Data stewardship là gì? Lợi ích của việc quản lý dữ liệu

Data stewardship là gì?

Data stewardship hay quản lý dữ liệu là tập hợp các chức năng đảm bảo tất cả tài sản dữ liệu của một tổ chức đều có thể truy cập, sử dụng được, an toàn và đáng tin cậy. Nó liên quan đến việc quản lý và giám sát tất cả các khía cạnh của vòng đời dữ liệu từ việc tạo ra, thu thập, chuẩn bị và sử dụng cho đến lưu trữ và xóa đi dữ liệu. Vai trò của quản lý dữ liệu là cung cấp cho khách hàng dữ liệu chất lượng cao có thể dễ dàng truy cập được một cách đơn giản và nhất quán.

Quản lý dữ liệu tuân theo các nguyên tắc quản trị dữ liệu của một tổ chức để đảm bảo chất lượng và tính nhất quán của dữ liệu. Nó bao gồm:

• Biết tất cả những dữ liệu mà tổ chức đang sở hữu
• Đảm bảo được về khả năng truy cập dữ liệu, khả năng sử dụng, sử an toàn và độ tin cậy
• Hiểu được vị trí của dữ liệu
• Duy trì tính minh bạch và chính xác của dữ liệu
• Thực hiện nội quy, quy chế sử dụng dữ liệu
• Cho phép tổ chức sử dụng dữ liệu kinh doanh để đạt được lợi thế cạnh tranh
• Ủng hộ việc sử dụng dữ liệu đáng tin cậy

Lợi ích của việc quản lý dữ liệu

Các công ty có thể triển khai chương trình Data stewardship - quản lý dữ liệu như một phần trong nỗ lực quản lý vòng đời dữ liệu tổng thể của họ hoặc để hỗ trợ các dự án cải thiện chất lượng dữ liệu. Vai trò người quản lý dữ liệu cộng tác với kiến trúc sư dữ liệu, nhà phát triển kinh doanh thông minh (BI), nhà khoa học dữ liệu, chủ sở hữu dữ liệu doanh nghiệp, nhà phân tích dữ liệu và những người khác để duy trì các chỉ số chất lượng dữ liệu và bảo mật dữ liệu. Các công cụ chất lượng dữ liệu, bao gồm cả phần mềm lập hồ sơ dữ liệu, là các thành phần công nghệ chính của nhiều chương trình quản lý dữ liệu.

Vai trò quản lý dữ liệu - và quản trị thông tin nói chung - nổi lên như một vai trò quan trọng khi dữ liệu kinh doanh tăng lên và quyền truy cập dữ liệu trở nên quan trọng hơn.

Các tổ chức ngày càng dựa nhiều hơn vào dữ liệu kinh doanh và thông tin chi tiết về việc đưa ra quyết định mà dữ liệu đó đã cung cấp. Dữ liệu đó cần phải có tính chính xác cao và có thể truy cập được đối với tất cả các vai trò ở mọi nơi và khi cần để đưa ra các quyết định thực sự dựa trên dữ liệu. Các tổ chức cũng cần dữ liệu lành mạnh, có thể truy cập để thúc đẩy các sáng kiến hiện đại hóa, chẳng hạn như các chương trình máy học hoàn toàn phụ thuộc vào dữ liệu lành mạnh để tạo ra kết quả chính xác nhất.

Người quản lý dữ liệu, chịu trách nhiệm kiểm kê, giám sát dữ liệu của công ty, cách truy cập vào dữ liệu và nơi cần dữ liệu, thường được giao nhiệm vụ đảm bảo tính chính xác cao và tính khả dụng của các dữ liệu. Tuy nhiên, trách nhiệm của người quản lý dữ liệu cũng có thể bao gồm việc giúp xác định và truyền đạt những cách mà dữ liệu kinh doanh này có thể tạo ra lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Lợi ích của việc quản lý dữ liệu cũng bao gồm:

• Hỗ trợ phân tích hiệu quả hơn
• Quy trình và chính sách dữ liệu rõ ràng
• Cải thiện chất lượng dữ liệu và độ tin cậy
• Ít lỗi hơn trong quá trình ra quyết định và sáng kiến dựa trên dữ liệu
• Sử dụng rộng rãi hơn dữ liệu để ra quyết định
• Tài liệu và theo dõi dữ liệu tốt hơn
• Giảm rủi ro bảo mật liên quan đến dữ liệu

Trách nhiệm của data stewardship

Data stewardship quản lý dữ liệu sẽ bao quát toàn bộ vòng đời dữ liệu, đảm bảo rằng các quy trình được tuân thủ và các tiêu chuẩn được thực thi ở mọi giai đoạn. Một thành phần chính của hoạt động này là duy trì dòng dữ liệu thích hợp, là một đường dẫn kiểm tra nguồn gốc của từng điểm dữ liệu, tương tác của người dùng, chuyển đổi và di chuyển dọc theo đường dẫn dữ liệu. Dòng dữ liệu phù hợp giúp người quản lý dữ liệu xác nhận việc tuân thủ trong suốt thời gian tồn tại của dữ liệu và truy nguyên nguồn gốc của các vấn đề.

Ngoài việc thiết lập dòng dữ liệu, người quản lý dữ liệu giám sát một số lĩnh vực trách nhiệm khác nhau, bao gồm:

• Lập danh mục dữ liệu: Quản lý dữ liệu tốt, hiệu quả thường sẽ đi kèm với việc hiểu dữ liệu có sẵn, bao gồm nguồn, loại và định dạng của dữ liệu. Người quản lý dữ liệu sẽ sử dụng hồ sơ dữ liệu và các công cụ khác để xây dựng kho dữ liệu trên toàn doanh nghiệp và thường xuyên cập nhật dữ liệu đó để tính đến các nguồn mới. Điều này cho phép thực hành giám sát dữ liệu hiệu quả.
• Giám sát dữ liệu: Người quản lý dữ liệu chịu trách nhiệm đảm bảo rằng tất cả người dùng truy cập và áp dụng dữ liệu tuân thủ cho các chính sách nội bộ và bên ngoài. Mức độ hiển thị này yêu cầu một chiến lược giám sát hiệu quả để gắn cờ gian lận và lạm dụng dữ liệu tiềm ẩn trong hàng nghìn tương tác diễn ra trong một tổ chức mỗi ngày.
• Luồng công việc dữ liệu: Người quản lý dữ liệu làm việc với các kỹ sư dữ liệu và nhà khoa học để hợp lý hóa luồng dữ liệu cho các bên liên quan cần đến nó. Điều này bao gồm việc thiết lập các luồng dữ liệu để tạo báo cáo và trực quan hóa, đồng thời cung cấp quyền truy cập dễ dàng vào các công cụ tự phục vụ cho những người không phải là kỹ sư để thực hiện phân tích đột xuất và khám phá dữ liệu mới.
• Vận động dữ liệu: Người quản lý dữ liệu không chỉ chịu trách nhiệm cung cấp dữ liệu cho người dùng doanh nghiệp, họ còn tích cực thúc đẩy việc sử dụng dữ liệu chiến lược và cộng tác với các nhóm để phát triển các cách mới để kết hợp dữ liệu vào quy trình làm việc của họ.
• Bảo mật dữ liệu: Người quản lý dữ liệu đảm bảo rằng quyền truy cập vào dữ liệu nhạy cảm chỉ được giới hạn cho các bên liên quan thích hợp thông qua việc sử dụng các công cụ bảo mật và chính sách truy cập. Họ cũng đảm bảo rằng tất cả dữ liệu được bảo mật chống lại hành vi trộm cắp hoặc giả mạo thông qua mã hóa và các biện pháp bảo mật khác.

Các tổ chức, doanh nghiệp hiện nay cũng đặt nặng vấn đề quy định về dữ liệu. Người chịu trách nhiệm quản lý dữ liệu tích cực làm việc để giữ cho tổ chức của họ tuân thủ các nhiệm vụ và luật mới nhất về việc sử dụng, lưu trữ và bảo mật dữ liệu.

Ví dụ về quản lý dữ liệu

Người quản lý dữ liệu thường không chịu trách nhiệm về việc tuân thủ các chính sách quản trị dữ liệu của toàn bộ tổ chức. Một doanh nghiệp có thể có nhiều người quản lý dữ liệu được phân chia theo phạm vi trách nhiệm của họ, như được thấy trong các ví dụ sau.

Người quản lý dữ liệu miền

Data stewardship - quản lý dữ liệu miền chịu trách nhiệm duy trì dữ liệu tham chiếu và những thuộc tính liên quan cho những thực thể dữ liệu kinh doanh. Một miền chung là sẽ là dữ liệu khách hàng. Người quản lý dữ liệu khách hàng quản lý thông tin liên hệ, dữ liệu tài chính, lịch sử đặt hàng và các chi tiết liên quan khác cho tất cả hồ sơ khách hàng trong công ty. Người quản lý dữ liệu miền thường cần phải làm việc giữa các bộ phận để theo dõi và quản lý tất cả dữ liệu liên quan.

Người quản lý dữ liệu kinh doanh

Người quản lý dữ liệu kinh doanh quản lý tất cả dữ liệu giao dịch và tham chiếu có liên quan cho một chức năng nhiệm vụ công việc kinh doanh. Hai ví dụ phổ biến về chức năng kinh doanh là bán hàng và tiếp thị. Người quản lý dữ liệu kinh doanh làm việc để tối ưu hóa cách dữ liệu được tận dụng bởi chức năng kinh doanh của họ trong khi vẫn duy trì được sự tuân thủ. Việc quy ROI cho người quản lý dữ liệu kinh doanh sẽ dễ dàng hơn vì thành công trong công việc của họ được phản ánh trong thành công của chức năng kinh doanh.

Người quản lý dữ liệu hệ thống

Người quản lý dữ liệu hệ thống giám sát dữ liệu được sử dụng trong một hoặc nhiều hệ thống CNTT. Một lĩnh vực chịu trách nhiệm chung là kho dữ liệu doanh nghiệp. Những người quản lý này tập trung chủ yếu vào vòng đời dữ liệu trong hệ thống của họ và cách dữ liệu này được các ứng dụng khác tận dụng trong khi những người quản lý trong hai ví dụ còn lại tập trung nhiều hơn vào cách người dùng tương tác với dữ liệu.

Các chương trình quản lý dữ liệu

Dựa trên quy mô, ngành hoặc tổ chức, mức độ của nhu cầu dữ liệu và sự trưởng thành của các chương trình dữ liệu, một doanh nghiệp, công ty có thể có một người quản lý dữ liệu hoặc nhiều người quản lý.

Quy trình tạo chương trình quản lý dữ liệu mới hoặc đánh giá chương trình hiện có bao gồm:

• Xác định mục tiêu và thước đo thành công
• Phân tích tình trạng hiện tại và xác định khoảng cách
• Xây dựng lộ trình phát triển, thực hiện và duy trì chương trình
• Đảm bảo mua vào dữ liệu, công cụ từ các bên liên quan
• Xây dựng kế hoạch chi tiết
• Thực hiện chương trình
• Theo dõi và duy trì chương trình quản lý dữ liệu

Các chương trình quản lý dữ liệu có thể bao gồm giám sát và quản lý:

• Các nỗ lực và hoạt động dữ liệu kinh doanh, chủ yếu là quản lý vòng đời dữ liệu xác định và thực thi thời gian lưu giữ dữ liệu
• Các chương trình chất lượng dữ liệu như thiết lập và sử dụng các phép đo chất lượng, phát hiện chất lượng, phương pháp hiệu chỉnh
• Bảo mật dữ liệu, quyền riêng tư dữ liệu, quản lý rủi ro dựa trên chính sách quản trị dữ liệu, đơn vị bảo mật, bộ phận pháp lý và chức năng rủi ro, liên quan đến việc triển khai và giám sát kiểm soát
• Các thủ tục và chính sách kinh doanh cho phép truy cập dữ liệu, nhằm đảm bảo người dùng được ủy quyền truy cập dữ liệu cần thiết vào thời gian và định dạng được yêu cầu mà không ảnh hưởng đến tính bảo mật và tính toàn vẹn của dữ liệu
• Các chương trình quản lý dữ liệu hoạt động theo chính sách quản trị dữ liệu để xác định dữ liệu cần thiết cho các chức năng tương ứng của họ và hiểu cách chức năng sẽ sử dụng dữ liệu để đạt được các mục tiêu kinh doanh.

Data stewardship là công cụ tuyệt vời để giúp các doanh nghiệp cải thiện tối đa chất lượng dữ liệu trong kho lưu trữ của họ. Công cụ này cũng hỗ trợ phân tích thông tin dữ liệu một cách hiệu quả hơn.