Top 10+ kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất

Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh là gì ?

Ngày nay, việc giao tiếp trong các hoạt động kinh doanh rất quan trọng tại các doanh nghiệp. Nhiều người sẽ nhầm lẫn giữa việc giao tiếp trong kinh doanh và giao tiếp hàng ngày. Thực tế, chúng không giống nhau, bởi trong cuộc sống, bạn có thể nói những gì mình muốn để thể hiện sự vui vẻ hay tức giận của bản thân. Nhưng trong công việc, khi trao đổi với đồng nghiệp, quản lý hay đối tác thì bạn phải có sự cẩn trọng và cần trang bị những kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp. 

Có thể hiểu, giao tiếp trong kinh doanh là một kỹ năng thiết yếu của những người đang đi làm. Đây là một quá trình trao đổi, chia sẻ, tiếp xúc giữa con người với nhau nhằm mục đích trao đổi những thông tin, thông điệp phục vụ công việc. Đồng thời quá trình này thể hiện sự cho đi và nhận lại những phản hồi giữa các đối tượng để đạt được mục đích giao tiếp nhất định trong môi trường kinh doanh. 

Về đặc điểm của giao tiếp trong kinh doanh, trước hết, chúng mang tính đạo đức cao. Mỗi chủ thể tự nhận thức được mục đích giao tiếp, nội dung, nhiệm vụ và tiến trình cần nói. Trong quá trình giao tiếp, trao đổi thông tin, mỗi người phải nắm rõ những nội dung liên quan đến chủ thể giao tiếp, đồng thời tiếp thu và hoàn thiện các mục tiêu đã đặt ra trước đó.

Giao tiếp trong kinh doanh cũng thể hiện mối quan hệ đa chiều, là tập hợp nhiều thành phần tham gia cũng như mang tính xã hội. Thông qua quá trình giao tiếp, mọi người sẽ hiểu nhau hơn cũng như xác định rõ hơn về nội dung công việc. Từ đó cũng giúp mọi người chủ động hơn trong những lần giao tiếp tiếp theo. 

Với mỗi cá nhân, trong từng cuộc trao đổi sẽ mang một “màu sắc” khác nhau. Mỗi người sẽ mang đến những cảm xúc và tâm trạng khác nhau và truyền tải cho đối tượng và mọi người xung quanh. Con người có khả năng đồng cảm, vì vậy khi giao tiếp, cảm xúc của bạn sẽ ảnh hưởng lên người đối diện. Vì vậy bạn cần có kỹ năng để giao tiếp trong kinh doanh một cách chuyên nghiệp.

Tầm quan trọng của giao tiếp trong kinh doanh

1. Tăng sự tương tác của nhân viên

Theo nhiều nghiên cứu trên thế giới, giao tiếp trong kinh doanh là yếu tố kiên quyết và quan trọng mà các doanh nghiệp phải lưu ý. Lãnh đạo hay nhân viên, công nhân, lao động trong mỗi doanh nghiệp đều cần được đào tạo và nhắc nhở về những kỹ năng trong giao tiếp. 

Nếu bạn là một lãnh đạo sở hữu khả năng giao tiếp tốt sẽ khiến nhân viên cởi mở, tự tin chia sẻ những vướng mắc trong công việc của họ với bạn. Hoặc bạn có thể dễ dàng biết được những mặt tối hay những điều mà công ty mình đang gặp phải để có thể kịp thời giải quyết, đưa doanh nghiệp ngày càng phát triển. 

2. Tăng năng suất làm việc

Khảo sát đã cho thấy, 90% cán bộ, nhân viên đều cho rằng khi giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp giúp họ tiến hành công việc tốt hơn, tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin. Bởi, một nhân viên trung bình mỗi ngày phải dành ra 2,5 tiếng để tìm kiếm, chọn lựa những thông tin cần thiết. Tuy nhiên, khi rèn luyện được kỹ năng giao tiếp kinh doanh, bạn chỉ cần sử dụng vài câu nói đã có thể lấy được thông tin từ đồng nghiệp mà không cần tốn quá nhiều thời gian. 

3. Nâng cao sự hài lòng và tạo mối quan hệ bền vững với khách hàng

Một khi đã sử dụng được khả năng giao tiếp kinh doanh tốt có nghĩa là bạn đã chiếm được sự hài lòng của khách hàng. Ngược lại, nếu giao tiếp kém, bạn sẽ không thể lấy được thông tin hữu ích từ người khác và khiến họ cảm thấy không thoải mái. Đối phương sẽ nhìn nhận bạn với tinh thần tiêu cực và phải trải qua một trải nghiệm không tốt với doanh nghiệp của bạn. 

Thực tế, một nghiên cứu đã chỉ ra rằng, thái độ của nhân viên là một trong những yếu tố quyết định tới sự hài lòng của khách hàng. Kéo theo đó là làm tăng hoặc giảm đi doanh thu của công ty. Ngoài ra, việc tạo nên một môi trường doanh nghiệp tốt với văn hóa công sở tiến bộ cũng là một chiến lược giao tiếp kinh doanh đúng đắn. Bởi, một công ty có môi trường giao tiếp cởi mở, minh bạch sẽ mang đến bầu không khí làm việc tốt đẹp hơn, tạo ra động lực cho nhân viên và sự hài lòng cho khách hàng. 

09 Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh quan trọng nhất

1. Giao tiếp bằng ngôn ngữ cơ thể

Điều cần thiết đầu tiên trong quá trình giao tiếp kinh doanh là bạn phải thể hiện được ngôn ngữ cơ thể. Đây là cách thức bạn có thể gây ấn tượng với khách hàng ngày từ cái nhìn đầu tiên. Có thể, vẻ bề ngoài không quá xinh đẹp nhưng sự chỉnh chu về cách ăn mặc, cử chỉ sẽ là điểm cộng của bạn. Ngoài trang phục và cử chỉ, hãy chú ý tới biểu cảm khuôn mặt và cách đi đứng thật lịch thiệp và nhẹ nhàng. Đây đều là những việc rất nhỏ nhặt nhưng lại mang đến kết quả to lớn và là điểm mấu chốt của sự thành công trong cuộc trò chuyện này. 

2. Chuẩn bị trước nội dung cho buổi giao tiếp

Khi có cuộc gặp mặt trực tiếp để trao đổi công việc với khách hàng, sự chính xác và rõ ràng là rất quan trọng. Để không gây lúng túng và làm mất thời gian cũng như chủ động trong cuộc trò chuyện thì bạn cần chuẩn bị trước những nội dung cho buổi giao tiếp này. Hãy suy nghĩ trước các câu hỏi và tự chuẩn bị trước các câu trả lời mà đối phương có thể hỏi bạn. Việc này không chỉ khiến cuộc trao đổi trở nên thuận lợi mà còn giúp bạn tự tin hơn và khách hàng cũng sẽ có cái nhìn thiện cảm, đánh giá cao khả năng làm việc của bạn. 

3. Giữ nụ cười và chào khách hàng một cách thiện cảm

Trong hầu hết các trường hợp, nụ cười sẽ là cây cầu kết nối để sự trao đổi diễn ra một cách suôn sẻ nhất. Nhiều người cho rằng, giữ khuôn mặt nghiêm túc và lạnh lùng là biểu hiện được thái độ chuyên nghiệp của mình. Tuy nhiên, việc này sẽ không gây thiện cảm cho đối phương. Nở một nụ cười nhẹ nhàng, bạn sẽ tạo thêm thiện cảm và sự gần gũi với khách hàng. Từ đó cuộc trò chuyện sẽ không bị nặng nề và tăng khả năng thành công trong công việc. 

4. Sử dụng ngôn ngữ linh hoạt, chính xác

Biết cách sử dụng ngôn ngữ là một kỹ năng quan trọng trong khi giao tiếp trong kinh doanh. Bạn phải sử dụng ngôn ngữ một cách linh hoạt, hợp lý và đúng thời điểm. Việc nói nhiều không thể hiện được bạn là người hiểu biết hay làm chủ cuộc trò chuyện mà trong nhiều trường hợp nó còn phản tác dụng. Vì vậy, hãy học cách xác định khi nào cần nói khi nào cần nghe. Đặc biệt là, ngôn ngữ trong kinh doanh cũng phải chú ý đến sự lịch sự và trang trọng hơn những cuộc giao tiếp khác trong đời sống. 

5. Biết lắng nghe khách hàng

Trong giao tiếp sẽ bao gồm cả nghe và nói. Vì thế, kể cả khi bạn làm lãnh đạo hay nhân viên thì điều bắt buộc cần biết đó là kỹ năng lắng nghe đối phương nói. Trong mỗi buổi trò chuyện, đừng nên tập trung vào nội dung mà bạn nói mà hãy dành thời gian để lắng nghe nhu cầu, mong muốn, quan điểm của khách hàng. Hãy cố gắng lắng nghe và hiểu lời đối phương. Ngoài ra, thái độ khi lắng nghe cũng rất quan trọng, đừng nhìn đi hướng khác hay làm việc riêng khi khách hàng đang nói. Điều này sẽ thể hiện được bạn là người lịch sự và quan tâm tới nhu cầu của người khác.

6. Đưa lời khuyên đúng lúc, đúng thời điểm

Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh sẽ rèn luyện cho bạn một tư duy nhanh nhạy, khả năng nắm bắt thông tin nhanh chóng. Khi khách hàng đưa ra một vấn đề, ý định nào đó, bạn hãy lắng nghe thật cẩn thận và phải hiểu rõ nội dung này. Sau đó, bạn mới có thể phân tích và đưa ra được lời khuyên nếu khách hàng muốn bạn cho ý kiến. Như vậy, bạn sẽ có nhiều giải pháp phù hợp để hướng khách theo sự lựa chọn của mình. Tất nhiên, đừng thể hiện sự không hài lòng hay phán xét khách hàng dù họ có đưa ra ý tưởng không hay. 

7. Thể hiện sự nhất quán rõ ràng

Thời gian mà khách hàng dành cho bạn sẽ không quá nhiều vì vậy đừng nói gián tiếp hay vòng vo về vấn đề cần nói. Cách tốt nhất để khiến khách hàng thoải mái và không gây tốn thời gian là đi thẳng vào vấn đề chính mà bạn muốn truyền tải đến đối phương. Một điều nên nhớ là, trong kinh doanh, việc sử dụng lời nói bóng gió sẽ chỉ khiến đối phương cảm thấy khó chịu và muốn kết thúc cuộc trò chuyện. Bạn sẽ tự đánh mất cơ hội thành công của mình. Như vậy, trong suốt cuộc đối thoại, hãy thể hiện quan điểm rõ ràng bằng sự nhất quán của mình. 

8. Giữ vững quan điểm trong khi giao tiếp

Tôn trọng ý kiến và đặt khách hàng lên hàng đầu là điều rất cần thiết nếu muốn cuộc trao đổi đi tới thành công. Tuy nhiên, không vì thế mà bạn phải nhường nhịn và hoàn toàn nghe theo chủ ý và yêu cầu của họ 100%. Trong bất kỳ trường hợp nào, bạn cũng cần giữ vững quan điểm và ý kiến của mình để không làm mục đích của công việc bị ảnh hưởng. Ngoài ra, bạn có thể nhận biết, những khách hàng thông minh sẽ chọn đối tác là người có lập trường, chính kiến và giữ được quan điểm của bản thân chứ họ không lựa chọn người dễ thay đổi bởi tác động bên ngoài.

9. Biết cách điều khiển cảm xúc cá nhân trong khi giao tiếp

Mỗi người sẽ có nhiều cảm xúc khác nhau, cảm xúc sẽ thể hiện tâm hồn và bản chất của họ. Đối với giao tiếp trong kinh doanh, bạn phải rèn luyện được khả năng chi phối và điều khiển cảm xúc trong khi trò chuyện với đối phương. Nếu trong quá trình giao tiếp, bạn thể hiện sự không vui, khó chịu do ảnh hưởng bởi một vấn đề ngoài lề nào đó sẽ khiến cuộc trò chuyện này thất bại. Đối phương sẽ có cái nhìn không tốt, đánh giá thấp tính chuyên nghiệp của bạn. Bởi vậy, kỹ năng điều khiển cảm xúc cá nhân cũng đóng vai trò quan trọng trong mỗi cuộc trò chuyện, góp phần tạo nên sự thành công trong công việc. 

Nhìn nhận lại các vấn đề trên đây, có thể thấy rằng, kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh tuy không khó khăn để rèn luyện nhưng lại rất quan trọng và có ý nghĩa to lớn trong sự thành công của bạn. Vì vậy, hãy dành thời gian mỗi ngày rèn luyện những kỹ năng trên và tiếp tục học hỏi thêm nhiều kỹ năng khác để phục vụ cho công việc và cuộc sống của bạn.