể biểu hiện sự quan tâm bằng cách đưa ra những câu hỏi để tìm kiếm thêm về thông tin.

cach-thuc-ap-dung-ky-nang-lang-nghe-tich-cuc-trong-giao-tiep-4-1648648213.jpg

Ví dụ, khi lãnh đạo đã giao cho bạn một loạt các nhiệm vụ và nhấn mạnh là công việc rất quan trọng, cũng như phải hoàn thiện deadline trong vòng một tuần. Suốt buổi giao việc đó, bạn đã nhận thấy có một số nhiệm vụ được anh ta nhấn mạnh. Vì vậy, sau khi lãnh đạo giao việc xong, bạn có thể hỏi lại về những vấn đề được nhấn mạnh đó như: “Có vẻ dự án A sẽ tốn nhiều thời gian vì nó là trọng tâm của chiến lược sắp tới? Vì vậy tôi sẽ dành nhiều thời gian hơn để giải quyết dự án này trước”. Sau đó, vị lãnh đạo sẽ thấy thú vị và đánh giá cao khả năng của bạn vì bạn đã nắm bắt được trọng tâm của cuộc nói chuyện vừa qua. Hơn nữa, sếp bạn sẽ nghĩ rằng bạn đã thấu hiểu anh ta và yêu quý bạn hơn, mối quan hệ đôi bên sẽ tăng thêm sự thân thiết. 

2. Dấu hiệu phi ngôn ngữ

Giao tiếp bằng ánh mắt

Trong quá trình giao tiếp, biểu cảm trên gương mặt của bạn sẽ tác động trực tiếp đến đối phương. Vì vậy, khi bạn trao đổi với họ bằng ánh mắt sẽ là một cách để khuyến khích người nói. Nó cũng thể hiện rằng bạn đã thật sự lắng nghe và thấu hiểu thông điệp của họ. Tuy nhiên, việc thể hiện ánh mắt cũng phải có sự rèn luyện, hãy chắc chắn rằng nó mang đến sự lịch thiệp, không quá nghiêm túc hay lạnh lùng… Bên cạnh đó, chú ý khoảng cách giữa hai người trong suốt quá trình giao tiếp. Bởi người nói có thể thấy không thoải mái hoặc ngại ngùng nếu bạn đứng quá sát hay nhìn chằm chằm vào họ. 

Hãy thoải mái và cởi mở

Những cử chỉ phóng khoáng, thân thiện, cởi mở có thể làm tăng sự tương tác và giúp mọi người giao tiếp tốt hơn. Chẳng hạn, bạn hãy thể hiện tư thế nghiêng đầu về phía trước, ngẩng đầu hay tựa nhẹ đầu lên một tay,... đều là những cách biểu hiện sự chú ý của bạn vào cuộc trò chuyện, khuyến khích người nói đưa ra thêm nhiều thông tin hơn. 

cach-thuc-ap-dung-ky-nang-lang-nghe-tich-cuc-trong-giao-tiep-6-1648648373.jpg

Gật đầu và mỉm cười

Cùng với những cử chỉ cởi mở, hãy nở những nụ cười nhẹ hay gật đồng đồng tình với ý kiến của người nói. Việc này cũng như một cách động viên cho đối phương. Việc gật đầu và mỉm cười chứng tỏ sự đồng ý của bạn với thông tin của người nói và đương nhiên tất cả mọi người đều yêu thích sự đồng thuận. 

Cũng giống như những kỹ năng mềm khác, bạn đều phải có sự học hỏi, rèn luyện thường xuyên và chủ động áp dụng vào những tình huống gặp phải. Kỹ năng lắng nghe tích cực cũng vậy, hãy rèn luyện để có thể thực hiện nó thật tự nhiên và chuyên nghiệp. Bởi, khi bạn đã thực hiện kỹ năng một cách trơn tru thì sự thành công sẽ tới với bạn một cách thuận lợi.