Mua bán Văn phòng mới nhất 2/2023

Văn phòng chính là nơi nhân viên công sở gắn bó phần lớn thời gian của mình nhưng không phải ai cũng nắm rõ khái niệm văn phòng là gì? Mua bán văn phòng thường tiến hành như thế nào? Cũng như tầm quan trọng của văn phòng ra sao. Hãy cùng tìm hiểu đáp án cho những câu trả lời trên trong bài viết dưới đây bạn nhé!

1. Định nghĩa văn phòng

Văn phòng hay công sở được hiểu là nơi làm việc của các doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức. Văn phòng thường được đặt trong các tòa nhà cao ốc, được sắp xếp không gian để tạo nên một môi trường làm việc thuận lợi nhất cho các doanh nghiệp. Dù văn phòng có diện tích lớn hay nhỏ thì đều cần được bố trí và sắp xếp sao cho phù hợp, cần có đủ các loại trang thiết bị từ bán ghế đến máy tính, đáp ứng nhu cầu làm việc của nhân viên.

Văn phòng còn được hiểu là một vị trí công việc trong một doanh nghiệp, một công ty hoặc một tổ chức. Văn phòng thường gắn với những nhiệm vụ riêng, hoặc gắn liền với những công việc chung của cơ quan, đối nội, đối ngoại, quản lý công ở của một tổ chức như Chánh văn phòng, phó văn phòng…

Nếu xét theo yếu tố pháp lý thì văn phòng còn là tên giao dịch của một tổ chức với tư cách pháp nhân ví dụ như văn phòng luật, văn phòng thương mại, văn phòng công chứng, văn phòng đại diện…

Văn phòng là nơi làm việc của các doanh nghiệp, tổ chức, đơn vị

Theo dõi biến động mua bán BĐS tại đây

1.1 Văn phòng được thành lập khi nào?

Khi một doanh nghiệp đăng ký kinh doanh bằng một địa chỉ cụ thể, khi đó doanh nghiệp có văn phòng. Hoặc sau khi địa điểm đăng ký được thi công sửa chữa, trang trí và đưa vào sử dụng, thì khi đó chính thức gọi là văn phòng.1.2 Chức năng cơ bản của một văn phòng

Tiếp nhận thông tin

Chức năng chính của văn phòng là thu thập thông tin từ các nguồn khác nhau. Có 2 nguồn thông tin mà văn phòng cần thu thập là tin nội bộ và tin bên ngoài. Tin tức nội bộ được các đơn vị khác nhau trong cùng doanh nghiệp đó cung cấp, còn các tin tức bên ngoài thì đến từ các cơ quan, tổ chức khác. 

Ghi chép thông tin

Văn phòng có nhiệm vụ ghi lại những thông tin đến từ nguồn khách trong “sổ nội bộ” hoặc “sổ công văn”. Tất cả các mục từ thư từ đến hóa đơn, đơn đặt hàng… đều cần được ghi lại vào sổ nội bộ. Còn những thông tin, tin tức bên ngoài sẽ được ghi lại vào sổ công văn. Những ghi chép trên sẽ giúp tổ chức cơ cấu tốt hồ sơ cũng như thông điệp của mỗi doanh nghiệp.

Phân tích thông tin

Hầu hết thông tin đến từ các nguồn khác đều ở dạng thô, cần được đưa vào xử lý để nghiên cứu và phân tích. Để có thể lọc được thông tin quan trọng và cần thiết, chúng ta cần đến sự phân tích của văn phòng, sau đó lưu trữ lại phục vụ cho mục đích tương lai lâu dài của các doanh nghiệp.

Lưu trữ thông tin

Mọi thông tin liên quan đều cần được lưu trữ lại một cách cẩn thận. Tùy theo mức độ quan trọng mà từng thông tin sẽ được lưu trữ lại trong những tệp riêng biệt. 

Phân phối thông tin

Văn phòng còn có thêm chức năng là phân phối thông tin. Tùy theo loại thông tin sẽ được phân bố đến cho người và bộ phận khác nhau, qua đó giúp họ có thể quyết định và hoạt động sao cho phù hợp. 

1.3 Chức năng quản trị của văn phòng

Chức năng quản lý

Chức năng quản lý của văn phòng bao gồm: lập kế hoạch, lãnh đạo, kiểm soát và chỉ đạo… Những hoạt động quản lý từ văn phòng đều do những người có chức vụ cao cấp của doanh nghiệp tham gia.

Chức năng nhân sự

Văn phòng phải có trách nhiệm tuyển dụng nhân viên có những kỹ năng khác nhau và sắp xếp họ vào đúng vị trí để có thể phát huy được năng lực của mình. Hồ sơ nhân viên cần được lưu lại các thành tích để xét thưởng cũng như tăng thêm lợi ích trong tương lai.

Mua hàng và kiểm soát hàng hóa

Chức năng của văn phòng chính là mua những tài sản thích hợp với mức giá hợp lý nhất có thể. Trước đó cần xác định mục đích sử dụng, sau khi đã mua hàng thì cần kiểm soát quá trình sử dụng và bảo quản chúng.

Chức năng quan hệ công chúng

Quan hệ công chúng ở đây chính là quan hệ của doanh nghiệp với các cổ đông, chủ nợ, các nhà cung cấp, giới truyền thông và các khách hàng. Cần phải đảm bảo duy trì được mối quan hệ chặt chẽ với những cá nhân, tổ chức có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp tới hoạt động của doanh nghiệp.

Chức năng bảo vệ tài sản

Tài sản của doanh nghiệp cần phải được bảo trì, bảo dưỡng thường xuyên để tránh gặp phải tình trạng hỏng hóc, hỏa hoạn, ngập lụt, mất cắp. Khi đó, công việc của văn phòng chính là lưu trữ về tình hình tài sản và cần được cập nhật thường xuyên, liên tục.

Thiết kế và kiểm soát các biểu mẫu

Biểu mẫu cần được thiết kế để mang đến sự thống nhất trong hoạt động của văn phòng. Cách này sẽ giúp đơn giản hóa mọi hoạt động. Những biểu mẫu cần có như hóa đơn, phiếu chi, phiếu điều tra, đơn mua hàng, thư từ…

Phát triển hệ thống và quy trình của văn phòng

Hệ thống và quy trình thống nhất sẽ giúp cho các hoạt động khác trong văn phòng thực hiện trơn tru hơn, nó còn giúp mang đến sự nhất quán trong quá trình làm việc. Do đó, mỗi văn phòng đều cần có hệ thống và quy trình hoàn thiện để thực hiện được các công việc.

1.4 Một số loại hình văn phòng hiện nay

Văn phòng làm việc kiểu truyền thống

Văn phòng truyền thống là loại hình phổ biến và lâu đời nhất hiện nay, cũng như là loại văn phòng được các doanh nghiệp sử dụng để nhân viên có một nơi làm việc ổn định, lâu dài. Tuy nhiên, chi phí để thuê văn phòng sẽ khá cao so với một doanh nghiệp mới khởi nghiệp. Chính vì thế, loại hình văn phòng này thường phù hợp với các doanh nghiệp có tài chính ổn định. Còn đối với những doanh nghiệp nhỏ thì họ sẽ tìm đến các loại hình văn phòng hiện đại có chi phí rẻ hơn. 

Văn phòng truyền thống là loại hình phổ biến và lâu đời nhất 

Văn phòng làm việc hiện đại 

Văn phòng ảo Virtual Office

Văn phòng ảo hay còn gọi là Virtual Office, đáp ứng cho doanh nghiệp mọi dịch vụ mà không cần đến diện tích thực tế. Đối với mô hình này, nhân viên sẽ làm việc tại nhà hoặc ở một thành phố bất kỳ. Mô hình này sẽ giúp nhân viên tiết kiệm thời gian, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí và nguồn nhân lực trong việc thành lập văn phòng đại diện hoặc trụ sở. 

Văn phòng ảo giúp đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp mà không cần diện tích thực tế

Văn phòng làm việc chung Co-working space

Loại hình văn phòng này là nơi các nhân viên từ những doanh nghiệp khác nhau sẽ cùng ngồi làm việc chung. Hình thức này sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí mà vẫn có chỗ làm việc tiện nghi. Hình thức này có thể thuê một chỗ hoặc nhiều chỗ ngồi, thuê theo ngày, theo giờ hoặc tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp.

Văn phòng kiểu này có nhiều nhân viên của các doanh nghiệp ngồi chung với nhau trong một không gian

Văn phòng chia sẻ - Shared Office

Mô hình này cho thuê văn phòng có diện tích nhỏ nhưng vẫn đảm bảo tiện ích đi kèm. Có thể phục vụ cho mọi nhu cầu hoạt động không thua gì một văn phòng thực thụ, giúp giảm gánh nặng cho doanh nghiệp mà vẫn đảm bảo cho yêu cầu công việc.

Văn phòng chia sẻ giúp đảm bảo diện tích đi kèm cho doanh nghiệp

Căn hộ văn phòng

Căn hộ văn phòng là sự kết hợp giữa nhà ở và văn phòng làm việc, hiện được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Hình thức này vừa sử dụng căn hộ là nơi làm việc, vừa là chỗ nghỉ ngơi, trú chân qua đêm giúp chủ doanh nghiệp tiết kiệm chi phí. 

Căn hộ văn phòng giúp tiết kiệm chi phí cho chủ doanh nghiệp nhỏ

Văn phòng xanh Biophilic Office

Loại hình này là sự tiếp nối của phong trào kiến trúc xanh, bắt đầu xuất hiện từ những năm 90 đến những năm đầu của thế kỷ XX. Phong trào này đã tạo ra hàng loạt các tòa nhà xanh, vừa tiết kiệm năng lượng, vừa thân thiện với môi trường. 

Văn phòng xanh Biophilic Office giúp mang đến môi trường làm việc thân thiện

Văn phòng thông minh

Văn phòng thông minh còn có tên gọi là Smart Office. Loại hình văn phòng này thường áp dụng những công nghệ và các loại thiết bị tiên tiến nhất, tạo ra môi trường làm việc giúp tối ưu hóa năng suất cho nhân viên. Trong loại hình văn phòng này có một số công nghệ thông minh được áp dụng như: Ứng dụng quản lý văn phòng, cảm biến điện tử, phòng họp ảo…

Văn phòng thông minh tạo ra môi trường làm việc tối ưu

2. Thị trường mua bán sự phát triển của văn phòng

Theo báo cáo mới nhất của Savills, tổng nguồn cung văn phòng tại thị trường Hà Nội đạt mức 2,13 triệu m2, giảm khoảng 1% so với quý trước sau khi hai tòa nhà của Savills ngừng cho thuê. 

Trong đó, văn phòng hạng B chiếm khoảng 50%. Xét theo thị phần khu vực thì phía Tây Hà Nội chiếm diện tích lớn nhất khoảng 40% tương đương 840.000 m2. Khu vực nội thành chiếm 39% tương đương với 830.000m2. Cầu Giấy là quận có thị phần lớn nhất chiếm 38% tương đương với 604.000m2.

Giá thuê văn phòng gộp tại thị trường Hà Nội đã đạt 503.000 đồng/m2/tháng, tăng 2% theo quý. Giá văn phòng hạng A ở mức cao nhất tương ứng 822.000/m2/tháng, tăng 2% theo quý và 6% theo năm. Giá thuê văn phòng hạng B tăng 1% và hạng C tăng 2% theo quý. 

Theo bà Hoàng Nguyệt Minh, Giám đốc cấp cao, bộ phận Cho thuê thương mại của Savills Hà Nội thì giá thuê văn phòng hạng A tăng lên do sự gia nhập của các tòa nhà mới có chất lượng cao, trong khi nguồn cung các văn phòng hạng B mới vẫn còn nhiều hạn chế. Hầu hết các giao dịch trong quý này là từ 300 đến 500m2. 

Thị trường văn phòng của Hà Nội đang phục hồi tốt sau thời kỳ đại dịch. Các yếu tố bao gồm sự tăng trưởng mạnh mẽ của nền kinh tế, nguồn vốn FDI bền vững, nhiều doanh nghiệp mới thành lập, cơ sở hạ tầng ngày một cải thiện. Cùng với đó, sự tăng trưởng của các ngành công nghiệp chủ chốt đang thúc đẩy tình hình hoạt động cũng như nguồn cầu của thị trường. 

Dự kiến, đến cuối năm 2024, 4 dự án mới của của Savills sẽ cung cấp thêm 113.000m2 diện tích văn phòng tại Hà Nội, trong đó số văn phòng hạng A chiếm 34% và hạng B chiếm 64%.

Savills nhận định rằng, nguồn cung trong tương lai phản ánh nhu cầu ngày càng tăng đối với các loại văn phòng chất lượng cao với mức giá cạnh tranh. Trong giai đoạn 2023 - 2025, dự kiến sẽ có thêm 19 dự án mới với tổng diện tích sàn lên đến 699.00m2. Khu vực phía Tây có đóng góp nhiều nhất trong đó dự án Starlake cung cấp đến 430.00m2, tương đương với 28% nguồn cung. 

Theo dự báo của Savills, đến năm 2025 giá thuê văn phòng trong trung tâm sẽ tăng 5% mỗi năm. Nguồn cung chủ yếu đến từ các tòa nhà cũ được nâng cấp và các bất động sản cao cấp mới. Khu vực nội thành sẽ tăng khoảng 5%/năm theo mức tăng tại tòa Capital Place và sự gia nhập của các dự án bất động sản mới. Giá thuê văn phòng ở khu vực phía Tây cũng được sự báo sẽ tăng nhẹ theo nhu cầu của các công ty công nghệ thông tin cùng với sự gia nhập của các dự án văn phòng hạng A mới. Nhu cầu thuê của khách hàng đến từ các ngành sản xuất, tài chính, ngân hàng, bảo hiểm và bất động sản sẽ không ngừng tăng lên. 

Thị trường mua bán văn phòng đang ngày càng phát triển

3. Lưu ý về thủ tục giấy tờ khi mua Căn hộ văn phòng - Officetel

Khi mua bán căn hộ văn phòng Officetel đã được chủ đầu tư đăng ký rõ ràng với cơ quan chức năng mục đích sử dụng, khách hàng có thể đặt văn phòng đại diện, trụ sở công ty của mình mà không sợ vi phạm quy định cấm dùng căn hộ chung cư để làm văn phòng trong Luật Nhà ở 2024. 

Ngoài ra, quy định căn hộ Officetel được cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu công trình xây dựng theo quy định hiện hành nên giờ vẫn được công nhận và đảm bảo các quyền về sở hữu tài sản như định đoạt, cho thuê, thế chấp, cầm cố…

Một thủ tục pháp lý cần phải lưu ý khi sở hữu căn hộ Officetel là căn hộ này không được nhập hộ khẩu, nghĩa là chỉ có thể lưu trú (ở có thời hạn và phải đăng ký). Do đó, những doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp mới thành lập, người trẻ muốn kinh doanh… thường là khách hàng chính đặt mua các căn hộ Officetel. 

Bên cạnh đó, theo quy định của pháp luật, căn hộ loại này chỉ sở hữu có thời hạn tức là trong 50 năm giống như các trung tâm thương mại, chứ không sở hữu vĩnh viễn giống các căn hộ chung cư. Tuy nhiên, với những tiện ích, tiết kiệm thời gian, không gian đa năng này sẽ là lựa chọn của nhiều người mà không cần phải phụ thuộc vào chủ sở hữu.

Cần phải tìm hiểu thật kỹ trước khi mua bán văn phòng

Thời gian gần đây thị trường văn phòng Hà Nội đang dần trở nên ổn định sau thời kỳ đại dịch, ngày càng có nhiều công ty được mở mới và có nhu cầu mua bán văn phòng để làm nơi làm việc. Không những thế, loại hình bất động sản này đang dần được nhiều nhà đầu tư quan tâm hơn. Hy vọng, thông qua thông tin trong bài bạn sẽ có thêm những hiểu biết liên quan đến thị trường văn phòng và có thêm lựa chọn để đầu tư trong thời gian sắp tới.