[Bật mí] 10+kỹ năng giao tiếp nơi công sở giúp bạn chinh phục người đối diện

Đặc trưng của môi trường công sở

Tại mỗi một tổ chức, cơ sở, doanh nghiệp đều mong muốn xây dựng được môi trường làm việc văn minh, chuyên nghiệp. Nhằm mục đích tạo ra điều kiện để nhân viên có thể phát triển và cống hiến toàn diện cho công ty. Từng cá nhân trong tổ chức là một yếu tố đóng góp cho sự uy tín, thương hiệu và hình ảnh tốt đẹp của doanh nghiệp. Vì vậy, kỹ năng làm việc, giao tiếp nơi công sở chính là nền móng cho những sự phát triển đó.

Không giống như môi trường học tập hay giao tiếp trong đời sống. Môi trường công sở mang những hình thái, đặc trưng khác biệt mà mỗi người cần lưu ý để hoàn thiện việc giao tiếp sao cho chuyên nghiệp nhất. Một số đặc trưng dễ dàng nhận thấy ở nơi làm việc như:

• Mỗi nhân viên sẽ có xuất phát điểm khác nhau về tuổi tác, chuyên môn, kinh nghiệm làm việc, kinh nghiệm giao tiếp… Bởi vậy, những người trẻ tuổi vẫn có thể lên làm quản lý và những người lớn tuổi hơn phải nghe chỉ đạo của họ.
• Tính cách khác nhau nên có nhiều trường hợp không thể hòa hợp, thân thiết với nhau. Tuy nhiên, trong công việc vẫn phải phối hợp để thực hiện nhiệm vụ chung của công ty.
• Có rất nhiều cấp bậc và tên gọi vị trí (nhân viên, trưởng phòng, thư ký, giám đốc,...) mà bạn phải biết và cần có sự điều chỉnh sự giao tiếp, thái độ khác nhau với từng cấp bậc đó.
• Công sở gắn liền với công việc và gắn liền với trách nhiệm mà mỗi người phải gánh vác. Vì vậy, không chỉ gắn kết mà bạn cũng phải biết cách giữ khoảng cách an toàn, hợp lý. 

Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp nơi công sở

Có thêm những mối quan hệ mới

Giao tiếp là điều bắt buộc và là phương tiện để con người xây dựng và duy trì các mối quan hệ tại nơi làm việc. Khi có những kỹ năng giao tiếp nhất định, bạn có thể thành công trong việc truyền tải thông tin, tâm tư, nguyện vọng của mình tới mọi người. 

Không chỉ vậy, nó còn giúp bạn cải thiện những mối quan hệ xung quanh. Qua đó, mọi người sẽ sẵn sàng giúp đỡ lẫn nhau, gạt đi sự ghen tị, không đùn đẩy trách nhiệm cho nhau. Mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên cũng được cởi mở và tốt đẹp hơn.

Thuận lợi đi tới thành công

Khi đã nắm chắc những kỹ năng công sở nghĩa là bạn có thể dễ dàng thể hiện quan điểm của mình tới người khác. Cùng với đó, khi bạn biết cách lánh nghe, cảm thông cho đối phương thì bạn đã có khả năng tương tác, trò chuyện được với nhiều người, nhiều tính cách khác nhau. Như vậy, bạn sẽ là người dễ dàng dành được sự tin tưởng của đối phương cũng như tình cảm của họ. Từ đó lôi kéo được sự ủng hộ của nhiều người và nhanh chóng đạt được kết quả trong công việc. 

Củng cố sự tự tin

Một khi đã giao tiếp tốt thì sự tự tin của bản thân sẽ tăng cao. Tự tin sẽ giúp con người mạnh dạn hơn trong công việc để nắm bắt được nhiều cơ hội trên con đường phát triển sự nghiệp của mình. Ngoài ra, tình thần cũng theo hướng tích cực, phấn chấn hơn vì luôn có đồng nghiệp hiểu và chia sẻ với mình. Uy tín và vị trí của những người tự tin cũng được củng cố và lời nói có trọng lượng hơn.

10 kỹ năng công sở cần thiết để bạn nhanh chóng tiến bộ trong công việc

1. Kỹ năng giao tiếp

Hãy chú ý và phân biệt sự khác nhau giữa giao tiếp và hùng biện. Có thể bạn đã sở hữu kỹ năng hùng biện tuyệt vời ngay từ thời đi học nhưng không có nghĩa khả năng giao tiếp nơi công sở của bạn cũng như vậy. Ngoài ra, giao tiếp nơi công sở không phải chỉ là thể hiện bản thân thật xuất sắc trước mặt người khác. Bởi, kỹ năng giao tiếp thể hiện bằng việc bạn thuyết phục được đối phương, ở cách bạn điều chỉnh thái độ, cảm xúc của mình, ở sự tự tin và kiên nhẫn lắng nghe người khác nói.

2. Kỹ năng làm việc nhóm

Có lẽ kỹ năng làm việc nhóm rất quen thuộc khi bạn đã được dạy và rèn luyện từ giai đoạn đang ngồi trên ghế nhà trường. Như vậy bạn cũng hiểu được tầm quan trọng của việc học cũng như rèn luyện kỹ năng này. Ông Lynne Sarikas - Giám đốc trung tâm sự nghiệp MBA Đại học Northeastern, Mỹ chia sẻ: "Các lãnh đạo luôn muốn nhân viên của họ có những mối quan hệ tốt đẹp và sẵn sàng hỗ trợ lẫn nhau. Bởi, điều năng sẽ giúp tăng hiệu quả công việc và tạo ra môi trường công sở văn minh. Vì vậy, kỹ năng làm việc nhóm và kỹ năng hợp tác đều rất quan trọng và dân công sở cần rèn luyện mỗi ngày. Theo đó, để hợp tác và làm việc nhóm hiệu quả thì phải dựa theo nguyên tắc bình đẳng, tôn trọng và thống nhất". 

3. Biết cách tạo sự nổi bật trong công việc

Ở môi trường công sở, kể cả những thành tích nhỏ nhất bạn cũng nên cố gắng đạt được. Bởi, hầu hết các lãnh đạo sẽ nhìn vào thành tích để đánh giá được khả năng của bạn. Carrie Addington, người có chuyên môn thương hiệu cao của Addinton Writers đã lên tiếng ủng hộ việc tự truyền bá bản thân nhưng không làm thái quá. "Bạn hãy chủ động gửi cho sếp những ý tưởng, cảm hứng của mình để có thể giúp công việc trở nên tốt hơn. Hãy nhớ, trong quá trình thu hút sự quan tâm của sếp bằng những thành tích của mình thì cũng nên tôn vinh những đóng góp của các đồng nghiệp khác". 

Theo Steve Fratantaro, người có chuyên môn phân tích hệ thống cao cấp của đại học New York, để tỏa sáng hơn nữa trong quá trình làm việc, hãy tận dụng thời gian nghỉ ngơi của bạn, ví như gửi những email về vấn đề công việc. "Các lãnh đạo sẽ chẳng quan tâm rằng ý tưởng của bạn đã ra đời từ 6 tiếng trước đó khi bạn đang trong giờ làm việc. Ông ấy sẽ chỉ quan tâm tới chuyện bạn đã gửi email công việc trong lúc ở nhà, là thời gian nghỉ ngơi của bạn". 

4. Sắp xếp công việc hợp lý

Nếu không đạt ra mục tiêu trong công việc cũng như bạn đang lênh đênh trên biển mà không biết điểm đến. Vì vậy, hãy học cách sắp xếp công việc của mình sao cho phù hợp và đưa ra những mục tiêu để hoàn thành chúng. Không phải cứ đặt ra mục tiêu là có thể hoàn thành nhưng hãy cố gắng hết sức để tạo ra kết quả tốt nhất.

5. Kỹ năng lắng nghe và tiếp thu

Trong bất kỳ trường hợp nào cũng cần giữ cho mình sự bình tĩnh và lắng nghe những lời góp ý từ đồng nghiệp và lãnh đạo. Bởi, cuộc sống luôn luôn có hai mặt nên nếu có lời khen thì cũng có những lời chê. Bạn có thể hưởng thụ những lời khen nhưng chính những lời phê bình mới là những góp ý chân thành để giúp bạn nhận ra khuyết điểm mà khắc phục nó. Vì vậy, đừng sợ hãi hay lảng tránh mà hãy đối diện và tiếp thu những điều đối phương dành cho mình.

6. Kỹ năng lãnh đạo

Nếu bạn đã đặt mục tiêu thăng tiến trong công việc thì hãy bắt đầu rèn luyện kỹ năng lãnh đạo ngay từ bây giờ. Kỹ năng này cũng hữu ích khi giúp bạn nắm bắt được mục đích cuối cùng trong mọi việc mình làm. Tự lãnh đạo bản thân không bỏ cuộc và đừng đi quá xa so với yêu cầu cũng như biết cách dừng lại đúng lúc trong công việc. 

7. Kỹ năng quản lý thời gian

Thời gian còn đắt giá hơn cả tiền bạc, bởi mỗi giây qua đi bạn sẽ không thể lấy lại được. Vì vậy, hãy học cách sắp xếp thời gian của mình một cách khoa học và hữu ích nhất. Có thể sắp xếp theo thứ tự ưu tiên và xác định khoảng thời gian nhất định thể làm công việc đó. Thực tế, có việc quan trọng và có những việc không cần làm gấp, có việc cần gấp trong 1 - 2 tiếng nhưng có việc làm trong 1 - 2 tuần. Điều này sẽ đòi hỏi ở khả năng quản lý thời gian một cách hợp lý từ bạn.

8. Học cách tự ra quyết định

Kỹ năng này sẽ ảnh hưởng đến khả năng thành công hay thất bại của bạn, cũng như của công ty. Nếu là một nhân viên, với bất kỳ nhiệm vụ nào bạn cũng phải xem xét trước bản thân mình có thực hiện được công việc đó hay không. Nếu quá khó, vượt ngoài khả năng của mình thì hãy lên tiếng từ chối hoặc nhờ thêm sự hỗ trợ.

Nếu bạn là lãnh đạo lại càng phải cẩn trọng hơn trong việc ra quyết định hay yêu cầu nào đó vì nó sẽ tác động và ảnh hưởng tới toàn bộ công ty. Do vậy, hãy luôn xem xét và cân nhắc kỹ lưỡng trước khi đưa ra bất kỳ một quyết định nào đó.

9. Kỹ năng giải quyết vấn đề

Các vấn đề luôn luôn tồn tại xung quanh chúng ra và có thể xảy đến bất kỳ lúc nào. Đặc biệt tại môi trường công sở, nếu phát sinh vấn đề thì buộc bạn phải giải quyết nó một cách khéo léo. Đồng nghiệp, cấp dưới, cấp trên, khách hàng, công việc,... tất cả đều là những vấn đề bạn luôn phải cẩn thận khi đối mặt và giải quyết.

10. Sáng tạo trong công việc

Sáng tạo xuất phát từ bản năng, kiến thức mỗi người và không ai có thể hướng dẫn bạn sáng tạo trong công việc như thế nào để có kết quả tốt nhất. Vì vậy, kỹ năng sáng tạo rất cần sự rèn luyện mỗi ngày và bạn phải chủ động khơi nguồn cảm hứng. 

Nếu một công việc làm hàng ngày và mang tính chất rập khuôn sẽ chỉ đem đến những kết quả cũ. Hãy thử những cách khác thể tự làm mới công việc của mình, làm một cách nhanh hơn hoặc thú vị hơn… như vậy có thể mang lại nhiều kết quả tốt hơn cho những lần sau đó. 

Có thể nói, mỗi con người sẽ tự học được một kỹ năng nào đó thông qua quá trình sinh sống và những khó khăn gặp phải. Nhưng thực hiện được tốt các kỹ năng này thì phải trải qua quá trình rèn luyện, tiếp thu thì mới có thể thích ứng và vận dụng chúng. Cũng như vậy, các kỹ năng nơi công sở không tự nhiên phát sinh mà sẽ được đúc kết bằng cả quá trình rút kinh nghiệm. Do đó, bạn hãy từ từ góp nhặt cho bản thân thêm nhiều kỹ năng quý giá này nhé!