Data Compliance là gì? Tại sao các tổ chức doanh nghiệp cần tuân thủ dữ liệu?

Data Compliance là gì?

Data Compliance hay tuân thủ dữ liệu là một thông lệ và một quy trình. Nó đề cập đến việc tuân thủ các giao thức và tiêu chuẩn được thiết kế để bảo vệ dữ liệu và thông tin cá nhân.

Các yêu cầu và quy định về tuân thủ dữ liệu xác định cách dữ liệu được thu thập, sử dụng, xử lý và lưu trữ và các quy trình để đảm bảo dữ liệu được bảo vệ khỏi sự mất mát, trộm cắp, tham nhũng và lạm dụng.

Tuân thủ dữ liệu xác định các nguyên tắc, quy tắc và quy trình cần được tuân thủ. Trong khi đó, bảo mật dữ liệu tập trung hơn vào công nghệ và cơ chế.

Mặc dù có nhiều khuôn khổ tuân thủ khác nhau trong lĩnh vực công nghệ thông tin, nhưng tốt nhất nên tóm tắt việc tuân thủ dữ liệu như một cách để các công ty và doanh nghiệp công nghệ thông tin đảm bảo các biện pháp bảo vệ và xử lý thông tin được pháp luật cho phép cũng như lưu giữ an toàn các hồ sơ liên quan đến một cá nhân hoặc tổ chức được bảo vệ và hủy nhận dạng.

Tại sao các tổ chức cần tuân thủ dữ liệu?

Khối lượng dữ liệu đang tiếp tục phát triển nhanh chóng. Công nghệ cũng vậy, tiếp tục phát triển và chứng kiến những sự tiến bộ đáng kể. Với những thay đổi đang diễn ra trong thế giới kinh doanh, nhu cầu tuân thủ dữ liệu cũng ngày càng trở nên phức tạp. Vì lý do này, việc tuân thủ dữ liệu phải là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh cần giải quyết và duy trì liên tục.

Pháp luật bắt buộc các tổ chức phải đưa ra chiến lược bảo mật và thực hiện các biện pháp kỹ thuật và hành chính để bảo vệ dữ liệu của khách hàng. Các quy định về tuân thủ dữ liệu khuyến khích một tổ chức kiểm tra lại toàn bộ các quy trình của họ và cải thiện chiến lược an ninh mạng của mình. Có một số lý do tại sao các tổ chức phải ưu tiên vấn đề data compliance.

Lòng trung thành của khách hàng với thương hiệu

Tuân thủ dữ liệu củng cố niềm tin và lòng trung thành của khách hàng. Sau khi các trường hợp vi phạm dữ liệu gia tăng, người tiêu dùng đang trở nên quan tâm và cảnh giác hơn về việc xử lý dữ liệu của họ. Vi phạm bảo mật dữ liệu đi kèm với tổn thất lớn về danh tiếng và khách hàng.

Thu hút nhân viên chất lượng

Quy tắc đạo đức của công ty ưu tiên tuân thủ dữ liệu được đánh giá cao bởi đội ngũ nhân viên chất lượng. Nếu một tổ chức quản lý dữ liệu và duy trì quyền riêng tư của khách hàng, nhân viên có thể yên tâm cho rằng thông tin của họ cũng sẽ được quản lý tương ứng.

Tránh kết quả tiêu cực

Việc không tuân thủ dữ liệu có thể dẫn đến vi phạm bảo mật dữ liệu và sẽ bị cơ quan chức năng xử phạt.

Cải thiện quản lý dữ liệu

Một trong những yêu cầu của GDPR là các tổ chức phải kiểm tra dữ liệu mà họ nắm giữ. Quá trình kiểm tra cho doanh nghiệp biết dữ liệu nào thuộc quyền sử dụng của họ, cách họ thu thập và lưu giữ dữ liệu cũng như cách tổ chức, lưu trữ và quản lý dữ liệu tốt hơn.

Kiểm tra dữ liệu cũng giúp phát hiện và xử lý các tệp dữ liệu dư thừa, lỗi thời và bị lỗi. Bằng cách đó, các tổ chức chỉ còn lại dữ liệu có giá trị. Dọn dẹp dữ liệu cắt giảm chi phí lưu trữ và xử lý. Ngoài ra, điều bắt buộc là các tổ chức phải đảm bảo rằng họ có các công nghệ quản lý dữ liệu tốt nhất.

Các doanh nghiệp có thể tận dụng cơ hội để xem xét một số công nghệ quản lý dữ liệu, bao gồm ảo hóa dữ liệu, lưới dữ liệu trong bộ nhớ, công cụ tích hợp dữ liệu, xử lý luồng sự kiện và nền tảng tích hợp dưới dạng dịch vụ (iPaaS) để tích hợp dữ liệu. Điểm mấu chốt là việc tuân thủ dữ liệu là điều bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp dựa trên dữ liệu.

Cách đảm bảo tuân thủ dữ liệu trong một tổ chức

Hầu hết các tổ chức ưu tiên quản trị dữ liệu để đảm bảo tuân thủ quy định dữ liệu và các dịch vụ khác, bao gồm chất lượng báo cáo, cải thiện hoạt động và cải thiện trải nghiệm của khách hàng. Mặc dù chiến lược này là cần thiết, đặc biệt là trong việc đảm bảo tuân thủ dữ liệu, nhưng nó sẽ trở nên có vấn đề, đặc biệt khi quản trị dữ liệu được sử dụng như một sáng kiến định hướng tài liệu độc lập. Trong trường hợp như vậy, một tổ chức có thể muốn tạo ra các quy trình kinh doanh độc đáo của mình bằng cách áp dụng các công cụ của riêng mình. Do đó, một tổ chức có thể thể chế hóa việc quản trị dữ liệu của chính mình đến mức có thể trở nên không đáng tin cậy đối với các hoạt động dữ liệu hàng ngày.

Các doanh nghiệp thành công tiếp cận việc tuân thủ dữ liệu một cách toàn diện. Họ bắt tay vào việc tích hợp quản trị dữ liệu với chương trình quản lý dữ liệu bao gồm tài liệu về quyền sở hữu, thủ tục, định nghĩa và chính sách để tăng cường tuân thủ dữ liệu.

Các tổ chức nên hiểu rằng việc khách hàng lựa chọn sử dụng các sản phẩm và dịch vụ của họ có nghĩa là họ giao phó thông tin của họ cho doanh nghiệp. Trách nhiệm chính của tổ chức là phục vụ khách hàng ở mức tốt nhất có thể. Bằng cách đó, một tổ chức đảm bảo rằng họ sử dụng và bảo mật dữ liệu của mình một cách có trách nhiệm và phù hợp như dự định.

Để nuôi dưỡng văn hóa tuân thủ dữ liệu, các tổ chức nên phát triển một phương pháp tiếp cận toàn diện để xem xét các dịch vụ, hoạt động, sản phẩm và quy trình nhằm loại bỏ mọi lỗ hổng tuân thủ. Khả năng bảo vệ dữ liệu của tổ chức trong khi vẫn duy trì quyền truy cập của người dùng vào dữ liệu thời gian thực phải là ưu tiên hàng đầu.

Tiêu chuẩn tuân thủ dữ liệu chung

Dưới đây là một số tiêu chuẩn tuân thủ dữ liệu phổ biến nhất trên thế giới hiện nay.

GDPR (Quy định chung về bảo vệ dữ liệu)

GDPR hiện nay đang được áp dụng cho tất cả các đơn vị, tổ chức có hoạt động tại khối EU trong việc thu thập dữ liệu công dân. Các doanh nghiệp bên ngoài EU cung cấp các loại sản phẩm hàng hóa hoặc dịch vụ dành cho người tiêu dùng hoặc các doanh nghiệp, tổ chức ở EU cũng được bảo hiểm, vì vậy về cơ bản mọi tập đoàn lớn trên thế giới đều được quy định này bảo vệ.

HIPAA (Đạo luật về trách nhiệm giải trình và cung cấp dịch vụ bảo hiểm y tế)

Các tiêu chuẩn tuân thủ và bảo mật dữ liệu HIPAA áp dụng cho mọi thực thể kinh doanh trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, bao gồm các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe và công ty bảo hiểm. HIPAA dành riêng cho Hoa Kỳ. Bất kỳ dữ liệu nào được xử lý bởi các doanh nghiệp bên ngoài Hoa Kỳ không thuộc phạm vi quản lý của HIPAA.

PCI-DSS (Tiêu chuẩn bảo mật dữ liệu ngành thẻ thanh toán)

PCI-DSS áp dụng cho các công ty xử lý thông tin thẻ thanh toán của khách hàng. Tuân thủ là yêu cầu của các công ty thẻ tín dụng. Mọi hoạt động xử lý, truyền hoặc lưu trữ dữ liệu thẻ tín dụng của người bán trực tuyến đều phải tuân thủ PCI-DSS.

Có nhiều quy tắc và quy định về quyền riêng tư dữ liệu của chính phủ và ngành khác mà các tổ chức phải tuân thủ trong hoạt động hàng ngày của họ. Hầu hết chúng có xu hướng kiểm soát cụ thể theo địa điểm hoặc theo ngành cụ thể. Các ví dụ đáng chú ý khác là:

• SOX (Đạo luật Sarbanes-Oxley)
• CCPA (Đạo luật về quyền riêng tư của người tiêu dùng California)

Như bạn có thể thấy, có rất nhiều quy định tuân thủ dữ liệu mà các doanh nghiệp phải tuân thủ để giữ cho dữ liệu nhạy cảm không rơi vào tay kẻ xấu. Mặc dù các quy định về tuân thủ dữ liệu rất khác nhau giữa các quốc gia, tiểu bang, chính phủ và ngành, nhưng họ luôn tìm cách giải quyết những vấn đề sau:

• Loại dữ liệu cần bảo vệ
• Các quy trình cần thực hiện để bảo vệ dữ liệu đó
• Hậu quả sẽ ra sao nếu một tổ chức không tuân thủ các quy trình này.

Dấu hiệu thành công của việc tuân thủ dữ liệu tổ chức

Làm cách nào để biết doanh nghiệp hoặc tổ chức tuân thủ dữ liệu thành công? Một chương trình tuân thủ dữ liệu thành công nên được áp dụng và giải quyết các yếu tố sau:

Giải quyết nhiều hơn các nghĩa vụ pháp lý

Một tổ chức phải đánh giá những rủi ro cụ thể mà nó gặp phải, và điều gì là quan trọng và bắt buộc phải giải quyết. Tất cả các doanh nghiệp hoặc tổ chức đều phải đối mặt với những rủi ro khác nhau và các khía cạnh có thể quan trọng đối với một doanh nghiệp có thể không phải là ưu tiên đối với doanh nghiệp kia. Ví dụ, lĩnh vực ngân hàng phải đối mặt với những rủi ro khác với lĩnh vực chăm sóc sức khỏe.

Rà soát tài liệu và chính sách

Phải có tài liệu phù hợp về chương trình tuân thủ dữ liệu. Một tổ chức cần ghi lại từng bước của quy trình quản lý dữ liệu, có một chuỗi nhân sự quản lý dữ liệu rõ ràng và tài liệu phải có thể kiểm chứng và truy cập được thông qua các báo cáo không thỏa hiệp. Cần có các đánh giá chính thức thường xuyên về chương trình tuân thủ bảo vệ dữ liệu để mọi thay đổi đối với các chính sách hoặc luật liên quan có thể được điều chỉnh kịp thời.

Phân bổ quyền sở hữu

Các tổ chức không nên mạo hiểm trả tiền phạt vì ai đó ở đâu đó đã không hoàn thành nhiệm vụ của mình. Nếu không xác định rõ quyền sở hữu các nhiệm vụ, chương trình tuân thủ bảo vệ dữ liệu có khả năng thất bại. Trách nhiệm và vai trò của việc tuân thủ dữ liệu phải được cấu trúc sao cho mọi chủ sở hữu đều có các nhiệm vụ cụ thể tương ứng với các nhiệm vụ và lĩnh vực kinh doanh của họ. Kết quả phải được phác thảo rõ ràng về cách quản lý dữ liệu một cách chính xác.

Nguồn lực và đào tạo đầy đủ

Không chỉ dừng lại ở việc phân bổ quyền sở hữu. Đào tạo nhân viên và nâng cao nhận thức giúp nhóm luôn cập nhật thông tin và các phương pháp hay nhất, đồng thời giảm rủi ro vi phạm dữ liệu. Đào tạo giúp nhân viên hiểu họ có quyền truy cập dữ liệu nào và những rủi ro liên quan đến việc quản lý và sử dụng dữ liệu đó. Hơn nữa, đào tạo xây dựng niềm tin rằng nhân viên có thể thoải mái và tự tin thể hiện sự tuân thủ đối với các cuộc đánh giá nội bộ và bên ngoài.

Đào tạo nên được tiến hành một cách thường xuyên. Ví dụ: các tổ chức có thể cung cấp đào tạo khi họ thay đổi cấu trúc, rủi ro, nghĩa vụ, vị trí hoặc khi có nhân viên mới.

Data Compliance hay tuân thủ dữ liệu là điều hết sức cần thiết đối với các doanh nghiệp hiện nay. Quy trình này giúp đảm bảo dữ liệu luôn được an toàn.