Kỹ năng đào tạo nhân viên hiệu quả giúp người quản lý dễ dàng

1. Kỹ năng đào tạo nhân viên của người quản lý

Thực tế, nhiều doanh nghiệp thành công không nhất định phải xây dựng được một chiến lược phát triển rõ ràng trong tương lai hay tuyển chọn hệ thống nhân sự toàn là nhân viên xuất sắc, giàu kinh nghiệm. Bởi, để tuyển dụng được nhân lực giỏi thì công ty phải mất khá nhiều thời gian tìm kiếm và phải chi trả chi phí lương thưởng khá đắt. Vì thế, xu hướng hiện nay là các doanh nghiệp tự tổ chức đào tạo, hướng dẫn về chuyên môn cho nhân viên của mình và nuôi dưỡng dần dần để họ trở thành những nhân viên xuất sắc phục vụ công ty. 

Trong tổ chức, đội ngũ nhân viên cũng là đối tượng quyết định trực tiếp đến kết quả công việc và sự phát triển của doanh nghiệp. Như vậy, đòi hỏi ở người lãnh đạo khả năng huấn luyện, đào tạo cho nhân viên của mình. Những người lãnh đạo, quản lý sẽ là người trực tiếp hướng dẫn, chỉ đạo để nhân viên từng bước phát triển, ngày một tích lũy thêm nhiều kiến thức, kinh nghiệm để góp phần vào sự phát triển của cả tập thể.

Đào tạo, huấn luyện là quá trình truyền đạt kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, cách xử lý tình huống hợp lý, hiệu quả thông qua việc học hỏi, hướng dẫn từ những người đã có những kinh nghiệm, kỹ năng đó. Với người đảm nhiệm vị trí huấn luyện thì kỹ năng đào tạo rất quan trọng trong việc để giúp họ hoàn thành tốt nhiệm vụ đào tạo, huấn luyện.

Thông thường, những người đã rèn luyện được kỹ năng đào tạo một cách chuyên nghiệp sẽ có khả năng truyền cảm hứng, thúc đẩy tinh thần học hỏi cho những người được truyền đạt. Cùng với đó, giúp người học tiếp thu nhanh hơn, hiểu đúng, đủ và áp dụng được một cách chính xác vào công việc thực tiễn.

Công tác huấn luyện, đào tạo nhân viên của người quản lý sẽ giúp cả nhân viên lẫn doanh nghiệp có thể nhanh chóng đạt được các mục tiêu đã đề ra. Kỹ năng đào tạo của nhà quản lý cũng giúp cho nhân viên của họ chủ động phát huy hết khả năng của bản thân. Từ đó, họ dễ dàng đánh giá được được hiệu quả công việc, điều chỉnh và tiếp tục đưa ra những ý tưởng, sáng tạo mới đóng góp cho doanh nghiệp.

2. Vai trò quan trọng của kỹ năng đào tạo trong doanh nghiệp

Có thể thấy, vai trò to lớn của kỹ năng đào tạo khi trực tiếp ảnh hưởng tới nguồn nhân lực kế thừa tại tất cả vị trí trong công ty từ cấp nhân viên tới cấp quản lý, lãnh đạo.

Giúp xây dựng nội dung đào tạo chỉnh chu, chuyên nghiệp

Những nhân sự phụ trách công việc đào tạo, huấn luyện bắt buộc phải thành thạo kỹ năng này và có sự nhạy bén, hiểu biết rõ về từng vị trí công việc trong công ty. Nhờ đó, khi kiến nghị cải thiện, thay đổi giáo trình, quy trình đào tạo hay điều chỉnh thời gian đào tạo… đều sẽ sát vào yêu cầu thực tế. Cũng đảm bảo tối đa về thời gian, tiết kiệm ngân sách và mang về hiệu quả cao hơn.

Giúp nắm bắt trọng tâm để truyền đạt thông tin, kiến thức 

Với cùng một nội dung cần truyền đạt, những người có kỹ năng đào tạo sẽ dễ dàng giúp học viên nắm bắt và hiểu thông tin nhanh, đúng, nhớ lâu hơn so với người không có kỹ năng này. Chẳng hạn như khi bạn học tại trường phổ thông, sẽ có giáo viên giảng mãi mà vẫn không hiểu nhưng sẽ có giáo viên chỉ cần nói vài câu là bạn đã hiểu vấn đề. Bởi, giáo viên này biết nắm bắt trọng tâm và nói những điều cần thiết khiến vấn đề trở nên đơn giản, dễ hiểu.

Nâng cao trách nghiệm với người được đào tạo, huấn luyện

Trong khi đào tạo, huấn luyện, người thực hiện sẽ kỳ vọng truyền đạt cho nhân viên nắm rõ về trách nhiệm cũng như mối nguy hiểm cần để ý nhằm hạn chế phải đối mặt với chúng. Khá nhiều nhân viên sau khi tham gia khóa đào tạo đều thấy nhiệm vụ được đảm nhận sẽ mang lại nhiều rủi ro, khiến họ lo sợ, thậm chí từ bỏ vị trí của mình. Như vậy rất ảnh hưởng đến quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp.

Vì vậy, những người có kỹ năng đào tạo sẽ đưa ra những lời cảnh báo về những tình huống rủi ro một cách hợp lý. Giúp người nghe ý thức, tập trung hơn khi làm việc chứ không khiến họ sợ hãi mà từ bỏ vị trí được tuyển hoặc đùn đẩy nhiệm vụ cho người khác.

Khám phá tối đa khả năng làm việc của nhân viên

Thông qua những hoạt động đào tạo, người quản lý có thể khơi gợi tình huống và khích lệ nhân viên sáng tạo ý tưởng, đưa ra ý kiến xây dựng. Như vậy, không chỉ nhân viên phấn khởi học tập mà doanh nghiệp cũng có cơ hội nhận thấy và phát hiện thêm nhiều năng lực của nhân viên. Từ đó, hướng tới việc đào tạo những người này vào các vị trí quản lý phù hợp. 

Xây dựng môi trường công sở chất lượng, chuyên nghiệp

Không chỉ kiến thức chuyên môn mới quan trọng mà cả văn hóa công sở, văn hóa doanh nghiệp cũng rất cần thiết. Bằng kỹ năng đào tạo chuyên nghiệp của mình, bạn sẽ mang đến cho nhân viên:

• Những kiến thức tổng quan về quy trình hoạt động của doanh nghiệp.
• Văn hóa công ty, cách ứng xử giữa các cấp bậc, các phòng ban.
• Phương thức giải quyết vấn đề phù hợp với từng vị trí, cấp bậc…

Đây đều là những thông tin quan trọng, theo khảo sát, có hơn 50% nguyên nhân khiến người lao động rời khỏi công ty là từ văn hóa trong doanh nghiệp. Nếu quá trình đào tạo mang đến cho người tham gia những kiến thức đúng đắn về công ty và được khích lệ tinh thần thì chắc chắn họ sẽ có sự tin tưởng, an tâm cống hiến và gắn bó lâu dài với tổ chức. 

3. Phương pháp đầu tiên trong quá trình đào tạo

Để huấn luyện và đào tạo nhân viên một cách hiệu quả thì có rất nhiều phương pháp để lựa chọn. Tuy nhiên, hầu hết những phương pháp đều có chung một nguyên tắc nhất định là bảo mật thông tin cá nhân và gây dựng niềm tin giữa người đào tạo và người học.

Trí tuệ xúc cảm

Doanh nghiệp muốn phát triển bền vững thì phải phụ thuộc vào nhân viên. Mỗi nhân viên muốn thành công thì phải dựa vào trí tuệ xúc cảm hơn là học thuật. Bởi, người thành công sẽ tự nhận thức được vấn đề và tự giác điều chỉnh bản thân. Bên cạnh đó, họ sẽ nhạy cảm hơn với cảm xúc của đối phương và nhiều khả năng gây ảnh hưởng đến những người xung quanh.

Tự nhận thức

Những người có khả năng tự nhận thức cũng sẽ tự biết được cảm xúc và phản ứng của chính mình để nhìn nhận được những việc mình đã hoặc chưa làm. Từ đó, xây dựng giải pháp và đưa ra lựa chọn để giải quyết công việc một cách tối ưu nhất.

Tự điều chỉnh

Chủ động điều chỉnh sẽ xuất hiện song song với việc tự ý thức. Phương pháp này cho bạn nhận thức và tự kiểm soát cảm xúc bản thân. Có được khả năng tự điều chỉnh bạn sẽ có khả năng làm việc nhóm rất tốt và giỏi trong việc phát triển mối quan hệ.

4. Rèn luyện kỹ năng đào tạo và huấn luyện nhân viên hiệu quả 

Đến với quá trình đào tạo, huấn luyện, các nhân viên sẽ có cơ hội tự phát triển bản thân. Từ đó, họ tích cực hoàn thành công việc một cách hiệu quả, góp phần thúc đẩy doanh nghiệp phát triển. Để như vậy, người quản lý, người đào tạo cần nắm vững những kỹ năng, phương pháp đào tạo thật hiệu quả và đúng đắn nhất.

Xây dựng mối quan hệ tích cực bằng sự tin tưởng lẫn nhau

Để đạt được kết quả tốt nhất trong cả quá trình đào tạo thì trong đó phải có sự tin tưởng, tôn trọng giữa người hướng dẫn và nhân viên. Bởi, đã là chương trình đào tạo nào thì cũng cần một khoảng thời gian nhất định và cần sự học hỏi lâu dài. Do đó, nếu không hình thành niềm tin và sự tôn trọng thì việc đào tạo sẽ chỉ khiến mất thời gian và công sức của đôi bên.

Xác định lý do và mục tiêu đào tạo một cách tích cực

Người có kỹ năng đào tạo phải biết cách xác định chính xác mục tiêu và lý do của quá trình đào tạo trước khi triển khai chương trình. Bên cạnh đó, họ cũng biết cách loại bỏ những lý do mang tính tiêu cực như việc nhân viên chưa có tính kỷ luật, doanh thu thấp,... Với những lý do này, nhân viên sẽ mất tinh thần ngay từ những giây phút đầu tiên và không còn hứng thú để học tập.

Xác định hành vi cần điều chỉnh

Sau khi đã chỉ rõ các hành vi chưa phù hợp hoặc chưa đạt hiệu quả trong quá trình làm việc của nhân viên thì người quản lý cần đề cập khéo léo đến những hành vi điển hình hiệu quả. Kỹ năng quản lý sẽ cho bạn biết cách để đề cập đến vấn đề này một cách tinh tế và tìm được hướng giải quyết phù hợp.

Đưa ra giải pháp 

Khi nhân viên đã nhận thức được những hành vi cần điều chỉnh và hiểu về tác hại của chúng, người quản lý cần hỗ trợ nhân viên cách khắc phục. Là một người đào tạo, bạn không nên lựa chọn thay cho nhân viên các biện pháp phù hợp hoặc bác bỏ ý kiến của họ. Thay vào đó, hãy trở thành người gợi ý, để nhân viên tự lựa chọn giải pháp tối ưu nhất cho công việc của mình.

Yêu cầu cam kết hành động

Việc yêu cầu nhân viên cam kết thực hiện hành động cũng cần phải có kỹ năng. Ở bước này, người quản lý sẽ yêu cầu nhân viên thực hiện đúng phương án mà họ đã lựa chọn trước đó. Lưu ý rằng, hãy dành những lời khen khi họ thành công và động viên nếu họ thất bại.

Nhìn nhận những lời bào chữa của nhân viên

Nhân viên sẽ luôn có những lời biện minh cho các hành động của họ trong quá trình đào tạo, huấn luyện. Do đó, các nhà quản lý phải khéo léo cho họ biết về các mục tiêu và quy trình đào tạo nhằm thúc đẩy tinh thần và cải thiện chất lượng công việc. Ngoài ra, người quản lý không nên quá nghiêm khắc mà hãy tiếp nhận những lý do bào chữa của họ một cách chính xác và bày tỏ sự đồng cảm cũng như thấu hiểu những lý do đó.

Tích cực khen thưởng

Trong quá trình đào tạo, hãy cố gắng phản hồi một cách nhanh chóng, kịp thời những khúc mắc của nhân viên. Điều này sẽ giúp họ có thêm động lực để làm việc chính xác và hiệu quả hơn. Thêm nữa, đừng tiếc những lời khích lệ hay việc khen thưởng cho nhân viên vì điều này giúp họ thấy được hiệu quả của quá trình đào tạo và nhận được sự công nhận, đánh giá cao từ sếp. 

Một điều quan trọng nữa mà những người quản lý cần lưu ý là phải nắm vững những nguyên tắc, kỹ năng đào tạo, huấn luyện cơ bản. Như vậy nhân viên có thể tự chủ động và không cảm thấy cấp trên đang gây áp lực cho mình. Ngoài ra, người quản lý không nên tự đưa ra đáp án mà hãy để nhân viên tự nghĩ câu trả lời và các giải pháp cho công việc của họ. Đặc biệt là, hãy nhớ rằng, đối tượng chính của việc đào tạo là những người nhân viên.