10 Kỹ năng tổ chức sự kiện cơ bản nhất cho người mới bắt đầu

Tìm hiểu về hoạt động tổ chức sự kiện

Sự kiện (hay còn gọi là event): Là một chuỗi các hoạt động cùng một chủ đề hoặc ý nghĩa rõ ràng. Trong sự kiện sẽ có sự tham gia của nhiều thành phần. Sự kiện có thể chỉ được tổ chức một lần (lễ khai trương, lễ tổng kết,…) mà cũng có thể tổ chức nhiều lần, liên tiếp theo cùng một mục đích (chuỗi sự kiện fashion show, sự kiện bán hàng,...).

Tổ chức sự kiện là quá trình bao gồm nhiều hoạt động như lên ý tưởng, nội dung, kịch bản và xây dựng kế hoạch cụ thể cho sự kiện đó. Tiếp theo sẽ tiến hành tổ chức ra bên ngoài. Đơn vị tổ chức sự kiện là đối tượng phải chịu trách nhiệm trong suốt quá trình diễn ra sự kiện. Việc tổ chức sự kiện phụ thuộc vào nội dung, mục đích, ý nghĩa mà những người làm sự kiện đó muốn truyền tải đến mọi người. Ngoài ra còn dựa vào ngân sách tài chính, nguồn tài trợ có được.

Để có thể đạt được kết quả như kỳ vọng khi tổ chức sự kiện, ngoài những kiến thức được học trên trường lớp hay qua thực tiễn công việc thì người tổ chức cũng phải có những kỹ năng mềm nhất định để thực hiện quá trình này. Dưới đây sẽ là 10 kỹ năng tổ chức sự kiện đơn giản, hiệu quả nhất mà người làm tổ chức sự kiện cần có.

Những kỹ năng tổ chức sự kiện căn bản nhất

1. Khả năng sáng tạo

Yếu tố cốt lõi để thực hiện một sự kiện là đòi hỏi người tổ chức phải có sự sáng tạo không ngừng. Mọi thông tin mà người tham gia được nghe đến, trải nghiệm, cảm nhận trong sự kiện đều đến từ những ý tưởng sáng tạo của người tổ chức sự kiện đó. Từ việc lựa địa điểm tổ chức, xây dựng kế hoạch thiết kế, trang trí, làm kịch bản chương trình và lựa chọn các tiết mục biểu diễn cho đến những ý tưởng về truyền thông nội dung cho tổ chức, lan tỏa thông điệp của sự kiện. Như vậy xét trên mọi mặt của một sự kiện cụ thể thì khả năng sáng tạo có vai trò rất quan trọng.

Để có khả năng sáng tạo độc đáo trong từng yếu tố của quá trình tổ chức một sự kiện thì điều kiện cốt lõi là phải có nguồn cảm hứng. Điều này sẽ quyết định cho việc ý tưởng sáng tạo của bạn có phù hợp với sự kiện hay không.

2. Kỹ năng xây dựng kịch bản

Với việc tổ chức chương trình, sự kiện thì việc có một kịch bản tốt là điều bắt buộc. Để viết được một kịch bản hay, phù hợp với sự kiện thì người tổ chức phải có tư duy nhạy bén và trí tưởng tượng sáng tạo, phong phú. Qua đó mới có thể hình dung hướng đi của sự kiện, từ đó lựa chọn được kịch bản chính xác.

Ngoài ra, khả năng viết content và truyền tải thông qua từng câu chữ cũng là một kỹ năng không thể thiếu trong việc xây dựng kịch bản. Dù bạn có ý tưởng tốt đến mấy mà không có khả năng viết ra thành một bài viết hoàn chỉnh để diễn đạt ý tưởng của mình thì mọi thứ đều vô ích. Có thể thấy, kỹ năng viết sẽ không thể tốt lên trong thời gian ngắn mà cần có sự luyện tập mỗi ngày.

Mỗi ngày hãy dành thời gian để viết thêm về một câu chuyện, một đề tài hoặc viết nhật ký của ngày đó. Bạn cũng nên đọc sách nhiều hơn để vốn từ thêm phong phú và câu văn sẽ được trau chuốt, khả năng diễn đạt của bạn cũng sẽ tốt lên. Một cách hay hơn là hãy gặp gỡ và trò chuyện với những người có khả năng giao tiếp tốt. Như vậy bạn cũng sẽ được ảnh hưởng từ họ và giúp bản thân cải thiện về khả năng viết, nói và diễn đạt.

3. Kỹ năng viết ý tưởng Proposal

Để viết ra một bản kế hoạch ý tưởng hoàn chỉnh thì bạn phải hiểu rõ tầm quan trọng trong công tác chuẩn bị, xây dựng kế hoạch cho một công việc làm ra một Proposal. Một bản kế hoạch hay và thu hút sẽ tập hợp các ý tưởng sáng tạo, hấp dẫn cũng như độ thực tế và tính thuyết phục của công việc mà bạn muốn thực hiện. Điều này được thể hiện qua cách thức trình bày vấn đề của bạn và đưa ra dẫn chứng cụ thể để có thể khẳng định tính khả thi của dự án.

Một điều cần chú ý khi xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện là tránh làm người đọc khó hiểu ý tưởng và thông điệp của bạn. Vì vậy, hãy học cách sắp xếp thông tin một cách khoa học, dễ hình dung.

Nội dung của proposal trước hết phải thật ngắn gọn, xúc tích và không được dài dòng, lan man. Bởi, nếu proposal của bạn quá dài, người đọc sẽ chỉ xem lướt qua và có thể bỏ lỡ những ý tưởng chủ đạo. Vậy để cải thiện và rèn luyện kỹ năng viết proposal hoàn hảo nhất thì người thực hiện tổ chức sự kiện cần sử dụng thành thạo các kỹ năng về PowerPoint để trình bày một cách tối ưu nhất ý tưởng của bản thân thông qua hình ảnh, biểu mẫu, infographic…

4. Kỹ năng lập kế hoạch, checklist công việc

Thực tế, việc checklist lại các công việc của người thực hiện sự kiện rất quan trọng. Hoạt động này đòi hỏi kỹ năng làm việc của họ, làm càng nhiều thì kỹ năng càng thành thạo. Tuy nhiên, những tố chất cần có đề hoàn thiện một bảng checklist công việc cho công tác tổ chức sự kiện phải kể đến là sự cẩn thận, tỉ mỉ, chu đáo, chuyên nghiệp và có tầm nhìn bao quát.

5. Kỹ năng quản lý tài chính

Một kỹ năng cũng rất thiết thực đó là kỹ năng quản lý tài chính. Nhân viên tổ chức sự kiện cần biết cách quản lý quỹ tài chính phục vụ sự kiện. Mặc dù mỗi sự kiện sẽ có nguồn ngân sách khác nhau và có thời hạn khác nhau để thực hiện, tuy nhiên vẫn sẽ có những nguyên tắc cơ bản phải được bám sát:

Minh bạch các khoản thu chi cho sự kiện: thông thường, những sự kiện quy mô càng lớn thì khả năng thu hút được càng nhiều những nguồn tài trợ hoặc thu hút đông đảo khách tham dự. Vì vậy, việc minh bạch khi thu chi tài chính cần rõ ràng để tránh thất thoát ngân sách của chương trình tổ chức sự kiện.

Lập sẵn các kế hoạch dự phòng: Không thể chắc chắn kế hoạch của bạn sẽ được thực hiện trơn tru, bởi rất nhiều tình huống không lường trước có thể xảy đến. Vì vậy hãy xây dựng thêm các kế hoạch dự trù cho mọi sự việc có thể xảy đến. Ngoài ra, để sở hữu thành thạo kỹ năng quản lý thu chi tài chính thì đầu tiên bạn hãy là một người khéo léo điều phối ngân sách dù ở bất kỳ quy mô nào, cần tỉ mỉ và đảm bảo không vượt quá mức chi tiêu đã đề ra.

6. Kỹ năng triển khai và giám sát công việc

Kỹ năng triển khai và giám sát công việc đóng vai trò thiết yếu nhất khi tổ chức sự kiện. Để có thể triển khai cũng như giám sát các hoạt động một cách thuận lợi, bạn cần:

Giao tiếp tốt: Người thực hiện tổ chức sự kiện phải có khả năng giao tiếp thì mới có thể điều phối nhân sự, phân công nhiệm vụ cho các thành viên để công việc được thực hiện hiệu quả nhất. Hơn nữa, bạn cũng phải tính tế hoặc cứng rắn đúng lúc nhằm thúc đẩy năng suất của mỗi nhân sự. 

Quản lý thời gian: Xây dựng một kế hoạch hay có lịch trình cụ thể cho công việc sẽ giúp hoạt động tổ chức sự kiện của bạn tiết kiệm được một quỹ thời gian khá lớn. Kỹ năng quản lý thời gian còn giúp bạn tránh được những sự việc bất ngờ có thể xảy ra trong sự kiện và xử lý chúng một cách phù hợp nhất.

Có ý chí kiên định: Đối với người làm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ luôn có khả năng bao quát, nắm được tình hình, chi tiết trong quá trình tổ chức sự kiện. Nếu bạn là trưởng nhóm hay quản lý thì còn cần giữ cho mình ý chí kiên định nhằm thể hiện bản lĩnh của người dẫn đầu. Và hãy rèn luyện khả năng giữ bình tĩnh trong mọi trường hợp.

Tập trung vào từng chi tiết: Nếu là một nhân viên giám sát, có thể bạn không cần trực tiếp làm mọi việc nhưng bạn phải nắm được mọi việc mà người khác làm. Những việc đó phải đảm bảo tiêu chí, yêu cầu cụ thể mà khách hàng đặt ra và kịp thời xử lý, điều chỉnh nếu công việc không được thực hiện phù hợp.

7. Kỹ năng quản lý rủi ro

Bất kỳ công việc nào cũng không thể tránh khỏi những sai sót khi thực hiện. Việc tổ chức sự kiện cũng vậy, tuy nhiên với những sự kiện chuyên nghiệp thì việc nắm bắt các rủi ro tiềm tàng và phòng tránh chúng là một trong những yêu cầu đối với người thực hiện tổ chức sự kiện. Khi bạn dự đoán trước càng nhiều rủi ro có thể xảy ra thì càng giảm thiểu được những hậu quả sẽ gây ảnh hưởng tới tiến độ tổ chức sự kiện.

8. Kỹ năng làm việc nhóm

Làm việc nhóm là một kỹ năng rất cơ bản và một nhân viên tổ chức sự kiện bắt buộc phải có kỹ năng này. Qua đó, bạn phải có kỹ năng để làm việc, hợp tác với đồng nghiệp để đạt được kết quả chung nhất. Tuy nhiên không phải ai cũng thành thạo kỹ năng này. Vì vậy, hãy tích cực trải nghiệm thêm nhiều môi trường và công việc để làm quen và dần hoàn thiện hơn.

9. Kỹ năng xử lý tình huống

Kỹ năng xử lý tình huống cũng như kỹ năng phân tích khi đều là khả năng phát hiện vấn đề để phân tích và xử lý thông tin. Từ đó thấu hiểu vấn đề và giúp bạn đưa ra những giải pháp tối ưu nhất và đánh giá hiệu quả công việc.

Thực tế, mỗi ngày, mỗi dự án đều mang đến những vấn đề cũng như nhiều mối quan hệ trong công việc mà bạn phải giải quyết. Một nhân viên muốn phát triển tốt trong ngành tổ chức sự kiện thì phải rèn luyện thành thạo được kỹ năng xử lý tình huống này.

10. Kỹ năng lãnh đạo

Một trong những kỹ năng quan trọng không kém trong hoạt động tổ chức sự kiện là kỹ năng lãnh đạo. Theo đó, bạn cần sắp xếp công việc cho bản thân và cả nhân viên của mình một cách hợp lý để đạt được mục tiêu của chương trình.

Dù bạn đang là quản lý hay lãnh đạo của một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì vẫn phải luôn trau dồi kỹ năng lãnh đạo. Khả năng đặc thù này không phải là một kỹ năng mà là sự kết hợp từ nhiều kỹ năng mềm với nhau. Vì vậy cần có sự tìm tòi, học hỏi và rèn luyện qua mỗi ngày.

Có thể thấy, việc tổ chức sự kiện không hề đơn giản và cần rất nhiều kỹ năng kết hợp. Trên đây mới chỉ là những kỹ năng cơ bản giúp bạn có thể thuận lợi hơn trong quá trình tổ chức sự kiện. Để rèn luyện thêm, bạn nên tham gia nhiều sự kiện lớn nhỏ nhằm đúc kết được kinh nghiệm cho bản thân mình.